Résumé de la publication

Microsoft 365 est une suite intégrée qui fournit des outils intelligents pour gérer les tâches organisationnelles quotidiennes telles que la gestion de contenu, la communication, la création de rapports et l’automatisation des processus métier. Avec cet article , vous vous familiariserez avec les applications populaires de Microsoft, en mettant l’accent sur l’activation de la collaboration et de la productivité de l’espace de travail à l’aide de Microsoft SharePoint Online, Teams et Power Platform, pour n’en nommer que quelques-uns.

En plus de vous guider tout au long de la mise en œuvre des applications Microsoft 365, ce guide pratique vous aide à tirer les leçons de la vaste expérience d’un consultant Microsoft dans l’utilisation de la suite Microsoft Business. Commençant par un aperçu rapide de l’écosystème M365, l’article présente des techniques pour la mise en œuvre de SharePoint Online pour diverses tâches de gestion de contenu. Vous apprendrez à créer des sites pour votre organisation et à améliorer la collaboration au sein de l’entreprise, puis vous découvrirez comment vous pouvez augmenter la productivité avec des applications telles que Microsoft Teams, Power Platform, Planner, Delve et M365 Groups.

En utilisant une approche étape par étape, vous découvrirez également comment utiliser efficacement Power Platform, en tirant le meilleur parti de Microsoft PowerApps, Power Automate, PowerBI et Power Virtual Agents. Enfin, l’article se concentre sur l’infrastructure SharePoint, qui vous aide à créer des équipes personnalisées et des solutions SharePoint.

Objectifs de la publication

  • Obtenez un aperçu complet des services Microsoft 365 populaires à l’aide de recettes pratiques et de connaissances d’experts
  • Collaborez efficacement avec votre équipe et les utilisateurs externes en utilisant SharePoint et Teams
  • Créez des solutions sans code et à faible code, telles que des bots, des formulaires, des tableaux de bord et des flux de travail, à l’aide de la plateforme Power
  • Ce que vous apprendrez Familiarisez-vous avec une large gamme d’applications et de services cloud dans Microsoft 365
  • Découvrez des façons d’utiliser SharePoint Online pour créer et gérer du contenu
  • Stocker et partager des documents à l’aide de SharePoint Online
  • Améliorez votre expérience de recherche avec Microsoft Search Tirez parti de Power Platform pour créer des solutions d’entreprise avec Power Automate,
  • Power Apps, Power BI et les agents virtuels Power Améliorez les capacités natives de SharePoint et Teams à l’aide du framework SPFx
  • Utilisez Microsoft Teams pour rencontrer, discuter et collaborer avec des collègues ou des utilisateurs externes

Vue d’ensemble de Microsoft 365

Microsoft est le leader en titre de la collaboration commerciale et de la productivité. Plus de 400 000 entreprises dans le monde utilisent les produits et services Microsoft. Plus de 100 millions d’utilisateurs actifs mensuels utilisent SharePoint. Un récent rapport Gartner (https:// m365book. page.link/gartner) place Microsoft comme le leader dans la fourniture de plates-formes de services de contenu qui se concentre sur les domaines clés suivants:

  • Gestion de contenu : Une solution de gestion de contenu (également parfois connue sous le nom de Gestion de contenu d’entreprise ou ECM) vous permet de stocker, gérer et partager en option le contenu d’une organisation, qui comprend des documents et/ou des pages Web. Le premier vrai CMS de Microsoft est venu avec WSS 3.0, un produit qui est devenu plus tard connu sous le nom de SharePoint, qui est rapidement devenu une plate-forme de gestion de documents et de contenu très populaire. Bien que SharePoint serve de solution de gestion de documents pour une équipe, OneDrive for Business est destiné à héberger et à gérer les fichiers personnels des employés.
  • Collaboration : La collaboration est l’échange d’informations et d’idées entre collaborateurs au sein ou même à l’extérieur d’une organisation. Des progrès technologiques plus récents permettent à ceux qui collaborent d’être situés à différents endroits géographiques tout en étant en mesure de travailler efficacement ensemble comme s’ils étaient rassemblés. SharePoint et Teams, couplés à vos applications Office toujours préférées, telles que Word, Excel, PowerPoint, OneNote, et ainsi de suite, sont quelques-unes des solutions Microsoft autour pour aider à stimuler la collaboration d’entreprise.
  • Communication : La communication est vitale pour toutes les entreprises. Il reflète la culture d’une organisation et aide à aligner les objectifs des individus au sein d’une organisation vers un objectif commun. Pour communiquer efficacement avec les employés, les organisations devraient offrir de multiples voies de communication formelle et informelle. En plus de communiquer la vision et les objectifs de l’organisation, ces canaux peuvent être utilisés pour mettre à jour leurs employés sur les nouvelles, les événements et les politiques afin de les préparer à une situation cruciale, d’assurer la sécurité ou d’écouter efficacement les opinions et les idées des autres employés. Microsoft dispose de plusieurs applications qui offrent des canaux de communication pour différents niveaux d’engagement, tels que les suivants: Outlook: Pour la communication formelle
    • Équipes: Pour une communication instantanée
    • Yammer: Pour la communication entre les groupes d’intérêt
    • Kaizala: Pour les travailleurs de première ligne
  • Automatisation des processus : L’automatisation des processus d’affaires est l’utilisation de la technologie pour exécuter des tâches ou des processus reproductibles. Il permet d’accélérer et de normaliser les processus d’affaires, améliorant ainsi la qualité des résultats tout en réduisant les coûts en même temps. Vous pouvez rationaliser des processus simples et complexes, tels que l’onboarding des employés, les comptes à payer, la gestion des contrats, la gestion du temps, et plus encore. Microsoft fournit la sélection suivante d’applications, regroupées sous l’égide de la plate-forme Power, pour vous aider à créer des applications d’automatisation des processus d’affaires. Power Platform permet aux experts du sujet de créer des solutions d’affaires sans code en utilisant les éléments suivants :
    • Power Apps: Pour créer des formulaires en ligne
    • Power Automate : Automatiser les processus répétitifs
    • Power BI : Analyser et visualiser les données
    • Power Virtual Agents: Pour construire chatbots
  • Productivité : Outre les applications mentionnées précédemment, plusieurs autres applications ciblent des cas d’utilisation spécifiques, qui peuvent être largement divisés en catégories suivantes :
    • Office Online : Outlook, Word, Excel et PowerPoint pour l’auteur et le partage de contenu
    • Gestion de projets et de tâches : Utiliser pour gérer des tâches personnelles, planificateur pour gérer des tâches de projet simples et Projet en ligne pour des scénarios plus complexes
    • Formulaires numériques : Utiliser Power Apps pour créer des formulaires et des formulaires en ligne pour créer des sondages
    • Streaming vidéo : Utilisation de Stream pour télécharger et gérer des vidéos

Tous ces produits et services sont maintenant intégrés et offerts comme un service unifié appelé Microsoft 365 (précédemment connu sous le nom d’Office 365). Avec Microsoft 365, Microsoft a permis aux organisations de fournir ces services à leurs employés par le biais d’un modèle d’abonnement. Il est livré avec différents plans adaptés tout aussi bien pour les grandes, moyennes et petites entreprises. Nous verrons les différents plans et modèles de licence plus loin dans ce chapitre.

L’industrie de l’infrastructure est en train de changer!

Fini le temps où les entreprises avaient des centres de données dédiés ou des salles de serveurs avec des racks et des racks de serveurs. L’externalisation de la maintenance de l’infrastructure à un fournisseur de cloud s’est avérée bénéfique de plusieurs façons. Voyons comment!

Traditionnellement, les entreprises construisent des centres de données pour stocker des informations sensibles, compétitives et critiques. L’installation devait être bien protégée par des mesures de sécurité et d’accès physiques et virtuelles. Les autres coûts d’exploitation comprenaient les licences de serveur, les coûts matériels, la consommation d’énergie supérieure à la normale et les coûts de maintenance des installations. Habituellement, ces entreprises devaient également investir dans la construction d’un centre de récupération après sinistre, qui servait de sauvegarde secondaire , une mesure de précaution, si le centre de données principal descendait.

Bien qu’il semble que d’avoir un centre de données privé est logique pour une entreprise, étant donné qu’il a le plein contrôle sur elle, en réalité, il est à la fois risqué et difficile de protéger vos applications contre les cyberattaques et autres pirates potentiels. Même financièrement, il n’est pas logique de garder les serveurs en cours d’exécution 24 heures sur 24 lorsque l’utilisation des applications est faible, comme pendant une saison des fêtes locale. En plus de cela, vous auriez besoin d’un personnel dédié qui est responsable de l’application des correctifs, l’installation de mises à jour, et de s’assurer que toutes les applications sont en cours d’exécution en douceur.

C’est là que le cloud computing et l’hébergement viennent à la rescousse !

Le terme cloud désigne l’infrastructure et/ou les services hébergés et maintenus par un fournisseur et accessibles sur Internet. Microsoft, Google et Amazon sont quelques-uns des fournisseurs de cloud bien connus, mais il ya certainement beaucoup plus qui fournissent divers services cloud. Il existe principalement trois modèles de services que les fournisseurs de cloud offrent :

  • Infrastructure en tant que service (IaaS) : Dans ce modèle, au lieu d’acheter et de maintenir leur propre matériel informatique, les organisations empruntent l’infrastructure nécessaire à un ou plusieurs fournisseurs de services en payant des frais. Ils installent et maintiennent ensuite le logiciel requis sur cette infrastructure.
  • Platform-as-a-service (PaaS) : Dans ce modèle, en plus de l’infrastructure, le fournisseur de services fournit également le système d’exploitation et les outils de développement nécessaires à la construction d’applications.
  • Software-as-a-service (SaaS) : Dans ce modèle, les applications sont fournies par le fournisseur de services. Ces applications peuvent être consultées sur Internet. La responsabilité de la mise à niveau du logiciel et de la correction des bogues incombe au fournisseur de services.

L’évolution de Microsoft 365

Le parcours de la suite de productivité de Microsoft a commencé dans les années 80 lorsqu’il a été introduit par Bill Gates sous le nom de Microsoft Office, avec trois applications : Word, Excel et PowerPoint. Depuis lors, les applications Office ont conquis le monde de l’entreprise et les utilisateurs à domicile. Toute personne qui a déjà utilisé un PC a eu une certaine expérience avec Microsoft Office à un moment donné. Il est difficile d’imaginer un monde sans Word, Excel et PowerPoint. Ces applications ont transformé le monde depuis le jour où elles ont été lancées.

Alors qu’une équipe de Microsoft était occupée à améliorer la suite d’applications bureautiques déjà populaire, une autre équipe était occupée à façonner une plate-forme de collaboration et de gestion de contenu à l’échelle de l’entreprise appelée SharePoint. Cette plateforme offrait le stockage de documents en ligne et permettait la collaboration entre les équipes. En outre, et depuis ses jours de création, SharePoint a été construit pour être une plate-forme hautement extensible et personnalisable qui permet aux développeurs et aux non-développeurs d’étendre ses capacités en construisant des solutions d’affaires sur le dessus de celui-ci. SharePoint a d’abord été publié comme une application autonome pour l’installation sur un serveur (il ya plusieurs entreprises qui l’utilisent encore sur place) avant de devenir disponible sur le cloud comme SharePoint Online et en tant que membre de la famille Microsoft 365.

Les progrès de SharePoint ont donné naissance à d’autres technologies et outils qui ont maintenant évolué en produits entièrement présentés en eux-mêmes. Voici quelques-uns de ces produits :

  • OneDrive for Business: Les anciennes versions de SharePoint comprenaient un service appelé Mes sites. Mes sites étaient des sites personnels pour chaque utilisateur SharePoint, un endroit où ils pouvaient stocker leurs fichiers personnels. Mes sites ont maintenant été remplacés par OneDrive for Business.
  • Microsoft Teams : Les équipes ont fait plusieurs arrêts aux stands avant de devenir l’outil de communication par défaut de Microsoft 365. En 2011, Microsoft a acquis Skype, un logiciel gratuit qui vous permet de passer des appels VOIP et d’organiser des vidéoconférences. Après l’acquisition de Skype, Microsoft a remplacé l’outil de communication d’entreprise nommé Lync par une version d’entreprise de Skype, appelée Skype for Business. Skype for Business a été déprécié et remplacé par des équipes Microsoft.
  • Power Automate : SharePoint en tant que plate-forme avait une solution de workflow appelée workflows SharePoint. Les workflows ont été conçus à l’aide d’un outil gratuit appelé SharePoint Designer. Bien que les workflows SharePoint aient été puissants, leur gestion a été difficile en raison de l’absence d’un outil visuel. SharePoint workflows a été déprécié avec l’avènement de Power Automate, qui avait un concepteur visuel basé sur le Web agréable qui était si facile à utiliser que même les non-développeurs pourraient construire des solutions de flux de travail eux-mêmes.
  • Power Apps: Microsoft Infopath était un outil populaire pour la conception, l’édition et la distribution de formulaires électroniques. Les formulaires Infopath peuvent être connectés à une variété de sources de données et souvent utilisés avec SharePoint pour étendre les fonctionnalités des formulaires de liste SharePoint. Infopath a été déprécié et remplacé par un concepteur de formulaires basé sur le Web connu sous le nom de Power Apps. Encore une fois, avec ce mouvement, Microsoft a essayé de rendre la conception des formulaires plus facile pour les non-développés.
  • Power BI : En 2006, Microsoft a acquis ProClarity et lancé Performance Point en tant que solution BI. Il a été abandonné en 2009 et a ouvert la voie à Power BI.

Au fil des ans, Microsoft a réalisé d’autres acquisitions stratégiques, telles que Yammer et Mover, pour consolider son offre Microsoft 365. Ils ont rapidement été rejoints par d’autres services en ligne, tels que Stream, Planner, Sway, To do, et ainsi de suite.

Espérons que cela vous fournit un certain contexte sur la façon dont Microsoft 365 a évolué. La section suivante explique pourquoi Microsoft 365 est bon pour toute organisation.

Qu’est-ce que Microsoft 365 ?

Microsoft 365 est une offre SaaS et PaaS de Microsoft. Il s’agit d’une collection de plusieurs produits, services et plates-formes, chacun adapté à un cas d’utilisation spécifique. Les applications Microsoft 365 peuvent être consultées en ligne www.office.com. En plus des applications en ligne, il vous permet également de télécharger la version client basée sur la licence de certaines applications, telles que Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint), OneDrive, Teams, et ainsi de suite.

Passer à Microsoft 365 vous offre les avantages suivants :

  • Un service d’abonnement pour tout : Microsoft 365 vous offre un écosystème d’applications. Chaque application est conçue pour répondre à un cas d’utilisation spécifique. Vous obtenez des applications qui vous permettent de créer des formulaires électroniques et l’automatisation des processus d’affaires, de créer des informations sur vos données d’entreprise, et ainsi de suite. Cela vous permet d’acheter des solutions à plusieurs points pour chaque cas d’utilisation.
  • Aucune installation requise : Toutes les applications Microsoft 365 sont accessibles via un navigateur Web, y compris celles qui ont une version Web et client. Les versions client sont disponibles pour certaines applications, telles que Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, Power BI, et ainsi de suite. Bien que les versions Web fournissent des fonctionnalités limitées par rapport à la version de bureau, les versions Web rattrapent leurs homologues clients assez rapidement. Choisissez votre propre appareil : Microsoft 365 fonctionne sur pc, Mac et Linux. Il est compatible avec tous les principaux navigateurs, tels que Microsoft Edge, Internet Explorer 11, Mozilla Firefox, Google Chrome et Safari 10+. Plus d’informations sur le système d’exploitation et la compatibilité du navigateur peuvent être trouvées https://m365book.page.link/browser-compatibility.
  • Mobile friendly: Tous les services Microsoft 365 sont réactifs (ce qui signifie qu’ils s’adaptent à la zone de visualisation de l’appareil) lorsqu’ils sont consultés sur les navigateurs mobiles. La plupart de ces services ont également une application mobile qui vous permet de tirer parti des fonctionnalités mobiles natives (telles que la caméra et le GPS). Pour en savoir plus sur la compatibilité mobile des différentes applications Microsoft 365, visitez https://m365book.page.link/mobile-compatibility.
  • Obtenez toujours les dernières nouveautés : Microsoft 365 est continuellement mis à jour avec de nouvelles fonctionnalités et fonctionnalités. Les utilisateurs n’ont pas à s’inquiéter des mises à niveau ; ils peuvent faire l’expérience d’améliorations dès que les mises à jour Microsoft sont communiquées au locataire de leur organisation. Votre organisation peut essayer de nouvelles fonctionnalités avant qu’elles ne soient rendues publiques en optant pour la version ciblée. Votre administrateur informatique peut désigner un ensemble d’utilisateurs pour essayer ces nouvelles fonctionnalités avant qu’elles ne sont déployées dans le reste de l’entreprise. Vous pouvez en savoir plus sur la version standard et ciblée ici: https://m365book.page.link/first-release.
  • Haute disponibilité : Microsoft 365 offre une disponibilité de 99,9 %. L’information à https://m365book.page.link/office-continuity des données de disponibilité à travers le monde au cours des trois dernières années. Microsoft vous informe au moins cinq jours avant tout travail de maintenance planifié. Vous recevez également des notifications en cas de pannes imprévues. Les administrateurs peuvent vérifier l’état des services Microsoft 365 à partir du portail de santé des services d’administration lors de pannes partielles.
  • Sécurité à la fine pointe de la technologie : L’une des principales raisons pour lesquelles les entreprises hésitent à passer au cloud est qu’elles ne savent pas à quel point leurs données sont sécurisées. Voici quelques-unes de ces préoccupations en matière de sécurité :
    • Qui peut accéder à mes données : vos données vous appartiennent. Il existe des politiques et des contrôles bien posés pour s’assurer que personne ne peut accéder à vos données sans autorisation. Il pourrait y avoir des scénarios exceptionnels où le gouvernement ou les organismes d’application de la loi peuvent demander vos données. Pour en savoir plus à ce sujet, consultez https://m365book.page.link/data-access
    • Protégez les données contre les pirates : toutes les données Microsoft 365 sont stockées dans des environnements hautement sécurisés. Toutefois, pour sécuriser davantage votre environnement Microsoft 365, Microsoft a établi certaines lignes directrices de sécurité (https://m365book.page.link/security) qui devraient être suivies. Ces lignes directrices réduisent les risques de piratage, sinon de les éliminer complètement.
    • Propriété des données : Même si vos données sont enregistrées sur l’infrastructure Microsoft, elles ne possèdent pas vos données. Si vous annulez votre abonnement Microsoft 365, vos données sont supprimées de leurs serveurs après 90 jours. Pendant ce temps, vous pouvez renouveler votre abonnement ou récupérer les données de Microsoft 365. Vous pouvez en savoir plus sur la propriété des données à https://m365book.page.link/ownership.
    • Conformité et sécurité de l’information : Microsoft 365 fournit également des fonctionnalités telles que la prévention des pertes de données et la gestion des périphériques qui vous permettent de stocker les données et les informations de votre entreprise sans risque de fuite d’informations. Il offre des capacités supplémentaires en matière de conformité des données et de sécurité de l’information. Étant donné qu’il s’agit de domaines très spécialisés, axés sur le côté administratif de Microsoft 365, nous n’avons pas abordé les sujets de ce livre. Si vous êtes administrateur et implémentez Microsoft 365 pour votre organisation, nous vous recommandons de vous familiariser avec ces domaines. Vous pouvez en savoir plus sur les fonctionnalités de conformité de Microsoft 365 ici: https://m365book.page.link/M365-Compliance. Vous pouvez lire ici plus sur les fonctionnalités de sécurité Microsoft 365 ici: https://m365book.page.link/M365-Security

Licences

Microsoft 365 a plusieurs plans d’abonnement pour les entités suivantes:

  • Petites et moyennes entreprises : Dans cette catégorie, il existe des régimes de base, standard et premium. Le plan de base offre des applications Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint et OneNote) pour une utilisation en ligne, mobile uniquement, et accorde un stockage de 1 To par utilisateur. Les niveaux Standard et Premium incluent les applications office de bureau correspondantes ainsi que des services supplémentaires.
  • Écoles: Microsoft offre des plans aux écoles sous la bannière « Education ». Les plans sont A1, A2 et A3. A1 propose des applications Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint et OneNote) pour une utilisation en ligne et mobile uniquement. Le plan A2 donne en outre accès aux applications de bureau correspondantes. Power BI n’est disponible qu’avec le plan A3.
  • Organismes sans but lucratif : Cette catégorie comprend un régime de base et un régime standard. La principale différence entre les deux plans étant que le plan standard vous permet de télécharger des applications Office pour le bureau alors que le plan de base vous permet d’accéder aux applications de bureau uniquement sur le Web.
  • Utilisateurs à domicile : Pour les utilisateurs à domicile, Microsoft propose un achat individuel ou deux forfaits basés sur l’abonnement (famille et individuel) au choix. Le plan d’achat unique vous permet d’utiliser seulement trois applications (Word, Excel et PowerPoint) sur un seul appareil. Les plans familiaux et individuels offrent des applications supplémentaires.
  • Entreprises : Les entreprises peuvent choisir entre les plans E3 et E5. Le plan E5 est la version premium qui inclut toutes les applications et services Microsoft 365.
  • Travailleurs de première ligne : Les travailleurs de première ligne sont les premiers à représenter votre organisation. Microsoft 365 offre le plan F3 pour aider ces travailleurs à rester productifs. Le plan F3 offre des applications Web et mobiles Office, OneDrive for Business et quelques autres services Microsoft 365.
  • Plans autonomes : Outre les plans mentionnés ci-dessus, certains services sont également offerts avec des régimes autonomes. Ceux-ci peuvent même être inclus dans les plans qui n’offrent pas ces services par défaut. Les plans autonomes sont énumérés ici : https://m365book.page.link/standalone-plans

Vous avez accès à un ensemble d’applications dans Microsoft 365 en fonction du plan d’abonnement qui vous est assigné par votre organisation. Pour accéder à d’autres applications, vous pouvez soit demander à votre administrateur de vous mettre à niveau vers un plan supérieur, soit vous attribuer une licence pour cette application spécifique. Nous avons mentionné les exigences de licence dans la section Démarrer de chaque recette.

Les plans Microsoft 365 sont mis à jour de temps à autre. Vous pouvez vérifier les plans en naviguant sur https://www.office.com/ et en regardant sous le menu Produits dans la navigation supérieure ou en se référant à cette page https://m365book.page.link/m365-plans

Applications Microsoft 365

Microsoft 365 comprend les applications et services clés suivants (par ordre alphabétique) :

  • Calendrier : Cette application vous permet de consulter votre horaire quotidien, hebdomadaire ou mensuel, de réserver des réunions, de partager des réunions et des heures d’événements. Il vous permet également de consulter les calendriers partagés de votre organisation et les calendriers de vos collègues.
  • Delve: Cette application utilise l’apprentissage automatique et l’intelligence artificielle pour afficher des informations pertinentes pour vous en fonction de ce que vous travaillez et avec qui vous travaillez. Les informations sont extraites de différentes applications au sein de Microsoft 365, telles que SharePoint, OneDrive et Teams. Delve est couvert dans le chapitre 9, Office Delve.
  • Dynamique 365 : Microsoft Dynamics 365 offre des services de gestion de la relation client et de gestion des ressources d’entreprise. Il vous permet de créer des applications professionnelles pour votre organisation. Il est livré avec des modèles de données spécialement conçus qui peuvent ensuite être personnalisés en fonction de vos besoins.
  • Excel : Excel est l’un des programmes les plus populaires qui sont utilisés pour l’organisation et la manipulation des données. Il vous permet de vous connecter à diverses bases de données et de visualiser les données à l’aide de graphiques pivots et de tableaux. Avec Microsoft 365, vous pouvez accéder à vos feuilles de calcul Excel dans un navigateur Web.
  • Formulaires : Microsoft Forms vous permet de créer des sondages, des questionnaires d’équipe et des sondages d’opinion en concevant des formulaires électroniques simples à l’aide de plusieurs options d’entrée. Les réponses reçues peuvent ensuite être analysées individuellement ou collectivement dans les formulaires ou en exportant les réponses dans Excel. Pour en savoir plus sur les formulaires, consultez le chapitre 20, Annexe.
  • Kaizala : Kaizala est une application téléphonique sécurisée basée sur le chat qui vous permet d’avoir des conversations sécurisées avec le personnel interne, ainsi qu’avec des personnes extérieures à votre organisation.
  • MyAnalytics: Cette application donne un aperçu de vos habitudes de travail en examinant vos interactions avec les gens. Il vous permet également de désactiver les notifications qui pourraient vous distraire et réserver du temps pour vous concentrer sur votre calendrier quotidien.
  • OneDrive : OneDrive vous permet d’enregistrer et de partager vos fichiers en un seul endroit. Vous pouvez partager ces fichiers en toute sécurité avec vos collègues, fournisseurs ou partenaires. Vos fichiers OneDrive peuvent être téléchargés sur n’importe quel appareil et synchronisés avec le cloud pour s’assurer que votre travail n’est jamais perdu. Vous pouvez trouver plus de détails sur OneDrive dans le chapitre 7, OneDrive for Business.
  • OneNote: OneNote est une application de prise de notes qui peut capturer et organiser vos notes en carnets, sections ou pages. Il vous permet de prendre des notes manuscrites ainsi que audio. Pour en savoir plus sur OneNote, consultez le chapitre 20, Annexe.
  • Outlook: Outlook vous permet de rester au top de vos e-mails. Il a des fonctionnalités telles que la détection de spam et le filtre automatique. Il comporte également des fonctionnalités telles que des rappels de pièces jointes, le suivi des participants et la possibilité d’attacher un document en tant que lien (par opposition à une copie en double).
  • Personnes : Les gens vous permettent de tenir une liste de vos contacts. Cela inclut le personnel interne, ainsi que tous vos amis, votre famille et vos connaissances.
  • Planificateur : Planner vous permet de gérer vos tâches en les organisant en plans, en les affectant à des particuliers et en informant les gens. Vous et votre équipe pouvez suivre les tâches d’un tableau de planification et les suivre jusqu’à l’achèvement. Le planificateur est couvert au chapitre 17, Planificateur.
  • Power Automate : Anciennement connue sous le nom de Flow, cette application vous permet d’automatiser les processus métier en utilisant une logique conditionnelle et en connectant une foule de sources de données. Power Automate est couvert dans le chapitre 13, Power Automate (Microsoft Flow).
  • Power BI : Cette application vous permet de visualiser les données à l’aide de visuels intégrés et personnalisés, vous permet de créer des tableaux de bord et de les partager avec d’autres. Power BI est couvert dans le chapitre 15, Power BI.
  • Power Virtual Agents: Ce service vous permet de concevoir des chatbots pour votre organisation qui peuvent s’intégrer à d’autres services Microsoft 365. Les PVA sont couverts par le chapitre 16, Power Virtual Agents.
  • Power Apps : Cette application vous permet de développer des formulaires électroniques qui vous permettent d’interagir avec les données de votre organisation. Ils peuvent être construits pour le web et le mobile. Power Apps ont été discutés dans le chapitre 12, Power Apps.
  • PowerPoint : L’utilisation de PowerPoint vous permet de créer des présentations à l’aide d’effets visuels et d’animations et de les partager avec vos collègues. PowerPoint a à la fois un client et une version Web et prend en charge la coautorisation. SharePoint : SharePoint est une plate-forme pour votre organisation afin de renforcer la collaboration d’équipe, la gestion des documents et du contenu. Il vous permet de partager en toute sécurité du contenu et des informations avec vos collègues et partenaires. Chapitre 2, Chapitre 3, Chapitre 4, Chapitre 5 et Chapitre 6 discutent SharePoint en détail.
  • Stream: Stream est le propre portail vidéo de votre entreprise, où votre personnel peut télécharger et partager des vidéos de cours, réunions, présentations et sessions de formation. Il vous permet également de classer les vidéos sous les canaux. Pour en savoir plus sur Stream, consultez l’Annexe.
  • Sway: Microsoft Sway est une application professionnelle de narration numérique pour votre organisation qui aide à produire du matériel marketing riche et des présentations à cataloguer et à partager. Consultez l’Annexe pour plus d’information. Tâches : l’application Tâches vous permet de gérer les tâches dans Outlook. Il vous permet d’attribuer des dates d’échéance aux tâches et les marque comme complètes.
  • Équipes : Les équipes sont votre centre de collaboration avec un espace de travail d’équipe basé sur le chat qui vous permet de travailler en collaboration avec vos collègues. Il vous permet d’avoir des conversations de groupe, des réunions en ligne, des appels et des conférences web. Chapitre 11, Microsoft Teams couvre les équipes en détail.
  • À faire : Cette application vous permet de gérer, hiérarchiser et compléter le plus
  • choses importantes que vous devez réaliser tous les jours. Consultez l’Annexe pour plus d’information.
  • Tableau blanc : Whiteboard est une application qui vous permet d’utiliser votre appareil comme tableau blanc pour ieïr et échanger des idées. Il prend en charge le texte, les formes et le dessin en forme libre.
  • Mot : Cette application vous permet de créer des documents professionnels et de les partager avec vos collègues. L’application dispose d’un client et d’une version Web et prend en charge la co-auteur de documents.
  • Yammer : Yammer est le réseau social de votre organisation qui stimule l’engagement des employés dans votre organisation. Yammer a été couvert dans le chapitre 12, Yammer – The Enterprise Social Network.

S’inscrire à Microsoft 365

Microsoft 365 utilise une seule connecte pour toutes ses applications et services. La page de dédicace initiale de Microsoft 365 peut varier légèrement en fonction de l’appareil d’où vous vous connectez et de l’application à laquelle vous vous connectez. Toutefois, vous verrez une option de connectez-vous cohérente sur toutes ces applications et appareils. Par exemple, la page de dé connecte initiale lorsque vous utilisez un navigateur pour vous connecter à Microsoft 365 via sa page de destination à www.office.com ressemble à ceci :

Cet article de support Microsoft vous guide à travers l’expérience de connexion lors de la connexion à partir d’applications sur divers appareils: https://m365book.page.link/M365-SignIn

L’expérience de connexion devient cohérente après avoir cliqué sur le bouton Connexion. En cliquant sur ce bouton vous invitera d’abord pour un id e-mail. Pour votre travail ou votre abonnement scolaire, ce sera votre travail correspondant ou id e-mail de l’école. Si vous avez un compte Microsoft personnel, alors ce sera votre identifiant e-mail personnel.

Pour les comptes de travail ou d’école, entrer l’id e-mail et cliquer sur Suivant vous emmènera à la page de connexion de votre organisation, où vous devrez entrer votre mot de passe habituel pour votre organisation. Cliquez à nouveau sur Connectez-vous. Notez qu’on peut vous demander plus d’informations ici selon que votre organisation a configuré une sécurité supplémentaire.

Si vous naviguez vers l’un des services Microsoft 365 à partir du navigateur, vous serez également demandé si vous souhaitez rester connecté?. Confirmer oui à cette invite signifie que vous n’aurez pas besoin de vous connecter à nouveau chaque fois que vous accédez à une application ou un service utilisant le même navigateur. Vous pouvez également sélectionner Ne pas l’afficher à nouveau pour réduire le nombre de fois que vous êtes invité à vous connecter. S’il vous plaît assurez-vous de le faire uniquement sur un appareil qui vous appartient et n’est pas partagé avec d’autres.

Voilà! Vous êtes maintenant prêt à bénéficier de toutes les applications et services Microsoft 365 en utilisant cette seule inscription. Ensuite, nous explorerons les différents composants de l’interface utilisateur de Microsoft 365 dans un peu plus de détails.

Interface utilisateur Microsoft 365

Microsoft 365 est livré avec une interface utilisateur très simple et intuitive. Vous êtes présenté avec une page de destination qui ressemble à ceci lorsque vous vous connectez pour la première fois à la page d’accueil de Microsoft 365 www.office.com :

Examinons les différentes sections de cette page un peu plus en détail.

En-tête de page – le bar de suite

La barre de suite apparaît en plus de toutes les applications Microsoft 365. Ce seul composant s’étend systématiquement à toutes les applications Microsoft 365. Le bar de la suite a les liens suivants:

1.The ensemble de carrés à l’extrême gauche est connu comme le lanceur d’application Microsoft 365 (également appelé la gaufre). C’est le menu Démarrer équivalent à Windows 10. La gaufre affiche les applications Microsoft 365 fréquemment utilisées. En plus des applications Microsoft 365, votre organisation peut ajouter ses propres applications dans cette section. Vous pouvez ensuite naviguer vers vos applications à partir d’ici. En outre, vous verrez également vos documents récents si vous faites défiler tout le chemin vers le bas du lanceur app. Vous pouvez également cliquer sur Toutes les applications vers le bas du panneau lanceur d’applications pour être prises à une page qui vous montre une liste de toutes les applications que vous avez accès à:

2.The Microsoft 365 Search box au milieu vous permet de rechercher à travers l’ensemble de votre organisation Microsoft 365 locataire. La recherche vous permet de trouver du contenu pertinent sur tous les sites SharePoint et OneDrive for Business. Nous couvrirons la recherche beaucoup plus en détail dans les chapitres suivants, mais il est intéressant de mentionner ici que la recherche ne vous montrera toujours que le contenu à laquelle vous avez accès.

3.Next à la boîte de recherche sont trois icônes Microsoft 365:

icône 1.Notification : vous informe lorsque vous recevez un e-mail.

icône 2.Settings : Ceci est expliqué dans la section suivante.

icône 3.Help : Pour obtenir de l’aide sur Microsoft 365. L’icône d’aide est consciente du contexte, en cliquant sur cette icône vous montrera l’aide pertinente à la zone ou la page que vous parcouriez lorsque vous avez cliqué dessus.

4.Vers l’extrême droite est l’image de profil (ou vos initiales, si l’image n’est pas disponible). Vous pouvez mettre à jour vos coordonnées en cliquant sur l’image de profil, puis en sélectionnant mon profil de bureau. Vous pouvez également consulter vos abonnements et informations de licence et mettre à jour les détails de votre compte (paramètres de confidentialité, mot de passe, et ainsi de suite) à partir d’ici.

Icône paramètres

Le menu Paramètres est représenté par l’icône gear. L’icône paramètres vous permet de modifier vos préférences personnelles, y compris vos paramètres de notification et votre mot de passe pour Microsoft 365, comme le montre la capture d’écran suivante :

Vous pouvez mettre à jour ce qui suit à partir d’ici:

  • Votre look et votre sensation Microsoft 365 personnels (si votre organisation le permet)
  • Certaines préférences de notifications Microsoft 365
  • Mot de passe de votre compte d’organisation
  • Paramètres de sécurité et de confidentialité supplémentaires

En outre, le panneau paramètres est conscient du contexte, ce qui signifie que les paramètres que vous voyez dans ce panneau dépendront de la charge de travail ou de l’application Microsoft 365 dans laquelle vous travaillez. Par exemple, lorsque vous visualisez le panneau paramètres à partir d’une page dans SharePoint, vous verrez les paramètres qui sont pertinents pour cette page ou zone spécifique dans SharePoint. Nous couvrirons les paramètres des applications individuelles séparément dans les chapitres de ces applications.

Contenu de la page

Bien que l’en-tête s’affiche uniformément sur l’ensemble des charges de travail d’Office 365, le contenu des applications individuelles varie selon le type d’application. La page d’accueil de Microsoft 365 contient les sections suivantes (de haut en bas).

Section Apps

Cette section affiche toutes les applications à qui vous avez accès en fonction de vos licences assignées :

L’option Installer Office dans le coin supérieur droit vous permet d’installer des applications Office (telles que Word, Excel et PowerPoint) sur votre machine. Ce lien n’est visible que si votre forfait d’abonnement vous permet d’installer des applications Office.

recommandé

La section suivante affiche tous les documents qui pourraient vous être pertinents. Microsoft 365 utilise l’apprentissage automatique et l’intelligence artificielle pour créer une liste personnalisée pour chaque utilisateur en fonction des projets sur qui vous travaillez et des personnes avec qui vous travaillez :

La section ci-dessous la section Recommandée affiche les documents sur qui vous avez travaillé ou ceux qui ont été partagés avec vous. Microsoft 365 vous permet d’épingler un document de l’onglet Récent et il restera ici pour toujours jusqu’à ce qu’il soit supprimé.

Emplacements OneDrive et SharePoint

Vers le bas de votre page d’accueil Microsoft 365 se trouvent vos emplacements OneDrive récemment consultés et les sites SharePoint fréquemment consultés ou les sites que vous suivez. Vous pouvez voir plus d’annonces en visitant les applications individuelles en cliquant soit sur Aller à OneDrive ou aller à SharePoint:

Interface admin Microsoft 365

Microsoft 365 est une plate-forme très puissante, mais avec la puissance vient la responsabilité. Le Microsoft 365 Admin Center vous permet de gérer différents aspects de la plate-forme. Seuls les administrateurs désignés de votre organisation peuvent accéder au Centre Admin. Ils peuvent y accéder via l’application Admin après s’être www.office.com.

La capture d’écran suivante montre l’écran d’atterrissage du Microsoft 365 Admin Center:

Vous pouvez effectuer les actions suivantes à partir du Centre d’administration Microsoft 365 :

  • Ajoutez ou supprimez des utilisateurs dans l’environnement Microsoft 365 de votre organisation.
  • Gérez les licences d’application pour ces utilisateurs.
  • Gérer les affectations de rôle d’administration à l’échelle de l’organisation.
  • Créez et gérez des groupes d’annuaires actifs Azure et des boîtes aux lettres.
  • Gérer les licences d’applications et les informations de facturation.
  • Enregistrez un ticket de support avec Microsoft Support.
  • Enregistrez votre domaine d’entreprise auprès de Microsoft 365.
  • Consultez les rapports d’utilisation et de conformité et effectuez des audits.
  • Surveillez la santé et les performances de Microsoft 365.
  • Administrer et régir les applications Microsoft 365 individuelles à l’aide du centre d’administration correspondant.

Microsoft 365 rôles admin

Microsoft 365 a différents rôles d’administrateur, chacun spécifique à la nature du travail que l’administrateur est impliqué dans. Ces rôles peuvent être divisés en trois grandes catégories :

Rôles mondiaux : Les utilisateurs avec ces rôles peuvent accéder à toutes les fonctionnalités d’administration de Microsoft 365. Les deux rôles mondiaux sont les suivants :

  • Administrateur global: C’est le privilège le plus élevé que vous pouvez obtenir dans le Centre d’administration Microsoft 365. Les administrateurs mondiaux peuvent effectuer toutes les tâches au sein du Centre d’administration Microsoft 365. Ils peuvent également ajouter d’autres personnes en tant qu’administrateurs mondiaux. Ce rôle doit être accordé avec prudence.
  • La personne qui s’est inscrite à Microsoft Online Services devient automatiquement une administration globale.
  • Lecteur global : Les personnes ayant ce rôle peuvent afficher les fonctionnalités administratives mais ne peuvent pas les modifier.

Rôles d’administrateur : Ces rôles sont attribués à des personnes chargées de maintenir les différents aspects administratifs de vos services Microsoft 365, tels que l’octroi de licences, la facturation, les utilisateurs, les demandes d’aide, et ainsi de suite. Voici quelques rôles clés de cette catégorie :

  • Helpdesk admin: Pour réinitialiser les mots de passe et gérer les demandes de service
  • Administrateur utilisateur : Pour créer des utilisateurs et des groupes
  • Administrateur de conformité : Maintenir la gouvernance des données
  • Invité invité : Permettre aux utilisateurs externes de participer à l’Annuaire actif de l’organisation
  • Administrateur de licence : Attribuer des licences aux utilisateurs

Administrateurs d’une application ou d’une charge de travail spécifique : Il est préférable d’affecter aux utilisateurs l’accès aux services dont ils sont responsables. Voici quelques rôles d’administration notables pour des services spécifiques :

  • Admin d’échange: Pour gérer exchange online
  • Groupes admin: Pour gérer Microsoft 365 groupes
  • Admin SharePoint : Gérer SharePoint et OneDrive pour les entreprises
  • Administration de service des équipes : Administrer l’application Équipes
  • Administrateur de plate-forme d’alimentation : pour gérer les applications de puissance et les automates de puissance
  • Power BI admin: Pour administrer power BI tâches admin

Il ya d’autres rôles admin en plus de ceux mentionnés ici. Une liste complète des rôles d’administrateur et de leurs descriptions est disponible à https://m365book.page.link/admin-roles.

Commençons!

Notre objectif est de vous donner les moyens de tirer le meilleur parti de votre abonnement Microsoft 365. Depuis connaître l’écosystème Microsoft 365 dans son ensemble semble être une tâche ardue, ce livre se concentre sur l’explication de ce que chaque application Microsoft 365 fait, comment vous pouvez l’utiliser, et quand devriez-vous utiliser les uns sur les autres.

Microsoft 365 fonctionne sur une multitude d’appareils, mais l’expérience sur tous les appareils est similaire. Toutefois, les recettes de ce livre n’ont été testées que sur les appareils Windows 10 et à l’aide du navigateur Chrome. Ainsi, vous pouvez voir quelques variations mineures si vous utilisez un système d’exploitation ou un navigateur différent.

Alors que ce livre couvre toutes les applications majeures de Microsoft 365 pile, la technologie elle-même évolue avec chaque jour qui passe. Certains services sont dépréciés tandis que d’autres services sont ajoutés. Avec ce livre, nous avons essayé de rester aussi proche de l’offre actuelle que possible. Nous espérons que ce livre vous aidera dans vos efforts Microsoft 365. Pour rappel, nous vous encourageons à nous contacter via customercare@packtpub.com et à mentionner le titre du livre dans le sujet pour toute rétroaction ou préoccupation que vous pourriez avoir. Nous nous félicitons toujours de vos commentaires pour aider à rendre ce livre meilleur.

Introduction à SharePoint Online

SharePoint Online fait partie de l’écosystème Microsoft 365 qui vous permet de créer et de partager du contenu, des connaissances et des applications permettant ainsi la collaboration et la productivité dans les organisations. À la base, il s’agit d’un système de gestion de contenu qui donne à ses utilisateurs des zones (sites, listes et bibliothèques) où ils peuvent organiser et collaborer sur des documents, des données et des nouvelles. Il permet également aux utilisateurs de partager en toute sécurité le contenu, non seulement avec leurs pairs, mais aussi avec des collaborateurs en dehors de l’organisation. Les utilisateurs sont également en mesure de trouver ce contenu grâce à de puissantes capacités de recherche d’entreprise. En outre, SharePoint permet à une organisation de communiquer efficacement à travers des pages riches et des outils attrayants et des parties Web.

SharePoint s’intègre bien avec beaucoup d’autres outils à l’intérieur et à l’extérieur de la famille Microsoft 365, tels que Microsoft Teams, Groups, One Drive et Microsoft Office Suite, pour n’en nommer que quelques-uns. SharePoint peut être consulté via une variété de navigateurs, tels que Edge, Chrome, Firefox et Safari, ainsi que sur diverses plateformes de bureau et mobiles.

Nous avons brièvement discuté dans le chapitre 1, Aperçu de Microsoft 365, que SharePoint est disponible à la fois comme une installation autonome (sur place) et comme une offre cloud (via Microsoft 365). Cependant, notre livre est axé sur SharePoint Online. Les recettes et les détails connexes dans les 4 prochains chapitres sont axés sur SharePoint Online, mais les concepts clés s’appliquent aux deux versions de SharePoint. Toutes les références de SharePoint dans ces chapitres et en général tout au long du livre se réfèrent à SharePoint Online sauf indication contraire.

Dans ce chapitre d’introduction, nous examinerons les recettes suivantes, qui vous montreront comment effectuer certaines des tâches les plus courantes dans SharePoint Online :

  • Se rendre à la page de démarrage SharePoint
  • Création d’un site moderne
  • Affichage du contenu du site
  • Création d’une liste
  • Ajout d’un élément à une liste
  • Création d’une bibliothèque de documents
  • Téléchargement de documents dans une bibliothèque
  • Partage d’un document Recherche de contenu

Bien que ce chapitre couvre les scénarios les plus couramment utilisés, chapitres dédiés plus tard dans ce livre plongera dans de nombreux domaines différents de SharePoint plus en détail. Vous trouverez des références à ces chapitres dans les sections Voir aussi de chaque recette dans ce chapitre.

Se rendre à la page de démarrage SharePoint

La page de démarrage SharePoint est l’emplacement central qui vous montre le contenu pertinent de tous les sites SharePoint à qui vous avez accès dans votre organisation. De là, vous pouvez facilement accéder aux sites que vous suivez, visitez fréquemment, ou avez récemment visité. Cette page vous permet également de rechercher du contenu sur tous les sites SharePoint à qui vous pouvez avoir accès.

Cette recette vous montre comment vous connecter à Microsoft 365, puis naviguer sur la page d’accueil en ligne SharePoint à partir de là.

Prépare

Pour accéder à la page de démarrage SharePoint, votre organisation aurait dû acheter l’un des produits Microsoft 365 qui contiennent SharePoint. En outre, ils auraient dû vous attribuer une licence pour utiliser SharePoint Online.

Comment le faire…

Pour accéder à la page d’accueil sharepoint en ligne, suivez les étapes suivantes :

1.Browse pour www.office.com cliquez sur le bouton Connectez-vous, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

2.Connectez-vous à l’aide de l’iD e-mail et mot de passe fourni, tel que décrit dans le

Se connectant à Microsoft 365 sujet dans le chapitre 1, Aperçu de Microsoft 365.

3.As dans la capture d’écran suivante, vous serez dirigé vers la page d’accueil de Microsoft 365 lors d’une inscription réussie :

4.Click l’icône SharePoint mis en évidence dans la capture d’écran précédente.

5.Faire ainsi vous emmènera à la page de démarrage SharePoint, qui devrait ressembler à ce qui suit:

Voilà! Vous venez d’apprendre à vous connecter à Microsoft 365 et à parcourir la page de démarrage SharePoint de votre organisation. Le contenu que vous verrez sur cette page vous est personnalisé et peut être personnalisé par votre organisation.

Comment ça marche…

La page de démarrage SharePoint affiche vos interactions sur tous les sites SharePoint à qui vous pouvez avoir accès. En bref, cette page vous permet d’arriver à ce qui est le plus pertinent pour vous, même sans que vous avez à rechercher le contenu. Ce qui suit est une brève description de la fonctionnalité et des différentes sections de cette page, en commençant par le haut à gauche et en direction du bas à droite:

  • Microsoft 365 Suite Bar: La barre bleue en haut s’appelle la barre suite dans Microsoft 365. Nous avons discuté de la barre de suite dans le cadre du chapitre 1, Aperçu de Microsoft 365.
  • Créez un site et créez un message d’actualité : Clicking Create Site vous guide à travers les étapes de création d’un nouveau site dans votre environnement SharePoint. Nous en discuterons plus en détail dans le cadre de la création d’une recette de site moderne plus tard dans ce chapitre. Cliquer sur Créer un message d’actualité vous aide à publier un nouveau message d’actualité à partir d’un site de votre choix. Veuillez noter que ces options ne sont disponibles pour vous que via la page de démarrage SharePoint si elles sont activées par votre organisation. Nous en discuterons plus en détail dans le cadre de l’ajout d’une recette de page dans le chapitre 3, Travailler avec des sites modernes dans SharePoint Online. Nouvelles des sites: Comme le titre l’indique, cette section vous montre les nouvelles de vos sites en un seul endroit. Vous pouvez également signet (c’est-à-dire enregistrer pour plus tard) un élément de nouvelles de sorte qu’il apparaît dans votre liste d’éléments enregistrés sur cette page.
  • Sites – Onglet fréquent: Comme son titre l’indique, cette section vous montre des tuiles contenant des informations sur vos sites les plus visités. En plus du nom du site et d’un lien vers celui-ci, chaque vignette affiche des statistiques sur le moment où vous avez visité le site pour la dernière fois, quand et qui a modifié pour la dernière fois quoi que ce soit sur le site, et, en option, ce qui est populaire dans le site.
  • Sites – Onglet suivant: Cette section vous montre une liste des sites que vous suivez. Les informations affichées pour chaque site sont similaires à celles affichées sur l’onglet Fréquents. Lorsque vous créez un site, SharePoint l’ajoute automatiquement à la liste des sites que vous suivez. Pour suivre un site existant, vous pouvez cliquer sur le texte non suivant vers le haut à droite de n’importe quelle page sur ce site, comme le montre la capture d’écran suivante:

  • Sites – Onglet récent: Cette section montre une liste de sites que vous avez récemment visités. Les informations affichées pour chaque site sont similaires à celles affichées sur l’onglet Fréquents.
  • Liens en vedette : Cette section vous permet de gérer les liens que vous souhaitez peut-être afficher pour l’ensemble de l’organisation. Toutes les modifications que vous apporterez à cette section en ajoutant, en éditant ou en supprimant des liens s’afficheront pour l’ensemble de l’organisation. Seuls les utilisateurs qui ont l’accès admin requis peuvent maintenir les liens en vedette dans cette section.
  • Enregistré pour plus tard : cette section affiche le contenu, comme les actualités, que vous avez peut-être enregistré pour plus tard.
  • Documents récents : Cette section vous montre une liste de vos documents récents sur l’ensemble de SharePoint et OneDrive for Business.
  • Obtenez l’application mobile : SharePoint dispose d’une application mobile très robuste qui vous permet d’accéder à votre contenu SharePoint Online en direct. En cliquant sur le bouton Obtenez l’application mobile vous emmène à une page qui vous aide à télécharger l’application mobile. Vous devrez entrer un numéro de téléphone mobile ou un identifiant e-mail sur cette page. Microsoft 365 enverra alors un lien vers ce numéro de téléphone mobile ou un identifiant e-mail. Vous pouvez ensuite utiliser ce lien pour télécharger l’application SharePoint et vous y connecter pour afficher votre contenu en cours de route.

Voir aussi

  • Chapitre 1, Vue d’ensemble de Microsoft 365
  • La création d’une recette de site moderne dans ce chapitre
  • L’ajout d’une recette de page dans le chapitre 3, Travailler avec des sites modernes dans SharePoint En ligne

Création d’un site moderne

SharePoint fournit différents modèles ou types de sites afin que vous puissiez créer des sites. Ces modèles utilisent des blocs de construction similaires mais ciblent différents scénarios. Ils diffèrent les uns des autres de diverses façons, comme la façon dont ils stockent l’information, la façon dont ils la présentent, et même la nature des fonctionnalités qu’ils ont à offrir.

Cette recette vous montre comment créer un site en utilisant le modèle de site de l’équipe, qui est le modèle de site le plus couramment utilisé pour la collaboration d’équipe.

Prépare

Votre organisation doit faire ce qui suit avant de pouvoir créer des sites à partir de la page de démarrage SharePoint :

  • Vous accorder l’accès à SharePoint dans le cadre de la suite Microsoft 365
  • Activer la création de sites à partir de la page de démarrage SharePoint
  • Activez la création de sites modernes dans votre environnement Microsoft 365

Comment le faire…

Pour créer un nouveau site à partir de la page de démarrage SharePoint, suivez les étapes suivantes :

1.Parcourir à la page de démarrage SharePoint, tel que décrit dans la recette précédente.

2.Click sur l’option Créer le site, puis le site de l’équipe, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

Ce que nous créons à travers cette page est quelque chose qui s’appelle une collection de site. S’il vous plaît se référer à l’Il ya plus … section, plus tard dans cette recette, pour découvrir la différence entre un site et une collection de site. Si vous ne pouvez pas voir l’option Créer du site, votre organisation a probablement désactivé la création de collections de sites pour vous. S’il vous plaît se référer au chapitre 3, Travailler avec des sites modernes dans SharePoint En ligne, pour les étapes sur la création d’un (sous) site si c’est le cas.

3.Entrez un titre et une description pour votre site, et confirmez ou modifiez l’adresse e-mail du Groupe présélectionnée, les paramètres de confidentialité et la langue (en savoir plus sur ces paramètres plus tard dans cette recette). Ensuite, cliquez sur le bouton Suivant, comme le montre la capture d’écran suivante:

L’adresse e-mail du groupe que vous pouvez voir dans la capture d’écran précédente est utilisée pour le groupe Microsoft 365 correspondant qui est créé avec le site Team. Vous pouvez en savoir plus sur les groupes du chapitre 10, Microsoft 365 Groupes.

En outre, vous devez choisir soigneusement les paramètres de confidentialité sur cet écran. Choisir Private pour ce paramètre signifie que seuls les membres sélectionnés que vous avez autorisés sur l’écran suivant auront accès à afficher et modifier le contenu du site. Choisir public pour ce paramètre signifierait que tous les membres de votre organisation, par défaut, seront en mesure d’afficher et de modifier le contenu de ce site. Vous pouvez toujours modifier les autorisations du site une fois qu’il a été créé.

4.At ce point, SharePoint va commencer à créer le site en arrière-plan.

5.Even comme il le fait, SharePoint vous invitera à inviter en option d’autres utilisateurs à votre site. Ces utilisateurs sont généralement des personnes de votre organisation que vous souhaitez accorder au propriétaire ou aux membres l’accès à ce site. Cela peut être vu dans la capture d’écran suivante:

Les propriétaires et les membres qui sont ajoutés via cet écran obtiennent deux niveaux différents d’autorisations dans SharePoint. Les utilisateurs qui ont accès au site par leur propriétaire pourront modifier les autorisations du site, ajouter et personnaliser des pages et modifier d’autres éléments clés du site. Cet accès ne doit être accordé qu’à quelques utilisateurs sélectionnés de votre équipe.

Les personnes ayant accès aux membres ont la possibilité de contribuer au contenu de votre site. Ils peuvent effectuer des tâches telles que l’ajout, l’édition et la suppression de documents et/ou d’éléments de liste. Ils peuvent également afficher tout le contenu de votre site.

Il y a un troisième paramètre d’autorisation qui n’est pas affiché ici, c’est-à-dire l’accès des visiteurs. Les visiteurs de votre site peuvent consulter le contenu de votre site. Ce contenu peut être présenté par le biais de listes d’informations, de documents ou de pages dans votre site.

Qui vous accordez aux membres et aux visiteurs les autorisations d’être soigneusement étudiées, mais sachez que ces autorisations peuvent être modifiées après la création du site.

6. En cliquant sur Finition vous redirigera ensuite vers la page d’accueil de ce site nouvellement créé.

félicitations! Vous venez de créer un nouveau site dans SharePoint Online.

Comment ça marche…

À la base, un site SharePoint est un site Web qui nous permet de stocker des informations, puis de les présenter de différentes façons. Les informations peuvent être stockées sous forme de données dans des listes et sous forme de documents et/ou de fichiers dans les bibliothèques du site. SharePoint utilise des pages et, en option, des parties Web de ces pages pour afficher ces informations dans une variété de formats. Lorsque vous créez un nouveau site dans SharePoint, il crée automatiquement un ou plusieurs de ces artefacts pour vous dans ce site. Enfin, chaque site qui se crée est livré avec des capacités de recherche intégrées en elle. La recherche dans SharePoint est un moyen rapide de trouver des informations pertinentes pour vous, non seulement à partir de votre site, mais aussi d’autres sites et charges de travail que votre organisation peut avoir activés dans Microsoft 365. Nous en apprendrons plus sur la recherche dans le cadre de la recette de contenu de recherche dans ce chapitre, puis passer par elle plus en détail dans le cadre du chapitre 8, Recherche dans Microsoft 365.

Types de collections de sites modernes

Au moment d’écrire ce livre, Microsoft a mis une variété de modèles disponibles pour les collections de sites modernes. Passons par-dessus maintenant.

Site de l’équipe

Ce type de collecte de site est principalement utilisé pour la collaboration au sein d’une équipe ou d’un département travaillant activement sur le contenu partagé. Comme mentionné précédemment, c’est de loin le type le plus commun de modèle de site utilisé pour créer des sites SharePoint. Les sites d’équipe SharePoint sont également connectés à des groupes Microsoft 365 qui, à leur tour, sont connectés à d’autres composants tels que Planner et Outlook. Des exemples de sites d’équipe incluent des sites créés pour les équipes de projet individuelles sur lesquelles collaborer, des sites extranet créés pour travailler avec des partenaires ou des fournisseurs externes, et des sites créés pour des départements internes (tels que le département des ressources humaines ou le département des finances) pour leur collaboration d’équipe. Cela signifie que votre organisation aurait généralement beaucoup de sites d’équipe.

Bien que cette recette décrive la création d’un site d’équipe associé au groupe, vous pouvez également demander à votre administrateur SharePoint désigné de créer des sites d’équipe modernes pour vous sans groupe sous-jacent. Ils peuvent créer de tels sites d’équipe via le centre d’administration SharePoint.

Site de communication

Ce type de collection de site est utilisé pour diffuser un message ou simplement raconter une histoire à votre organisation. Les sites de communication peuvent être utilisés pour partager des nouvelles, des rapports, des stratégies et d’autres informations d’une manière visuellement convaincante. Le contenu d’un site de communication typique sera partagé avec un large public (potentiellement l’ensemble de l’organisation). Parmi les sites de communication, mentionnons votre site d’atterrissage intranet, un site de formation, un site où les membres de votre organisation consulteraient les principales mesures commerciales et un site créé pour recueillir de l’information en vue d’une fusion organisationnelle. Cela signifie que votre organisation aurait généralement très peu de sites de communication.

Site du hub

Les sites de hub SharePoint sont un moyen de rassembler des informations (roll up) telles que les actualités et les activités d’une famille de collections de sites connexes. En tant que propriétaire (administrateur) de votre collection de sites, vous pouvez soit enregistrer votre site en tant que site hub, soit l’associer à une collection existante de sites hub. Si vous choisissez d’associer votre site à un hub existant, votre site héritera de l’apparence et de la sensation (thème) du site hub.

Votre site héritera également d’autres propriétés du site hub, telles que la barre de navigation, des liens de navigation supplémentaires, des applications ou des listes personnalisées avec des colonnes spécifiques.

En outre, les utilisateurs qui ont obtenu l’accès au site hub commenceront à voir le contenu, les nouvelles et l’activité en cours de déploiement à partir de votre site, ainsi que tous les autres sites qui sont associés à ce site hub. Il est ainsi plus facile pour les utilisateurs de découvrir du contenu connexe à partir de tous ces sites. Un exemple de site de hub pourrait être un portail de vente d’entreprise fournissant des ressources partagées pour les équipes de vente à l’échelle de l’organisation et reliant plusieurs sites d’équipes régionales de vente et sites de communication.

Les sites Hub ont besoin d’autorisations spéciales pour être créés et ne peuvent pas être créés par les utilisateurs finaux via la page de démarrage SharePoint. Ils ne peuvent être créés que par des utilisateurs spéciaux désignés comme administrateurs SharePoint par votre organisation. Vous pouvez en savoir plus sur le rôle d’administrateur SharePoint ici: https://m365book.page.link/SP-Admin

Site d’accueil

Un site d’accueil est le site d’atterrissage intranet désigné de votre organisation. Dans les coulisses, le site d’accueil est juste un autre site de communication, mais avec les différences suivantes:

  • Il regroupe le contenu de toute votre organisation par le biais de nouvelles, d’événements, de vidéos, de conversations et d’autres ressources.
  • L’expérience de recherche dans le site d’accueil est par défaut pour l’ensemble de l’organisation. Cela signifie que si vous effectuez une recherche à partir du site d’accueil, il rapportera les résultats de l’ensemble de l’organisation.
  • Vous ne pouvez désigner qu’un seul site de toute votre organisation comme site d’origine de l’organisation.

Il est fortement recommandé que vous créiez un site d’accueil comme un endroit pour agréger le contenu qui est de la plus haute importance pour votre organisation.

Vous pouvez en savoir plus sur le site d’accueil et les meilleures pratiques entourant sa configuration ici: https://m365book.page.link/Home-Site

Il y a plus…

Dans cette section, nous examinerons brièvement le concept des collections du site. Nous examinerons ensuite la différence entre l’interface utilisateur classique dépréciée et l’expérience plus moderne.

Collection site versus site

Comme nous l’avons mentionné précédemment, ce que nous avons créé grâce à cette recette, c’est une collection de sites. En d’autres termes, et comme son nom l’indique, une collection de sites est une collection d’un ou plusieurs sites qui sont regroupés sous la même URL. Le plus souvent, tous les sites d’une collection de sites partagent une navigation, une image de marque, un type d’audience identique et parfois même une sécurité similaire.

Lorsque vous créez pour la première fois une collection de site, SharePoint créera un site de haut niveau, ou ce qu’on appelle le site racine, pour vous. Vous pouvez ensuite créer autant de sous-sites que vous souhaitez créer sous ce site racine. Vous pouvez également créer autant de sous-sites que vous le souhaitez sous ces sites. Tous ces sites et sous-sites peuvent ou non être basés sur le même modèle que le site racine.

Expérience moderne par rapport à l’expérience classique

SharePoint prend en charge deux expériences différentes d’interface utilisateur (interface utilisateur) :

  • L’expérience plus moderne, fluide et mobile
  • L’expérience classique, qui est en train d’être dépréciée

L’expérience moderne vous permet de créer facilement des sites et des pages dynamiques qui s’adaptent automatiquement à la résolution de l’appareil sur laquelle ils sont consultés et sont donc mobiles. L’expérience moderne du site comprend également une nouvelle façon moderne de travailler avec les listes et les bibliothèques. Puisque l’expérience classique est dépréciée et n’est plus recommandée pour créer de nouveaux contenus, nous ne discuterons que de l’expérience moderne dans ce livre. Pour ceux d’entre vous avec l’esprit curieux, voici un excellent article sur le blog de la communauté SharePoint expliquant l’expérience moderne et pourquoi vous devriez l’utiliser pour créer de nouveaux contenus: https://m365book.page.link/Why-Modern

Voir aussi

  • Chapitre 3, Travailler avec des sites modernes dans SharePoint Online

Affichage du contenu du site

La page Contenu du site dans SharePoint fournit une vue unique de toutes les listes, bibliothèques et autres applications sur leur site. Tous les sous-sites de ce site apparaîtront également ici. À condition d’avoir un accès approprié, vous pouvez également ajouter de nouvelles listes, bibliothèques, pages, applications et sous-sites au site à partir de cette page.

Prépare

Vous devez avoir au moins lire ou afficher l’accès à un site afin d’être en mesure de voir le contenu dans ce site.

Comment le faire…

Pour afficher le contenu de votre site, suivez les étapes suivantes :

1.Browse à votre site dans SharePoint.

2.Click sur l’icône paramètres dans le coin supérieur droit de n’importe quelle page sur le site, puis cliquez sur l’option menu contenu du site, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

3.You sera dirigé vers la page de contenu du site, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

Voilà! Vous pouvez maintenant voir les différents actifs de votre site à partir d’ici.

Comment ça marche…

La page Contenu du site vous permet de consulter une liste de toutes les listes et bibliothèques de votre site. La vue affiche diverses informations pour chaque liste et/ou bibliothèque, y compris son nom, son type, le nombre d’éléments de cette liste ou de cette bibliothèque, et quand quelque chose y a été modifié pour la dernière fois.

Si le site a des sous-sites, vous pouvez également afficher une liste de ces sites à travers cette page. La vue affiche diverses informations pour chaque sous-site, y compris son nom, sa description, le nombre de vues utilisateur, le moment où le site a été créé et le moment où quelque chose a été modifié pour la dernière fois.

En plus de cela, vous pouvez également effectuer diverses actions à partir de cette page, comme le montre la capture d’écran suivante:

Passons en charge ces actions ici:

  • Utilisez le nouveau menu pour créer divers artefacts dans le site: Nous avons discuté des différents types d’éléments que vous pouvez créer dans un site SharePoint en utilisant ce menu à travers diverses recettes dans ce chapitre et continuera à le faire dans le chapitre 3, travailler avec des sites modernes dans SharePoint En ligne.
  • Consultez les rapports d’utilisation du site : vous pouvez consulter ces rapports pour comprendre comment les utilisateurs interagissent avec votre site et quel contenu est populaire parmi les utilisateurs de votre site. En supposant que vous avez l’accès requis, c’est également là que vous pouvez générer et afficher des rapports sur les autorisations de contenu dans votre site. Vous pouvez en savoir plus sur les rapports d’utilisation du site ici: https://m365book.page.link/Usage-Data
  • Consultez les workflows du site : les workflows SharePoint sont maintenant dépréciés et nous en avons discuté dans le cadre du sujet SharePoint Workflows à l’Annexe. Toutefois, si vous utilisez toujours les workflows SharePoint et avez un accès approprié dans SharePoint, vous pouvez cliquer sur ce lien pour afficher les workflows du site.
  • La façon moderne d’implémenter l’automatisation des processus et les workflows est d’utiliser Power Automate dans Microsoft 365. Nous discuterons de Power Automate en détail dans le chapitre 13, Power Automate (Microsoft Flow).
  • Afficher et gérer les paramètres du site : Nous discuterons des paramètres du site dans la recette Affichage et modification des paramètres du site dans le chapitre 3, Travailler avec des sites modernes dans SharePoint Online. Toutefois, étant donné que vous avez un accès approprié, vous pouvez accéder à la page paramètres du site en cliquant sur ce lien.
  • Consultez le bac de recyclage du site : le bac de recyclage SharePoint est tout comme le bac de recyclage de votre ordinateur, et il vous permet de visualiser les éléments qui ont été supprimés de votre site. La section suivante fournit plus de détails sur le bac recycle du site.

Corbeille

Tout comme le bac de recyclage sur votre ordinateur, vous pouvez soit restaurer les éléments supprimés ou les supprimer définitivement d’ici. Toutefois, un certain nombre de différences clés entre le bac de recyclage de votre ordinateur et le bac de recyclage du site sont les suivantes :

  • Le bac de recyclage du site contient non seulement des fichiers et des dossiers supprimés, mais aussi des éléments supprimés d’autres types, tels que des éléments de liste, des éléments de calendrier, des contacts des listes de contacts, des listes entières ou des bibliothèques, et même des sous-sites. En ce sens, c’est un fourre-tout pour tout ce qui est supprimé de votre site. Vous ne pouvez afficher que le contenu à qui vous avez accès en fonction de vos autorisations au sein d’un site. Donc, sauf si vous aviez des autorisations pour ce contenu avant qu’il ne soit supprimé du site en premier lieu, vous ne le verrez pas dans le bac de recyclage du site. Une exception à cette règle est pour les administrateurs du site – puisque les administrateurs du site ont accès à tout le contenu sur le site, ils peuvent également afficher et restaurer tout le contenu qui a été supprimé du site.
  • Deux bacs de recyclage: Supprimé quelque chose de votre site et supprimé à nouveau du bac de recyclage? Ne vous inquiétez pas! SharePoint vous a le dos. En plus du bac de recyclage primaire que vous pouvez voir dans un site, les administrateurs du site ont également accès à un bac de recyclage de deuxième étape (ou le bac de recyclage de collecte du site). C’est là que les articles vont une fois qu’ils ont été supprimés de votre bac de recyclage. Tout comme dans le bac de recyclage primaire, les administrateurs peuvent restaurer ou supprimer définitivement les éléments du bac de recyclage de deuxième étape.
  • Rétention de 93 jours : La période totale de conservation des articles dans le bac de recyclage est de 93 jours. Vous pouvez restaurer le contenu ou demander aux administrateurs de votre site de restaurer le contenu du site pendant 93 jours. Après cela, le contenu est définitivement supprimé.
    • Les sous-sites supprimés sont stockés dans le bac de recyclage de deuxième étape et ne peuvent être restaurés à partir de là que par l’administrateur de votre site.
    • Nous avons également lu sur les collections du site dans le cadre de la création d’une recette de site moderne plus tôt dans ce chapitre. Les collections de sites supprimées devront être restaurées par un administrateur SharePoint désigné de votre organisation.

Vous pouvez en savoir plus sur le bac de recyclage du site SharePoint Online ici: https://m365book.page.link/recycle-bin

Vous pouvez en savoir plus sur le bac de recyclage de deuxième étape ici: https://m365book.page.link/recycle-bin-2

Voir aussi

  • Chapitre 3, Travailler avec des sites modernes dans SharePoint Online
  • La recette affichage et modification des paramètres du site dans le chapitre 3, Travailler avec des sites modernes dans SharePoint Online
  • Flux de travail SharePoint à l’Annexe

Création d’une liste

SharePoint utilise les listes comme principal moyen de stocker les informations que les utilisateurs finaux comme vous ou moi créons. Presque toutes les informations contenues dans SharePoint sont stockées dans un certain type de liste.

Cette recette montre comment créer une nouvelle liste à partir de zéro. À des fins illustratives, nous utiliserons cette liste pour stocker les détails des produits de la gamme de produits de notre entreprise. Cette liste contiendra les colonnes suivantes pour stocker les informations sur le produit :

  • titre
  • nom de code
  • Gamme de produits
  • Date de sortie
  • Notes

Prépare

Vous aurez besoin d’une autorisation de modification, de conception ou de contrôle complet sur le site où vous souhaitez créer la liste.

Comment le faire…

Pour créer une nouvelle liste SharePoint, suivez les étapes suivantes :

1.Browse à la page de contenu du site pour le site où vous souhaitez créer la liste.

2.Click le nouveau menu, puis cliquez sur Liste.

3.Fournir un nom descriptif pour la liste afin que d’autres puissent identifier la nature de l’information qu’elle stocke. Nous allons utiliser Products List comme nom pour notre liste:

Au lieu de créer une nouvelle liste à partir de zéro, vous pouvez également choisir de commencer à partir d’une liste existante. Cela vous montrera une liste des sites existants à qui vous avez accès. La sélection du site vous montrera ensuite toutes les listes de ce site. Vous pouvez ensuite cliquer sur une liste existante et cliquer sur Créer. Cela créera une nouvelle liste avec les mêmes colonnes, vues et formatage que la liste que vous aviez sélectionnée. Vous pouvez en outre créer une liste à partir d’Excel. Vous pouvez sélectionner un fichier Excel dans l’une des bibliothèques du site ou télécharger un nouveau fichier pour créer une liste à l’aide des colonnes et des données des fichiers. Vous pouvez en savoir plus sur cette fonctionnalité dans l’article de support suivant : https://m365book.page.link/CreateList-FromExcel

4.We laissera le spectacle dans la boîte de navigation de site cochée. Il en résultera que la liste sera affichée sur le menu de navigation côté gauche du site.

5.We cliquera alors sur le bouton Créer, vers le bas de l’écran, pour créer la liste.

6.This créera la nouvelle liste et nous montrera la liste nouvellement créée dans le navigateur.

7.You remarquera que la liste a déjà une colonne de titre créée pour nous. Nous pouvons maintenant ajouter les colonnes restantes à notre liste.

8.To ajouter la colonne Nom de code, cliquez sur l’option Ajouter la colonne et sélectionnez Une seule ligne de texte. Ensuite, entrez le nom de code comme nom de colonne, fournissez en option une description appropriée pour la colonne, et cliquez sur le bouton Enregistrer.

9.To ajouter la colonne Product Line, cliquez sur l’option Ajouter la colonne et sélectionnez Choix comme type de colonne. Ensuite, entrez product line comme nom de colonne. Entrez ordinateurs et tablettes, jeux et home cinéma en trois lignes distinctes dans le champ Choix. Ensuite, cliquez sur le bouton Enregistrer, comme le montre la capture d’écran suivante:

10.To ajouter la colonne Date Libérée, cliquez sur l’option Ajouter la colonne et sélectionnez Date comme type de colonne. Ensuite, entrez date libérée sous forme de nom de colonne et cliquez sur le bouton Enregistrer.

11.To ajouter la colonne Notes, cliquez sur l’option Ajouter la colonne et sélectionnez plusieurs lignes de texte comme type de colonne. Ensuite, entrez notes comme nom de colonne, entrez en option une description et cliquez sur le bouton Enregistrer.

12.When une nouvelle liste est créée dans SharePoint, elle crée quelques colonnes supplémentaires qui ne sont pas affichées aux utilisateurs par défaut. Les colonnes modifiées et modifiées par sont deux colonnes de ce genre qui sont créées avec la liste. Nous allons les ajouter à la vue de la liste afin que nous puissions suivre qui a ajouté les éléments à la liste et quand.

13.Cliquez sur l’option Ajouter la colonne, puis Afficher / masquer les colonnes. Ensuite, sélectionnez les colonnes modifiées et modifiées par, comme le montre la capture d’écran suivante :

14.This est ce que votre liste ressemblera à la fin si vous avez suivi les étapes précédentes :

félicitations! Vous venez d’apprendre à créer une liste personnalisée et y avez ajouté de nouvelles colonnes.

Comment ça marche…

Dans sa forme la plus simple, une liste dans SharePoint est un conteneur similaire à une table pour l’information, similaire à une feuille de calcul Excel ou une table de base de données. Il vous permet de stocker une collection de données d’une manière qui vous permet, ainsi qu’à vos collègues, d’organiser et de partager l’information avec souplesse. Tout comme une feuille de calcul ou une table de base de données, il vous permet d’ajouter et de gérer des colonnes afin que vous puissiez stocker et afficher différents types de données telles que le texte, le nombre, la date et la devise. Vous pouvez également spécifier diverses propriétés de colonne, telles que la configuration d’une valeur par défaut ou calculée pour votre colonne, et la rendre nécessaire. Les propriétés que vous pouvez spécifier pour une colonne varient également, selon le type de colonne. L’ajout d’une recette de colonne dans le chapitre 4, travailler avec des listes et des bibliothèques dans SharePoint Online, traite les colonnes de liste plus en détail.

En plus de la possibilité de définir des colonnes, une liste SharePoint vous permet également de créer des vues pour elle. Les vues de liste vous permettent de filtrer, trier, regrouper et formater les données d’une liste afin que vous puissiez facilement mettre en évidence les informations les plus importantes pour votre audience.

Le contenu des listes existe sous forme d’éléments de liste. Les éléments d’une liste peuvent inclure des pièces jointes de fichiers, des personnes et des liens. En outre, SharePoint fournit des formulaires pré-créés que vous pouvez utiliser pour ajouter ou mettre à jour les informations dans les listes. Vous pouvez également créer vos propres formulaires personnalisés pour ajouter ou modifier des informations dans les listes. Vous pouvez utiliser des outils tels que Microsoft Power Apps pour créer des formulaires et des applications adaptés aux mobiles autour de ces données. En outre, vous pouvez configurer des alertes e-mail pour quand les éléments de liste sont ajoutés, mis à jour ou supprimés. Nous examinerons les alertes dans le cadre de la recette Ajout d’alertes dans le chapitre 4, Travailler avec les listes et les bibliothèques dans SharePoint Online.

Enfin, SharePoint vous permet de créer une liste vierge à partir de zéro et fournit également un ensemble de types de liste pré-construits. Des exemples de telles listes incluent tâches, annonces, contacts, liens et suivi des problèmes. Nous discuterons plus en détail de ces listes pré-construites et d’autres fonctionnalités avancées de liste dans le chapitre 4, en travaillant avec les listes et les bibliothèques dans SharePoint Online.

Suppression d’une liste

Vous pouvez supprimer une liste en naviguant sur la page paramètres de liste. S’il vous plaît se référer à la façon dont il fonctionne … section de la recette affichage et modification des paramètres de liste dans le chapitre 4, Travailler avec les listes et les bibliothèques dans SharePoint Online, pour plus d’informations sur la navigation sur la page paramètres de la Liste et la suppression d’une liste.

Voir aussi

  • Chapitre 4, Travailler avec les listes et les bibliothèques dans SharePoint Online

Ajout d’un élément à une liste

Vous pouvez ajouter des éléments à une liste de différentes façons. Ces méthodes seront abordées plus en détail dans le chapitre 4, Travailler avec les listes et les bibliothèques dans SharePoint Online. Cette recette montrera la méthode la plus couramment utilisée pour ajouter des éléments à la liste représentative que nous avons créée dans le cadre de la recette précédente. Même si cette recette utilise la liste des produits à titre d’exemple, les étapes ici sont vraies pour d’autres scénarios où il est nécessaire de stocker des données dans SharePoint.

Prépare

Vous aurez besoin d’autorisations contribute ou plus pour la liste à qui vous souhaitez ajouter le nouvel élément.

Comment le faire…

Pour ajouter un nouvel élément à une liste, suivez les étapes suivantes :

1.Browse à la liste où vous souhaitez ajouter le nouvel élément.

2.Cliquez sur le nouveau bouton au-dessus de la section qui affiche le titre de la liste.

La sélection d’un élément à partir d’une liste remplace la barre de menu supérieure par le menu éléments-actions. Donc, si vous avez les autorisations requises pour la liste et ne voyez toujours pas le nouveau menu, assurez-vous que vous n’avez pas accidentellement sélectionné un élément de la liste des éléments ci-dessous.

3.Enter informations pour les champs requis (mis en évidence par un rouge *) et, en option, les champs non requis, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

4.You peut également ajouter des pièces jointes de fichier pour cet article en cliquant sur l’hyperlien add attachments vers le bas du formulaire. Les pièces jointes de fichiers comprennent une variété de types de fichiers – images et documents, pour n’en nommer que quelques-uns.

bouton 5.Click the Save pour ajouter l’élément à la liste.

6.Félicitations! Vous venez d’ajouter un nouvel élément à une liste SharePoint.

Comment ça marche…

Les informations contenues dans les listes sont stockées un élément à la fois (bien qu’il existe des façons de travailler avec plusieurs éléments à la fois). Vous pouvez imaginer un élément de liste comme une seule ligne dans une feuille de calcul Excel, sauf que cette ligne peut contenir une variété d’informations riches. Chaque liste est livré avec un ensemble de formulaires pour ajouter, modifier et afficher ces éléments. Chaque élément de liste peut également contenir une ou plusieurs pièces jointes. En outre, les formulaires ajouter, modifier et afficher peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques des utilisateurs. Chaque fois qu’un élément est ajouté ou modifié dans une liste, SharePoint stocke également des informations supplémentaires (ou métadonnées) contre cet élément. Ces métadonnées incluent des informations telles que qui a créé et/ou modifié l’élément et quand. SharePoint vous permet également de créer des actions de suivi lorsque des éléments sont ajoutés ou mis à jour dans une liste. Vous pouvez le faire en utilisant Power Automate, dont nous discuterons en profondeur dans le chapitre 13, Power Automate (Microsoft Flow).

Il y a plus…

Si vous avez un accès approprié, vous pouvez également supprimer un ou plusieurs éléments de liste d’une liste et de documents d’une bibliothèque. Apprenons à faire ça ici.

Suppression d’un article

Pour supprimer un élément de liste, il vous suffit de parcourir votre liste, sélectionnez le fichier que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur l’option Supprimer de la barre de menu de la liste, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

Alternativement, vous pouvez également cliquer à droite sur l’élément de liste ou cliquer sur les trois points à droite du champ de titre pour ouvrir le menu contexte, puis cliquez sur Supprimer pour supprimer l’élément. Ceci est montré dans la capture d’écran suivante:

La suppression d’un article d’une liste ou d’une bibliothèque l’envoie au bac de recyclage, où il y reste pendant quelques jours jusqu’à ce qu’il soit déplacé vers le bac de recyclage de deuxième étape ou jusqu’à ce qu’il soit définitivement supprimé. Vous pouvez restaurer les éléments supprimés tant qu’ils sont encore dans le bac de recyclage et n’ont pas été définitivement supprimés. S’il vous plaît se référer à la recette de contenu du site de visualisation, plus tôt dans ce chapitre, pour en savoir plus sur le bac de recyclage site.

En outre, si vous regardez de près la capture d’écran précédente, vous remarquerez que les différentes actions liées à l’élément de liste dans la barre de menu de la liste sont également disponibles via le menu contexte. Le menu contexte affiche également pas mal d’autres actions que vous pouvez effectuer sur l’élément de liste sélectionné. Cela est également vrai pour le menu contextatif qui apparaît par rapport aux fichiers ou documents dans les bibliothèques SharePoint. Veuillez noter que les étapes prévues ici pour supprimer les éléments de liste sont également vraies pour supprimer des fichiers des bibliothèques SharePoint.

Voir aussi

  • La recette du contenu du site d’affichage dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint Online
  • Chapitre 4, Travailler avec les listes et les bibliothèques dans SharePoint Online
  • La recette Ajout d’alertes dans le chapitre 4, Travailler avec des listes et des bibliothèques dans SharePoint Online

Création d’une bibliothèque de documents

Une bibliothèque est un endroit sécurisé dans SharePoint où vous pouvez télécharger, créer et gérer des fichiers pour le partage en ligne et la collaboration avec votre équipe. Tout comme les listes, chaque bibliothèque est livré avec des colonnes intégrées clés qui stockent des informations sur chaque fichier, tels que qui a créé le fichier et quand, et qui l’a modifié pour la dernière fois et quand. Vous pouvez toujours ajouter aux colonnes d’une bibliothèque, tout comme vous le feriez pour une liste. Presque tous les types de site expédiez avec une bibliothèque par défaut afin que vous puissiez stocker les documents dans ce site. Les bibliothèques peuvent être de différents types. Une bibliothèque de documents est la bibliothèque la plus couramment utilisée et, comme son nom l’indique, elle est utilisée pour stocker, gérer et partager des documents.

Pour cette recette, nous allons créer une bibliothèque de documents à partir de zéro. Nous utiliserons cette bibliothèque pour stocker des documents marketing. Cette bibliothèque vous permettra de classer chaque document à l’aide des colonnes type de document et classification des documents.

Prépare

Vous aurez besoin d’une autorisation de modification, de conception ou de contrôle complet sur le site où vous souhaitez créer la bibliothèque.

Comment le faire…

Pour créer une nouvelle bibliothèque de documents sur votre site, suivez les étapes suivantes :

1.Browse à la page de contenu du site.

2.Click le nouveau menu, puis l’option bibliothèque de documents en vertu de cette

menu.

3.Fournir un nom et une description pour la bibliothèque afin que d’autres puissent identifier la nature de l’information qu’elle stocke. Nous allons utiliser Marketing Collateral comme nom de bibliothèque et cette bibliothèque contient des garanties pour l’utilisation de l’équipe marketing comme sa description.

4.We laissera le spectacle dans la boîte de navigation de site cochée. Il en résultera que la bibliothèque sera affichée sur le menu de navigation côté gauche du site.

5.We cliquera alors sur le bouton Créer pour créer la nouvelle bibliothèque de documents.

6.This créera la nouvelle bibliothèque et nous redirigera vers elle dans le navigateur.

7.You remarquera que la bibliothèque a déjà les colonnes suivantes créées pour nous : Nom, Modifié, et Modifié Par. Nous pouvons maintenant ajouter les colonnes restantes à notre bibliothèque.

8.To ajouter la colonne Type de document, cliquez sur l’option Ajouter la colonne et sélectionnez Choix comme type de colonne. Ensuite, entrez document type comme nom de colonne. Entrez campagne, étude de cas, vue d’ensemble du produit et présentation du produit en quatre lignes distinctes dans le domaine Choix. Ensuite, réglez Exiger que cette colonne contient des informations sur Oui et cliquez sur le bouton Enregistrer, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

9.To ajouter la colonne Classification des documents, cliquez sur l’option Ajouter la colonne et sélectionnez Choix comme type de colonne. Ensuite, entrez classification des documents comme nom de colonne. Entrez Confidentiel, Restreint, Utilisation interne et Public en quatre lignes distinctes dans le champ Choix. Ensuite, diapositive Exiger que cette colonne contient des informations à Oui et cliquez sur le bouton Enregistrer.

10.We changera également la position des deux colonnes nouvellement créées de sorte qu’elles s’affichent à côté de la colonne de nom (avant le modifié et

Modifié par colonnes). Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le nom de colonne de type document et de le faire glisser à gauche, avant la colonne modifiée. Faites de même pour la colonne Classification des documents, comme le montre la capture d’écran suivante :

C’est tout – félicitations! Vous venez de créer et configurer votre première bibliothèque de documents SharePoint.

Comment ça marche…

Une bibliothèque de documents est un type de liste centrée sur les documents. Tout comme une liste, il vous permet d’ajouter, modifier, afficher et supprimer les documents et métadonnées liés à ces documents. L’une des fonctionnalités les plus populaires qu’une bibliothèque de documents permet est la possibilité pour plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur le même document. Les utilisateurs peuvent non seulement modifier simultanément des documents, mais peuvent également afficher les modifications de l’autre en temps réel. SharePoint vous permet également de créer des workflows d’approbation complexes sur ces documents. Comme pour les listes régulières, vous pouvez définir des alertes par e-mail lorsque des documents d’une bibliothèque sont ajoutés, mis à jour ou supprimés.

Tout comme les listes, SharePoint fournit un ensemble de bibliothèques pré-construites. Quelques exemples notables de ces bibliothèques incluent la bibliothèque d’image, la bibliothèque de formulaire, et la bibliothèque de pages de site.

Voir aussi

  • Chapitre 4, Travailler avec les listes et les bibliothèques dans SharePoint Online
  • Chapitre 5, Gestion des documents dans SharePoint Online

Téléchargement de documents dans une bibliothèque

SharePoint vous permet de créer de nouveaux documents directement dans la bibliothèque via le nouveau menu. Il vous permet également de télécharger des documents qui ont été rédigés hors ligne.

Dans cette recette, nous allons apprendre à télécharger un document existant dans une bibliothèque de documents, puis l’étiqueter avec les métadonnées appropriées. Même si cette recette utilise la bibliothèque marketing collateral à titre d’exemple, les étapes ici sont vraies pour les bibliothèques de tous types.

Prépare

Vous aurez besoin d’autorisations contribute ou supérieures pour la bibliothèque où vous souhaitez télécharger le document.

Comment le faire…

Pour télécharger un document dans votre bibliothèque de documents, suivez les étapes suivantes :

1.Browse à la bibliothèque où vous souhaitez télécharger le document.

2.Click Télécharger, puis choisir l’option Fichiers pour ouvrir le dialogue de sélection de fichiers, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

3.Browse au fichier que vous souhaitez télécharger et cliquez sur le bouton Open.

Vous pouvez télécharger plusieurs fichiers ou dossiers entiers dans une bibliothèque en utilisant cette méthode si vous le désirez.

SharePoint prend également en charge les capacités de drag and drop, qui fonctionnent avec une grande variété de navigateurs. Il suffit de faire glisser et laisser tomber les fichiers ou les dossiers n’importe où dans la fenêtre du navigateur lors de la visualisation de la bibliothèque. SharePoint téléchargera ainsi les fichiers ou les dossiers entiers et tous les sous-fichiers avec le contenu de ces dossiers à la bibliothèque, ce qui se traduira par le même résultat que celui des étapes 2 et 3 ici.

4.This lancera le processus de téléchargement de fichier. SharePoint affichera le fichier nouvellement téléchargé dans la bibliothèque, comme le montre la capture d’écran suivante :

5.You remarquera que SharePoint affiche des informations sur le fichier ainsi qu’un aperçu.

En cliquant sur l’aperçu dans le volet droit active le fichier et vous permet de prévisualiser l’ensemble du contenu du fichier directement à partir de ce volet.

6.Before le document devient visible à chacun, vous devrez entrer des informations dans les domaines requis pour ce document. Vous voudrez également donner à votre dossier un titre amical à ce stade. Cliquez sur le modifier tous les liens dans le volet Propriétés pour ce document. Assurez-vous que le document est sélectionné si vous ne pouvez pas voir le volet propriétés.

7.Enter ou sélectionnez les informations requises pour le document et cliquez sur le bouton Enregistrer, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

Comment ça marche…

Les documents sont stockés dans les bibliothèques un document à la fois. SharePoint vous permet également de télécharger ou de supprimer plusieurs documents à la fois. Si vos documents ont des métadonnées associées, SharePoint vous permet de modifier immédiatement les métadonnées de plusieurs documents. Les métadonnées que vous ajoutez aux documents s’affichent également dans le panneau d’information dans les applications ou programmes de bureau Office réguliers tels que Microsoft Word, Excel ou PowerPoint. Cela peut être vu dans la capture d’écran suivante:

En plus des métadonnées personnalisées, SharePoint stockera et vous montrera des informations supplémentaires sur qui a créé ou modifié le document pour la dernière fois et quand. SharePoint vous permet également de créer des actions de suivi lorsque des documents sont ajoutés, modifiés ou supprimés. Vous pouvez le faire en utilisant des workflows dans SharePoint ou en utilisant Microsoft Power Automate, qui a été ajouté récemment. Par exemple, si un utilisateur télécharge un rapport de dépenses, vous pouvez l’envoyer par le biais d’un processus d’approbation automatisé dans votre organisation. Veuillez consulter le chapitre 13, Power Automate (Microsoft Flow), pour plus de détails.

Enfin, SharePoint applique certaines restrictions sur la taille et les chemins de fichiers. Vous pouvez voir ces restrictions ici: https://m365book.page.link/File-Size-Path-Restrictions

Téléchargement d’un dossier

Vous pouvez télécharger un dossier entier et tous les sous-documents ainsi que l’ensemble de leur contenu dans une bibliothèque de documents SharePoint. Pour ce faire, il vous suffit de parcourir votre bibliothèque, cliquez sur Télécharger et choisissez l’option Dossier. Vous serez alors invité à sélectionner un dossier à partir de votre ordinateur. La sélection d’un dossier créera une copie de ce dossier dans la bibliothèque de documents et copiera tout le contenu de ce dossier local dans le dossier nouvellement créé dans SharePoint en ligne. Notez que, comme nous l’avons mentionné précédemment dans cette recette, vous pouvez également simplement faire glisser et déposer plusieurs dossiers dans la vue de votre bibliothèque de documents. Cela permettra de recréer les dossiers et leur contenu dans la bibliothèque de documents.

Voir aussi

  • Chapitre 5, Gestion des documents dans SharePoint Online
  • La recette Ajout d’alertes dans le chapitre 4, Travailler avec des listes et des bibliothèques dans SharePoint Online

Partage d’un document

Une fois que vous avez téléchargé un document sur SharePoint Online, vous pouvez utiliser les fonctionnalités Share ou Copy Link dans SharePoint pour partager facilement un lien avec vos collègues. Cette recette vous montre comment partager un lien vers un document à l’aide de la fonction Partager.

Prépare

Vous devez avoir au moins lire l’accès au document que vous souhaitez partager.

Comment le faire…

Pour partager un document avec un membre de votre équipe, suivez les étapes suivantes :

1.Parcourir le document que vous souhaitez partager.

2.Click sur l’icône Partager à côté du document. Vous pouvez également sélectionner le document, puis cliquez sur l’option Partager sur la barre de menu supérieure, comme le montre la capture d’écran suivante :

3.On la boîte pop-up qui apparaît, cliquez sur les personnes que vous spécifiez peut afficher l’option (notez que le verbiage exact peut différer, en fonction des paramètres de votre organisation) et choisissez si les personnes ou les groupes avec qui vous partagez ce document devraient être en mesure de le modifier :

4.Cliquez sur le bouton Appliquer, puis entrez le nom (s) des personnes avec qui vous souhaitez partager le document.

5.Enter un message à envoyer avec l’e-mail d’invitation de partage et cliquez sur le bouton Envoyer, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

Comme le montre la capture d’écran précédente, et selon la façon dont votre organisation a été mise en place, vous pouvez être en mesure de partager directement des documents avec des groupes entiers, en plus de les partager avec des individus. Il vous suffit de commencer à taper le nom de votre groupe ou de votre équipe et, selon les paramètres de votre organisation, vous pouvez le sélectionner comme destinataire du message.

6.SharePoint envoie ensuite aux destinataires un e-mail avec votre message et un lien vers le document, comme le montre la capture d’écran suivante:

félicitations! Vous venez d’apprendre à partager un document avec d’autres membres de votre organisation. Les destinataires de votre invitation de partage peuvent désormais consulter ou modifier ce document, en fonction de l’autorisation qui leur a été accordée.

Comment ça marche…

Il y a deux ou trois choses qui se produisent lorsqu’un document est partagé :

  • SharePoint vérifie si la personne avec qui le document est partagé a déjà les autorisations requises. Si ce n’est pas le cas, SharePoint modifie les autorisations du document afin que les droits appropriés (Lire ou contribuer) soient accordés à la personne avec qui le document est partagé. Vous pouvez en savoir plus sur la gestion des autorisations de document dans la recette d’autorisations de document d’affichage et de modification dans le chapitre 5, Gestion des documents dans SharePoint Online.

SharePoint vérifie également vos autorisations pendant le processus de partage. Si vous n’avez pas la permission de modifier le document et essayez de le partager avec la case d’édition Autoriser cochée, SharePoint enverra un e-mail demandant l’accès aux membres du site qui ont le pouvoir d’approuver ces demandes. Un e-mail avec un lien vers le document sera envoyé aux utilisateurs demandés après l’approbation de la demande de partage. En outre, notez que l’approbateur de demande peut également contrôler le niveau d’accès qui sera accordé à l’utilisateur demandé. Ils peuvent restreindre les autorisations et accorder inversement un meilleur accès que ce que vous aviez demandé à l’origine.

  • Il génère un lien spécifique aux personnes que le document est partagé.
  • Il envoie un e-mail avec le lien généré, avec un message, si vous avez spécifié un.

Cette recette vous a montré comment partager un document avec des personnes spécifiques. Trois autres options de partage que vous verrez dans le dialogue paramètres Link sont les suivantes:

  • Toute personne ayant le lien : utilisez cette option pour partager le document avec des utilisateurs anonymes qui sont en dehors de votre organisation. Les personnes avec ce lien peuvent afficher ou modifier le document sans avoir à se connecter à Microsoft 365. Étant donné que cette option vous permet de partager le contenu de votre organisation avec des utilisateurs externes anonymes, il y a de fortes chances qu’elle ait été désactivée par votre site SharePoint ou les administrateurs de votre organisation. Lors du partage d’un lien via cette option, il est recommandé de fixer une date d’expiration, avec un mot de passe, pour plus de sécurité :

Si vous décidez de protéger votre fichier par mot de passe, vous devrez le partager avec les utilisateurs du lien. Ils seront alors tenus d’entrer le mot de passe chaque fois qu’ils utilisent le lien, comme le montre la capture d’écran suivante:

  • Les gens dans <votre nom d’organisation > avec un lien: Cette option génère un lien que n’importe qui dans votre organisation peut utiliser pour afficher ou modifier le document. Notez que contrairement à l’option précédente, les utilisateurs du lien seront tenus de se connecter au site.
  • Personnes ayant un accès existant : cette option vous permet simplement d’obtenir un lien vers le document sans en modifier les autorisations. Tout comme avec les autres options, si nécessaire, vous pouvez envoyer directement un message contenant un lien vers le document directement à partir de ce dialogue.

Il y a plus…

Comme nous venons de le voir, l’option Partager envoie un message électronique avec un lien vers les destinataires prévus. Vous devrez peut-être, cependant, simplement copier le lien afin que vous puissiez ensuite le partager par différents moyens (comme un canal Équipes ou même une chaîne de messagerie existante). L’option de menu de lien Copie, qui se trouve juste à côté de l’option Partager, vous permet de le faire.

Lien de copie

Vous pouvez accéder à l’option Lien Copie à partir de la barre de navigation supérieure ou du menu context pour une liste ou un élément de bibliothèque :

Voir aussi

  • La création d’une nouvelle recette de document dans le chapitre 5, Gestion des documents dans SharePoint Online
  • La détermination et la révocation des autorisations dans une recette de site dans le chapitre 3, Travailler avec des sites modernes dans SharePoint En ligne
  • Le partage d’une recette de fichiers dans le chapitre 7, OneDrive for Business

Recherche de contenu

La recherche est une partie essentielle de l’expérience utilisateur SharePoint. Il permet aux utilisateurs de trouver des informations commerciales et des documents pertinents plus rapidement et plus facilement que jamais auparavant.

Pour cette recette, en tant que responsable marketing de mon organisation, je vais chercher le guide de conception visuelle appelé « Branding Elements » que mon équipe vient d’aider à mettre en place.

Prépare

Tout ce dont vous avez besoin est de lire l’accès au site où vous effectuerez votre recherche. Les résultats que SharePoint renvoie sont « rognés de sécurité », ce qui signifie que vous ne verrez que le contenu auquel vous avez accès par le biais d’autorisations.

Comment le faire…

Pour effectuer une recherche dans un site, suivez les étapes suivantes :

1.Browse à n’importe quelle page sur le site où vous souhaitez effectuer la recherche.

2.Commencez à taper vos mots clés de recherche pour voir les résultats pertinents. Dans ce cas, nous allons commencer à taper des éléments de marque. Nous remarquerons que nous commençons immédiatement à voir les résultats après avoir entré les deux premières lettres, comme le montre la capture d’écran suivante:

3.At ce point, nous pouvons cliquer sur le résultat approprié si nous avons trouvé ce que nous recherchons.

4.Otherwise, nous pouvons finir d’entrer le mot clé de recherche(s) puis cliquez sur le lien Voir plus de résultats, vers le bas, à prendre à la page des résultats de recherche pour voir les résultats correspondants du site actuel. Notez que ces résultats sont triés dans l’ordre de leur pertinence prévue pour vous.

5.We peut alors étendre les résultats individuels pour voir le texte correspondant dans son contexte, ainsi qu’un aperçu en ligne du document correspondant. Vous pouvez également filtrer les résultats par le type de résultat et appliquer des filtres supplémentaires en cliquant sur le lien Filtres, comme le montre la capture d’écran suivante :

Toute l’expérience de recherche SharePoint est hautement personnalisable par votre organisation. Par exemple, votre organisation peut définir des filtres supplémentaires que vous pouvez utiliser. Une autre personnalisation de recherche largement utilisée est de définir les « meilleurs paris », qui sont des résultats qui s’afficheraient en haut, selon vos mots clés de recherche.

6.Finally, les résultats que vous verrez initialement sont ceux de l’intérieur du site où vous avez effectué la recherche originale. En cliquant sur le lien Work @ Contoso sur le dessus, cependant, ramène les résultats du hub dont ce site fait partie. En outre, en cliquant sur le lien organisation sur le dessus permettra d’élargir la portée des résultats de recherche à l’ensemble de l’organisation. Gardez à l’esprit que les résultats que vous voyez sont toujours coupés en sécurité, ce qui signifie que vous ne verrez que les documents et le contenu auxquels vous avez accès en premier lieu.

Comment ça marche…

Microsoft Search est un composant de Microsoft 365 qui vous aide à trouver des informations à laquelle vous avez déjà accès mais que vous ne savez pas où les rechercher. Ces renseignements pourraient être un document que vous aviez déjà créé ou il pourrait s’agir d’informations partagées par vos collègues. Dans sa forme la plus simple, SharePoint Search analyse et indexe les informations dans les listes et les bibliothèques. Pour les bibliothèques, le contenu indexé inclut les métadonnées associées aux documents respectifs. En plus des listes et des bibliothèques, SharePoint Search indexe également le contenu dans les pages et les profils des employés de votre organisation. Il vous permet ensuite de rechercher ce contenu indexé en utilisant des critères de filtre avancés. Enfin, il vous permet de visualiser les résultats grâce à une expérience de présentation conviviale.

Voici quelques-unes des principales caractéristiques de la page de résultats de recherche affichées dans la capture d’écran précédente :

  • Portée de recherche : Plus tôt, nous avons discuté de la possibilité d’étendre la portée des résultats de recherche du site actuel au hub actuel, puis à l’ensemble de l’organisation. Lorsque vous élargissez la portée de recherche, vous verrez toujours ce qui est le plus pertinent pour vous en premier. Donc, si vous avez travaillé sur un document dans un passé récent et qui correspond étroitement au terme de recherche, il sera toujours montré à vous en haut, indépendamment du fait que vous recherchez dans le site actuel, le hub auquel il appartient, ou l’ensemble de l’organisation. La recherche à partir de la page d’accueil Microsoft 365 ou de la page de démarrage SharePoint par défaut automatiquement la portée de recherche au niveau de l’organisation. De même, l’exécution d’une recherche à partir du site hub par défaut de la portée à l’ensemble du hub, ce qui signifie qu’il vous montrera les résultats de tous les sites dans ce hub.
  • Verticales de résultat de recherche : Les différents onglets montrés dans la capture d’écran précédente sont également généralement connus sous le nom de verticales de recherche. Les verticales sont un moyen de regrouper le contenu de différents types. La capture d’écran précédente montre les verticales pour les fichiers (qui ne montre que les résultats des fichiers et des dossiers), les sites (qui ne montre que les sites correspondants) et les actualités (qui ne montrent que les publications de nouvelles correspondantes). Il fournit également un Tout vertical qui montre les résultats combinés de toutes les verticales. En plus de ceux-ci, vous pouvez également être en mesure de voir un peuple vertical, qui, comme son nom l’indique, vous montrera correspondant aux résultats des personnes. La verticale People n’est affichée que lorsque vous élargissez votre champ de recherche au niveau de l’organisation. Nous discuterons de la recherche de personnes plus en détail dans la recette trouver des experts et des personnes dans le chapitre 8, Recherche dans Microsoft 365.
  • Aperçus des résultats : Cliquer n’importe où dans la zone vide par rapport au résultat de recherche ouvre l’aperçu de recherche. Ici, vous pouvez voir un aperçu du texte où le résultat de recherche s’est produit dans le document. Comme indiqué dans la capture d’écran suivante, vous verrez également un petit aperçu du document dans cette section. Vous pouvez faire défiler le document à l’aide de cette fonctionnalité d’aperçu. Ceci est d’autant plus utile qu’il vous permet d’examiner le résultat en ligne pour valider son utilité, avant même de cliquer dessus :

  • Filtres : Cliquer sur cette option vous permet actuellement de filtrer davantage les résultats à la dernière heure modifiée. Vous devriez vous attendre à ce que davantage de capacités soient disponibles dans ce domaine à l’avenir. Toutefois, l’idée derrière toutes les améliorations apportées à Microsoft Search est que le contenu pertinent devrait automatiquement venir à vous, au lieu d’avoir à effectuer une recherche, appliquer des filtres, et ainsi de suite.

Microsoft a investi massivement dans la recherche, ce qui a entraîné de nombreuses améliorations apportées à elle. Ces améliorations comprennent des éléments tels que l’affichage des résultats en fonction de leur pertinence pour vous. Ce score de pertinence pourrait être basé sur les choses sur lesquels vous travaillez le plus, les personnes avec qui vous interagissez le plus, et la fraîcheur du contenu, pour n’en nommer que quelques-uns. Les améliorations récentes apportées à la plate-forme ont permis aux utilisateurs d’obtenir les résultats instantanément, même lorsque vous cliquez dans la boîte de recherche et commencez à taper vos mots clés, et même avant de cliquer sur le bouton de recherche pour effectuer une recherche réelle.

Au moment d’écrire ce livre, Microsoft déploie une expérience de recherche unifiée à travers l’ensemble de ses charges de travail Microsoft 365. Cela signifie que l’expérience de recherche sera identique, que vous effectuiez la recherche à partir de SharePoint, Outlook, Teams ou d’autres charges de travail dans Microsoft 365.

Voir aussi

  • Chapitre 8, Recherche dans Microsoft 365
  • Chapitre 9, Bureau Delve

Travailler avec des sites modernes dans SharePoint Online

Dans le chapitre précédent, nous avons examiné quelques recettes de base expliquant comment vous interagissez avec un site dans SharePoint. Ce chapitre plonge plus profondément dans le fonctionnement des sites de SharePoint. Nous examinerons divers aspects de la personnalisation du site, tels que la modification du thème du site, la modification des éléments de navigation, le travail avec les pages d’un site et les parties web de ces pages. Nous examinerons également d’autres scénarios, tels que la modification des autorisations de site et la création d’un sous-site.

Lorsque les utilisateurs de votre site naviguent pour la première fois sur un site SharePoint, ils sont présentés avec la page d’accueil de ce site. Si vous êtes propriétaire d’un site, vous devez planifier soigneusement les informations et la mise en page de la page d’accueil de votre site. Les informations présentées sur la page d’accueil peuvent varier considérablement, selon le but et le type de votre site. Pour un site du ministère, par exemple, la page d’accueil peut afficher des nouvelles clés sur le ministère, des documents ou des formulaires importants, des événements du ministère, des contacts clés, des indicateurs clés de performance et/ou des liens vers des renseignements clés et des secteurs du site.

Outre le contenu de la page lui-même, chaque page d’un site SharePoint se compose des sections suivantes, qui sont également affichées dans la capture d’écran suivante:

  • L’Office Suite Bar (1) : L’Office Suite Bar vous offre une expérience de navigation cohérente sur l’ensemble des charges de travail de Microsoft 365. Il vous donne également accès à des paramètres context-conscients et à vos détails de profil, entre autres choses. L’Office Suite Bar a été discuté plus en détail dans le chapitre 1, Aperçu de Microsoft 365.
  • Navigation hub (2): Cette zone n’est visible que sur les sites qui font partie d’un hub. Il est utilisé pour la navigation inter-sites entre les différents sites qui font partie du hub. Nous avons discuté des sites hub dans le cadre de la création d’une recette de site moderne dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint Online.
  • En-tête du site et navigation supérieure (3) : La section en-tête du site apparaît sur chaque page du site. Il contient le logo du site et le titre du site. En cliquant sur le titre du site à partir de n’importe quelle page de ce site vous emmènera à la page d’accueil de ce site. Pour certains types de sites, il contient également la navigation supérieure pour ce site. Nous discuterons de la navigation supérieure dans le cadre de la modification de la recette de navigation supérieure, plus tard dans ce chapitre. Cette section contient également des liens afin que vous puissiez faire ce qui suit:
    • Suivez ou non un site : Nous avons vu cela comme faisant partie de la recette de la page d’accueil SharePoint dans le chapitre 2, Introduction to SharePoint Online.
    • Partagez le site avec d’autres membres de l’organisation : Nous apprendrons à modifier les autorisations sur un site dans le cadre de la détermination et de la révocation des autorisations dans une recette de site, plus tard dans ce chapitre.
    • Créer un site : cette option n’est disponible que sur les sites hub. En cliquant sur ce lien crée une nouvelle collection de site et l’associe avec le hub sélectionné.
    • Nombre d’membres du groupe : Pour les sites d’équipe connectés au groupe, cette section montre également les membres de ce groupe. Vous en apprendrez plus à ce sujet dans le chapitre 10, Microsoft 365 Groupes.
  • Nouvelle barre d’outils d’édition de menu et de page (4) : Cette section contient les options suivantes :
    • Nouveau menu : Cliquer sur ce menu vous permet d’ajouter de nouvelles listes, bibliothèques, pages, publications et autres types d’applications et d’artefacts à votre site.
    • Détails de la page : Cliquer sur ce lien vous permet de visualiser et de modifier les différentes propriétés de la page.
    • Date publiée : Cela vous indique la dernière date à laquelle la page a été publiée pour la première fois ou lorsque les mises à jour ont été publiées à nouveau.
    • Modifier : Cliquer sur cette option vous permet d’apporter des modifications à la page et de la republier. Nous allons apprendre à ajouter et modifier des pages dans le cadre de l’ajout d’une recette de page, plus tard dans ce chapitre.
  • Menu de navigation gauche (5) : Cette section vous permet de définir le menu de navigation afin d’aider les utilisateurs à naviguer facilement entre les différentes listes, bibliothèques, pages et autres zones de votre site. Le menu de navigation gauche n’est disponible que pour certains types de sites. Nous discuterons du menu de navigation de gauche dans le cadre de la modification de la recette de navigation à gauche, plus tard dans ce chapitre.
  • Contenu de la page (6) : Cette section contient le contenu réel de la page et varie pour chaque page du site. Vous pouvez modifier le contenu des pages modernes en utilisant des parties Web dans des sections de la page. Nous discuterons des parties web dans le cadre de l’ajout d’une recette de partie web, plus tard dans ce chapitre.
  • Footer page (7): Le pied apparaît au bas de toutes les pages de votre site. Vous pouvez activer ou désactiver le pied pour votre site via le menu paramètres du site. Nous mentionnerons le pied dans le cadre de la recette Changer le look, plus tard dans ce chapitre:

Veuillez noter que les options mentionnées ici et les actions que vous pouvez effectuer grâce à ces options dépendent fortement du type de site et de votre niveau d’accès à ce site.

Dans ce chapitre, nous couvrirons les sujets suivants :

  • Changer le look
  • Ajout d’une page
  • Ajout d’une partie Web
  • Ajout d’une application
  • Modification de la navigation supérieure
  • Modification de la navigation à gauche
  • Affichage et modification des paramètres du site
  • Détermination et révocation des autorisations dans un site Création d’un sous-site

Changer le look

SharePoint vous permet d’appliquer des styles et des couleurs personnalisés à votre site afin qu’il s’aligne étroitement avec les lignes directrices de marque définies par votre organisation.

Dans cette recette, nous allons regarder comment changer l’apparence et la sensation d’un site SharePoint, principalement en changeant son thème.

Prépare

Vous aurez besoin d’autorisations de conception ou de contrôle complet dans votre site pour pouvoir appliquer un thème personnalisé.

Comment le faire…

Pour changer le thème de votre site, parcourez le site et suivez les étapes suivantes :

1.Click sur l’icône de vitesse paramètres dans le coin supérieur droit.

2.Click Changer le look, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

thème 3.Click et sélectionnez le thème que vous souhaitez appliquer.

Les options que vous pouvez voir ici peuvent être contrôlées par votre organisation. Beaucoup d’organisations ont un ensemble de thèmes d’entreprise pré-créés disponibles pour leurs utilisateurs à choisir. Certaines organisations verrouillent également entièrement les thèmes afin que les utilisateurs ne puissent pas les modifier.

4.Click Personnaliser (1 dans la capture d’écran suivante) si vous souhaitez changer les couleurs du thème; sinon, cliquez sur Enregistrer (2 dans la capture d’écran suivante):

félicitations! Vous venez de changer le thème de votre site.

Comment ça marche…

Il existe de multiples façons dont vous pouvez « marque » un site SharePoint afin qu’il corresponde à d’autres sites et domaines dans le locataire de votre organisation Microsoft 365. Voici une liste de quelques-unes des personnalisations que vous pouvez effectuer sur votre site SharePoint :

  • Modification du logo de votre site
  • Modification de la zone de l’en-tête en haut
  • Modification de la navigation supérieure (uniquement pour les sites de communication)
  • Application d’un pied (uniquement pour les sites de communication)
  • Définition et application d’un schéma de couleurs ou d’un thème personnalisé
  • Création de modèles de page personnalisés
  • Image de marque avancée à l’aide de code personnalisé et d’outils tiers

Les options qui s’offrent à vous dépendent de votre rôle au sein de l’organisation et des autorisations qui vous ont été accordées. Si vous avez eu accès à la marque de votre site, vous voudrez probablement vous assurer qu’il respecte les lignes directrices de votre organisation en matière d’image de marque et de déontage. De cette façon, il s’alignera mieux avec le contenu ou les sites Web d’autres organisations et donnera ainsi aux utilisateurs de votre site une expérience plus cohérente et familière. Voici une excellente infographie de l’équipe de support Microsoft sur la façon de personnaliser votre site: https://m365book.page.link/Customize-Site-Infographic.

Une mise en garde importante à noter est que Microsoft pousse les mises à jour de Microsoft 365 et SharePoint en ligne de temps en temps. Par conséquent, vous voudrez vous assurer que toutes les modifications que vous apporterez à l’aide de code personnalisé ou d’outils tiers adhèrent aux conseils de Microsoft concernant les personnalisations de marque afin qu’elles soient compatibles avec ces mises à jour.

Enfin, si vous travaillez avec l’expérience classique, cet article de support vous montrera comment changer le look d’un tel site : https://m365book.page.link/Classic-Design.

Nous avons discuté de l’expérience moderne par rapport classique dans le cadre du sujet d’expérience moderne par rapport classique de la création d’une recette de site moderne dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint En ligne.

Voir aussi

  • Modification de la meilleure recette de navigation dans ce chapitre

Ajout d’une page

Les pages de SharePoint sont un moyen d’afficher des informations et du contenu aux utilisateurs de votre site. Une page SharePoint est comme une page sur n’importe quel autre site Web, sauf que vous, en tant que contributeur ou propriétaire du site, avez accès à la modifier grâce à des outils d’édition de page faciles à utiliser intégrés à la plate-forme. Vous pouvez utiliser ces outils pour formater et coiffer les pages, ainsi que de maintenir une variété de contenu sur eux.

Dans cette recette, vous apprendrez à ajouter une nouvelle page à votre site.

Prépare

Vous aurez besoin d’un ou plusieurs des niveaux d’autorisation suivants dans votre site pour être en mesure d’y ajouter des pages : Contribuer, modifier, concevoir ou contrôler pleinement.

Comment le faire…

Pour ajouter une nouvelle page à votre site, parcourez la page d’accueil du site et suivez les étapes suivantes :

1.Click on New, puis Page de la barre de navigation, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

2.Then, sélectionnez un modèle à partir de la liste des modèles de page disponibles. Pour notre exemple, nous sélectionnerons le modèle de page blanche.

Un modèle de page est une mise en page de conception pré-créée pour votre page. Au lieu d’avoir à concevoir une page à partir de zéro, la sélection d’un modèle de page vous permet de commencer par une conception qui correspond étroitement à la mise en page prévue et les besoins de conception de votre page. En plus des modèles disponibles via SharePoint, le propriétaire de votre site peut avoir des modèles pré-créés, qui peuvent imiter les besoins de conception du site de plus près.

3.Click Créer la page pour créer la nouvelle page.

4.SharePoint vous emmènera ensuite à la page nouvellement créée. Ici, vous pouvez lui donner un titre et, en option, commencer à ajouter du contenu à cette page.

5.You peut alors cliquer sur le bouton Enregistrer comme brouillon pour enregistrer la page sous forme de brouillon, comme le montre la capture d’écran suivante:

6.At ce point, SharePoint générera une URL pour la page.

Les pages de brouillon ne sont pas visibles par les visiteurs de votre site et vous aident à enregistrer vos progrès pendant que vous y travaillez. Il est recommandé de continuer à enregistrer la page de brouillon aussi fréquemment que possible. Cela vous permettra de ne pas perdre votre travail si vous perdez votre connexion Internet ou en raison d’autres problèmes imprévus. Veuillez noter que toute personne ayant accès à Contribute ou supérieure à la bibliothèque pages du site (en savoir plus à ce sujet sous peu) sera en mesure de consulter ces brouillons.

7.If vous souhaitez, vous pouvez également cliquer sur le bouton Publier vers le haut à droite de la page pour rendre votre page visible par les autres.

félicitations! Vous venez de publier votre première page.

Comment ça marche…

Les pages de SharePoint sont similaires aux documents qui vivent dans une bibliothèque de documents. Les principales différences entre les documents et les pages sont les suivantes :

  • Les pages sont généralement stockées dans des bibliothèques spéciales, appelées Pages de site.
  • Les autorisations nécessaires à la modification des pages sont différentes des autorisations requises pour modifier des documents dans une bibliothèque.
  • Vous pouvez modifier le contenu d’une page à l’aide d’outils intégrés directement dans SharePoint.

Une fois que vous avez créé votre page, vous pouvez saisir ou modifier certaines informations de base.

Saisie des informations de base de la page

Pour votre nouvelle page, vous pouvez faire ce qui suit :

  • Donnez-lui un titre
  • Changer le nom de la personne-ressource pour la page (ou la supprimer complètement de la page)
  • Modifier la disposition de la zone de titre
  • Afficher ou masquer la date à laquelle la page a été publiée
  • Activer ou désactiver les commentaires de page

À ce stade, vous pouvez également commencer à ajouter du contenu à votre page, mais nous allons couvrir cela plus en détail dans la prochaine recette. Une fois que vous avez ajouté du contenu à la page, vous devrez le publier afin qu’il soit visible par d’autres utilisateurs.

Publication d’une page

Une page peut passer par différentes étapes du processus de publication avant d’être visible par d’autres membres de votre organisation.

Lorsque vous créez une nouvelle page, la page est enregistrée sous forme de brouillon. À ce stade, la page n’est visible que pour vous et pour les autres personnes qui ont accès à un contributeur ou plus à la bibliothèque pages du site. Les visiteurs du site ne verront pas de brouillons de pages ou de versions.

Bien que vous aurez probablement plusieurs membres qui ont contribué à l’accès au site, vous ne voudrez pas nécessairement qu’ils soient l’édition de pages sur votre site. Il peut être une bonne idée de définir des autorisations personnalisées sur cette bibliothèque en arrêtant l’héritage des autorisations. Nous en apprendrons davantage sur l’héritage des autorisations dans le cadre de la détermination et de la révocation des autorisations dans une recette de site, plus tard dans ce chapitre, et dans le cadre de la recette d’autorisations de visualisation et de modification de la liste dans le chapitre 4, Travailler avec des listes et des bibliothèques dans SharePoint Online.

Vous pouvez ensuite continuer à modifier la page et l’enregistrer sous forme de brouillon jusqu’à ce que vous êtes satisfait des modifications. Vous pouvez publier la page une fois que vous avez finalisé son contenu. Cela modifie l’état de votre page en publication. La page et son contenu deviennent désormais visibles par d’autres personnes qui ont accès à votre site. Votre page va maintenant également commencer à s’afficher dans les recherches pertinentes. En outre, vous pouvez ajouter un lien vers votre page à partir de l’un des menus de navigation ou d’une autre page afin que les utilisateurs puissent facilement la localiser. Nous discuterons plus en détail des menus de navigation SharePoint dans le cadre de la modification de la navigation supérieure et de la modification des recettes de navigation à gauche, plus tard dans ce chapitre.

Une fois que la page a été publiée, vous pouvez y revenir à tout moment et la modifier pour y apporter des modifications. Pour ce faire, il suffit de parcourir votre page et cliquez sur le bouton Modifier dans le coin supérieur droit de l’écran, comme le montre la capture d’écran suivante:

À partir de ce moment, vous passerez par le même processus d’édition et de publication que vous avez suivi lors de la création d’une nouvelle page. Comme auparavant, vous pouvez continuer à enregistrer vos modifications sous forme de brouillons (ce qui signifie qu’elles ne seront visibles que par vous et d’autres contributeurs du site). Vous pouvez également republier la page pour rendre vos modifications visibles pour les autres :

Vous pouvez également configurer le processus de publication via la bibliothèque pages du site afin que toutes les pages de votre site passent par un workflow d’approbation formel avant qu’elles ne deviennent visibles par d’autres.

La bibliothèque pages du site

Toutes les pages sont stockées dans une bibliothèque spéciale appelée Pages site. Cette bibliothèque est comme n’importe quelle autre bibliothèque de documents, sauf qu’elle a certaines capacités adaptées à la création et à la gestion de pages. Pour consulter la bibliothèque pages du site, il suffit de parcourir la page de contenu du site, tel que décrit dans la recette du contenu du site d’affichage dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint Online. Ensuite, cliquez sur Pages du site.

La première chose que vous remarquerez dans cette bibliothèque est que les pages sont regroupées par l’auteur de la page. Vous pouvez modifier cette vue en sélectionnant les différentes options de vue vers le coin supérieur droit de la bibliothèque, comme le montre la capture d’écran suivante :

Nous discuterons plus en détail des points de vue dans la création d’une recette de vue de liste personnalisée dans le chapitre 4, travailler avec des listes et des bibliothèques dans SharePoint Online.

La prochaine chose que vous remarquerez si vous êtes dans un site d’équipe est que la liste des pages dans le nouveau menu affiche wiki page et pages web options de page, en plus de l’option habituelle pour créer une page de site. Veuillez noter que ces types de pages sont maintenant dépréciés et ne doivent pas être utilisés pour rendre l’expérience du site moderne.

Troisièmement, si vous cliquez sur Automate puis Power Automate à partir du menu de la bibliothèque, vous remarquerez une option pour configurer le flux d’approbation de page :

Il y a plus…

Dans cette section, nous allons comprendre un peu sur le workflow d’approbation de page. Nous passerons ensuite en revue un type spécial de page SharePoint moderne appelé le poste nouvelles. Enfin, nous examinerons comment supprimer une page d’un site.

Approbation du contenu

Beaucoup de grandes organisations exigent que les ajouts de pages et les modifications passent par un processus d’approbation avant que de nouvelles pages ou des modifications aux pages existantes deviennent visibles par d’autres. L’option de flux d’approbation de page Configure vous permet de le faire. Nous en apprendrons davantage sur l’automatisation de ces tâches d’approbation dans le chapitre 13, Power Automate (Microsoft Flow). S’il vous plaît lire cet article Microsoft Docs si vous voulez en savoir plus sur le flux d’approbation de page: https:// m365book.page.link/Page-Approvals.

Vous commencerez à voir le bouton Soumettre pour approbation au lieu des boutons Publier et Republish une fois que vous activez les approbations pour votre bibliothèque :

En cliquant sur Soumettre à l’approbation se traduira par le flux d’approbation de départ, ce qui vous permet d’ajouter un message et de soumettre la page pour approbation:

Les approbateurs respectifs recevront ensuite un courriel les informant de la demande d’approbation. Ils peuvent ensuite cliquer sur le lien Approuver à partir de cet e-mail pour afficher la demande d’approbation et approuver la page via Power Automate :

Une fois approuvées, les modifications que vous avez apportées à la page deviendront visibles par les visiteurs du site.

Pour désactiver à nouveau les approbations de page, il vous suffit d’désactiver le paramètre d’approbation de contenu à partir de la page Paramètres de version de la bibliothèque. Veuillez consulter les paramètres de version, l’approbation du contenu et la recette de caisse des documents au chapitre 5, Gestion des documents dans SharePoint Online, pour en savoir plus sur la façon de le faire.

Nouvelles post et lien nouvelles

Un message d’information est un type de page qui vous permet de publier des nouvelles, des annonces et des mises à jour, et de créer des histoires attrayantes sur votre ministère ou organisation. Ce contenu peut ensuite faire surface automatiquement à différents endroits à travers les différentes parties web et canaux à l’intérieur et à l’extérieur de SharePoint. Les deux façons dont un message de nouvelles diffère d’une page de site régulière dans SharePoint sont les suivantes:

  • Les messages d’information font surface par le biais de diverses parties et canaux Web pré-construits.
  • Vous ne pouvez pas créer de publications de nouvelles directement à l’aide du nouveau menu de la bibliothèque Pages du site. Toutefois, vous pouvez les créer à partir de l’option Créer des nouvelles de publication à partir du haut de la page d’accueil/démarrage SharePoint. Veuillez consulter la recette de la page d’accueil SharePoint dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint Online, pour plus de détails sur la façon de naviguer sur la page d’accueil SharePoint. Vous pouvez également créer des publications de nouvelles en cliquant sur l’option Nouveau menu, puis poster des nouvelles à partir du haut de n’importe quelle page de votre équipe moderne ou site de communications.

Une des autres options que vous remarquerez lorsque vous cliquez sur le nouveau menu mentionné dans cette recette est un lien de nouvelles. Alors qu’un message de nouvelles vous permet de créer et de publier de nouveaux contenus sous forme de publication de nouvelles, un lien de nouvelles vous permet de créer un lien vers le contenu existant et de le faire surface en tant que poste de nouvelles. En plus de promouvoir le contenu à partir de vos sites SharePoint, vous pouvez également promouvoir du contenu externe tel que les nouvelles de votre site externe.

Créer, maintenir et avoir des messages d’information ou des liens de nouvelles surface dans divers endroits est un sujet relativement important et au-delà de la portée de ce livre. Vous pouvez toutefois vous référer aux articles de support Microsoft suivants pour plus de détails sur la façon de le faire :

  • Créez et partagez des actualités sur vos sites SharePoint : https://m365book.page.link/Create-News
  • Utilisez la partie Web Actualités sur la page SharePoint : https://m365book.page.link/News-WebPart
  • Créer un site d’information d’organisation : https://m365book.page.link/News-Site

Enfin, cette ressource énumère certains cas d’utilisation convaincants pour créer des pages d’actualités SharePoint : https://m365book.page.link/SP-News

Suppression d’une page

La seule façon de supprimer une page est de la bibliothèque pages du site. Pour supprimer une page, il vous suffit de parcourir la bibliothèque pages du site dans le site, sélectionnez la page que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur l’option Supprimer du menu de la bibliothèque, comme le montre la capture d’écran suivante :

En général, c’est aussi ainsi que vous pouvez supprimer des documents de n’importe quelle bibliothèque de documents, ou des éléments de n’importe quelle liste dans SharePoint. Veuillez vous référer à la suppression d’une section d’éléments de l’ajout d’un élément à une recette de liste dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint Online, pour plus de détails sur la suppression d’éléments et de documents à partir des listes sharepoint et des bibliothèques. En outre, la recette de contenu du site d’affichage dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint Online, traite du bac de recyclage du site. Le bac de recyclage du site est l’endroit où les pages supprimées sont stockées jusqu’à ce qu’elles soient définitivement supprimées.

Voir aussi

  • La recette du contenu du site d’affichage dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint En ligne
  • Le sujet de ciblage de l’audience de l’ajout d’une recette de partie web, plus tard dans ce chapitre
  • La création d’une liste personnalisée afficher la recette dans le chapitre 4, Travailler avec des listes et des bibliothèques dans SharePoint En ligne
  • Les paramètres de version, l’approbation du contenu et la recette de caisse de documents
  • Chapitre 5, Gestion des documents dans SharePoint Online
  • Chapitre 13, Power Automate (Microsoft Flow)

Ajout d’une partie Web

Les parties Web sont les plus petits éléments constitutifs d’une page. Chaque partie web est un widget autonome qui vous permet d’ajouter du texte, des images, des fichiers, des vidéos et d’autres contenus générés dynamiquement à votre page. Ce contenu peut exister dans votre environnement Microsoft 365 ou même exister à l’externe.

Dans cet exemple, nous ajouterons une partie web de nouvelles à notre page récemment créée. Cette partie Web de nouvelles affichera un résumé de tous les articles de nouvelles dans le site SharePoint actuel ou à partir d’autres sites SharePoint au sein de votre locataire.

Prépare

Vous devrez avoir un ou plusieurs des niveaux d’autorisation suivants dans votre site pour modifier des pages et y ajouter des parties Web : Contribuer, modifier, concevoir ou contrôler pleinement.

Comment le faire…

Pour ajouter une partie Web à une page, naviguez sur la page à qui vous souhaitez ajouter une partie Web et suivez les étapes suivantes :

1.Cliquez sur le lien Modifier à partir de la barre d’édition de page dans le coin supérieur droit de la page que vous souhaitez modifier.

2.Click le + symbole au bas de la zone de titre pour révéler une liste de parties web que vous pouvez ajouter à votre page.

3.Select une partie web que vous souhaitez ajouter. Dans ce cas, nous ajouterons la partie Web Nouvelles, qui regroupe les nouvelles de votre site, comme le montre la capture d’écran suivante:

4.Click Modifier la partie Web (l’icône crayon) à gauche de la partie Web pour modifier option ment les propriétés pour la partie Web:

Les propriétés que vous voyez varieront, selon le type de partie Web que vous modifiez. Pour la partie Web Nouvelles, vous pouvez sélectionner la source de nouvelles, sa mise en page dans la section, tous les filtres que vous souhaitez appliquer aux nouvelles, et comment vous souhaitez organiser les nouvelles.

5.You peut alors enregistrer vos modifications sous forme de brouillon ou republier la version modifiée de votre page afin que vos modifications soient visibles par d’autres utilisateurs.

Voilà! Vous venez d’apprendre à ajouter une partie Web à une page de SharePoint.

Comment ça marche…

Lorsque vous modifiez une page, son statut change à Draft en tant qu’indicateur. D’autres utilisateurs continueront de voir la version précédemment publiée de la page, et les modifications que vous apporterez à la page ne sont pas visibles par d’autres à moins que vous ne la publiiez à nouveau. Ce n’est que lorsque vous republierez la page que les utilisateurs verront les modifications que vous lui avez apportées.

Une page de SharePoint peut avoir plusieurs sections horizontales. Chaque section, à son tour, peut être subdivisée en une ou plusieurs sous-sections ou colonnes verticales. Vous pouvez ensuite ajouter des parties Web aux colonnes appropriées dans ces sections. Vous pouvez ajouter une section en cliquant sur le + signe vers la gauche de votre page :

SharePoint offre une variété de parties Web que vous pouvez ajouter à votre page :

  • Vous pouvez ajouter des parties Web qui vous permettent d’entrer du texte ou un balisage en forme de wiki sur votre page.
  • Il ya aussi une partie web qui, compte tenu d’une adresse, vous montre les informations météorologiques actuelles sur votre page.
  • Il existe également des parties Web pour intégrer des images, des documents ou du contenu provenant de sites Web tiers sécurisés (HTTPS uniquement) (tels que YouTube) sur votre page.
  • Vous pouvez afficher des liens couramment utilisés sur votre page à l’aide de la partie Web liens Rapides.
  • Vous pouvez également afficher le contenu des listes ou bibliothèques existantes sur votre site à l’aide de la liste correspondante ou des parties Web de la bibliothèque de documents.
  • Votre organisation peut développer des parties Web personnalisées en utilisant l’un des cadres de développement SharePoint modernes, tels que le cadre SharePoint, qui sera discuté plus en détail dans le chapitre 18, Développement personnalisé – Cadre SharePoint.
  • Vous téléchargez également une variété d’applications tierces et de parties Web à partir du magasin SharePoint. Nous en discuterons plus en détail dans l’ajout d’une recette d’application, plus tard dans ce chapitre.

Ce n’est qu’un sous-ensemble limité de la liste de toutes les parties web que SharePoint a à offrir. Il ya une tonne d’autres parties web qui permettent des capacités intéressantes, que nous vous encourageons à explorer. Vous pouvez consulter la liste complète des parties Web et une vue d’ensemble via cet article de support Microsoft : https://m365book.page.link/WebParts-List

N’oubliez pas que chaque partie Web est livré avec un ensemble de propriétés que vous pouvez utiliser pour personnaliser un peu la vôtre et l’expérience de vos clients.

Il y a plus…

Dans cette section, nous examinerons le concept de ciblage de l’audience, qui vous permet de fournir du contenu pertinent aux utilisateurs en fonction de leurs attributs de profil, tels que leur département ou leur rôle, pour nommer un couple.

Ciblage de l’audience

Le ciblage d’audience dans SharePoint vous permet de servir du contenu pertinent à vos utilisateurs. Pour ce faire, il vous permet de restreindre sélectivement l’accès au contenu suivant à un ensemble ciblé d’utilisateurs :

  • Liens de navigation : Cela vous permet d’afficher certains liens vers des groupes particuliers. Par exemple, vous pouvez potentiellement définir un public cible sur le lien de menu RH, à partir du menu de navigation supérieur, de sorte qu’il ne s’affiche que pour les membres du département RH.
  • Pages et actualités : Cela vous permet de cibler certaines pages et publications de nouvelles dans certains groupes. Par exemple, vous pouvez définir un public cible pour une page de nouvelles marketing de sorte qu’il ne s’affiche que pour les membres du département Marketing.
  • Diverses parties web : L’application de ce filtre pour les parties Web de contenu actualités et mises en surbrillance permet à ces parties Web de respecter les valeurs d’audience cible qui ont été définies pour les publications de nouvelles publiées ou diverses listes sharepoint ou éléments de bibliothèque.

Veuillez noter que l’audience ciblant, en un sens, la sécurité des employés par obscurité pour afficher uniquement du contenu pertinent (ou plutôt masquer du contenu non pertinent) aux utilisateurs ciblés. Cela signifie qu’il ne modifie pas les autorisations sous-jacentes du contenu sous-jacent, mais le cache simplement d’être affiché dans l’interface utilisateur pour les utilisateurs qui ne font pas partie des groupes visés par le contenu. Par exemple, même si vous définissez l’audience du lien de navigation du site RH de sorte que le lien n’est visible que pour les utilisateurs du département RH, les utilisateurs qui ne font pas partie du service RH peuvent toujours naviguer directement sur le site du service RH s’ils connaissent l’URL.

L’utilisation du ciblage d’audience est un excellent moyen de créer une expérience personnalisée pour les utilisateurs de votre site. Par exemple, vous pouvez avoir le même ensemble de parties Web sur la page d’accueil de votre site tout en afficher un contenu différent pour différents utilisateurs, selon les départements ou les équipes à qui ils appartiennent.

Les articles de support Microsoft suivants offrent une plongée approfondie dans les différents concepts et comment-tos de ciblage d’audience:

  • Vue d’ensemble du ciblage de l’audience dans les sites SharePoint modernes : https://m365book.page.link/Audience-Targeting-Overview
  • Ciblez la navigation, les actualités et les fichiers à des publics spécifiques : https://m365book.page.link/Audience-Targeting-Uses

Ajout d’une application

Vous pouvez étendre les fonctionnalités de votre site SharePoint en y ajoutant des applications. Tout comme les applications d’un appareil mobile, les applications SharePoint sont des widgets ou des applications autonomes prêts à l’emploi qui aident à répondre à des besoins spécifiques de l’entreprise.

Dans cette recette, nous apprendrons à ajouter une application du SharePoint Store.

Prépare

Vous devez avoir un accès full control au site sur qui vous souhaitez ajouter l’application.

Comment le faire…

Pour ajouter une application du SharePoint Store, suivez les étapes suivantes :

1.Browse à la page d’accueil de votre site.

2.Click Nouveau à partir du menu d’édition de page, puis cliquez sur App, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

3.Doing vous emmènera à l’écran Apps You Can Add de la section Vos applications. Ici, vous pouvez afficher une liste des applications SharePoint intrinsèques (généralement différents types de listes et de bibliothèques) que vous pouvez ajouter à votre site. Vous verrez également toutes les applications que votre organisation a créées ou achetées précédemment, mais qui n’ont pas encore été ajoutées à votre site. Vous pouvez ajouter une application à partir de cet écran en cliquant simplement sur l’application. L’application d’intégration Facebook montrée dans la capture d’écran suivante est un exemple d’une de ces applications que mon organisation avait achetée précédemment :

4.Next, cliquez sur le lien SharePoint Store à partir du menu de navigation gauche pour être conduit au SharePoint Store. Comme indiqué dans la capture d’écran suivante, vous pouvez effectuer diverses actions sur cet écran (dans le sens des aiguilles d’une montre en haut à droite): Changer la devise d’achat ou sélectionner une langue différente pour afficher les applications.

  • Recherchez des applications en tapant le nom complet ou partiel dans la boîte de recherche.
  • Filtrer les applications par catégorie.
  • Choisissez entre des applications payantes ou gratuites.
  • Trier les résultats selon différents critères.
  • Enfin, comme le montre la capture d’écran suivante, vous pouvez planer au-dessus de n’importe quelle application pour lire une brève description de cette application:

5.Search pour votre application en utilisant l’un des critères de recherche et de filtre. Nous chercherons en utilisant le texte Microsoft Dynamics pour notre exemple.

6.Click l’application désirée une fois que vous êtes satisfait de vos résultats de recherche. Vous serez ensuite pris à l’écran des détails de l’application. Assurez-vous de cliquer sur le lien Autorisations sur cet écran, comme indiqué dans la capture d’écran suivante, pour afficher les autorisations que l’application va acquérir une fois déployées sur votre site :

7.Click ADD IT pour acheter l’application pour votre organisation.

8.Click Continuer sur l’écran de confirmation. Vous serez ensuite pris à un écran qui fait ce qui suit:

  • Vous informe que l’application a été ajoutée au catalogue app de votre organisation. À partir de ce moment, les propriétaires de tous les sites commenceront à voir l’application sur les applications que vous pouvez ajouter de l’écran, comme nous l’avons vu plus tôt. Ils pourront simplement cliquer sur l’application pour l’ajouter à leur site.
  • Il vous permet de continuer à ajouter l’application à votre site. Désélection autoriser l’ajout de cette application au nom <site> ajoutera toujours l’application au catalogue d’applications de votre organisation, mais ne l’ajoutera pas à votre site. Vous pouvez ajouter l’application plus tard à votre site via les applications que vous pouvez ajouter à l’écran, même si vous désélections cette option pour l’instant :

9.Click Retour sur le site à ramener sur votre site. Si vous avez laissé l’autoriser l’ajout de cette application à <nom du site > option sélectionnée, vous verrez le message suivant, vous informant des autorisations que l’application va acquérir et les actions qu’elle peut effectuer une fois qu’il a été ajouté à votre site:

10.Click Faites confiance pour confirmer que vous êtes très bien avec l’accès que l’application a à votre site et ses utilisateurs. Cela ajoutera l’application à votre site et vous redirigera également vers la page de contenu du site, où vous pouvez afficher l’application et toutes les autres applications sur votre site.

Tout comme divers autres magasins d’applications, les applications du SharePoint Store sont soigneusement examinées avant d’y être hébergées. Il est, cependant, toujours une bonne idée de s’assurer que vous passez en revue les actions que l’application peut effectuer sur votre site avant de l’activer.

félicitations! Vous venez d’apprendre à acheter une application sur le SharePoint Store et à l’ajouter à votre site. À partir de ce moment, selon le type d’application, vous pouvez soit l’ajouter en tant que partie de l’application à une page de votre site, soit cliquer sur l’application pour explorer ses fonctionnalités. Certaines des applications les plus complexes peuvent obliger les administrateurs de votre entreprise à télécharger des applications et des composants supplémentaires à partir du site Web du fournisseur d’applications respectif avant que l’application que vous avez achetée puisse fonctionner. En outre, quelqu’un dans votre organisation peut avoir besoin de travailler sur l’obtention des licences appropriées auprès du fournisseur d’applications. Presque toutes les applications que vous trouverez sur le SharePoint Store indiqueront qu’elles sont libres d’ajouter à votre locataire. Certains d’entre eux, cependant, vous obligeront effectivement à acheter des licences directement auprès du fournisseur. Pour les deux scénarios mentionnés ici, vous recevrez les messages appropriés tout en ajoutant l’application à partir du SharePoint Store.

Comment ça marche…

En plus d’ajouter des applications utilisant le nouveau menu à partir d’une page de votre site, vous pouvez ajouter des applications SharePoint à partir des endroits suivants :

  • En cliquant sur l’icône de vitesse dans le coin supérieur droit de votre site, puis en cliquant sur Ajouter une application, comme le montre la capture d’écran suivante:

  • En utilisant la nouvelle option de menu de la page de contenu du site. Veuillez consulter la recette du contenu du site d’affichage dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint Online, pour plus de détails sur la page de contenu du site.

Types d’add-ins

Les applications personnalisées SharePoint sont également communément appelées add-ins. D’un point de vue fonctionnel, les modules supplémentaires SharePoint peuvent fournir trois types de fonctionnalités :

  • Parties de l’application : Il s’agit généralement d’applications simples qui peuvent être ajoutées sous forme de pièces d’applications ou de parties Web sur les pages existantes du site. Nous avons examiné les parties web dans le cadre de la recette précédente dans ce chapitre. Un exemple de ceci pourrait être une application qui recueille des informations à partir de la page Facebook de votre organisation et les montre sur la page d’accueil de votre site SharePoint.
  • Applications pleine page : Il s’agit généralement d’applications plus complexes qui offrent une expérience d’une page ou d’une page pour implémenter une fonctionnalité métier plus vaste. Ces applications sont généralement destinées à automatiser des processus d’affaires plus complexes.
  • Extensions SharePoint : Ces applications peuvent être utilisées pour étendre les fonctionnalités de SharePoint, telles que l’ajout aux rubans, menus ou boutons existants.

D’un point de vue technique, les add-ins SharePoint se partagent deux saveurs :

  • Add-ins hébergés SharePoint : Ces modules sont entièrement hébergés au sein du locataire SharePoint de votre organisation. Tous les composants de cet add-in existent dans le site SharePoint où l’add-in est hébergé.
  • Ajouts hébergés par le fournisseur : Ces modules supplémentaires ont généralement un ou plusieurs composants d’entreprise hébergés dans un emplacement hébergé par un fournisseur distant (fournisseur). Ces composants distants peuvent comprendre les éléments suivants :
    • Logique d’entreprise
    • Données hébergées sous forme de bases de données, blobs, caches, et ainsi de suite
    • Tout autre type de composants qui peuvent ou non être construits et/ou hébergés à l’aide de la pile de technologie Microsoft

Il ya plus…

Votre organisation peut décider de créer ses propres add-ins. Veuillez vous référer au chapitre 18, Développement personnalisé – Cadre SharePoint, pour en savoir plus sur la façon de créer vos propres modules, ainsi que d’autres aspects du développement SharePoint. Votre organisation peut publier ces add-ins soit sur le SharePoint Store, soit sur un catalogue d’applications interne.

Catalogue d’applications

Un catalogue d’applications est une collection de sites créée au sein du locataire de l’organisation. Le but de cette collection de site est d’héberger tous les add-ins qui ont été créés par votre organisation. Il peut également être utilisé pour héberger des modules de tiers. À la base, le catalogue de l’application contient une bibliothèque de documents où les utilisateurs autorisés peuvent télécharger les paquets de l’application. Ces paquets peuvent ensuite passer par un processus d’approbation avant d’être activés dans leurs sites par les propriétaires de sites respectifs :

Une fois approuvées et déployées, ces applications deviennent disponibles pour les propriétaires de site à déployer via les applications que vous pouvez ajouter écran, dont nous avons discuté précédemment dans cette recette. Veuillez vous référer au déploiement de votre partie Web SPFx à une recette de locataire Microsoft 365 dans le chapitre 18, Développement personnalisé – Cadre SharePoint, pour plus de détails sur le catalogue d’applications.

Suppression d’une application de votre site

Les propriétaires de sites peuvent supprimer les modules qui ont déjà été déployés sur leur site en naviguant sur la page de contenu du site, en cliquant sur les trois points à côté de l’application, puis en cliquant sur Supprimer du menu context, comme le montre la capture d’écran suivante:

Veuillez noter qu’au moment de la rédaction de l’article, vous recevrez le message suivant lorsque vous essayez de supprimer l’application de la page de contenu du site :

Bien que cela devrait changer à l’avenir, pour l’instant, vousdevrez cliquer sur l’eturn r au bouton SharePoint classique pour être pris à la page de contenu du site dans SharePoint classique. Vous devrez alors suivre des étapes similaires pour supprimer l’application de la page de contenu du site classique, comme le montrent les étapes (1), (2) et (3) dans la capture d’écran suivante :

Vous devrez ensuite cliquer sur Exit expérience classique, comme indiqué par étape (4) dans la capture d’écran précédente, pour revenir à l’expérience SharePoint moderne.

Bien que la suppression de l’application supprime complètement tous les fichiers qu’elle utilise en interne, l’application peut avoir créé des artefacts dans votre site qui peuvent encore être utilisés et ne seront probablement pas supprimés par cette opération. Un exemple est le suivant : si votre application a créé des pages personnalisées ou provisionné des listes personnalisées ou des bibliothèques dans votre site, il y a de fortes chances que vous devrez supprimer manuellement ces pages et/ou listes de votre site.

Veuillez noter que même si l’opération de suppression supprime l’application de votre site, l’application sera toujours disponible pour d’autres propriétaires de site à utiliser dans leurs sites. C’est parce que lorsque l’application a été installée pour la première fois, elle a été autorisée à être utilisée par l’ensemble de l’organisation.

Suppression de la licence de l’application

Une fois que vous êtes sûr que personne d’autre dans votre organisation utilise l’application et à condition que vous avez les autorisations nécessaires, vous pouvez supprimer la licence de l’application en naviguant sur la page Vos applications, qui a été mentionné plus tôt dans cette recette.

Étant donné que cette opération touche plusieurs sites dont vous n’êtes peut-être pas propriétaire, il est fortement recommandé que cette étape soit effectuée en consultation avec ou par quelqu’un désigné comme administrateur sharepoint global par votre organisation.

Vous devrez ensuite cliquer sur le lien Gérer les licences dans la navigation à gauche, cliquer sur votre application, cliquer sur ACTIONS, puis cliquer sur Supprimer cette licence, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

Cela supprimera complètement l’application et sa licence du locataire de votre organisation.

Voir aussi

  • La recette du contenu du site d’affichage dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint En ligne
  • Chapitre 18, Développement personnalisé – Cadre SharePoint

Modification de la navigation supérieure

Lorsque vous créez un nouveau site de communication ou enregistrez un site en tant que concentrateur, SharePoint crée également un menu de navigation vers le haut du site. Vous pouvez utiliser le

Menu navigation globale pour aider les utilisateurs de votre site à naviguer rapidement dans différentes zones de votre site.

Dans cette recette, nous apprendrons à modifier la navigation globale dans un site afin d’ajouter un nouvel en-tête et des éléments de menu sublink.

Prépare

Vous aurez besoin du niveau d’autorisation Modifier, Concevoir ou Full Control de votre site pour pouvoir modifier la navigation globale. Le site que vous modifierez devrait être soit un site de communication, soit un site de hub désigné.

Comment le faire…

Pour modifier la navigation mondiale sur votre site, suivez les étapes suivantes :

1.Browse à n’importe quelle page dans le site.

2.Click le lien Modifier vers la fin de la barre de navigation supérieure, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

3.This se traduit par l’ouverture de la navigation globale en mode Modifier. Placez le curseur de la souris au-dessous d’un élément existant où vous souhaitez ajouter le nouvel élément de menu.

4.Click le + signe, puis sélectionnez l’option Header à partir de l’option Choisissez une option tomber, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

5.Give votre menu un nom d’affichage, puis cliquez sur le bouton OK. Il en résultera la création d’un nouvel en-tête.

6.To un lien sous l’élément en-tête nouvellement créé, placez le curseur de la souris directement en dessous.

7.Click le + signe, puis sélectionnez URL à partir de l’option Choisissez une goutte vers le bas.

8.Enter valeurs pour les boîtes de texte nom d’adresse et d’affichage, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

9.Click le bouton OK pour enregistrer votre URL.

10.Click les trois points à côté de votre menu lien nouvellement ajouté.

11.Click l’option de menu de sous-lien make, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

12.Then, cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

félicitations! Vous venez d’ajouter de nouveaux éléments de navigation à votre navigation globale.

Comment ça marche…

Les sites de communication et de hub sont généralement utilisés dans des scénarios de type communication ou intranet, où les utilisateurs sont susceptibles d’être présentés avec du contenu provenant de plusieurs pages et/ou sites. Ces sites sont généralement conçus de manière à ce que les utilisateurs puissent facilement accéder au contenu qu’ils recherchent. Cela se fait généralement grâce à une expérience de recherche enrichie. Même alors, les utilisateurs commencent généralement à chercher du contenu en utilisant la navigation supérieure. La création d’une navigation globale inter-sites robuste dans de tels scénarios aide l’expérience utilisateur en aidant les utilisateurs à parcourir rapidement les informations qu’ils recherchent spécifiquement.

Il y a plus…

SharePoint vous permet de créer le menu Global Navigation en utilisant deux styles très acceptés différents. Nous en discuterons ici.

Menu en cascade et Megamenu

SharePoint permet à Global Navigation d’être conçu comme des menus en cascade ou des menus Mega. Un menu en cascade utilise la navigation multi-niveaux classique pour vous aider à afficher votre hiérarchie de navigation à l’aide de plusieurs menus sous-niveaux, comme le montre la capture d’écran suivante :

D’autre part, l’option de menu Mega, qui a été récemment introduite dans SharePoint, vous permet d’afficher plusieurs niveaux de navigation sans que vous n’avoir à passer par les différents flyouts affichés dans la capture d’écran suivante:

Vous pouvez basculer entre l’une ou l’autre de ces options de style de menu à travers le paramètre Changer le look, qui a été décrit plus tôt dans le cadre de la recette Changer le look.

Voir aussi…

  • Le sujet de ciblage de l’audience de l’ajout d’une recette de partie web, plus tôt dans ce chapitre

Modification de la navigation à gauche

Lorsque vous créez un nouveau site d’équipe, SharePoint crée également un menu de navigation vers la gauche de la page. Ce menu s’appelle le menu Quick Launch. Le but du menu Lancement rapide est d’aider les utilisateurs de votre site Team à se rendre rapidement dans les différentes zones de votre site.

Dans cette recette, nous allons apprendre à modifier le menu Lancement rapide dans votre site et comment ajouter un lien vers une liste existante dans le site.

Prépare

Vous devrez avoir les niveaux d’autorisation Edit, Design ou Full Control dans votre site pour être en mesure de modifier le menu Lancement rapide. Le site que vous modifiez doit être un site d’équipe ou un site d’équipe enregistré comme hub.

Comment le faire…

Pour modifier le menu Lancement rapide de votre site, suivez les étapes suivantes :

1.Browse à n’importe quelle page sur votre site d’équipe :

2.Click le lien Modifier ci-dessous le lancement rapide sur le côté gauche.

3.Click le + signe, puis sélectionnez URL à partir de l’option Choisissez une goutte vers le bas.

4.Entrez l’adresse de lien et un nom d’affichage pour le lien. Ensuite, cliquez sur le bouton OK.

bouton 5.Click the Save pour enregistrer vos modifications, comme le montre la capture d’écran suivante :

Voilà! Vous venez d’apprendre à modifier le menu Lancement rapide pour votre site.

Comment ça marche…

Le but d’un site d’équipe est de faciliter la collaboration au sein d’une équipe. De ce point de vue, les utilisateurs de votre site sont censés naviguer plus dans les différentes zones du site que sur d’autres sites. Le menu de navigation Quick Launch permet de faciliter le processus de navigation sur le contenu pertinent du site pour ces membres de l’équipe. Tout comme le menu de navigation haut de forme, le menu Quick Launch permet également plusieurs niveaux de sous-genre pour vous aider à mieux organiser la navigation dans votre site.

Notez qu’en plus de définir votre lien personnalisé, vous pouvez également utiliser certains liens prédéfinis, tels que ceux indiqués dans la capture d’écran suivante :

En cliquant sur Notebook dans la capture d’écran précédente, par exemple, créera un lien vers l’ordinateur portable OneNote pour le site.

Enfin, si vous en avez besoin, vous pouvez désactiver complètement le menu de navigation gauche en naviguant sur le paramètre Éléments de navigation sous paramètres du site et en désélectionnant l’option Activer le lancement rapide, comme le montre la capture d’écran suivante :

Notez que l’option Activer la vue sur les arbres affichée dans la capture d’écran précédente est dépréciée dans l’expérience moderne et n’est donc pas discutée ici. Quelques pages classiques, telles que la page paramètres du site, que nous apprendrons dans la recette affichage et modification des paramètres du site, plus tard dans ce chapitre, afficheront toujours la vue arbre si cette option est vérifiée. Toutefois, les pages modernes ne montreront pas la vue sur l’arbre, même si elle est sélectionnée ici.

Voir aussi…

  • Les paramètres du site d’affichage et de modification, plus tard dans ce chapitre
  • Le sujet de ciblage de l’audience de l’ajout d’une recette de partie web, plus tôt dans ce chapitre

Affichage et modification des paramètres du site

SharePoint vous permet de visualiser et de modifier différents aspects de votre site à tout moment après sa création.

Dans cette recette, nous apprendrons à visualiser et à modifier les informations de base d’un site, telles que son titre, sa description ou son logo. Nous apprendrons également à modifier les paramètres avancés d’un site, tels que la désactivation de la navigation à gauche pour un site d’équipe.

Prépare

Les paramètres que vous êtes autorisé à modifier dépendent de vos autorisations au sein du site. Les niveaux d’autorisation de modification et de conception vous permettent de modifier certaines fonctionnalités, telles que la possibilité de modifier la navigation du site et le thème du site. Le niveau d’autorisation Full Control vous donne le plus grand contrôle sur les différents paramètres du site.

Cette recette suppose que vous avez un accès full control au site.

Comment le faire…

Pour désactiver le lancement rapide de votre site, suivez les étapes suivantes :

1.Browse sur le site que vous souhaitez modifier les paramètres de.

2.Click sur l’icône de vitesse paramètres dans le coin supérieur droit.

3.Click Informations sur le site, comme le montre la capture d’écran suivante:

4.This vous emmène à la page d’information de site de modification. Vous pouvez effectuer les actions suivantes sur cette page :

  • Modifier le logo, le nom et la description du site
  • Modifier les paramètres de confidentialité du site
  • Modifier l’association hub pour le site (se référer à la création d’une recette de site moderne dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint En ligne, pour apprendre ce qu’est un site hub)
  • Afficher ou modifier les informations avancées du site
  • Supprimer le site (vous pouvez utiliser ce lien pour supprimer un site si vous avez un accès full control à celui-ci)

5.Click Voir tous les paramètres du site, comme le montre la capture d’écran suivante:

  • Afficher tous les paramètres du site

6.Click Éléments de navigation sous le titre Look and Feel.

7.Uncheck la case à cocher Enable Quick Launch et cliquez sur le bouton OK.

8.Browse à la page d’accueil de votre site.

9.You remarquera que le menu lancement rapide n’apparaît plus pour votre site d’équipe.

Voilà! Vous venez d’apprendre à parcourir la page paramètres du site et à modifier les paramètres de votre site.

Comment ça marche…

Vous pouvez modifier les différentes propriétés et paramètres de votre site après sa création. Le type de paramètres que vous pouvez modifier dépend non seulement de vos autorisations au sein du site, mais aussi du type de site que vous avez. Par exemple, un site de communication ne contiendra pas l’option Éléments de navigation dont nous avons discuté dans cette recette puisque les sites de communication ne contiennent pas le menu de navigation quick launch pour commencer.

La capture d’écran suivante montre quelques autres paramètres que vous pouvez modifier au sein d’un site d’équipe si vous y avez accès full control :

La plupart des paramètres de cette page sont des paramètres d’administration avancés et sont au-delà de la portée de ce livre ou ont maintenant été dépréciés dans l’expérience moderne. D’autres, tels que les colonnes du site, les types de contenu du site et les alertes utilisateur, sont couverts tout au long des différents chapitres et recettes de ce livre.

Détermination et révocation des autorisations dans un site

SharePoint vous permet de voir qui a accès à votre site et quel niveau d’accès ils ont.

Cette recette vous montrera comment déterminer le niveau d’accès qu’un utilisateur peut avoir à votre site. Nous apprendrons également à utiliser la gestion des autorisations SharePoint pour révoquer les autorisations pour un utilisateur existant du site.

Prépare

Vous aurez besoin d’au moins lire l’accès au site où vous souhaitez vérifier les autorisations des utilisateurs. Vous aurez besoin d’un accès full control pour pouvoir afficher des autorisations avancées ou révoquer les autorisations des utilisateurs sur votre site.

Pour cette recette, nous supposerons que vous avez un accès full control au site où vous souhaitez vérifier les autorisations.

Comment le faire…

Pour afficher et mettre à jour les autorisations des utilisateurs sur un site, naviguez sur votre site et suivez les étapes suivantes :

1.Click sur l’icône de vitesse paramètres dans le coin supérieur droit.

2.Click Autorisations de site, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

3.Here, vous pouvez afficher les membres qui font partie des différents groupes d’autorisation de site dans SharePoint.

4.Click les paramètres d’autorisations avancées lien vers le bas de l’écran, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

Le lien vers l’endroit où vous pouvez afficher les autorisations avancées ne sera visible pour vous que si vous avez obtenu le niveau d’autorisation de contrôle complet dans le site.

5.Click sur Check Permissions du menu en haut.

6.Entrez le nom de l’utilisateur ou du groupe que vous souhaitez vérifier les autorisations de et cliquez sur Vérifiez maintenant.

7.You peut maintenant afficher les autorisations qui ont été accordées à cet utilisateur :

8.Notez les noms de ces groupes dont l’utilisateur fait partie. Dans ce cas, l’utilisateur, Alex Wilber, a obtenu l’accès Lire par l’intermédiaire du groupe Visiteurs marketing.

9.Fermer cette boîte de dialogue et cliquez sur le groupe visiteurs marketing à partir de l’écran Autorisations.

10.Sélectionnez la case à cocher par rapport au nom de l’utilisateur à partir de la liste des utilisateurs qui s’affiche dans le groupe Visiteurs marketing.

11.Click le menu Actions, puis supprimer les utilisateurs du groupe, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

12.Click OK sur le message de confirmation qui apparaît.

félicitations! Vous avez appris à déterminer et à mettre à jour les autorisations des utilisateurs sur vos sites.

Comment ça marche…

SharePoint offre une autorisation très granulaire et un contrôle d’accès non seulement à votre site, mais jusqu’aux listes, bibliothèques de documents, et plus bas pour énumérer les éléments, documents, listes et fichiers en elle. Nous examinerons les différents paramètres liés à la permission ici.

Autorisations de site

Les autorisations de SharePoint commencent au niveau du site. Il y a généralement trois groupes d’autorisation qui se créent avec le site :

  • Propriétaires de sites : Les membres de ce groupe ont un accès full control au site et à tout le contenu qu’il contient.
  • Membres du site : Les membres de ce groupe ont accès au site Edit.
  • Visiteurs du site: Les membres de ce groupe ont lu l’accès au site.

En plus de ces groupes, qui sont créés par défaut, vous pouvez accorder ou révoquer des autorisations de site pour les utilisateurs individuels ou les groupes via la page d’autorisations du site.

Nous passerons en revue divers aspects des autorisations dans SharePoint plus tard dans ce sujet.

Niveaux d’autorisation

Le contrôle complet, l’édition et la lecture sont appelés niveaux d’autorisation. Ceux-ci peuvent être consultés via la page d’autorisations du site. SharePoint est livré avec cinq niveaux d’autorisation prédéfins, avec chaque niveau d’autorisation indiqué dans la capture d’écran suivante:

Chaque niveau d’autorisation inclut ou exclut plusieurs autorisations individuelles. Les autorisations sur la page niveaux d’autorisation d’ajout/modification sont classées sous les rubriques suivantes :

  • Autorisations de liste : Cette sous-section contient toutes les autorisations liées aux listes et aux éléments de liste, par exemple si ce niveau d’autorisation permet aux utilisateurs d’ajouter/modifier ou de supprimer des éléments. La capture d’écran suivante montre les différentes autorisations qui peuvent être contrôlées dans cette catégorie et les autorisations sélectionnées par défaut pour le niveau d’autorisation Modifier :

  • Autorisations de site : Cette sous-section répertorie toutes les autorisations qui peuvent être contrôlées pour un site. La capture d’écran suivante montre les différentes autorisations qui relèvent de cette catégorie et les autorisations sélectionnées par défaut pour le niveau d’autorisation Modifier :

  • Autorisations personnelles : Les actions de cette section concernent les modifications que les utilisateurs peuvent apporter à leurs opinions personnelles. Ces actions ne modifient pas le contenu que les autres utilisateurs voient dans le site. Grâce aux autorisations de cette section, vous pouvez contrôler les actions que les utilisateurs peuvent effectuer sur leurs opinions personnelles. La capture d’écran suivante montre les différentes autorisations qui relèvent de cette catégorie et les autorisations sélectionnées par défaut pour le niveau d’autorisation Modifier :

Vous ne pouvez pas modifier les autorisations dans les niveaux d’autorisation par défaut SharePoint, mais vous pouvez créer vos propres niveaux d’autorisation en sélectionnant les autorisations que vous souhaitez inclure dans ces niveaux d’autorisation. Cela signifie que vous pouvez être très précis sur le type d’accès que vous souhaitez avoir pour chaque niveau d’autorisation dans SharePoint. Par exemple, l’une des fonctionnalités fréquemment demandées est la possibilité pour les utilisateurs d’être en mesure de modifier ou de contribuer du contenu, mais de ne pas être en mesure de le supprimer. Cela peut simplement être réalisé en créant un niveau d’autorisation en copiant le niveau d’autorisation modifier (indiqué dans la capture d’écran précédente) puis en désélectionnant l’autorisation supprimer les éléments dans la catégorie Autorisations de liste.

Voici un article Microsoft recommandé si vous souhaitez comprendre plus en détail les niveaux d’autorisation SharePoint : https://m365book.page.link/Permission-Levels.

Héritage d’autorisation

Lorsque vous créez un nouveau sous-site, une nouvelle liste ou une nouvelle bibliothèque dans un site SharePoint, il hérite des autorisations du site parent. Cela signifie que l’objet utilise les mêmes autorisations que le site qu’il a été créé à l’intérieur. Ces autorisations descendent encore au niveau de l’élément dans une liste ou au niveau du document individuel dans une bibliothèque de documents. Cela signifie que les éléments des listes ou des documents dans les bibliothèques de documents héritent automatiquement des autorisations de la liste des parents ou de la bibliothèque. SharePoint, d’autre part, vous permet d’arrêter d’hériter des autorisations et d’attribuer des autorisations uniques à des listes/ bibliothèques individuelles ou des éléments / documents en leur sein. Cela vous permet de définir différentes autorisations pour les listes individuelles ou les bibliothèques de votre site. La recette d’autorisations d’affichage et de modification de la liste du chapitre 4, Travailler avec les listes et les bibliothèques de SharePoint Online, en discute plus en détail.

Il n’est pas recommandé de briser l’héritage d’autorisation trop fréquemment car il a tendance à confondre les utilisateurs. Il peut également devenir rapidement un cauchemar de maintenance lorsque vous essayez de comprendre les autorisations pour différents objets dans un site.

Groupes d’autorisation dans SharePoint

Les groupes d’autorisation dans SharePoint sont un moyen de gérer un ensemble d’utilisateurs qui devraient avoir les mêmes autorisations dans SharePoint. Vous aurez un ou plusieurs utilisateurs dans un groupe SharePoint à qui vous pouvez ensuite attribuer des autorisations. Tout comme les propriétaires de sites, les membres et les groupes de visiteurs que nous avons mentionnés précédemment, vous pouvez créer vos propres groupes dans SharePoint et leur attribuer des autorisations personnalisées.

En plus d’attribuer des autorisations aux utilisateurs via des groupes SharePoint, vous pouvez également attribuer des autorisations aux utilisateurs qui font partie de groupes de domaine d’annuaire actif dans votre organisation. De cette façon, vous pouvez utiliser la catégorisation de l’utilisateur par l’intermédiaire de ces groupes d’ANNONCE, à condition que votre organisation les maintiend activement.

Administrateur de collection de site

Lorsqu’un site est créé, il y a un rôle d’autorisation qui est créé en plus des trois groupes mentionnés précédemment. Ce rôle est l’administrateur de la collection du site. Les administrateurs de collection de sites ont non seulement un accès complet à tout le contenu de tous les sites et sous-sites de cette collection de sites, mais ils ont également accès à des paramètres supplémentaires et à des fonctionnalités d’administration dans le site. Cette liste d’administrateurs de collection de site peut être gérée via la page paramètres du site. Seuls les administrateurs de collection de sites existants ou les administrateurs SharePoint mondiaux qui ont été désignés par votre organisation peuvent gérer la liste des administrateurs de collection de site.

Voir aussi…

  • Le partage d’une recette de document dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint En ligne
  • La recette d’autorisations d’affichage et de modification de la liste dans le chapitre 4, Travailler avec des listes et des bibliothèques dans SharePoint Online

Création d’un sous-site

SharePoint vous permet de créer des sous-sites sous des sites existants. Les sous-sites sont utiles lorsque vous souhaitez organiser le contenu via un sous-ensemble de listes, bibliothèques ou pages, mais l’audience qui aura accès à ce contenu est la même ou un sous-ensemble des utilisateurs du site parent. Par exemple, une grande organisation peut avoir un site pour le service des RH, et elle est susceptible d’avoir un sous-site de paie en son sein pour un petit groupe de membres qui aident à gérer la paie de l’organisation.

Cette recette vous montre comment créer un sous-site à l’aide du modèle de site team moderne.

Prépare

Vous avez besoin d’un accès full control au site pour qui vous souhaitez créer le nouveau sous-site.

Comment le faire…

Pour créer un sous-site, suivez les étapes suivantes :

1.Browse sur le site que vous souhaitez créer le sous-site pour.

2.Click sur l’icône de vitesse paramètres dans le coin supérieur droit, puis le contenu du site.

3.Click Nouveau, puis Subsite.

4.On la page du nouveau site SharePoint, entrez ou sélectionnez les éléments suivants :

  • Un titre, une description, un nom d’URL, une langue et un modèle pour votre site.
  • Si oui ou non le site utilisera les mêmes autorisations que le site parent. En cliquant sur Utiliser des autorisations uniques vous permettra de spécifier les autorisations qui sont différentes de celle du site parent. Que le site s’affiche ou non sur le lancement rapide du site parent (généralement défini sur No).
  • Si oui ou non le site s’affiche sur la navigation globale du site parent (généralement défini sur Oui).
  • Si oui ou non le site utilisera la même navigation globale que le site parent (généralement défini sur Oui):

5.Click le bouton Créer une fois que vous avez terminé la mise en place ou confirmé les informations que vous avez fournies ici.

félicitations! Vous venez de créer votre nouveau sous-site.

Comment ça marche…

Pour des raisons au-delà de la portée de ce livre, les conseils généraux de Microsoft au moment de la rédaction est de ne pas créer de sous-sites. Microsoft recommande de créer des sites (c’est-à-dire des collections de sites) au lieu d’atteindre vos objectifs et d’utiliser un concentrateur pour connecter des sites connexes. Cela dit, les sous-sites peuvent encore avoir du sens dans certains scénarios. Un tel scénario a été décrit au début de cette recette avec le site RH et le sous-site de paie. Un autre exemple pourrait être un domaine de collaboration temporaire au sein d’un site de l’équipe de recherche, pour une équipe plus petite de collaborer sur une nouvelle idée ou un produit à venir. Voici quelques bonnes orientations indépendantes sur les avantages et les inconvénients de chacun : https://m365book.page.link/Why-Subsites et https://m365book.page.link/Why-Sites

Au moment d’écrire ces lignes, le nombre maximal de sous-sites que vous pouvez avoir dans une collection de site SharePoint est de 2 000. D’autre part, le nombre maximum de collections de sites par locataire de l’organisation est de 2 millions.

Il y a plus

Dans les sujets de cette section, nous examinerons comment utiliser l’approvisionnement personnalisé du site pour créer des sites SharePoint qui contiennent des fonctionnalités étendues ou personnalisées dès leur création. Nous examinerons ensuite le concept d’utilisation de modèles pour reproduire la structure, la conception et les fonctionnalités de vos sites SharePoint préférés.

Provisionner personnalisé à l’aide de conceptions de sites et de scripts de site

SharePoint vous permet de créer des sites qui utilisent une expérience d’approvisionnement personnalisée adaptée par vous pour vos utilisateurs. Vous pouvez y parvenir en utilisant des conceptions de site et des scripts de site. Une conception de site est une collection de scripts de site qui vous permettent de fournir vos conceptions et personnalisations dans le cadre de l’expérience de création du site. Ces conceptions et personnalisations peuvent inclure des listes réutilisables, des thèmes, des mises en page, des pages ou des actions personnalisées afin que vos utilisateurs puissent rapidement construire de nouveaux sites SharePoint avec les fonctionnalités dont ils ont besoin. La conception du site est utile pour aider à générer de la cohérence sur vos sites. Vous pouvez appliquer les conceptions de site lors de la création d’un site, comme le montre la capture d’écran suivante:

Pour les sites existants, vous pouvez appliquer les conceptions du site en cliquant sur l’icône de l’engrenage, puis en cliquant sur les conceptions du site, comme le montre la capture d’écran suivante:

La création de scripts de site et de conceptions de sites est une capacité avancée et nécessitera une expertise administrative et de développement pour y parvenir. L’article et sous-articles Microsoft Docs suivants fournissent un aperçu détaillé de la mise en œuvre et de l’utilisation des scripts de site et des conceptions de sites dans votre organisation : https:// m365book.page. lien/Site-Designs.

Réutilisation d’un site comme modèle

Vous devrez peut-être, cependant, recréer les fonctionnalités, les conceptions, la structure et/ou une partie ou la partie du contenu d’un site existant. La façon dont vous irait le faire dans l’expérience SharePoint classique a été en sauvant le site comme un modèle, puis la création de nouveaux sites en utilisant ce modèle. Cette capacité, cependant, est maintenant dépréciée dans l’expérience SharePoint moderne.

Il y a deux façons d’exporter les sites existants comme modèles dans l’expérience plus moderne, et nous examinerons les deux ici.

Exportation d’un site à l’aide d’un script de site

La conception du site et les scripts de site vous permettent de créer des sites à l’aide d’une expérience d’approvisionnement complexe et personnalisable. Ils sont un excellent moyen de créer des sites standardisés à partir de zéro. Vous pouvez également utiliser des scripts de site pour exporter votre site existant et ses paramètres afin que vous puissiez utiliser le script généré pour créer un nouveau site.

S’il vous plaît se référer à la commande Get-SPOSiteScriptFromWeb ici pour exporter votre site comme un script: https://m365book.page.link/Get-SPOSiteScriptFromWeb.

La commande Get-SPOSiteScriptFromWeb fait partie du module PowerShell en ligne SharePoint. Vous pouvez en savoir plus sur SharePoint Online PowerShell dans la section Powershell de l’Annexe

Une fois que le site est exporté comme un script, vous pouvez l’utiliser dans une conception de site pour les utilisateurs de créer un nouveau site basé sur ce modèle. Nous avons également discuté de la conception du site et des scripts de sites dans le sujet précédent sur l’approvisionnement personnalisé à l’aide de conceptions de sites et de scripts de site.

En plus d’utiliser PowerShell pour la conception de sites et les scripts de site, vous pouvez également utiliser l’API Microsoft 365 Rest pour effectuer les mêmes tâches, telles que décrites ici: https://m365book.page.link/SiteDesign-RestAPI.

Exportation d’un site à l’aide de l’approvisionnement PnP

Le moteur PnP a mis à disposition des commandes de développeur et d’administration qui peuvent être utilisées pour enregistrer un site de votre choix en tant que modèle. Vous pouvez ensuite apporter des modifications aux fonctionnalités du modèle de site enregistré, puis utiliser à nouveau des commandes PnP similaires pour fournir un ou plusieurs sites à l’aide du modèle enregistré.

PnP (a court pour Patterns and Practices). Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans le sujet SharePoint PnP de la section Cadres de développement du Bureau à l’Annexe.

Vous pouvez utiliser la commande Get-PnPProvisioningTemplate pour exporter le site comme un modèle, comme décrit ici: https://m365book.page.link/Get-PnPProvisioningTemplate.

Vous utiliseriez alors la commande Apply-PnPProvisioningTemplate pour utiliser ce modèle pour créer un nouveau site : https://m365book.page.link/Apply-PnPProvisioningTemplate.

Vous pouvez en savoir plus sur le moteur d’approvisionnement PnP et ses capacités de templation ici: https://m365book.page.link/Apply-PnPProvisioningTemplate

Voir aussi…

  • La création d’une recette de site moderne dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint En ligne
  • Le sujet SharePoint PnP dans la section Cadres de développement des bureaux de l’Annexe

Travailler avec des listes et des bibliothèques dans SharePoint Online

Les listes dans SharePoint sont des conteneurs qui vous permettent de visualiser et de conserver des informations, tout comme avec une feuille de calcul Excel ou une table de base de données. Tout comme les feuilles de calcul ou les tables de base de données, les listes ont des colonnes et des lignes. Chaque colonne identifie le type d’informations stockées dans la liste. Chaque ligne, également appelée élément de liste, stocke ces informations. SharePoint est livré avec un ensemble de modèles prêts à l’emploi qui peuvent être utilisés pour créer des listes avec des fonctionnalités intégrées. Des exemples de telles listes sont des annonces, des contacts et des listes de tâches. Toutes les listes sont dotées de certaines fonctionnalités standard et utiles, telles que les suivantes :

  • La possibilité d’ajouter ou de supprimer différents types de colonnes au besoin
  • La possibilité de spécifier les validations pour les colonnes (telles que les longueurs maximales de champ, si un champ est nécessaire ou non, et ainsi de suite)
  • La capacité de personnaliser l’organisation de l’information présentée à travers des vues
  • Formulaires natifs pour afficher et modifier l’information
  • La possibilité d’intégrer des informations de ces listes dans d’autres pages de Microsoft 365
  • Autoriser la spécifiée des autorisations pour l’ensemble de la liste ou des éléments individuels de la liste
  • La possibilité de rechercher dans la liste des informations, en fonction de vos autorisations pour la liste ou des éléments individuels
  • Version et historique au niveau des éléments
  • La possibilité de s’abonner aux alertes pour les changements dans la liste

Les listes s’étendent en outre en tant que bibliothèques, en ce que les bibliothèques sont des listes qui sont centrées autour des documents. Nous en apprendrons davantage sur les bibliothèques du chapitre 5, Gestion des documents dans SharePoint Online. Toutefois, pour ce chapitre, il suffit de noter que presque tous les concepts qui s’appliquent aux listes s’appliquent également aux bibliothèques. Les recettes entourant les listes que nous examinerons dans ce chapitre s’appliqueront donc également aux bibliothèques.

Les recettes suivantes de ce chapitre nous montreront comment travailler avec les listes dans SharePoint :

  • Création d’une liste à l’aide d’un modèle intégré
  • Ajout d’une colonne
  • Création d’une vue de liste personnalisée
  • Utilisation de Quick Edit pour modifier en vrac des éléments de liste
  • Affichage et modification des paramètres de liste
  • Affichage et modification des autorisations de liste Ajout d’alertes

Création d’une liste à l’aide d’un modèle de liste intégré

Dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint Online, nous avons vu comment créer une liste personnalisée à partir de zéro. Dans ce chapitre, nous verrons comment créer des listes à l’aide de modèles de liste prédéfinis. Pour notre recette, nous utiliserons le modèle de liste annonces. Vous pouvez utiliser la liste des annonces pour partager facilement des nouvelles, des mises à jour et des annonces au sujet de votre ministère ou organisation. Vous pouvez utiliser l’éditeur de texte riche intégré pour ajouter des images, des liens et un formatage riche à ces annonces. Vous pouvez ensuite ajouter cette liste en tant que partie web sur la page d’accueil de votre site afin que les annonces soient bien visibles pour les visiteurs de votre site. Vous pouvez en outre définir une date d’expiration pour chaque annonce afin qu’elle tombe de la liste après cette date.

Nous allons maintenant voir comment utiliser ce modèle de liste pour créer une liste d’annonces marketing sur notre site.

Prépare

Vous aurez besoin d’autorisations de modification, de conception ou de contrôle complet dans votre site pour pouvoir créer des listes.

Comment le faire…

Pour créer une nouvelle liste basée sur le modèle Annonces, suivez les étapes suivantes :

1.Browse sur le site dans lequel vous souhaitez créer la liste.

2.Click l’icône de vitesse de paramètres dans le coin supérieur droit.

3.Click Ajouter une application, comme le montre la capture d’écran suivante:

4.Search pour le terme Annonce dans la boîte de recherche trouver une application.

Notez que les sites basés sur certains modèles, tels que le site de communication moderne, ont besoin d’une étape supplémentaire pour que les modèles de liste supplémentaires, tels que le modèle Annonces, s’affichent. Vous devrez activer la fonction Listes de collaboration d’équipe dans le site pour que ces modèles s’affichent. Les fonctionnalités de SharePoint sont des modules de fonctionnalité qui peuvent être activés ou activés au besoin. Pour activer cette fonctionnalité, consultez la page Fonctionnalités du site, tel que décrit dans cet article de support : https://m365book.page.link/Activate-Features. Ensuite, recherchez les listes de collaboration de l’équipe de texte et cliquez sur le bouton Activer à côté. Vous allez maintenant commencer à voir la liste supplémentaire et les modèles de bibliothèque sur la page Ajouter une application.

5.Cliquez sur le résultat de recherche Annonces.

6.Enter Annonces marketing pour le nom de la liste et cliquez sur le bouton Créer.

Le nom que vous entrez lors de la création d’une liste ou d’une bibliothèque est également utilisé comme localisateur de ressources uniforme (URL) de votre liste. Par exemple, la liste que nous venons de créer aurait l’URL suivante: https://tenant-name.sharepoint.com/sites/Marketing/Marketing%20Announcements/

Pour cette raison, vous devez éviter d’entrer des espaces ou d’autres caractères spéciaux lors de la création de listes ou de bibliothèques dans SharePoint. Cela permettra de s’assurer que l’URL de votre liste est propre et ne contient pas de caractères spéciaux. Dans l’exemple précédent, vous souhaitez entrer annonces marketing comme nom de liste. Cela créerait une liste avec l’URL suivante :

https://tenant-name.sharepoint.com/sites/Marketing/MarketingAnnouncements (sans le %20 dans l’URL).

Une fois la liste créée, vous pouvez revenir en arrière et la renommer pour y ajouter les espaces et les caractères spéciaux comme vous le souhaitez (Annonces marketing dans notre exemple, avec un espace entre les deux). Renommer la liste après sa création ne modifie pas l’URL de la liste, et vos utilisateurs verraient toujours la même URL propre qui a été généré lors de la création de la liste, en même temps bénéficier d’un titre plus convivial.

félicitations! Vous venez de créer une liste à l’aide du modèle de liste Annonces dans SharePoint.

Comment ça marche…

En plus de la possibilité de créer des listes à partir de zéro, SharePoint fournit également des modèles que vous pouvez utiliser pour créer des listes et des bibliothèques dans votre site. Lorsque vous créez une liste ou une bibliothèque à l’aide de l’un des modèles existants, SharePoint crée et configure automatiquement des colonnes, des vues et des paramètres prédéfinis en fonction de ce modèle. En l’est, ces listes et bibliothèques sont généralement orientées vers répondre à des besoins très ciblés afin que vous puissiez commencer à les utiliser immédiatement. Si nécessaire, cependant, vous pouvez également les personnaliser pour répondre à tous les besoins spécifiques que vous pourriez avoir.

À titre d’exemple, la liste d’annonces marketing que nous venons de créer est livré avec des champs qui vous permettent de créer une annonce, lui donnant un titre, un corps, une date d’expiration, et— en option – ajouter des pièces jointes de fichiers à elle. Les prochaines recettes vous montreront comment personnaliser davantage la liste des annonces marketing en ajoutant de nouvelles colonnes et en créant des vues personnalisées pour elle.

Enfin, en plus de créer une liste de cette façon, vous pouvez également créer une liste basée sur les éléments suivants :

  • Cliquez sur le nouveau menu de la page d’accueil (ou toute autre page moderne) sur votre site, puis cliquez sur App, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

  • De même, vous pouvez cliquer sur le nouveau menu, puis l’application à partir de la page de contenu du site à prendre pour les applications que vous pouvez ajouter à la page. Si vous n’êtes pas familier avec la page de contenu du site, vous pouvez consulter la recette du contenu du site d’affichage dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint Online, pour voir comment naviguer à partir de votre site.

Il y a plus…

Tout comme le modèle de liste annonces, SharePoint est livré avec plusieurs autres modèles de liste intégrée et de bibliothèque. Vous pouvez également créer des listes basées sur des listes existantes que vous avez peut-être créées dans votre site.

Dans cette section, nous verrons d’abord une brève liste des autres modèles de liste et de bibliothèque natifs que SharePoint offre. Nous discuterons ensuite de quelques moyens avancés d’exporter la liste afin qu’elle puisse être recréée dans votre site, d’autres sites de votre organisation, ou même entre les organisations.

Liste intégrée et modèles de bibliothèque

SharePoint est livré avec plusieurs modèles intégré que vous pouvez utiliser pour créer rapidement des listes et des bibliothèques avec des fonctionnalités prédéfinies. Ce qui suit est une liste de tous ces modèles dans SharePoint:

Nom du modèle type description
Annonces liste Une liste de nouvelles, statuts, et d’autres petits bouts d’information.
calendrier liste Un calendrier des réunions à venir, des dates limites ou d’autres événements. Les informations du calendrier peuvent être synchronisées avec Microsoft Outlook ou d’autres programmes compatibles.
Contacts liste Une liste de personnes avec qui votre équipe travaille, comme des clients ou des partenaires. Les listes de contacts peuvent se synchroniser avec Microsoft Outlook ou d’autres programmes compatibles.
Liste personnalisée liste Créez votre propre liste à partir de zéro.
Liste personnalisée dans la vue Datasheet liste Une liste personnalisée qui s’affiche sous forme de feuille de calcul pour permettre une saisie facile des données. Vous pouvez ajouter vos propres colonnes et vues supplémentaires, tout comme dans une liste régulière.
Forum de discussion liste Un endroit pour avoir des discussions de type groupe de discussion. Les forums de discussion facilitent la gestion des threads de discussion et peuvent être configurés pour nécessiter l’approbation de tous les messages.
Bibliothèque de documents bibliothèque Utilisez une bibliothèque de documents pour stocker, organiser, synchroniser et partager des documents avec les gens.
Suivi des émetteurs liste Liste des problèmes associés à un projet ou à un élément. Vous pouvez attribuer, hiérarchiser et suivre l’état des émetteurs.
Liens liste Une liste de pages Web ou d’autres ressources.
iconothèque bibliothèque Un endroit pour télécharger et partager des photos.
Liens promus liste Utilisez cette liste pour afficher un ensemble d’actions de lien dans une mise en page visuelle basée sur les tuiles.
enquête liste Une liste de questions auxquelles vous aimeriez que les gens répondent. Les sondages vous permettent de créer rapidement des questions et de consulter les résumés graphiques des réponses.
Actifs du site bibliothèque Cette bibliothèque est utilisée pour stocker les fichiers et autres biens nécessaires au fonctionnement du site. Des exemples de fichiers stockés dans cette bibliothèque sont des images de page et des vidéos, un ordinateur portable OneNote, le logo du site, et ainsi de suite.
Site Pages bibliothèque Cette bibliothèque contient les pages utilisées dans le site.
Bibliothèque de style bibliothèque Le but de cette bibliothèque est de stocker des éléments de style pour votre site.
tâches liste Un lieu pour les tâches d’équipe ou personnelles.

Veuillez noter que certaines listes et bibliothèques peuvent ou non être disponibles en fonction de la configuration ou du type de votre site. Le type ou la configuration de votre site dicte également les listes et les bibliothèques qui sont automatiquement créées lorsque vous créez votre site.

Pour plus d’informations concernant les modèles de liste énumérés précédemment, veuillez consulter la section Types de listes à : https://m365book.page.link/List-Types. Pour plus d’informations sur les modèles de bibliothèque, veuillez consulter la section Types de bibliothèques à l’adresse suivante : https://m365book.page.link/library-types.

Enregistrement d’une liste en tant que modèle

En plus d’utiliser les modèles intégré pour créer des listes, vous pouvez également créer des listes basées sur des listes existantes que vous avez peut-être déjà créées dans votre site.

Nous avons vu comment créer une nouvelle liste qui est basée sur une liste existante dans le cadre de la façon de le faire … section dans la création d’une recette de liste dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint En ligne. Pour la plupart, vous devriez être en mesure de l’utiliser pour recréer une liste existante avec ses colonnes, vues et formatage. Il y a toutefois quelques limites à cette approche :

  • Lors de la sélection de la liste source, vous ne verrez que les sites et les listes à qui vous avez accès, via les autorisations. Par conséquent, vous ne serez pas en mesure de voir ou de créer des listes basées sur d’autres listes à qui vous n’avez pas accès.
  • Vous ne serez pas en mesure de copier sur les données en utilisant cette approche.
  • Vous ne serez pas en mesure de copier sur les paramètres de liste que vous avez peut-être modifiés par rapport aux valeurs par défaut.
  • Vous ne pouvez pas utiliser cette approche si vous souhaitez automatiser la création de certaines listes prédéfinis lors de l’approvisionnement de nouveaux sites.

C’est là que certaines des méthodes supplémentaires discutées dans cette recette sont utiles. En utilisant ces méthodes, vos administrateurs SharePoint, ou d’autres qui ont accès à la liste existante, peuvent l’exporter comme un modèle et le partager avec vous afin que vous puissiez recréer une nouvelle liste dans votre site en fonction de ce modèle. Le seul inconvénient de ces méthodes est que vous aurez besoin de l’aide de l’administrateur ou du développeur pour être en mesure de les utiliser pour exporter et importer vos listes.

Nous discuterons brièvement de ces méthodes supplémentaires pour enregistrer les listes existantes en tant que modèles, puis les réutiliserons pour créer de nouvelles listes. Notez que vous pouvez réutiliser les modèles de liste exportés non seulement pour recréer des listes dans le même site ou d’autres sites de votre organisation, mais même entre les organisations / locataires si vous avez besoin de le faire.

Exportation d’une liste à l’aide de scripts de site

Nous avons discuté de la conception du site et des scripts de site dans le cadre de l’approvisionnement personnalisé en utilisant la conception du site et le thème des scripts de site de la création d’une recette de sous-site dans le chapitre 3, travailler avec des sites modernes dans SharePoint En ligne.

Nous pouvons utiliser la commande Get-SPOSiteScriptFromList pour exporter la liste en tant que script. Pour plus de détails, rendez-vous sur le lien suivant : https://m365book.page.link/Get-SPOSiteScriptFromList.

La commande Get-SPOSiteScriptFromList fait partie du module PowerShell en ligne SharePoint. Vous pouvez en savoir plus sur SharePoint Online PowerShell dans la section Powershell de l’Annexe

Une fois la liste exportée, vous pouvez l’importer sur un site existant ou en faire une partie de la conception d’un site, à fournir à un nouveau site.

N’oubliez pas qu’en plus d’utiliser PowerShell pour la conception de sites et les scripts de site, vous pouvez également utiliser l’interface de programmation d’application (API) de transfert d’état de représentation Microsoft 365 (REST) pour effectuer les mêmes tâches, telles que décrites ici : https://m365book.page.link/SiteDesign-RestAPI.

Exportation d’une liste à l’aide de PnP

Le moteur d’approvisionnement PnP (a résumé patterns and practices) nous donne également des commandes pour l’exportation de vos listes en tant que modèles réutilisables.

Vous pouvez en savoir plus sur PnP dans le sujet SharePoint PnP de la section cadres de développement office de l’Annexe.

Vous pouvez utiliser la commande Export-PnPListToProvisioningTemplate pour exporter la liste, comme décrit ici: https://m365book.page.link/Export-PnPListToProvisioningTemplate.

Vous utiliseriez ensuite la commande Apply-PnPProvisioningTemplate pour recréer la liste dans un site nouveau ou existant, tel que décrit ici : https://m365book.page.link/Apply-PnPProvisioningTemplate.

Vous pouvez en savoir plus sur le moteur d’approvisionnement PnP et les capacités de templation ici: https://m365book.page.link/PnP-Provisioning-Engine.

Exportation d’une liste à l’aide des paramètres de liste

Enfin, vous pouvez également utiliser la liste Enregistrer comme paramètre de liste de modèles pour enregistrer une liste en tant que modèle. Pour ce faire, consultez la page paramètres de la Liste, tel que décrit dans la

modification de la recette des paramètres de liste plus tard dans ce chapitre. Ensuite, cliquez sur la liste Enregistrer en tant que modèle se dirigeant sous le titre Autorisations et gestion.

Si vous ne voyez pas cette option dans les paramètres de liste, l’administrateur de votre site peut avoir besoin d’autoriser le script personnalisé. S’il vous plaît se référer à cet article de Microsoft pour activer le script personnalisé sur votre site: https://m365book.page.link/Custom-Script.

Vous pouvez ensuite saisir les valeurs sur cet écran, comme indiqué dans la capture d’écran suivante, puis cliquer sur le bouton OK pour enregistrer la liste comme un modèle:

Vous allez maintenant commencer à voir cette liste dans l’ajouter un écran d’application, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

Vous pouvez également télécharger le fichier de modèle de liste et l’utiliser pour créer des listes sur d’autres sites. Vous pouvez également en savoir plus sur l’enregistrement et l’utilisation des modèles de liste ici: https://m365book.page.link/Manage-list-templates.

Voir aussi

  • La création d’une recette de liste dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint En ligne
  • Le Il ya plus … section de la création d’une recette de sous-site dans le chapitre 3, Travailler avec des sites modernes dans SharePoint Online
  • Le sujet SharePoint PnP dans la section cadres de développement office de l’Annexe

Ajout d’une colonne

Les colonnes des listes définissent la nature et le type d’informations stockées dans ces listes. Nous avons brièvement vu comment créer de nouvelles colonnes sur une liste personnalisée dans le cadre de la création d’une recette de liste dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint Online.

Dans cette recette, nous verrons comment ajouter une nouvelle colonne à la

Liste d’annonces marketing que nous venons de créer. Nous ajouterons une nouvelle colonne date de début d’annonce à la liste. Nous discuterons ensuite de concepts plus avancés autour de la création de colonnes dans les sections à suivre.

Prépare

Vous aurez besoin d’autorisations de modification, de conception ou de contrôle complet dans votre site pour pouvoir ajouter des colonnes à votre liste.

Comment le faire…

Pour ajouter une nouvelle colonne à votre liste :

1.Browse à la liste pour laquelle vous souhaitez ajouter la nouvelle colonne.

colonne 2.Click Ajouter pour voir une liste des types de colonnes que vous pouvez ajouter à la liste.

3.Click Date pour créer une colonne qui vous permet de stocker les dates ou les valeurs de date-heure.

4.In la fenêtre Créer une colonne, saisir ou sélectionner des valeurs pour différentes propriétés de colonne, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

5.Cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer les propriétés et créer votre nouvelle colonne.

Voilà! Vous venez d’apprendre à créer une nouvelle colonne à votre liste.

Comment ça marche…

Les colonnes permettent d’associer des informations à des éléments individuels de votre liste. Pour les bibliothèques de documents, elles agissent comme des métadonnées qui sont associées aux documents respectifs. Tout comme pour les colonnes d’une feuille de travail Excel, les listes SharePoint et les bibliothèques vous permettent de spécifier le type d’informations que ces colonnes peuvent contenir. De même, vous pouvez trier, filtrer et regrouper des informations à l’aide de colonnes dans SharePoint.

SharePoint prend en charge différents types de colonnes, comme le montre la capture d’écran suivante:

Après avoir sélectionné un type de colonne, vous pouvez choisir de spécifier des propriétés supplémentaires pour cette colonne. Par exemple, pour la ligne unique de type colonne de texte, vous pouvez spécifier le nombre maximum de caractères que les utilisateurs peuvent entrer (avec une limite supérieure de 255 caractères). En plus de ces propriétés spécifiques à la colonne, SharePoint vous permet également de spécifier certaines propriétés communes, telles que s’il s’agit ou non d’une colonne requise. Vous pouvez afficher des descriptions détaillées des différents types de colonnes et de leurs propriétés à travers cet article de support : https://m365book.page.link/Column-types.

Une fois qu’une colonne est créée, vous pouvez afficher et modifier l’une de ses propriétés via la page paramètres de liste. C’est également là que vous pouvez supprimer la colonne si vous ne voyez plus la nécessité pour elle. La page paramètres de liste vous permet également de spécifier l’ordre des colonnes à montrer dans le formulaire de saisie de données. La recette affichage et modification des paramètres de liste plus tard dans ce chapitre couvre plus en détail la page Paramètres de liste.

Il y a plus…

Dans cette section, nous en apprendrons davantage sur quelques actions que vous pouvez effectuer avec des colonnes. Nous apprendrons également comment rendre vos colonnes réutilisables sur différentes listes et bibliothèques de votre site grâce à l’utilisation de colonnes de site.

Modification ou suppression d’une colonne

Une fois qu’une colonne est créée, vous pouvez facilement y apporter des modifications, voire la supprimer complètement. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le nom de la colonne, puis cliquez sur paramètres de colonne, puis modifier pour afficher la colonne en mode Modifier:

Cela vous montrera l’écran de colonne Modifier, tout comme celui que vous avez vu lors de la création des colonnes. Ici, vous pouvez apporter des modifications à la colonne, puis cliquez sur Enregistrer pour enregistrer ces modifications. Vous pouvez également supprimer la colonne en cliquant simplement sur le bouton Supprimer vers le bas de l’écran :

En cliquant sur Plus d’options à partir de l’écran de colonne Modifier vous permet de définir des propriétés supplémentaires pour la colonne:

Comme indiqué dans la capture d’écran précédente, en plus de préciser si la colonne est obligatoire ou non et si elle doit appliquer des valeurs uniques, vous pouvez également définir la validation des valeurs que la colonne permettrait. Dans l’exemple de cette capture d’écran, nous validons pour que la date de début soit supérieure ou égale à la date d’aujourd’hui (date à laquelle l’élément est créé ou modifié). Nous fournissons également un message que SharePoint affichera aux utilisateurs si la date de début sélectionnée ne répond pas aux critères de validation.

Autres paramètres de colonne

En plus d’éditer une colonne, cliquer sur les paramètres de colonne vous permet d’effectuer quelques autres actions avec la colonne :

Voici une brève description de ces paramètres :

  • Formatez cette colonne : le formatage des colonnes vous permet de personnaliser l’affichage des colonnes dans la liste ou la bibliothèque. Le formatage des colonnes est très similaire au formatage de vue, que nous avons décrit plus en détail dans le cadre du sujet de mise en forme de vue avancée dans la recette suivante, création d’une vue de liste personnalisée. Vous pouvez en savoir plus sur le formatage des colonnes ici: https://m365book.page.link/About-Column-formatting. Vous pouvez en savoir plus sur l’utilisation du formatage des colonnes pour personnaliser SharePoint ici : https://m365book.page.link/use-column-formatting.
  • Déplacez à gauche/Déplacez à droite : Déplacez la colonne vers la gauche ou la droite dans la vue. Vous pouvez également simplement faire glisser la colonne pour la repositionner dans la vue. Masquez cette colonne : cache la colonne de la vue actuelle. La colonne peut toujours être disponible via d’autres vues et/ou formulaires.
  • Épingler pour filtrer le volet : cela permet à la colonne d’être épinglée sur le volet filtres pour la vue. Nous en avons discuté plus en détail à travers le sujet filtres volet dans la recette suivante, la création d’une vue de liste personnalisée.
  • Afficher/masquer les colonnes : Cliquer sur cette option ouvre une liste de toutes les colonnes de la liste ou de la bibliothèque et vous permet de sélectionner ou de désélectionner les colonnes à afficher dans la vue actuelle.
  • Ajouter une colonne : vous pouvez ajouter une nouvelle colonne à la liste à l’aide de cette option.

Colonnes du site

L’un des inconvénients de créer des colonnes comme nous les avons créées précédemment est qu’elles sont locales à cette liste ou à cette bibliothèque. Cela signifie que si quelqu’un d’autre a besoin d’une colonne similaire dans une autre liste ou bibliothèque dans le site, il devra créer une colonne similaire ailleurs. En plus de la duplication de l’effort, cela conduit souvent à des incohérences entre les colonnes qui sont similaires les unes aux autres, mais ont des différences subtiles parce qu’ils ont été créés indépendamment les uns des autres. Ces incohérences sont encore amplifiées dans les champs de type Choix où les utilisateurs doivent sélectionner une valeur à partir d’une liste de valeurs prédéfinies. Par exemple, une liste pourrait contenir les ressources humaines en tant que ministère, tandis qu’une autre liste pourrait contenir les RH comme choix pour le nom du ministère. En outre, supposons que vous devez apporter des modifications à une telle colonne qui est reproduite sur plusieurs listes ou bibliothèques. Vous devrez maintenant le faire à plusieurs endroits.

C’est là que les colonnes du site brillent par rapport à la liste individuelle ou aux colonnes de bibliothèque. Les colonnes du site sont similaires aux colonnes de liste ou de bibliothèque, seulement celles qu’elles sont définies et maintenues au niveau du site. Vous aurez besoin d’autorisations de conception ou de contrôle complet sur le site pour être en mesure de créer des colonnes de site.

La création d’une colonne de site est presque toujours recommandée au lieu de créer une colonne locale à une liste ou une bibliothèque. En outre, il est généralement recommandé de créer des colonnes de site au niveau de la collecte du site par rapport à seulement au niveau du site. De cette façon, votre colonne de site peut être utilisée sur plusieurs sites de votre collection de sites. Il est une chance que vous n’avez pas accès à créer une colonne de site et que vous pourriez avoir à tendre la main au propriétaire du site approprié pour le faire. Même dans une telle situation, la création d’une colonne de site est la voie recommandée pour aller dans la mesure du possible.

Vous pouvez créer des colonnes de site en naviguant sur la page Paramètres du site, puis en cliquant sur le lien Colonnes du site sous le titre Galeries web designer. Nous avons discuté de la page Paramètres du site dans le cadre de la recette affichage et modification des paramètres du site dans le chapitre 3, Travailler avec des sites modernes dans SharePoint Online. Une fois que vous êtes sur la page Colonnes du site, vous verrez une liste des colonnes de site existantes pour votre site. Vous pourrez également cliquer sur le lien Créer en haut de la page pour créer une nouvelle colonne de site :

À partir de ce moment, les étapes de création de la colonne site seront similaires à celles antérieures de la recette. La seule différence sera que vous serez invité à choisir un groupe pour votre colonne de site, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

Un groupe n’est qu’un moyen logique de regrouper les colonnes de site sous une seule rubrique. Il n’a aucun impact sur la fonctionnalité de la colonne site. Une fois que votre colonne de site est créée, vous pouvez revenir à votre liste et l’ajouter à la liste via le lien Ajouter à partir des colonnes de site existantes sur la page paramètres de liste. Nous discuterons plus en détail de la page paramètres de liste dans la recette Affichage et modification des paramètres de liste plus tard dans ce chapitre.

Voir aussi

  • La création d’une recette de liste dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint En ligne
  • La recette affichage et modification des paramètres du site dans le chapitre 3, Travailler avec des sites modernes dans SharePoint Online
  • La recette visualisation et modification des paramètres de liste dans ce chapitre
  • La création d’une recette de colonne de site de métadonnées gérées dans le chapitre 6, les types de magasins à terme et de contenu dans SharePoint Online

Création d’une vue de liste personnalisée

Les vues dans SharePoint vous permettent d’organiser et d’afficher des éléments de liste ou de bibliothèque qui sont les plus pertinents pour vous et vos utilisateurs. Grâce aux vues, vous pouvez sélectionner les colonnes à afficher aux utilisateurs, filtrer les données dans la vue en fonction de divers critères et sélectionner l’ordre dans lequel afficher vos données. Chaque liste ou bibliothèque de SharePoint est livré avec une vue intégrée appelée Tous les éléments. À moins qu’un administrateur de liste ou un administrateur de site ne le modifie à autre chose, cette vue est affichée par défaut chaque fois qu’un utilisateur navigue vers une liste ou une bibliothèque. Pour cette raison, il est également parfois connu comme la vue par défaut pour cette liste ou bibliothèque. Nous pouvons créer des vues personnalisées supplémentaires pour notre liste afin de répondre à nos besoins d’affichage de données. Nous pouvons ensuite afficher ou masquer des colonnes dans cette vue, modifier le type et/ou filtrer les critères, regrouper par un ou plusieurs champs, et ajouter le formatage à une vue.

Dans cette recette, nous verrons comment créer une vue personnalisée pour la liste des annonces marketing que nous venons de créer. Nous enregistrerons ensuite la vue comme vue par défaut afin que toute personne qui navigue vers la liste verra la nouvelle vue que nous avons créée.

Prépare

Vous aurez besoin d’autorisations modifier, concevoir ou contrôler pleinement la liste pour pouvoir créer des vues publiques pour elle.

Vous pouvez créer une vue personnelle sur une liste pour laquelle vous avez accès contribute.

Comment le faire…

Pour créer une nouvelle vue pour votre liste, suivez les étapes suivantes :

1.Browse à la liste pour laquelle vous souhaitez créer une nouvelle vue.

SharePoint enregistre automatiquement les modifications apportées à vos vues. Donc, à moins que nous ne voulons modifier la vue existante, nous voulons d’abord enregistrer la vue actuelle sous un nom de vue différent.

2.Click Tous les éléments, puis enregistrer la vue comme vers le coin supérieur droit de la page, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

3.Donnez à votre vue un nom (par exemple, Annonces actuelles) et cliquez sur Enregistrer. Cela créera une nouvelle vue. Ensuite, nous y ajouterons des colonnes.

colonne 4.Click Ajouter, puis Afficher / masquer les colonnes, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

5.Sélectionnez les colonnes que vous souhaitez afficher sur la nouvelle vue, et désélectionner les colonnes que vous souhaitez masquer. Pour la liste des annonces marketing que nous avons créée précédemment, nous désélections la colonne Modifiée, puis sélectionnerons les colonnes Corps, Expire et Date de début d’annonce. Ensuite, nous cliquerons sur le bouton Appliquer sur le dessus. Ceci est montré dans la capture d’écran suivante:

6.Then, faites glisser la colonne Expire vers l’extrême droite à partir de la vue principale elle-même, comme le montre la capture d’écran suivante:

7.Next, nous ajouterons un filtre à la vue de sorte que nous ne voyons que les annonces actuelles. Cliquez sur Annonces en cours, puis modifier la vue actuelle, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

8.Faites défiler vers le bas sur la page Afficher les modifications à la section Tri, et modifiez la valeur dans le premier type par l’option de drop-down de colonne à la date de début d’annonce. Ensuite, sélectionnez les éléments Afficher dans l’option ordre ascendant pour trier les annonces dans l’ordre croissant de la date de début de l’annonce.

9.Scroll vers le bas plus loin à la section Filtre et changer les valeurs de filtre à ceux indiqués dans la capture d’écran suivante:

10.Scroll vers le bas de la page et cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.

11.Finally, cliquez sur la vue Annonces actuelles, puis cliquez sur Définir la vue actuelle par défaut. Cela fera de cette nouvelle vue la vue par défaut pour la liste :

félicitations! Nous venons d’apprendre à créer une nouvelle vue, puis à la modifier pour la commande et le tri des colonnes de base. Nous avons ensuite vu comment modifier la vue, créer un filtre et trier les éléments dans cette vue. Plus précisément, pour la liste des annonces marketing, la vue Annonces actuelles ne montre que les annonces où la date d’aujourd’hui se situe entre la date de début de l’annonce et la date indiquée par la colonne Expires. Enfin, nous définissons la nouvelle vue Annonces actuelles comme la vue par défaut afin que les utilisateurs qui naviguent sur cette liste voient toujours les annonces actuelles par défaut. Ils seront en mesure de changer la vue à l’option Tous les éléments s’ils veulent voir des annonces passées ou d’autres qui se sont produits pour être filtrés en raison des critères spécifiés dans la nouvelle vue.

Comment ça marche…

Les vues sont la couche de présentation pour les informations stockées dans les listes et les bibliothèques. Vous pouvez créer plusieurs vues pour organiser facilement ces informations. Vous pouvez créer des vues publiques visibles par toute personne ayant accès à la liste, ou vous pouvez créer des vues personnelles qui ne sont visibles que pour vous.

Les vues en soi n’ont pas d’autorisations qui leur sont associées. Vous pouvez créer des filtres sur les vues pour masquer certains éléments. Toutefois, les utilisateurs peuvent toujours se rendre à ces éléments par le biais de liens directs, la création / modification des vues, et par le biais d’une recherche, tant qu’ils ont des autorisations pour ces éléments.

Dans cette recette, nous avons vu comment modifier une vue pour filtrer et trier les informations qu’elle y trouver. Il y a quelques actions supplémentaires que vous pouvez effectuer lors de l’édition d’une vue à partir de la page Modifier la vue, comme le montre la capture d’écran suivante :

Voici quelques-unes des actions les plus importantes :

  • Sélectionnez ou désélectionnez les colonnes affichées dans la vue et spécifiez l’ordre de ces colonnes de gauche à droite
  • Spécifiez un filtre multi-colonnes et triez les critères (nous l’avons vu plus tôt dans cette recette)
  • Regrouper les éléments jusqu’à deux niveaux de groupe
  • Spécifiez certains styles de base pour la vue
  • Spécifiez s’il y a lieu d’afficher des éléments dans des dossiers ou de les afficher sans les dossiers
  • Spécifiez une limite sur le nombre d’éléments affichés par page ou, en option, une limite sur le nombre total d’éléments qui sont affichés dans la vue
  • Spécifiez s’il y a ou non une vue distincte pour les demandes mobiles et les paramètres de base de la vue mobile

Enfin, vous pouvez également supprimer une vue de cette page. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le bouton Supprimer dans le coin supérieur ou inférieur droit de la page :

Notez que vous ne pouvez supprimer la vue que si elle n’est pas actuellement définie comme la vue par défaut pour la liste ou la bibliothèque sélectionnée.

Il y a plus…

Dans cette section, nous verrons les choses supplémentaires que vous pouvez faire avec les vues de liste.

Les éléments qui ont besoin de vue d’attention

SharePoint vous fournira divers indicateurs si vous avez des éléments dans votre liste ou votre bibliothèque qui manquent les informations requises. Comme le montrent (A), (B), et (C) dans la capture d’écran suivante, il le montrera par différents moyens:

  • (A) : En montrant une icône de métadonnées manquante à côté du champ Titre
  • (B) : En montrant clairement les informations manquantes
  • (C) : En montrant un point rouge contre le nom de la vue :

Toutefois, parfois, une vue peut contenir de nombreux éléments, ou, pour une bibliothèque de documents, elle peut contenir des éléments imbriqués dans des dossiers, ce qui rend difficile de trouver et de travailler avec seulement les éléments qui manquent des valeurs. Vous pouvez utiliser les éléments qui ont besoin de vue d’attention, montré par (D) dans la capture d’écran précédente, dans de telles situations.

Dans les bibliothèques de documents, cette vue s’appelle Fichiers qui ont besoin d’attention.

Le passage à cette vue ne vous montrera que les éléments qui manquent de valeurs. Vous pouvez ensuite facilement travailler avec de tels éléments dans la vue régulière ou rapide edit dont nous discutons dans la recette suivante.

Propriétés d’édition en vrac

SharePoint vous permet de sélectionner plusieurs éléments et de modifier en vrac leurs propriétés. Ceci est particulièrement utile lorsque vous devez remblayer les valeurs de propriété après la création de ces éléments. Pour modifier en vrac plusieurs éléments, il suffit de sélectionner les cases à cocher à côté d’eux pour ouvrir le volet détails, comme le montre la capture d’écran suivante:

Ensuite, il vous suffit d’entrer ou de sélectionner des valeurs pour les propriétés que vous souhaitez modifier, et cliquez sur le bouton Enregistrer vers le bas.

Exporter vers Excel

SharePoint vous permet également d’exporter les éléments de liste à partir de la vue actuelle si vous souhaitez travailler avec eux dans Excel. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur Exporter pour Excel à partir du haut de votre vue et d’ouvrir le fichier téléchargé .iqy, comme le montre la capture d’écran suivante:

Cela ouvrira les éléments de la vue dans un manuel Excel, comme le montre la capture d’écran suivante:

Vous pouvez maintenant travailler avec ces informations comme vous le feriez avec n’importe quelle autre feuille de calcul. Notez qu’il ne s’agit pas d’une feuille de calcul connectée, en ce que les modifications que vous apporterez ici ne seront pas publiées à la liste correspondante de SharePoint Online.

Mise en forme de vue avancée

Les listes modernes vous permettent d’améliorer facilement et significativement l’affichage visuel de vos vues. Une utilisation très courante d’un tel formatage est lorsque votre liste a une colonne statut et que vous souhaitez mettre en évidence les éléments dans la vue en fonction des valeurs de statut ou d’autres critères similaires. La capture d’écran suivante montre un exemple où nous avons mis en évidence la colonne Date de début de l’annonce de la liste des annonces marketing, en fonction du mois de début :

Pour formater votre vue, cliquez simplement sur le nom de votre vue, puis cliquez sur Format current view, comme le montre la capture d’écran suivante :

Ensuite, sélectionnez si vous souhaitez que le formatage soit appliqué à l’une des colonnes ou à l’ensemble de la ligne. La sélection d’une ligne entière vous permettra soit de spécifier les styles de lignes alternées, soit le style conditionnel basé sur les règles à appliquer à l’ensemble de la ligne, comme le montre la capture d’écran suivante :

Si vous choisissez d’appliquer le formatage à une seule colonne, SharePoint vous montrera les options en fonction du type de colonne que vous avez sélectionnée. Dans l’exemple suivant, nous voyons les deux options différentes qui peuvent être spécifiées pour les colonnes de date :

Vous pouvez ensuite spécifier le formatage comme celui de la règle indiquée dans la capture d’écran suivante :

Vous pouvez également cliquer sur le lien de mode avancé vers le bas du volet de vue format pour définir un formatage plus complexe pour la vue. Un exemple de tel formatage de vue avancé est montré dans la capture d’écran suivante, où vous pouvez utiliser le code de base pour convertir l’affichage de vue à partir de cette vue native et non formatée :

Le code convertira l’écran en une vue plus agréable, comme celle-ci :

Le formatage avancé de vue implique l’écriture d’un peu de code (JavaScript Object Notation (JSON)), et est donc au-delà de la compétence de ce chapitre. Vous pouvez en savoir plus sur la mise en forme de la vue JSON à travers ces articles de support Microsoft :

  • Mise en forme des vues de liste : https://m365book.page.link/Formatting-list-views
  • Utilisez le formatage des colonnes pour personnaliser SharePoint : https://m365book.page.link/use-column-formatting
  • PnP liste afficher les échantillons de mise en forme: https://m365book.page.link/pnp-list-formatting-samples

Filtrage, tri et regroupement de vue sur place

Les étapes de la création d’une recette de vue de liste personnalisée vous ont montré comment filtrer et trier votre vue à l’aide de la page paramètres de vue. SharePoint vous permet également de filtrer et de trier la vue actuelle de votre liste par colonnes à partir de la vue elle-même. Pour trier une vue par ordre de colonne particulier, cliquez simplement sur le nom de la colonne, puis sélectionnez un ordre de tri. Les options de tri que vous voyez dépendront du type de colonne sur qui vous faites le tri. Ceux-ci sont montrés par (A) dans la capture d’écran qui suit. Vous ne pouvez trier votre vue qu’une colonne à la fois en utilisant cette option.

Pour filtrer la vue en fonction d’une colonne, cliquez sur le nom de la colonne, puis cliquez sur Filtrer pour révéler les valeurs sur qui vous pouvez filtrer. Ceci est montré par (B) dans la capture d’écran qui suit. Contrairement au tri, vous pouvez filtrer par plusieurs colonnes. Vous pouvez également utiliser le volet filtres, discuté dans le sujet suivant, pour le filtrage avancé.

Pour regrouper par colonne, sélectionnez l’option nom groupe par colonne, affichée par (C) dans la capture d’écran qui suit. Vous ne pouvez regrouper qu’une seule colonne en utilisant cette approche. Vous pouvez utiliser la page de paramètres de vue décrite dans la page précédente Comment cela fonctionne… section à regrouper par une colonne supplémentaire. En outre, vous pouvez également afficher les totaux de groupe et un total global en cliquant sur l’option Totals, affichée par (D), (E), et (F) dans la capture d’écran suivante:

En outre, les options d’agrégation que vous verrez sous le menu Totals dépendront du type de colonne. Les options indiquées dans la capture d’écran précédente sont celles d’une colonne de date. Une colonne de texte n’aurait montré count que comme option d’agrégation.

Filtres volet

Comme nous l’avons vu dans la création d’une liste personnalisée voir la recette, vous pouvez appliquer quelques filtres de base sur les colonnes individuelles pour créer une vue filtrée. En plus de cela, vous pouvez également créer des filtres avancés sur plusieurs colonnes dans la vue. Comme indiqué par (A) dans la capture d’écran suivante, vous pouvez cliquer sur l’icône du filtre vers la droite de votre liste ou menu de la bibliothèque pour ouvrir le volet filtres:

Ici, vous verrez une liste de colonnes avec des valeurs que vous pouvez filtrer. Seules les colonnes de votre vue seront affichées ici. Vous pouvez ajouter des colonnes à la vitre des filtres en cliquant sur le nom de colonne correspondant, puis en cliquant sur les paramètres de la colonne, puis épingler pour filtrer le volet. Une fois que la colonne est ajoutée au volet filtres, vous pouvez choisir de filtrer votre vue en utilisant les valeurs de cette colonne en combinaison avec les autres déjà présents dans ce volet. Pour rendre vos filtres permanents, enregistrez simplement la vue en sélectionnant le nom de la vue, puis cliquez sur Enregistrer la vue comme, comme décrit précédemment dans la recette.

Les articles de support suivants fournissent des détails supplémentaires concernant les caractéristiques et les limitations du volet filtres :

  • Quelle est la liste et les filtres de bibliothèque pane?: https://m365book.page.link/Filters-Pane
  • Utilisez le filtrage pour modifier une vue SharePoint : https://m365book.page.link/Use-Filters

Travailler avec de grandes listes et bibliothèques

Vous pouvez stocker des millions d’éléments dans une liste sharepoint ou une bibliothèque (30 millions d’éléments, pour être précis, au moment d’écrire ces lignes). Cependant, pour des raisons techniques au-delà de la portée de ce livre, il ya des considérations particulières à garder à l’esprit lorsque le nombre d’articles augmente au-delà de 5.000. Lorsque cela se produit, il vous sera interdit d’effectuer certaines tâches dans la liste ou la bibliothèque, y compris les suivantes :

  • Pouvoir afficher plus de 5 000 éléments en une seule vue
  • Récupération programmatique de plus de 5 000 articles au moyen d’une seule demande
  • Ajout de colonnes

Il existe plusieurs façons de surmonter ces limitations, y compris l’organisation de documents dans des dossiers dans une bibliothèque de documents, mais l’approche la plus recommandée est de créer une ou plusieurs colonnes indexées sur votre liste. Vous devrez créer la colonne indexée avant que les éléments de votre liste ou de votre bibliothèque ne dépassent la limite de 5 000 éléments. Il est recommandé d’indexer toutes les colonnes qui sont utilisées ou qui devraient être utilisées pour filtrer ou trier les éléments de votre liste ou de votre bibliothèque. En tant que propriétaire d’une liste ou d’une bibliothèque, vous voudrez donc réfléchir et planifier dès le départ lorsque vous vous attendez à ce que l’information contenue dans vos listes ou bibliothèques dépasse la limite de 5 000 m.

Vous pouvez en savoir plus sur ce sujet important à travers ces articles de support Microsoft:

  • Gérer les grandes listes et les bibliothèques dans SharePoint : https://m365book.page.link/Large-Lists
  • Ajouter un index à une colonne SharePoint : https://m365book.page.link/Add-Column-Index

Utilisation de Quick Edit pour modifier en vrac des éléments de liste

La vue Quick Edit est une vue spéciale similaire aux feuilles de travail Excel. Dans cette recette, nous verrons comment utiliser Quick Edit pour modifier plusieurs éléments de liste. Nous utiliserons la liste des annonces marketing précédemment créée comme illustration de cette recette.

Prépare

Vous aurez besoin d’autorisations contribuer, modifier, concevoir ou contrôler pleinement la liste pour pouvoir y modifier en vrac des éléments.

Comment le faire…

1.Browse à la liste pour laquelle vous souhaitez modifier en vrac les éléments.

2.Click Quick Edit dans la barre de navigation.

Si vous consultez une liste classique (et non moderne) ou si vous consultez une liste moderne dans la vue classique, vous verrez l’option Modifier ce menu de liste au lieu de l’option Quick Edit. Les deux options fonctionnent finalement de la même façon.

3.Doing ceci indique la vue de feuille de données de la liste. Vous pouvez maintenant saisir et modifier directement des éléments de la liste à travers cette vue, tout comme vous le feriez dans une feuille de calcul Excel.

4.Point à la première cellule dans la dernière ligne et commencez simplement à taper, ou double-cliquez sur la cellule pour la rendre modifiable.

Vous pouvez utiliser la touche Onglet, les touches fléchées sur le clavier, ou la souris pour passer à la cellule suivante dans la rangée.

Vous pouvez également utiliser les touches fléchées pour naviguer vers d’autres lignes de la liste. Cela permet d’économiser la ligne actuelle, tant que vous avez entré toutes les informations requises pour cette ligne.

5.Enter valeurs pour les autres cellules dans la ligne, comme indiqué dans la capture d’écran suivante pour la liste des annonces marketing:

6.Click la cellule dans la colonne Expires dans la deuxième rangée de la liste affichée dans la capture d’écran précédente. Ensuite, utilisez les touches Ctrl + C pour copier la valeur de date de la cellule sélectionnée.

7.Sélectionnez les deux cellules vides sous la colonne Expires pour les deux dernières lignes et coller la valeur copiée, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

Voilà! Vous venez d’apprendre à utiliser la vue Quick Edit pour modifier en vrac vos éléments de liste.

Comment ça marche…

Travailler avec des listes est un peu identique à travailler avec des tableaux de base de données et des feuilles de travail Excel. La vue Modification rapide vous permet de travailler avec des éléments de liste comme vous le feriez avec des informations dans une feuille de travail Excel. Tout comme dans Excel, vous pouvez cliquer sur les cellules individuelles d’une liste pour modifier les éléments de ces cellules. Tout comme avec Excel, vous pouvez effectuer des opérations de copier-coller en vrac dans ces cellules. Vous pouvez même ajouter de nouvelles colonnes à travers la vue de la fiche de données en cliquant sur le + signe vers le coin supérieur droit de la vue de la fiche de données. En cliquant sur le symbole + ouvre un menu pour vous de sélectionner le type de colonne:

En cliquant sur le type de colonne créera une colonne, puis vous permettra d’entrer un nom pour elle, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

Chaque fois que vous créez une colonne dans SharePoint, elle crée deux noms pour elle : un nom interne et un nom d’affichage. Il utilise le nom interne pour référencer en interne la colonne. Le nom interne d’une colonne n’a pas d’espaces et ne change jamais une fois la colonne créée. Le nom de l’affichage, d’autre part, est le nom de la colonne comme vous le voyez. Il peut avoir des espaces, et vous pouvez le changer même après avoir créé la colonne. Les noms internes et d’affichage doivent être uniques dans la liste ou la bibliothèque pour les colonnes créées localement dans cette liste ou bibliothèque. Ils doivent être uniques dans le site pour les colonnes de site.

Lorsque vous créez une colonne à l’aide de la fonctionnalité Ajouter la colonne dans une vue régulière, SharePoint crée automatiquement le nom interne en supprimant les espaces de l’intérieur du nom d’affichage de la colonne. Par exemple, il générera ContactName comme nom interne pour la colonne Nom de contact indiqué dans la capture d’écran précédente, lorsqu’il est créé via une vue de liste régulière. Toutefois, lorsque vous créez une colonne à l’aide de la vue Quick Edit décrite dans cette recette, elle donne à la colonne un nom interne généré au hasard. Ce n’est généralement pas un problème pour la plupart des cas d’utilisation, mais il pourrait devenir un ennui mineur pour certains scénarios, en particulier ceux liés au développement entourant ces listes.

Affichage et modification des paramètres de liste

SharePoint vous permet de visualiser et de modifier une variété de paramètres pour votre liste.

Dans cette recette, nous utiliserons la liste des annonces marketing que nous avons créée précédemment pour ajouter des règles de validation pour les informations que les utilisateurs peuvent ajouter à votre liste. Nous ajouterons des règles de validation pour nous assurer que les éléments suivants :

La valeur de la date de début de l’annonce est supérieure à la date actuelle

La date d’expiration saisie par les utilisateurs est supérieure à la valeur de la date de début de l’annonce

Prépare

Vous aurez besoin d’autorisations d’accès Modifier, Concevoir ou Full Control à la liste pour laquelle vous souhaitez afficher ou modifier les paramètres.

Comment le faire…

1.Browse à la liste pour laquelle vous souhaitez afficher ou modifier les paramètres.

2.Click l’icône de vitesse de paramètres dans le coin supérieur droit.

paramètres de la liste 3.Click, comme le montre la capture d’écran suivante :

4.On la page Paramètres, cliquez sur le lien Paramètres de validation sous Paramètres généraux.

5.Enter la formule de validation désirée dans la boîte de texte de formule. Nous allons ajouter la formule suivante pour notre exemple :

=AND([Date de début de l’annonce]>=AUJOURD’HUI(), [Expire]>=[Date de début de l’annonce])

SharePoint vous fournit une tonne de formules avec qui travailler. Vous pouvez trouver une liste de toutes ces formules via cet article de soutien: https://m365book.page.link/List-Formulas.

texte 6.Enter dans la boîte à texte du message utilisateur pour indiquer les détails de l’erreur de validation. Nous allons entrer le message suivant pour notre exemple:

Une ou plusieurs des erreurs de validation suivantes se sont produites :

1. La date de début de l’annonce devrait être supérieure ou égale à la date d’aujourd’hui.

2. La date d’expiration doit être supérieure ou égale à la date de début de l’annonce.

S’il vous plaît corriger ces erreurs et essayer de soumettre le formulaire à nouveau.

l’écran 7.The Paramètres de validation devrait alors ressembler à ceci :

8.Cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer les modifications.

Notez que vous ne pouvez effectuer qu’une seule validation et afficher un seul message de validation pour l’ensemble du formulaire. Cela signifie que vous devrez effectuer une opération ET si vous souhaitez valider plusieurs champs, comme nous l’avons fait dans l’exemple précédent. Comme nous l’avons également indiqué dans notre exemple, vous voudrez rendre les informations contenues dans la boîte texte du message utilisateur suffisamment détaillées pour énumérer toutes les causes possibles qui peuvent entraîner une erreur de validation.

9.Browse à votre liste à nouveau.

10.Cliquez sur la nouvelle option de menu pour ajouter un nouvel élément à votre liste.

11.Entrez des informations dans la liste afin qu’elle satisfasse à l’état d’erreur. Par exemple, nous allons entrer une date antérieure pour le champ Date de début de l’annonce.

12.Cliquez sur le bouton Enregistrer.

13.Remarquez le message d’erreur de validation vers le haut du formulaire, comme le montre la capture d’écran suivante pour notre exemple:

Notez que cette validation fonctionne également lors de l’édition des éléments et aussi dans la vue Quick Edit que nous avons vu dans une recette antérieure.

félicitations! Vous venez de voir comment afficher et modifier les paramètres d’une liste SharePoint.

Vous avez également vu comment configurer la validation de votre liste.

Comment ça marche…

SharePoint vous permet de gérer vos listes et bibliothèques à travers différents paramètres. Nous avons déjà vu quelques-uns de ces paramètres de liste importants à travers certaines de nos recettes précédentes. Voici quelques autres paramètres de liste plus communs dont nous n’avons pas discuté jusqu’à présent :

  • Nom, description et navigation de la liste : c’est là que vous pouvez modifier le titre et la description de votre liste. Notez que l’URL de liste reste la même même même après avoir changé le nom de liste. C’est là que vous pouvez également spécifier s’il y a lieu ou non d’afficher la liste dans le lancement rapide du site (se référer à la modification de la recette de navigation à gauche dans le chapitre 3, Travailler avec des sites modernes dans SharePoint En ligne).
  • Paramètres de version : cela nous permet de contrôler si oui ou non conserver un historique de version des modifications apportées aux éléments de liste. Nous examinerons la version plus en détail dans un chapitre ultérieur.
  • Paramètres avancés (les plus couramment utilisés) :
    • Types de contenu : Nous en apprendrons davantage sur les types de contenu dans un chapitre ultérieur, mais à ce stade, il suffit d’être conscient que ce paramètre fait partie des paramètres avancés de la liste/bibliothèque.
    • Autorisations au niveau de l’élément : ce paramètre vous permet de définir des autorisations individuelles pour chaque élément de la liste. Ce paramètre ne s’applique qu’aux listes (et non aux bibliothèques). Nous discuterons des autorisations au niveau des éléments dans le cadre de la prochaine recette.
    • Pièces jointes : Autoriser ou non les téléchargements de pièces jointes pour les listes. C’est une bonne pratique de gouvernance d’envisager d’activer ou de désactiver ce paramètre chaque fois qu’une liste est créée. Ce paramètre n’est également disponible que pour les listes (et non pour les bibliothèques de documents).
    • Dossiers : Si oui ou non la création de dossier doit être activée pour la liste. Encore une fois, vous devez prendre une décision consciente quant à l’opportunité ou non d’activer ce paramètre pour chaque liste ou bibliothèque qui est créée.
    • Recherche : Cette option définit si oui ou non les éléments de cette liste doivent s’afficher dans les résultats de recherche. Pour la plupart des cas d’utilisation, vous définirez cette option à Oui. Au lieu d’exclure les éléments des résultats de recherche, vous devez plutôt mettre à jour la liste ou les autorisations d’élément si vous souhaitez masquer des éléments d’autres utilisateurs. Une fois que vous modifiez les autorisations de liste, les éléments de cette liste ne s’affichent pas non plus dans les résultats de recherche pour les utilisateurs qui n’y ont pas accès. Si, toutefois, vous avez un cas convaincant de ne pas afficher les éléments de liste dans les résultats de recherche, mais permettent toujours aux utilisateurs d’être en mesure d’y accéder, il vous suffit de changer ce paramètre à No. Cela masquera les éléments de cette liste dans les résultats de recherche, tout en leur permettant d’avoir un accès direct à eux lorsqu’ils naviguent sur la liste ou y accèdent via des liens partagés. Veuillez consulter la recette d’autorisations d’affichage et de modification de la liste plus tard dans ce chapitre pour plus de détails sur la façon de modifier les autorisations de liste et d’article.
    • Liste de réindexation : Microsoft Search doit automatiquement récupérer de nouveaux éléments de cette liste dans le cadre des résultats de recherche. En outre, les éléments qui sont supprimés de cette liste devraient être supprimés des résultats de recherche. Si, toutefois, pour une raison quelconque, vous ne voyez pas les éléments appropriés de cette liste dans les résultats de recherche, et que vous avez attendu suffisamment longtemps pour que le chenille de recherche puisse analyser et indexer cette liste, vous pouvez cliquer sur le bouton Liste de réindexation pour supprimer et recréer complètement l’index afin de corriger les résultats de recherche. S’il vous plaît se référer au chapitre 8, Recherche dans Microsoft 365, pour plus de détails sur les différents composants de Microsoft Search et comment il fonctionne en général.
    • Expérience de liste : Cela vous permet de vous écarter du paramètre d’expérience de liste par défaut pour le site. Ici, vous pouvez choisir d’utiliser explicitement l’expérience de liste classique ou la nouvelle expérience moderne pour votre liste ou bibliothèque. S’il vous plaît voir la section suivante dans cette recette pour les détails de l’expérience de liste moderne par rapport classique.
    • Supprimez cette liste : cliquer sur ce lien supprime la liste et l’envoie au bac de recyclage de ce site. La suppression d’une liste ou d’une bibliothèque l’envoie au bac de recyclage, où il reste quelques jours jusqu’à ce qu’il soit déplacé vers le bac de recyclage de deuxième étape ou soit définitivement supprimé. Vous pouvez restaurer les listes supprimées ou les bibliothèques, tant qu’elles sont encore dans le bac de recyclage et n’ont pas été définitivement supprimées. S’il vous plaît se référer à la recette du contenu du site de visualisation dans le chapitre 2, Introduction à
    • SharePoint Online, pour en savoir plus sur le bac de recyclage du site. Paramètres de flux de travail : cela nous permet de spécifier les paramètres de flux de travail pour les listes et les bibliothèques. Les workflows sont remplacés par Microsoft Flow. Nous avons couvert Microsoft Flow dans le cadre d’un chapitre ultérieur. Nous discuterons des flux de travail dans le cadre de l’Annexe.
    • Colonnes : Cette section répertorie les différentes colonnes de la liste ou de la bibliothèque. Vous pouvez cliquer sur les noms des colonnes pour afficher et modifier les paramètres de la colonne.
    • Créer une colonne : ce lien vous permet de créer une nouvelle colonne pour la liste.
    • Ajouter à partir des colonnes de site existantes : Cliquez sur ce lien pour ajouter une colonne de site précédemment créée à cette liste ou bibliothèque. Nous avons discuté des colonnes du site dans le cadre de l’ajout d’une recette de colonne plus tôt dans ce chapitre.
    • Commande de colonne : Cliquez sur ce lien pour spécifier ou modifier l’ordre des colonnes tel qu’il est indiqué de haut en bas dans le volet Détails ou les formulaires d’ajout/modification de cette liste ou de cette bibliothèque.
    • Colonnes d’index : La spécifier les index de colonne améliore les performances de la liste lors de l’utilisation des vues filtrées. Ceux-ci sont particulièrement utiles pour les grandes listes. Vous pouvez utiliser ce lien pour spécifier les index de votre liste ou de votre bibliothèque.
    • Vues : Cette section affiche les vues actuellement configurées pour la liste ou la bibliothèque. Vous pouvez modifier les vues existantes ou créer de nouvelles vues à partir de cette section.

L’article de support suivant fournit une liste complète de tous les paramètres disponibles pour les listes dans SharePoint: https://m365book.page.link/List-Settings.

Il y a plus…

SharePoint est une plate-forme en constante évolution. Microsoft a récemment introduit une expérience utilisateur plus moderne, flexible et conviviale pour SharePoint. Les listes et les bibliothèques modernes font partie de cette nouvelle expérience.

Expérience moderne par rapport à la liste classique et à la bibliothèque

Les listes modernes sont plus rapides, plus faciles à utiliser, moins SharePoint et mobiles conviviales. Voici quelques-uns des principaux avantages des listes et bibliothèques modernes :

  • Plus facile à créer et télécharger des fichiers et des dossiers
  • Ajouter, trier, filtrer et organiser facilement des colonnes et des vues
  • Accès facile aux aperçus de fichiers et aux informations
  • Une meilleure expérience de recherche
  • Personnalisations faciles à l’affichage de vue à l’aide du formatage de la colonne et de la vue de liste
  • Possibilité d’épingler des documents importants en haut de l’écran
  • Possibilité d’ajouter des fichiers en tant que liens au lieu d’avoir à les copier sur tous les sites Une expérience réactive

L’expérience classique est maintenant dépréciée et l’expérience moderne est la valeur par défaut pour les listes ou les bibliothèques nouvellement créées. Pour passer à l’expérience de liste classique, cliquez sur Retour à SharePoint classique à partir du coin inférieur gauche de la page de vue de votre liste ou bibliothèque. Notez que si Microsoft vous permet de passer à l’expérience de liste classique, il est recommandé de continuer à utiliser la liste moderne améliorée et l’expérience de la bibliothèque à moins qu’il n’y ait une raison convaincante et bien pensée de ne pas le faire.

Voir aussi

  • L’ajout d’un élément à une recette de liste dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint En ligne
  • La recette du contenu du site d’affichage dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint Online
  • L’ajout d’une recette de colonne dans ce chapitre
  • La création d’une liste personnalisée voir la recette dans ce chapitre
  • La recette d’autorisations de visualisation et de modification de la liste dans ce chapitre
  • L’ajout d’un type de contenu à une liste ou une recette de bibliothèque dans le chapitre 6, term store et types de contenu dans SharePoint Chapitre en ligne 8, Recherche dans Microsoft 365

Affichage et modification des autorisations de liste

Tout comme dans un site, vous pouvez ajuster les autorisations sur une liste d’une manière qui permet de contrôler qui peut afficher la liste ou modifier des éléments en elle.

Dans cette recette, nous verrons comment afficher et modifier les autorisations dans une liste SharePoint.

Prépare

Vous aurez besoin d’un accès full control à la liste pour laquelle vous souhaitez afficher ou modifier les autorisations.

Comment le faire…

Pour modifier les autorisations de liste, suivez les étapes suivantes :

1.Browse à la liste pour laquelle vous souhaitez afficher ou modifier les paramètres.

Les bibliothèques de SharePoint sont un type spécial de liste, d’où beaucoup de paramètres que vous pouvez configurer pour les listes sont également pertinents pour les différents types de bibliothèques. Cela inclut les paramètres d’autorisation discutés dans cette recette.

2.Click l’icône de vitesse de paramètres dans le coin supérieur droit.

paramètres de la liste 3.Click, comme le montre la capture d’écran suivante :

4.On la page Paramètres, cliquez sur les autorisations pour ce lien de liste sous autorisations et gestion. Vous pouvez maintenant afficher les autorisations actuelles pour cette liste sur cet écran.

5.Click Arrêtez d’hériter des autorisations de l’onglet PERMISSIONS dans le menu de navigation supérieur, comme le montre la capture d’écran suivante :

6.Click OK sur le message de confirmation.

Comme pour les états de message, en choisissant d’arrêter d’hériter des autorisations, vous aurez créé des autorisations uniques pour votre liste. Cela signifie que les autorisations sur la liste devront être gérées indépendamment des autorisations sur le site. Les modifications apportées aux autorisations au niveau du site ne seront pas automatiquement reflétées dans les autorisations de la liste. Vous pouvez toujours inverser ce paramètre et activer l’héritage en cliquant sur l’option de menu Supprimer les autorisations uniques sur l’onglet Autorisations. Notez que cette option ne s’affiche que si vous n’héritez pas des autorisations sur l’objet sélectionné.

7.You peut maintenant ajuster indépendamment les autorisations sur cette liste en effectuant une ou plusieurs des actions suivantes :

  • Octroi d’autorisations à d’autres utilisateurs ou groupes
  • Modification des autorisations pour certains utilisateurs ou groupes qui ont déjà accès
  • Révocation complète de l’accès pour les utilisateurs ou groupes existants qui ont accès à la liste

8.Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs existants et cliquez sur l’option de menu Edit User Permissions, comme le montre la capture d’écran suivante :

9.Changez les autorisations pour l’utilisateur et cliquez sur le bouton OK, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

félicitations! Vous venez de configurer les autorisations de votre liste d’une manière différente du site parent.

Comment ça marche…

Nous avons vu la gestion des autorisations en détail dans la détermination et la révocation des autorisations dans une recette de site dans le chapitre 3, Travailler avec des sites modernes dans SharePoint Online. Nous vous encourageons à revoir la recette et les notes connexes pour plus de détails sur les autorisations dans SharePoint, mais pour résumer, nous avons couvert ce qui suit:

  • Nous avons examiné les niveaux d’autorisation dans SharePoint.
  • Nous avons vu comment ces niveaux d’autorisation se rapportent à des choses que vous êtes autorisé à faire et que vous n’êtes pas autorisé à faire dans SharePoint.
  • Nous avons appris à configurer et ajuster les autorisations SharePoint à l’aide de ces niveaux d’autorisation.

La gestion des autorisations dans les listes et la bibliothèque fonctionne de la même manière que la gestion des autorisations sur un site. Lorsque de nouvelles listes et bibliothèques sont créées, elles héritent des paramètres de sécurité du site, ce qui signifie que quel que soit l’accès des utilisateurs à votre site, ils auront le même niveau d’accès à la liste. Si, par exemple, un utilisateur a lu l’accès à votre site, il aura par défaut accès à la liste. Toutefois, une fois la liste ou la bibliothèque créée, vous pouvez modifier ces autorisations en utilisant les étapes mentionnées dans cette recette.

Un mot d’avertissement : Bien que vous puissiez modifier les autorisations pour chaque liste et bibliothèque, il n’est généralement pas recommandé de le faire pour de nombreuses listes et bibliothèques de votre site. La création et la gestion d’autorisations individuelles peuvent très bientôt devenir un cauchemar de gouvernance. Chaque situation diffère, mais vous serez probablement mieux de séparer les auditoires en créant différents sites destinés à répondre aux besoins de ces publics.

Il y a plus…

La hiérarchie d’autorisation expliquée précédemment et la gestion ultérieure de cet élément se décomposent au niveau de l’élément, ce qui signifie que chaque élément d’une liste et chaque document d’une bibliothèque hérite par défaut de ses autorisations de la liste des parents ou de la bibliothèque. Vous pouvez toutefois vous détacher des autorisations héritées et définir des autorisations distinctes pour des éléments individuels. Nous discutons de ce sujet et d’autres domaines connexes dans les sujets à suivre.

Autorisations d’article

Tout comme les listes et les bibliothèques héritent des autorisations de leurs sites, les éléments dans les listes et les documents dans les bibliothèques héritent par défaut des autorisations des listes ou bibliothèques correspondantes. SharePoint, cependant, vous permet de vous écarter de la norme et de spécifier des autorisations uniques pour les éléments de liste individuels ou des documents. Il existe essentiellement deux scénarios uniques où vous pouvez vouloir des autorisations distinctes sur des éléments individuels ou des documents dans les listes et les bibliothèques :

  • Le premier scénario est où pour tous les éléments d’une liste, vous pouvez vouloir que les utilisateurs soient en mesure de voir uniquement leurs soumissions à cette liste. Un exemple d’un tel scénario pourrait être un formulaire de demande de congé, où les employés de chaque ministère soumettraient leurs demandes de congé et les gestionnaires du ministère les approuveraient ou les refuseraient. Un tel scénario dans SharePoint est facilement géré en permettant simplement des autorisations au niveau des éléments à travers les paramètres de liste. Pour activer les autorisations au niveau des éléments de votre liste, consultez la page paramètres de liste, telle que décrite dans la recette précédente. Ensuite, cliquez sur Le lien paramètres avancés sous la section Paramètres généraux. Vous verrez ensuite la section Autorisations au niveau de l’élément, comme le montre la capture d’écran suivante :

Vous pouvez spécifier les paramètres suivants dans cette section :

  • Lire l’accès : Vous pouvez spécifier si des éléments individuels peuvent être lus par tout le monde ou ne peuvent être lus que par les utilisateurs qui les ont créés.
  • Créer et modifier l’accès : c’est là que vous spécifiez si les utilisateurs peuvent modifier ou non des éléments créés par d’autres.

Veuillez noter que vous aurez besoin d’un accès design ou full control pour pouvoir mettre à jour ces paramètres. En outre, il convient de noter le fait que les utilisateurs avec certains niveaux d’accès, tels que ceux ayant la conception et l’accès full control, seront en mesure de voir et de modifier tous les éléments de la liste, indépendamment de ces paramètres. En outre, ces paramètres ne sont disponibles que pour les listes. Vous ne pouvez pas configurer les autorisations au niveau des éléments pour des bibliothèques de documents comme celle-ci. Nous couvrirons la façon d’appliquer des autorisations uniques aux documents dans le scénario suivant.

  • Le deuxième scénario est l’endroit où vous pouvez vous écarter de la norme d’autorisations pour un seul élément de liste ou pour un ou plusieurs documents dans une bibliothèque (puisque les autorisations au niveau des éléments décrites précédemment ne sont pas applicables aux bibliothèques de documents). Supposons que vous souhaitez faire des examens internes sur une présentation avant de la partager avec un public plus large qui y a accès via la bibliothèque de conteneurs parent. D’ici là, vous ne souhaitez le partager qu’avec quelques collègues pour leur examen. Pour de tels scénarios, SharePoint vous permet d’arrêter d’hériter des autorisations de la bibliothèque mère et de spécifier les autorisations personnalisées pour le document en question. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes :

1.You cliquerait sur l’ellipsis à côté du document, puis cliquez sur Gérer l’accès, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

2.Then, cliquez sur Advanced, tout le chemin au bas du panneau Manage Access, comme le montre la capture d’écran suivante:

3.This vous emmènera à l’écran permissions pour ce document. Ici, vous pouvez afficher les autorisations existantes et également modifier les autorisations pour ce document au besoin.

Les étapes de modification des autorisations de document à partir de ce moment sont les mêmes que les étapes pour modifier les autorisations de liste, que nous avons décrites précédemment dans cette recette.

Visibilité de navigation et de recherche

La modification des autorisations sur les listes ou les bibliothèques ainsi que les éléments ou documents correspondants qui s’y trouvent garantissent automatiquement que les objets correspondants ne sont visibles nulle part dans le lancement rapide ou la navigation mondiale. En outre, une recherche dans SharePoint est également rogné de sécurité pour afficher uniquement les éléments que les utilisateurs ont au moins lu l’accès à. Chaque fois que les autorisations d’un document sont mises à jour, que le document apparaît ou non dans les résultats de recherche d’un utilisateur dépendra de la question de savoir si l’utilisateur a toujours l’autorisation d’accéder au document.

Voir aussi

  • La recette visualisation et modification des paramètres de liste dans ce chapitre
  • La détermination et la révocation des autorisations dans une recette de site dans le chapitre 3, Travailler avec des sites modernes dans SharePoint En ligne
  • La recette de contenu de recherche dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint En ligne

Ajout d’alertes

SharePoint vous informe par e-mail lorsque des éléments sont ajoutés, modifiés ou supprimés dans des listes ou des bibliothèques.

Dans cette recette, nous verrons comment créer des alertes par e-mail pour les listes SharePoint et les bibliothèques.

Prépare

Vous aurez besoin d’au moins lire l’accès sur la liste ou la bibliothèque pour laquelle vous souhaitez être alerté.

Comment le faire…

1.Browse à la liste pour laquelle vous souhaitez afficher ou modifier les paramètres.

2.Click Alertez-moi, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

3.This montre la boîte de dialogue Alert me. Ici, vous pouvez spécifier différentes propriétés et paramètres pour la création de l’alerte :

  • Titre d’alerte : Spécifiez un titre pour l’alerte qui est descriptive de ce à quoi est l’alerte. Le titre sera affiché dans la ligne d’objet de l’alerte e-mail que les utilisateurs sélectionnés recevront.
  • Envoyer des alertes à: Les utilisateurs ayant un accès full control à la liste, tels que les propriétaires de liste, voir cette option supplémentaire. Cette option vous permet de vous abonner à d’autres utilisateurs pour recevoir ces alertes. Notez que seuls les utilisateurs qui ont au moins lu l’accès à la liste seront en mesure de recevoir des alertes de celui-ci.
  • Méthode de livraison : La méthode de livraison d’alerte est par défaut par e-mail. Notez que même si l’écran affiche une option sms, cette option n’est plus activée pour SharePoint Online (du moins, au moment d’écrire ces lignes).
  • Type de modification : C’est là que vous pouvez spécifier quel type de changement déclenche l’alerte , c’est-à-dire, souhaitez-vous être alerté si quelque chose change dans cette liste ou souhaitez-vous être alerté uniquement si des éléments sont ajoutés, modifiés ou supprimés ?
  • Envoyez des alertes pour ces modifications : cela vous permet de spécifier des filtres pour le moment où vous souhaitez être alerté. Vous pouvez sélectionner pour être alerté lorsque quelque chose change ou lorsque les éléments que vous avez créés ou modifiés ont changé. Vous pouvez également restreindre vos alertes à déclencher uniquement lorsque des éléments d’une vue particulière sont modifiés par quelqu’un.
  • Quand envoyer des alertes : cette option finale vous permet de sélectionner la fréquence d’alerte. Vous pouvez choisir de recevoir une alerte immédiate ou de planifier une alerte sommaire quotidienne ou hebdomadaire. Si vous choisissez de recevoir une alerte sommaire quotidienne ou hebdomadaire, vous pouvez également choisir l’heure à laquelle vous recevez l’e-mail de notification sommaire.

Comment ça marche…

Les alertes dans SharePoint sont un moyen très pratique d’être informé des modifications apportées à une liste ou à une bibliothèque. Les annonces, les contacts, le suivi des problèmes/ listes de tâches et le calendrier sont des exemples d’endroits où vous pouvez être informé de ces modifications. En plus de configurer des alertes sur des listes et des bibliothèques entières, SharePoint vous permet également de définir des alertes sur des éléments de liste individuels et/ou des documents, comme le montre la capture d’écran suivante :

Cela peut être pratique lorsque, par exemple, vous collaborez avec votre équipe sur des documents importants et que vous souhaitez rester à jour sur les modifications apportées à ces documents.

Une fois que vous avez créé une alerte au niveau de la liste ou de l’élément, vous pouvez la modifier et/ou la supprimer via l’option de menu Gérer mes alertes, comme le montre la capture d’écran suivante :

En cliquant sur Gérer mes alertes vous emmènera à l’écran suivant, qui vous montrera vos alertes pour toutes les listes, bibliothèques, éléments et documents sur l’ensemble du site:

Cliquer sur le nom d’alerte vous permettra d’y apporter des modifications. La sélection d’une ou plusieurs alertes et le clic Supprimer les alertes sélectionnées supprimeront l’alerte. Notez que contrairement à divers autres types d’informations dans SharePoint, les alertes supprimées ne vont pas au bac de recyclage, et ne peuvent donc pas être récupérées.

Il y a plus…

Lorsque vous vous inscrivez à des alertes dans SharePoint, vous recevez des notifications e-mail détaillées chaque fois que l’alerte est déclenchée. Ces e-mails contiennent divers détails sur l’élément lui-même et les métadonnées entourant l’événement déclencheur. Dans la section suivante, nous examinerons ces courriels plus en détail. Nous verrons ensuite comment, en tant qu’administrateur de site, vous pouvez visualiser et gérer les alertes sur laquelle d’autres utilisateurs du site ont pu s’abonner.

E-mails de notification

SharePoint envoie deux types d’e-mails pour les alertes :

  • Un e-mail vous informant que l’alerte a été créée avec succès : lorsque vous vous inscrivez à des alertes sur une liste ou une bibliothèque, SharePoint envoie un e-mail de confirmation vous informant qu’une alerte a été créée. La capture d’écran suivante montre un exemple d’un tel e-mail:

Comme vous pouvez le voir dans l’exemple précédent, l’e-mail de notification contient les informations suivantes :

  • Le nom de la liste ou de la bibliothèque pour qui l’alerte est
  • Un lien vers le site qui contient la liste ou la bibliothèque
  • Un lien vers la page afficher/gérer les alertes dont nous avons discuté dans la section précédente
  • L’e-mail d’alerte réel : SharePoint envoie un e-mail d’alerte lorsqu’une activité se produit qui correspond à vos critères spécifiés. La capture d’écran suivante montre un exemple d’un e-mail de notification d’alerte :

Comme vous pouvez le voir dans l’exemple précédent, l’e-mail de notification contient les informations suivantes :

  • Nom de l’élément pour qui l’alerte est , le nom hyperliens vers l’élément correspondant dans la liste
  • Le type de changement qui a déclenché l’alerte
  • Les détails de l’élément, y compris qui a déclenché l’action et
  • quand
  • Un hyperlien pour modifier les paramètres d’alerte
  • Un hyperlien pour afficher la liste correspondante

Trouver et supprimer les alertes des autres utilisateurs

En tant qu’administrateur de site, vous pouvez non seulement afficher et gérer vos alertes, mais vous pouvez également afficher et supprimer des alertes pour d’autres utilisateurs de votre site. Pour ce faire, consultez la page Paramètres du site de votre site, tel que décrit dans la recette Affichage et modification des paramètres du site dans le chapitre 3, Travailler avec des sites modernes dans SharePoint Online. Ensuite, cliquez sur Alertes utilisateur sous le rubrique Administration du site. Cela vous emmènera à la page Alertes utilisateur, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

Ici, vous pouvez sélectionner un utilisateur à partir des alertes Display pour l’option drop-down, et cliquer sur Mise à jour pour afficher les alertes à laquelle ils sont abonnés. Vous pouvez ensuite sélectionner les alertes appropriées et les supprimer en cliquant sur Supprimer les alertes sélectionnées.

Voir aussi

  • La recette de visualisation et de modification des paramètres du site, Chapitre 3, Travailler avec des sites modernes dans SharePoint Online

Gestion de documents dans SharePoint Online

Une bibliothèque de SharePoint est une liste spéciale conçue spécifiquement pour la gestion des fichiers et des métadonnées qui les en contiennent. Les bibliothèques sont semblables aux listes dans la mesure où :

  • Tout comme les éléments de liste dans les listes SharePoint, les bibliothèques contiennent des fichiers individuels avec qui vous pouvez travailler.
  • Tout comme les colonnes des listes définissent les informations stockées dans chaque élément de liste, les colonnes des bibliothèques définissent les métadonnées que vous pouvez associer à chaque fichier. Une fois que les colonnes d’une bibliothèque sont définies, vous pouvez marquer les fichiers individuels avec les métadonnées appropriées.
  • Comme dans la façon dont vous gérez l’information dans les listes individuellement ou ensemble en tant que groupe d’éléments, vous pouvez gérer les métadonnées dans les bibliothèques individuellement ou dans le cadre de groupes d’éléments.
  • Tout comme les éléments de liste, vous pouvez également gérer individuellement les autorisations pour ces fichiers.

De ce point de vue (et de bien d’autres façons), les listes et les bibliothèques sont semblables les unes aux autres. Une différence principale entre les listes et les bibliothèques est que les fonctionnalités de la bibliothèque sont axées sur les fichiers. Voici quelques exemples notables de telles capacités :

  • L’expérience d’édition et de partage de fichiers
  • Aperçus de fichiers sur place
  • Copier et déplacer des fichiers
  • Possibilité d’épingler des fichiers importants vers le haut
  • Expérience d’enregistrement/départ, de version et d’approbation

Les bibliothèques contiennent généralement des documents, mais elles peuvent également contenir divers autres types de fichiers. SharePoint fournit à quelques bibliothèques pré-construites différents types de fichiers et fonctionnalités associées à l’esprit. Nous avons vu une liste de ces types de bibliothèques dans la liste Builtin et le sujet des modèles de bibliothèque dans la création d’une liste à l’aide d’une recette intégrée de modèle de liste du chapitre 4, travailler avec des listes et des bibliothèques dans SharePoint Online. Voici quelques exemples notables de ces bibliothèques pré-construites :

  • Bibliothèque pages du site : Le but de cette bibliothèque est de stocker des pages dans un site.
  • Bibliothèque d’images : La fonctionnalité de cette bibliothèque est centrée sur les images.
  • Bibliothèque d’actifs du site : Cette bibliothèque est utilisée pour stocker des actifs réutilisables pour votre site (tels que des images de page, des feuilles de style et des ordinateurs portables OneNote).

Comme son nom l’indique, une bibliothèque de documents est un type de bibliothèque centrée sur les documents. Cela dit, il n’y a aucune restriction sur les types de fichiers que vous pouvez télécharger dans une bibliothèque de documents. Nous avons eu un aperçu de la collaboration avec les bibliothèques de documents et les documents dans le cadre du chapitre 2, Introduction to SharePoint Online.

En outre, le chapitre 4, Travailler avec des listes et des bibliothèques dans SharePoint Online, nous a parcouru les listes en détail. Nous avons vu comment ajouter des colonnes, modifier des vues et modifier d’autres paramètres dans une liste. Étant donné que les bibliothèques sont des types spéciaux de listes, presque toutes les lignes directrices applicables aux listes s’appliquent également aux bibliothèques. Avant de procéder aux recettes de ce chapitre, il est fortement recommandé d’examiner ce chapitre si vous ne l’avez pas déjà fait. Dans ce chapitre, nous discuterons de recettes dont nous n’avons jamais discuté auparavant puisqu’elles sont uniques aux bibliothèques.

Dans ce chapitre, nous discuterons des recettes suivantes :

  • Création d’un nouveau document
  • Associer un modèle de document
  • Affichage et édition de documents dans le navigateur
  • Affichage et édition de documents dans le client
  • Téléchargement de documents
  • Déplacement et copie de documents
  • Affichage et modification des paramètres de la bibliothèque de documents
  • Paramètres de version, approbation du contenu et caisse de documents

Création d’un nouveau document

Dans le chapitre 2, Introduction to SharePoint Online, nous avons vu comment télécharger des documents et des dossiers existants dans une bibliothèque de documents. En plus de télécharger des documents existants, vous pouvez créer de nouveaux documents à partir de zéro au sein d’une bibliothèque de documents.

Il existe deux façons de créer de nouveaux documents au sein d’une bibliothèque :

  • Créez-le à l’aide du nouveau menu de la bibliothèque
  • Créez-le à l’aide de l’application Microsoft Office locale

Cette recette vous montrera comment créer un nouveau document Word en utilisant l’une ou l’autre approche.

Prépare

Vous aurez besoin d’autorisations contribute ou supérieures à la bibliothèque pour être en mesure de créer un nouveau document en son sein.

Comment le faire…

Pour créer un document à l’aide du nouveau menu dans une bibliothèque de documents, suivez les étapes suivantes :

1.Browse à la bibliothèque où vous souhaitez créer le nouveau document.

2.Click le nouveau menu de la barre de navigation sur le dessus de la bibliothèque:

Sl’élection d’un document dans la bibliothèque remplace la barre de menu supérieure par le menu actions document. Donc, si vous avez les autorisations requises pour la bibliothèque et ne voient toujours pas le nouveau menu, assurez-vous que vous n’avez pas accidentellement sélectionné un document à partir de la liste des documents ci-dessous.

3. Cliquez sur le type de nouveau document que vous souhaitez créer. Nous choisirons un document Word pour notre exemple. Cela créera un document de mot vierge dans la bibliothèque et l’ouvrira pour l’édition dans une nouvelle fenêtre de navigateur.

4.Click sur le document – Texte enregistré en haut de l’écran (au-dessus du menu ruban):

5.Give un nom pour votre document, puis appuyez sur la clé Entrer ou cliquez n’importe où en dehors de la boîte de texte pour enregistrer la modification:

Pour créer un nouveau document à l’aide de l’application Microsoft Office sur votre ordinateur, suivez les étapes suivantes :

1.Ouvrez l’application de bureau Office localement. Nous ouvrirons Microsoft Word puisque nous créons un document Word dans cet exemple.

2.Create ou modifier le contenu en elle comme vous le feriez généralement.

3.Cliquez sur le menu Fichier, puis cliquez sur Enregistrer ou enregistrer as. Vous verrez maintenant une liste de vos emplacements récents. Ces emplacements récents peuvent être vos bibliothèques SharePoint et OneDrive en ligne, ou des dossiers locaux sur votre ordinateur :

4.If vous voyez votre bibliothèque en ligne SharePoint ici, vous pouvez le sélectionner, entrer un nom pour votre fichier, puis l’enregistrer ici, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

Notez que vous pouvez cliquer sur l’icône de goupille à côté de vos emplacements fréquemment utilisés afin qu’ils soient épinglés en haut de la liste.

5.If vous n’avez pas trouvé votre bibliothèque dans la liste des bibliothèques récentes, vous pouvez cliquer sur les sites – <YourOrganizationName > option pour afficher une liste de vos sites fréquemment consultés ou suivis:

6.Clicking un nom de site vous montre alors les bibliothèques de documents dans ces sites. Vous pouvez ensuite sélectionner une bibliothèque, puis enregistrer votre document là-bas, similaire à l’image affichée à l’étape 4.

7.Finally, si vous ne voyez pas votre site sur cette liste, vous pouvez cliquer sur le bouton Parcourir pour ouvrir l’enregistrer comme dialogue. Entrez ensuite l’URL de la bibliothèque (sans formulaires de suivi/AllItems.aspx) et cliquez sur Enregistrer, comme le montre la capture d’écran suivante :

8.This vous emmène à la vue par défaut de la bibliothèque (tout comme vous le verrait dans le navigateur).

Notez que vous pouvez être invité pour les informations d’identification à ce stade, surtout si vous faites cela pour la première fois ou ne pas utiliser votre ordinateur de travail. S’il vous plaît faire attention à ne pas enregistrer / rappelez-vous les informations d’identification si vous utilisez un ordinateur public pour ce faire.

9.Entrez un nom de fichier et cliquez à nouveau enregistrer pour enregistrer le document à la bibliothèque.

10.Si votre bibliothèque contenait des colonnes obligatoires pour des métadonnées supplémentaires, vous serez invité à saisir des valeurs pour ces colonnes avant de pouvoir enregistrer le document. Si cela se produit, vous devrez sélectionner ou saisir les métadonnées requises, puis cliquez sur le bouton Enregistrer la nouvelle tentative :

11.Doing ainsi enregistrera le document à l’endroit que vous aviez précédemment choisi.

félicitations! Vous venez de créer un nouveau document dans la bibliothèque. Vous avez appris à le faire en utilisant le nouveau menu de l’intérieur de la bibliothèque ou en utilisant l’application Microsoft Office correspondante à partir de votre appareil local.

Comment ça marche…

La seule grande différence entre la création d’un document dans SharePoint Online et sa création locale est que lorsque vous créez un nouveau document dans une bibliothèque de documents SharePoint, il devient automatiquement disponible pour toute autre personne qui a accès à cette bibliothèque. D’autres utilisateurs qui y ont accès peuvent également collaborer sur ce document. Entre autres avantages, la création de documents en ligne permet également de les partager facilement avec d’autres en leur envoyant simplement des liens vers ces documents à l’aide des fonctionnalités de lien Share ou Copy dans SharePoint Online.

Gouvernance et architecture de l’information

Selon leurs autorisations, les membres de votre site peuvent créer des listes et des bibliothèques en son sein. Ils peuvent créer des colonnes dans les bibliothèques, créer des dossiers, personnaliser les vues de la bibliothèque et modifier d’autres paramètres pour ces bibliothèques. Cela peut rapidement conduire à des listes et des bibliothèques sur tout votre site, et avec cela, plusieurs colonnes, vues et dossiers dans ces bibliothèques.

Pour cette raison, si vous êtes propriétaire d’un site ou propriétaire d’une bibliothèque, vous devriez réfléchir à l’avance à la planification des autorisations pour votre site et/ou des listes et bibliothèques dans le site. En outre, vous voudrez planifier la structure et l’organisation du contenu qui sera hébergé dans ces sites. Idéalement, vous devez le faire avant que les utilisateurs ne commencent à créer ou à télécharger des fichiers dans la bibliothèque. En tant que propriétaire du site, vous devriez vous demander si le contenu doit être hébergé dans une bibliothèque ou plusieurs bibliothèques. En tant que propriétaire de bibliothèque, vous devriez penser aux éléments suivants :

  • Les colonnes (a.k.a. métadonnées) qui doivent être capturées pour les documents de la bibliothèque
  • Les vues qui devraient être créées pour la bibliothèque
  • Si vous devez créer des dossiers pour organiser les fichiers
  • Versioning, Check out et autres paramètres pour la bibliothèque

En plus de cela, vous devriez penser aux différents publics de la bibliothèque et par la suite les paramètres d’autorisation pour elle.

Voir aussi

  • Téléchargement de documents dans une bibliothèque du chapitre 2, Introduction à SharePoint Online
  • Associer un modèle de document dans ce chapitre
  • Ajout d’alertes dans le chapitre 4, Travailler avec des listes, Bibliothèques dans SharePoint En ligne
  • La création d’une recette de type contenu dans le chapitre 6, term store et types de contenu dans SharePoint Online

Associer un modèle de document

Le nouveau menu d’une bibliothèque vous permet de créer des documents en utilisant les types de documents intégré standard :

En cliquant sur l’un de ces types de documents, un document vierge sera créé pour vous. Il y a toutefois des moments où vous souhaitez que vos utilisateurs créent des documents à l’aide de modèles de documents standard définis par votre organisation. Ces modèles peuvent contenir un image de marque prédéfinissant, des pages de couverture standard, des pieds et des en-têtes à titre d’exemple. Vous pouvez modifier le nouveau menu pour activer la création de documents à l’aide de ces modèles et aussi masquer en option les modèles par défaut.

Cette recette vous montrera comment associer un tel modèle de document pré-créé avec le nouveau menu de votre bibliothèque. Nous verrons également comment afficher ce modèle en haut, puis désactiver l’option de document Word intégré.

Prépare

Vous aurez besoin de l’autorisation Modifier ou plus pour pouvoir modifier le nouveau menu d’une bibliothèque.

Comment le faire…

Pour ajouter un nouveau modèle à la liste des options du nouveau menu :

1.Click la nouvelle option dans la barre de menu.

2.Click Ajouter le modèle vers le bas du menu:

3.This ouvre la boîte habituelle de dialogue de sélection de fichiers pour votre ordinateur.

4.Browse au modèle de document approprié, puis sélectionnez-le.

5.This ajoutera le nouveau modèle de document à ce menu, comme indiqué dans la capture d’écran suivante :

Pour modifier l’ordre des différents types de documents que les utilisateurs voient dans le nouveau menu, ou pour les masquer complètement :

1.Click la nouvelle option de la barre de menu.

2.Click Modifier nouveau menu vers le bas du menu.

3.This fait monter l’écran de menu Edit New. Ici, vous pouvez masquer les options de menu existantes, les réorganiser ou supprimer complètement toutes les options personnalisées en cliquant sur les ellipses à droite de l’option :

4.You peut alors cliquer sur le bouton Enregistrer pour enregistrer vos modifications au nouveau menu.

Félicitations, vous venez d’apprendre à associer un modèle de document avec le nouveau menu de votre bibliothèque. Vous avez ensuite appris à réorganiser l’ordre des différentes options de menu, puis à masquer les options qui ne sont pas nécessaires.

Comment cela fonctionne

C’est généralement une bonne idée d’associer des modèles de documents avec vos bibliothèques de documents au lieu que vos utilisateurs de site créent des documents à l’aide des modèles vierges natifs. Cela s’ajoute à la discussion sur la gouvernance et l’architecture de l’information de la recette précédente de ce chapitre. Cela, dans la mesure du possible, contribue à améliorer encore la qualité du contenu et de la cohérence au sein de votre site. Veuillez noter que vos utilisateurs peuvent toujours télécharger des documents vers la bibliothèque qui peuvent ne pas être basés sur le modèle que vous avez défini. SharePoint ne peut pas valider si les documents téléchargés par les utilisateurs de votre bibliothèque ont été créés à l’aide d’un modèle spécifique.

Voir aussi

  • La création d’une nouvelle recette de document dans ce chapitre

Affichage et édition de documents dans le navigateur

Microsoft 365 vous permet de visualiser et de modifier des fichiers directement dans le navigateur, sans même avoir à télécharger une copie locale. Cette recette vous montrera comment le faire.

Prépare

Vous aurez besoin d’autorisations de lecture ou plus sur le document que vous souhaitez afficher et contribuer aux autorisations ou plus sur elle si vous souhaitez le modifier.

Comment le faire…

Pour ouvrir un document dans le navigateur, suivez les étapes suivantes :

1.Parcourir la bibliothèque qui contient le document que vous souhaitez afficher ou modifier.

2.Click sur le document que vous souhaitez afficher ou modifier. Cela ouvrira le document dans une nouvelle fenêtre de navigateur.

Il se peut que cliquer sur le document vous invite à ouvrir l’application de bureau correspondante pour elle. Cela peut se produire si le propriétaire de la bibliothèque a modifié le comportement ouvert par défaut pour les documents de cette bibliothèque. Pour ouvrir un document dans le navigateur pour une telle bibliothèque, cliquez sur les ellipses à côté, puis cliquez sur Ouvrir, puis Ouvrez dans le navigateur.

Si vous êtes le propriétaire d’une telle bibliothèque, nous discuterons de la façon dont vous pouvez modifier ce comportement dans une recette ultérieure dans ce chapitre.

3.Selon vos autorisations au document, vous serez directement en mesure de le voir ou de le modifier en place dans le navigateur.

Voilà! Vous venez d’apprendre à visualiser et modifier des documents à partir d’une bibliothèque SharePoint dans le navigateur.

Comment ça marche…

Office Online (maintenant simplement appelé Office et précédemment connu sous le nom Office Web Apps) est la suite Office en ligne qui permet de visualiser et d’éditer des fichiers dans le navigateur. Il prend en charge des centaines de types de fichiers pour la visualisation dans le navigateur. Ce lien fournit une liste de tous ces types de fichiers: https://m365book.page.link/Preview-File-Types.

En plus de la possibilité de visualiser des fichiers dans le navigateur, Office Online vous permet également de modifier un sous-ensemble de ces types de fichiers directement à partir de votre navigateur. Au moment de la rédaction, la possibilité de modifier des documents dans le navigateur était disponible pour la plupart des types de fichiers Microsoft Office, tels que .docx, .pptx et .xlsx, et la plupart des types de fichiers texte, tels que .txt, .css, .html et .js.

Veuillez noter que même s’il y a une limite sur les types de fichiers qui peuvent être consultés ou modifiés dans le navigateur, il n’y a pratiquement aucune limite sur les types de fichiers qui peuvent y être téléchargés. Toutefois, les expériences de visualisation et d’édition du navigateur varient légèrement selon le type de fichier. En outre, si SharePoint n’est pas en mesure de rendre un type de fichier dans le navigateur, en cliquant sur un tel fichier vous invitera à le télécharger sur votre ordinateur. Vous pouvez ensuite ouvrir le fichier comme vous le feriez habituellement sur votre ordinateur.

Voici quelques-uns des avantages de l’édition par navigateur :

  • Aucune licence ou logiciel supplémentaire n’est requis : Office Online est inclus dans votre abonnement Microsoft 365 sans frais supplémentaires (c’est-à-dire gratuit!). En outre, il n’exige pas qu’un logiciel soit installé (pas même le logiciel de bureau Microsoft Office) et fonctionne simplement hors de la boîte avec les navigateurs les plus couramment utilisés.
  • Rapide et pratique: Il est certainement très pratique d’être en mesure de modifier les documents à partir de l’intérieur du navigateur, au lieu d’avoir à d’abord les télécharger. Vous pouvez non seulement afficher et modifier ces documents sur votre navigateur de bureau, mais aussi avec une variété de navigateurs mobiles et d’applications mobiles de bureau sur une variété d’autres appareils ainsi. En outre, vos modifications sont automatiquement enregistrées de sorte que vous n’avez pas besoin de les enregistrer manuellement.

La seule principale limitation de l’utilisation d’Office Online pour afficher ou modifier vos documents dans le navigateur est que toutes les fonctionnalités disponibles dans les applications de bureau correspondantes ne sont pas disponibles dans Office Online. Par exemple, toutes les transitions et animations ne sont pas disponibles dans PowerPoint Online. Cela dit, les fonctionnalités disponibles dans Office Online couvrent toujours les scénarios d’utilisation les plus courants. Cet article fournit une comparaison détaillée des fonctionnalités disponibles dans les applications clientes par rapport à celles disponibles dans les applications Web correspondantes : https:// m365book.page.link/office-onlineservice-description.

Il y a plus…

Nous discuterons de l’expérience de co-auteur dans SharePoint en ligne dans le prochain sujet.

Co-auteur de documents dans le navigateur

La co-auteure est deux personnes ou plus travaillant sur un document en même temps. La coautorisation dans Office permet non seulement à plusieurs personnes de travailler simultanément sur le même document, mais leur permet également de voir les changements les uns des autres en temps réel. Vous pouvez coautorisation des fichiers MS Word, PowerPoint, Excel ou OneNote qui sont stockés dans SharePoint Online ou OneDrive. La capture d’écran suivante montre un exemple de co-auteur:

Dans l’exemple indiqué dans la capture d’écran précédente, un utilisateur, Alex, modifie un document Word. Comme le montre la capture d’écran, une autre utilisateur, Megan Bowen, modifie simultanément le même document. Alex peut voir que Megan est l’édition du document par le moyen de son image montrant dans le coin supérieur droit du document (illustré par le rectangle marqué numéro 1). En outre, Alex peut également voir les changements que Megan est en train de faire en temps réel par le moyen d’un curseur qui montre les initiales de son nom -MB (illustré par le rectangle marqué numéro 2).

Le Bureau fournit divers indicateurs lorsque plusieurs personnes coauteur un document. En plus des indicateurs précédents mentionnés, Office vous avisera explicitement lorsque quelqu’un d’autre commence à modifier un document que vous modifiez déjà actuellement. Il vous avertira également quand ils sortent de cette expérience d’édition. Veuillez noter que vous n’êtes pas informé lorsque d’autres ouvrent le document pour le voir (vous n’êtes informé que lorsqu’ils ouvrent le document pour le modifier).

Semblable à cela, Megan verra également les changements qu’Alex fait en temps réel grâce à un indicateur de présence avec un curseur montrant les initiales de son nom. Si plus de deux utilisateurs éditaient ce document, Word indiquerait également leur présence ainsi que les mises à jour en temps réel qu’ils font aux documents.

Cet article de soutien fournit plus de détails sur la co-auteur: https://m365book.page.link/co-authoring

Voir aussi

  • Les documents d’affichage et d’édition de la recette client dans ce chapitre
  • La recette Ajout d’alertes dans le chapitre 4, Travailler avec des listes et des bibliothèques dans SharePoint Online

Affichage et édition de documents dans le client

En plus de pouvoir afficher et modifier des documents dans le navigateur, SharePoint vous permet également de visualiser et de modifier des documents en ligne dans les applications de bureau correspondantes. Il existe deux façons d’ouvrir un document en ligne dans l’application de bureau :

  • Parcourez la bibliothèque, puis ouvrez le document à partir de là.
  • Ouvrez directement un document en ligne à partir de l’application.

Dans cette recette, nous verrons comment utiliser les deux méthodes pour afficher et modifier un document qui a été téléchargé sur une bibliothèque SharePoint dans l’application de bureau correspondante.

Prépare

Vous aurez besoin d’autorisations de lecture ou plus sur le document que vous souhaitez afficher et contribuer aux autorisations ou plus sur elle si vous souhaitez le modifier.

Comment le faire…

Pour ouvrir le document en ligne à partir de la bibliothèque, suivez les étapes suivantes :

1.Browse à la bibliothèque qui contient le document que vous souhaitez afficher ou modifier.

2.Click les ellipses à côté du document (1).

3.Click ou mouse-over l’option Open submenu (2).

4.Click Ouvert dans l’application, comme indiqué dans la capture d’écran suivante (3):

5.Si vous ouvrez un document Word, comme nous le sommes dans la capture d’écran précédente, cliquez sur Open Word sur l’invite qui semble confirmer que vous souhaitez ouvrir le document dans Word.

Tout ce que vous faites dans SharePoint, et Microsoft 365 en général, exige que vous soyez authentifié et que vous avez un accès approprié configuré par le biais d’autorisations. Cela est vrai pour les documents que vous ouvrent dans le client ainsi. Vous serez invité à obtenir des informations d’identification la première fois que vous ouvrez un document dans une application client (ou si vos informations d’identification ont changé depuis la dernière fois). Vos informations d’identification seront ensuite rappelées à partir de là, à condition que vous avez été en mesure de vous authentifier avec succès. À partir de ce moment,, SharePoint utilisera les informations d’identification enregistrées chaque fois que vous essayez d’ouvrir un document (même si elle sera toujours vérifier pour s’assurer que vous avez des autorisations pour elle).

6.Le document sélectionné s’ouvrira désormais dans l’application Word. Si vous avez le droit de modifier le document, vous pouvez commencer à y apporter des modifications et vos modifications seront automatiquement enregistrées dans la bibliothèque de documents de SharePoint.

Pour ouvrir le document directement à partir de l’application client, suivez les étapes suivantes :

1.Open l’application de bureau correspondante, comme vous le feriez habituellement.

2.Once vous ouvrez l’application, vous serez montré l’onglet Accueil. Ici, vous pouvez voir tous vos documents récemment ouverts, qui comprennent des documents d’Office Online. Cliquez sur le document pour l’ouvrir si vous le voyez ici. Sinon, nous pouvons passer à l’étape suivante.

3.Click l’onglet ouvert ou file | Ouvert – l’option que vous voyez dépendra du type de document que vous essayez d’ouvrir.

4.Here, vous verrez à nouveau une liste de vos fichiers récents. Si vous avez déjà connecté votre compte Microsoft 365 via le client de bureau, vous verrez également une liste d’organisations que vous avez récemment consultées.

5.Clicking sur le nom de l’organisation vous montrera vos sites fréquents et suivis de l’organisation:

6.You peut alors cliquer sur le site, puis la bibliothèque pour afficher tous les dossiers et documents dans cette bibliothèque.

7.You peut cliquer sur le document pour l’ouvrir si vous avez trouvé votre document ici.

Si ce n’est pas le cas, nous passerons à l’étape suivante.

8.Click le bouton Parcourir pour ouvrir la boîte de dialogue de sélection de fichiers habituelle.

9.Enter l’URL de votre site, puis cliquez sur Ouvrir pour voir une liste des bibliothèques dans ce site.

Vous devrez vous assurer que l’URL pointe vers le fichier et non pas les bibliothèques ou les pages en dessous. Par exemple, une URL comme celle-ci se traduira par une erreur, car elle indique une page (et non un site): https://<OrganizationName>.sharepoint.com/sites/SalesAndMarketing/SitePages/Home.aspx.

Par conséquent, l’URL correcte pour entrer dans le dialogue de fichier pour ce site est https://<OrganizationName>.sharepoint.com/sites/Sal esAndMarketing/.

10.Sélectionnez la bibliothèque qui contient votre document, puis cliquez sur Ouvrir pour afficher une liste de documents dans cette bibliothèque.

11.Sélectionnez le document que vous souhaitez ouvrir, puis cliquez sur Ouvrir, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

12.Doing ainsi ouvrira directement ce document dans le client de bureau.

félicitations! Vous venez d’apprendre à visualiser et modifier directement les documents d’une bibliothèque SharePoint dans une application cliente. Veuillez noter que vous ne pouvez actuellement ouvrir les documents Microsoft Office que de cette façon.

Comment ça marche…

Être en mesure de modifier des documents en ligne est très pratique. Toutefois, il n’a pas les contrôles d’édition avancés que les applications de bureau Microsoft Office fournissent. La capacité d’édition client réunit le meilleur des deux mondes. Il vous permet de stocker et de partager vos documents sur le cloud, où ils sont facilement accessibles à tous. En outre, vous pouvez utiliser les fonctionnalités client riches pour apporter des modifications à vos documents. À partir de maintenant, vous ne pouvez modifier que les documents Microsoft Office connectés au cloud de cette façon. Tous les autres types de fichiers que vous souhaitez modifier à l’aide des applications client devront d’abord être téléchargés, modifiés, puis téléchargés vers la bibliothèque.

En plus d’ouvrir directement des documents en ligne dans une application de bureau, vous pouvez également utiliser l’option Open in Desktop App pour ouvrir, dans l’application de bureau correspondante, tous les documents en ligne que vous pouvez consulter ou modifier dans votre navigateur.

L’option Open in Desktop App

Lors de l’édition de documents dans le navigateur, SharePoint Online présente une option de menu Open in Desktop App, comme le montre la capture d’écran suivante. En cliquant sur cette option ouvre également le document dans l’application de bureau correspondante:

Il y a plus…

Nous avons discuté de la co-auteur dans le cadre de la dernière recette. La discussion a porté sur une expérience de co-auteur basée sur le navigateur en ce que tous les utilisateurs utilisaient leur navigateur pour travailler avec les documents. Dans le contexte de la recette actuelle, il est également possible d’utiliser les applications de bureau Microsoft Office correspondantes pour co-auteur de documents.

Co-auteur de documents dans l’application client

Pendant que vous modifiez le document dans une application de bureau, vos collègues peuvent soit utiliser le navigateur, soit une application de bureau pour afficher et modifier le même document. L’application de bureau Office vous fournirait des notifications et des indicateurs similaires pour non seulement vous montrer qui d’autre modifie le document, mais affichera également leurs modifications en temps réel.

L’expérience d’édition diffère selon le type de document que vous modifiez et le type d’application que vous utilisez. Au moment d’écrire ces lignes, l’expérience de co-auteur dans le bureau Excel, par exemple, ne fonctionne qu’avec certaines installations de l’application – en particulier seulement si elle est installée à l’aide de l’installateur Microsoft 365 click-to-run. Pour les applications installées à l’aide de l’installateur Windows, le fichier Excel s’ouvrira comme lu uniquement si un autre utilisateur l’édite déjà. Cet article de soutien fournit une bonne référence pour résoudre tous les problèmes que vous pouvez voir avec l’expérience de co-auteur: https://m365book.page.link/Troubleshoot-Coauthoring.

Un avantage supplémentaire de l’utilisation de l’application de bureau pour la co-auteur est que cliquer sur l’indicateur de présence d’une personne dans l’application vous permet d’effectuer les actions supplémentaires suivantes:

  • Rendez-vous à l’endroit où se trouve la personne dans le document.
  • Envoyez un courriel à la personne.
  • Consultez leurs coordonnées.

Métadonnées de documents

Lorsque la bibliothèque de documents contenant le document est configurée avec des colonnes pour stocker des métadonnées/informations supplémentaires pour le document, Microsoft Office vous permet de modifier ces métadonnées à partir de l’application client. De plus, si l’une de ces colonnes est obligatoire, la demande du client vous obligera à saisir ces informations avant de pouvoir enregistrer le document. Il montre ces colonnes à travers un volet propriétés, comme le montre la capture d’écran suivante:

Ce volet de propriété est également parfois appelé le panneau d’information documentaire. Le client Office enregistrera votre document sur SharePoint une fois que vous aurez mis à jour ses propriétés via ce panneau. Cette expérience est similaire à l’expérience de création d’applications de bureau dont nous avons discuté dans la création d’une nouvelle recette de document plus tôt dans ce chapitre.

Voir aussi

  • Les documents d’affichage et d’édition dans la recette du navigateur dans ce chapitre
  • La recette Ajout d’alertes dans le chapitre 4, Travailler avec des listes et des bibliothèques dans SharePoint Online
  • Les paramètres de version, l’approbation du contenu et la recette de caisse de documents dans ce chapitre

Téléchargement de documents

En plus de visualiser et d’éditer des documents dans des navigateurs ou des applications clients, vous pouvez également les télécharger pour consultation hors ligne. Cette recette vous montre comment le faire.

Prépare

Vous aurez besoin d’autorisations de lecture ou plus sur le document que vous souhaitez télécharger.

Comment le faire…

Pour télécharger un document, suivez les étapes suivantes :

1.Browse à la bibliothèque qui contient le document que vous souhaitez télécharger et sélectionner le document que vous souhaitez télécharger.

2.Click l’option Télécharger à partir du menu en haut:

Comment ça marche…

Vous pouvez télécharger n’importe quel fichier pour la visualisation et l’édition hors ligne. Pour les types de fichiers que vous pouvez afficher dans le navigateur, Office for web fournit deux façons différentes de télécharger les fichiers, selon le type de fichier :

  • Pour les documents Microsoft Office, une fois que vous avez ouvert le document dans la fenêtre de votre navigateur, vous pouvez cliquer sur le menu Fichier, puis enregistrer as, puis télécharger une copie. Vous verrez également quelques options supplémentaires en fonction du type de document Office que vous consultez (Word, Excel ou PowerPoint). Word, par exemple, présente en outre un téléchargement comme option PDF:
  • Pour tous les autres types de fichiers, vous serez en mesure de télécharger le fichier en cliquant sur l’option Téléchargement dans la barre de menu supérieure, qui apparaît lors de la visualisation de ces fichiers dans le navigateur, comme indiqué dans la capture d’écran suivante pour un fichier d’image:

Lorsque vous téléchargez et modifiez des fichiers de cette façon, ils ne sont pas connectés à SharePoint en ligne, ce qui signifie que vos modifications locales aux documents seront enregistrées localement et non au cloud. Le téléchargement de fichiers de cette façon devrait donc être évité à moins d’avoir un besoin très spécifique qui vous oblige à utiliser une copie déconnectée et déconnectée du fichier. Pour les types de fichiers Microsoft Office, vous pouvez utiliser le navigateur connecté et l’expérience d’édition de bureau dont nous avons déjà discuté. Pour la visualisation et l’édition de types de fichiers non Office, il est recommandé d’utiliser l’option menu Sync pour synchroniser localement les documents de votre bibliothèque. Une fois que vous faites cela, toutes les modifications que vous faites aux fichiers locaux seront synchronisées en permanence avec le document en ligne. Nous discuterons de OneDrive et de la façon dont la synchronisation fonctionne plus en détail dans un chapitre ultérieur.

Voir aussi

  • Chapitre 7, OneDrive for Business

Déplacement et copie de documents

Vous pouvez copier ou déplacer vos documents d’un site à un autre site de votre locataire. Dans cette recette, nous verrons comment copier un document à une bibliothèque différente dans un autre site.

Prépare

Pour copier un document, vous aurez besoin de lire l’accès à la bibliothèque à partir de laquelle vous copiez le document. Si vous déplacez un document, vous aurez besoin d’autorisations contribute ou plus d’où vous déplacez le document.

De plus, vous aurez besoin d’accéder à la bibliothèque où vous déménagez ou copiez les documents.

Comment le faire…

Pour copier ou déplacer un ou plusieurs documents, suivez les étapes suivantes :

1.Browse à la bibliothèque qui contient les documents que vous souhaitez copier ou déplacer.

You suivrait les mêmes étapes si vous souhaitez copier des fichiers de votre OneDrive à une bibliothèque dans SharePoint.

2.Sélectionnez les documents que vous souhaitez déplacer ou copier et cliquez sur le passage ou copiez les options dans le menu en haut, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

3.Choisissez une destination pour déplacer ou copier votre fichier. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes, comme le montre la capture d’écran suivante:

1.Créer une copie du fichier dans la même bibliothèque

2.Déplacer ou copier le fichier dans un dossier de votre OneDrive

3.Choisissez une bibliothèque à partir d’une liste de sites récemment utilisés

4.Browse à un site non montré dans la liste des sites récemment utilisés:

Nous sélectionnerons le site road show pour cet exemple.

4.We sélectionnera alors une bibliothèque sur ce site.

5.Si nécessaire, nous pouvons créer de nouveaux dossiers, ou sélectionner des sous-folders existants, puis cliquez ici ou copiez ici pour déplacer ou copier les fichiers vers la bibliothèque sélectionnée :

Les fichiers copiés hériteront automatiquement des autorisations de la bibliothèque de destination, même si la bibliothèque source ou les documents avaient un ensemble différent d’autorisations.

Voilà! Vous venez d’apprendre à copier ou déplacer des fichiers sharepoint vers une autre destination au sein de SharePoint ou OneDrive.

Comment ça marche…

Copier ou déplacer des fichiers dans SharePoint Online est assez similaire à copier ou déplacer des fichiers sur votre ordinateur. Si vous déplacez un fichier, le fichier source est supprimé. Si vous copiez un fichier, le fichier source est maintenu et une nouvelle copie du fichier est créée dans la destination. Comme lorsque vous copiez ou déplacez des fichiers localement, SharePoint fournit des indicateurs appropriés lorsque l’opération de fichier démarre et une fois qu’elle réussit ou échoue. La seule différence entre les opérations de copie et de déplacement dans SharePoint est que puisque la copie crée effectivement un nouveau fichier dans la destination, certaines propriétés du fichier telles que l’historique de la version ne sont pas report. Le déplacement du fichier, d’autre part, se traduit par l’historique de la version également apporté au fichier destination.

Veuillez consulter les paramètres de version, l’approbation du contenu et la recette de caisse de documents plus tard dans le chapitre pour en savoir plus sur la version et l’historique des versions.

En outre, si vous avez des métadonnées personnalisées associées à la copie ou au déplacé du document, ces métadonnées sont copiées avec elle tant que la bibliothèque de destination a la même colonne que la source pour stocker ces informations.

Enfin, veuillez noter qu’au moment de la rédaction, SharePoint limite la taille maximale d’une copie ou d’une opération de déménagement à 100 Go, lorsque l’opération se fait sur deux sites. Vous pouvez en savoir plus à ce sujet ici: https://m365book.page.link/Move-Copy-Limits.

Affichage et modification des paramètres de la bibliothèque de documents

Nous avons vu plusieurs paramètres de liste dans le cadre de la recette affichage et modification des paramètres de liste dans le chapitre 4, Travailler avec des listes et des bibliothèques dans SharePoint Online. Comme mentionné précédemment, les bibliothèques sont une extension des listes, et par conséquent ces paramètres s’appliquent également intrinsèquement aux bibliothèques. Ils, cependant, ont également quelques paramètres supplémentaires de leurs propres qui sont pertinents à la façon dont vous travaillez avec les fichiers et les documents.

Nous examinerons certains de ces paramètres dans le cadre de cette recette. À titre d’exemple, nous verrons comment modifier la façon par défaut dont les documents activés par navigateur s’ouvrent. Lorsque vous cliquez sur un document dans une bibliothèque, le paramètre par défaut permet à SharePoint d’ouvrir le document dans le navigateur. Toutefois, comme décrit dans la recette « Visualisation et édition des documents dans le navigateur », plus tôt dans ce chapitre, l’expérience d’édition du navigateur a ses limites. Vous pouvez donc exiger que les documents d’une bibliothèque particulière s’ouvrent dans les clients de bureau correspondants afin que vous puissiez obtenir cette riche expérience d’édition. Cette recette vous montrera comment le faire.

Prépare

Vous aurez besoin d’un accès Modifier, Concevoir ou Full Control à la bibliothèque dont vous souhaitez afficher ou modifier les paramètres.

Comment le faire…

Pour modifier le comportement ouvert par défaut pour les documents d’une bibliothèque, suivez les étapes suivantes :

1.Browse à la bibliothèque pour laquelle vous souhaitez changer ce comportement.

2.Click l’icône de vitesse de paramètres dans le coin supérieur droit.

Paramètres de la bibliothèque 3.Click, comme le montre la capture d’écran suivante :

4.This vous emmène à la page Paramètres pour la bibliothèque. Ici, vous pouvez afficher et modifier différents paramètres de la liste.

5.Cliquez sur le lien paramètres avancés et faites défiler vers le bas pour les documents d’ouverture dans le paramètre navigateur.

6.Select l’Open dans l’option d’application client.

7.Click le bouton OK le bas de l’écran.

Vous venez de changer le comportement ouvert par défaut pour les documents activés par navigateur. En cliquant sur un document de la bibliothèque, vous pouvez désormais l’ouvrir directement dans l’application client correspondante.

Comment ça marche…

Comme nous l’avons vu dans les recettes précédentes, travailler dans le client a ses avantages ainsi que les inconvénients. Cela signifie que vous voudrez choisir soigneusement le comportement ouvert par défaut en fonction des besoins spécifiques de votre équipe. Notez également que puisque vous ne pouvez modifier que les documents Microsoft Office directement dans le client, ce paramètre n’aura d’impact que sur ces types de fichiers. D’autres fichiers continueront de s’ouvrir dans le navigateur (pour les types de fichiers qui prend en charge l’affichage du navigateur) ou seront téléchargés, en fonction du type de fichier.

Voici quelques-uns des autres paramètres pertinents pour les documents :

  • Paramètres généraux – Paramètres avancés – Disponibilité des clients hors ligne : ce paramètre empêche la synchronisation locale des documents de cette bibliothèque à l’aide de la synchronisation OneDrive. Notez que les utilisateurs peuvent toujours télécharger ces documents – c’est juste qu’ils ne seront pas synchronisés à travers le client de synchronisation OneDrive.

Nous en apprendrons plus sur OneDrive et le client de synchronisation dans le chapitre 7, OneDrive for Business.

  • Paramètres généraux – Paramètres de valeur par défaut de colonne : c’est l’un des paramètres les plus utiles mais négligés de SharePoint Online. Cette page paramètres vous aide à définir les valeurs de métadonnées par défaut de votre bibliothèque, en fonction du dossier sur qui les documents sont enregistrés. À titre d’exemple, supposons qu’il y ait une bibliothèque de politiques dans votre site intranet qui est utilisée pour partager les politiques entre les différents ministères de votre organisation. La bibliothèque dispose de dossiers départementaux (tels que communications, finances et H.R.) puis de sous-dossiers pour contenir des documents de politique pertinents. Supposons également que la bibliothèque dispose d’une colonne de métadonnées appelée Département afin que vous puissiez marquer chaque document de stratégie par le département auquel elle appartient. Vous pouvez désormais définir les valeurs par défaut de cette colonne afin que tous les documents téléchargés dans la bibliothèque soient automatiquement marqués par le nom du département en fonction du dossier sur qui ils sont téléchargés. Un exemple de ceci est montré dans la capture d’écran suivante :

Dans la capture d’écran précédente, #1 représente le dossier (et tous les sous-groupes) pour lesquels les métadonnées par défaut sont définies, #2 représente la colonne de métadonnées (et son type) pour lequel la valeur est configurée, et #3 représente la valeur par défaut qui sera appliquée lorsque les documents sont téléchargés dans le dossier.

  • Autorisations et gestion – Gérer les fichiers qui n’ont pas de version d’accès enregistré : cette page affiche une liste de tous les fichiers qui n’ont pas de version d’accès enregistré. Nous en apprendrons davantage sur ce paramètre dans le cadre de la prochaine recette, des paramètres de version, de l’approbation du contenu et de la vérification des documents.

Voir aussi

  • La recette de paramètres de visualisation et de modification de la liste dans le chapitre 4, Travailler avec les listes et les bibliothèques dans SharePoint Online
  • Les documents d’affichage et d’édition dans la recette du navigateur dans ce chapitre
  • Les documents d’affichage et d’édition de la recette client dans ce chapitre
  • La version habilitante et nécessitant la recette de caisse dans ce chapitre
  • L’ajout d’un type de contenu à la liste ou à la recette de la bibliothèque dans le chapitre 6, le magasin à terme et les types de contenu dans SharePoint Online

Paramètres de version, approbation du contenu et caisse de documents

La page Paramètres de version vous permet de contrôler les différents paramètres liés à la gestion du cycle de vie des documents, tels que la version de documents, l’approbation, le check out et la visibilité du document.

Dans cette recette, nous allons modifier les paramètres de version pour exiger document Check out. L’activation de cette option permet aux utilisateurs de vérifier d’abord le document avant de pouvoir y apporter des modifications. Cela verrouille essentiellement le document exclusivement pour leur utilisation d’édition. Une fois qu’un document est vérifié, les autres utilisateurs ne seront pas en mesure de modifier ce document à moins qu’il ne soit enregistré à nouveau par l’utilisateur qui l’édite. Toute personne ayant accès à Lecture ou supérieure peut toujours consulter le document. Toutefois, la version du document qu’ils verront est celle qui a été vérifiée pour la dernière fois. Ils ne montreront pas les modifications que l’utilisateur qui a vérifié le document est en cours jusqu’à ce qu’ils vérifient dans le document.

Prépare

Vous aurez besoin d’un accès Modifier, Concevoir ou Full Control à la bibliothèque pour laquelle vous souhaitez afficher ou modifier les paramètres de version.

Comment le faire…

Pour consulter les documents d’une bibliothèque, suivez les étapes suivantes :

1.Parcourir la page paramètres de la bibliothèque tel que décrit dans la recette précédente.

Paramètres de version 2.Click dans la section Paramètres généraux.

3.On la page Paramètres de version, faites défiler tout le chemin vers le bas à la section Besoin check out.

4.Select Oui pour exiger que les documents soient vérifiés avant qu’ils puissent être modifiés?.

5.Click OK pour enregistrer vos modifications.

6.Revenez à la bibliothèque en cliquant sur le nom de la bibliothèque dans la navigation de chapelure, comme le montre la capture d’écran suivante:

7.Click n’importe quel document pour l’ouvrir.

8.If votre document s’est ouvert dans le navigateur, vous remarquerez une nouvelle option de menu Modifier le document dans le coin supérieur droit de l’écran, comme le montre la capture d’écran suivante :

9.Click Modifier dans le navigateur et remarquez qu’Office Online vous oblige maintenant à consulter le document avant de le modifier:

Cette invite sera différente dans différents types de documents office. Par exemple, au moment d’écrire ces lignes, il ressemble à ceci pour les présentations PowerPoint :

10.Fermer l’onglet navigateur contenant le document et revenir à la bibliothèque.

11.Click les ellipses à côté du nom du document.

12.Click Plus, puis Consultez, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

13.Click sur le document pour l’ouvrir à nouveau dans une nouvelle fenêtre de navigateur.

14.Notez que l’option Modifier le document n’apparaît plus et que vous êtes maintenant en mesure d’y apporter directement des modifications.

15.Fermer l’onglet navigateur pour revenir à la bibliothèque une fois que vous avez apporté les modifications requises à votre document.

16.In vue de la bibliothèque, cliquez à nouveau sur les ellipses à côté du nom du document, puis cliquez sur Plus.

17.You peut maintenant cliquer sur Jeter vérifier pour annuler vos modifications ou cliquez sur Check in pour enregistrer vos modifications au document, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

18.Clicking Check in ouvre une fenêtre qui vous permet d’entrer des commentaires pour votre enregistrement, comme le montre la capture d’écran suivante:

Les commentaires d’enregistrement sont facultatifs, mais sont fortement recommandés. Ces commentaires devraient décrire de façon significative les modifications que vous avez apportées. Les utilisateurs ayant accès au document peuvent ensuite consulter ces commentaires à l’aide de l’historique de la version du document et comprendre par la suite les modifications apportées au document tout au long de son cycle de vie.

19.Then cliquez à nouveau sur l’écran des commentaires pour vérifier vos modifications et les rendre visibles par les autres.

Vous venez de voir comment activer le document Consultez votre bibliothèque. Vous avez également vu comment travailler avec des documents dans une bibliothèque qui vous oblige à les vérifier avant qu’ils puissent être modifiés dans un navigateur. Le processus est un peu différent pour les documents qui s’ouvrent dans le client. Nous examinerons ce processus dans le cadre de la prochaine section.

Comment ça marche…

Besoin de document Vérifier n’est généralement pas recommandé pour les raisons suivantes:

  • Vous ne pouvez pas co-auteur : vérifier qu’un document le verrouille pour votre édition exclusive et personne d’autre ne peut y apporter de modifications à moins qu’il ne soit enregistré à nouveau. Pour cette raison, la co-auteur n’est pas possible sur les documents d’une bibliothèque qui nécessite la vérification des documents.
  • Des étapes supplémentaires sont nécessaires pour créer et modifier des fichiers : pour les bibliothèques qui nécessitent le check out, des étapes supplémentaires, telles que la vérification des documents, puis leur retour, sont nécessaires pour que les documents soient créés et que les modifications soient visibles par d’autres. Ces étapes supplémentaires ont généralement un effet dissuasif sur l’adoption par les utilisateurs.
  • Les gens oublient de s’enregistrer : il n’est pas rare que les utilisateurs oublient d’enregistrer leurs modifications. À d’autres moments, les utilisateurs vérifient accidentellement les mauvais documents pour diverses raisons. Cela laisse obsolète vérifié les documents dans ces bibliothèques. Une personne ayant un accès approprié doit alors revenir en arrière et soit jeter ces documents (ce qui entraîne la perte de leurs modifications par les utilisateurs) soit contacter des personnes pour vérifier leurs documents. Il peut devenir lourd et long pour les propriétaires de bibliothèques de le faire.

Il est logique d’exiger un contrôle dans ces situations :

  • Grands spectateurs et très peu de collaborateurs : Exiger check out permet intrinsèquement à l’auteur du document d’apporter et d’enregistrer des modifications sans rendre ces modifications visibles pour le reste des internautes du fichier. D’autres continuent de voir le document précédemment enregistré. Ceci est utile dans les scénarios où vous avez très peu de personnes qui sont l’auteur des documents dans cette bibliothèque, mais un large public de les voir. Des exemples de ces bibliothèques sont des documents de politique d’organisation, des guides, des formulaires de dépenses et des modèles Excel.
  • Métadonnées requises : Si vous avez des bibliothèques qui nécessitent la saisie des métadonnées, l’application du processus Check out/Check in garantit que les métadonnées sont remplies. Si Check out n’est pas nécessaire et que les utilisateurs enregistrent le document sans entrer les métadonnées obligatoires, SharePoint fournira un indicateur que les métadonnées sont manquantes mais permettra toujours aux utilisateurs d’enregistrer ces documents. Toutefois, si Check out/Check in est activé sur cette bibliothèque, SharePoint empêchera les utilisateurs de vérifier les documents à moins que toutes les métadonnées requises ne soient saisies.

Autres paramètres de version

Les paramètres de version vous permettent en outre de contrôler les options suivantes pour vos listes et bibliothèques SharePoint :

  • Approbation du contenu : Ce paramètre vous permet de contrôler si de nouveaux documents ou révisions de documents existants dans la bibliothèque doivent faire l’objet d’une approbation ou d’un examen du contenu avant qu’ils ne deviennent visibles par d’autres utilisateurs. Il s’agit d’une fonctionnalité utile si vous souhaitez que vos documents soient examinés et/ou approuvés avant qu’ils ne soient visibles par un groupe plus large de visiteurs de votre site ou de votre bibliothèque. Une colonne statut d’approbation est ajoutée à la bibliothèque une fois que l’approbation du contenu est activée pour elle. Lorsqu’un nouveau document est téléchargé ou que des modifications à un document existant sont soumises pour une telle bibliothèque, l’état du document est modifié en attente. Seuls les utilisateurs qui ont le pouvoir d’approuver des documents (généralement des utilisateurs ayant l’autorisation de conception ou de contrôle complet du document réel) peuvent afficher ces documents nouvellement ajoutés ou afficher les modifications apportées aux documents existants à ce moment-là. Ces approbateurs peuvent alors approuver ou rejeter les modifications et l’état d’approbation du document est mis à jour en conséquence. Dès l’approbation, les modifications apportées au document deviennent visibles par les utilisateurs réguliers. Vous pouvez en savoir plus sur l’approbation du contenu dans cet article de support ici: https://m365book.page.link/Require-Approval.
  • Historique de la version du document : les différentes options de ce paramètre vous permettent de spécifier si une copie du document est maintenue chaque fois qu’il est modifié. La version est désactivée pour les listes par défaut, mais vous pouvez l’activer. Pour les bibliothèques, la version est toujours activée et ne peut pas être désactivée. En plus d’activer les versions majeures (1, 2, 3…) vous pouvez également activer des versions mineures (1.0, 1.1, 1.2…). Les versions mineures ne sont généralement utilisées qu’avec l’approbation du contenu et la publication de scénarios où vous souhaitez enregistrer vos modifications (mineures) de temps à autre. Cela permet également aux approuvants de contenu d’examiner les modifications avant qu’elles ne soient publiées en tant que version majeure et de devenir visibles pour tous ceux qui ont accès à l’élément. En plus d’activer les versions majeures (et les versions option ment mineures), vous pouvez également définir une limite au nombre de versions que SharePoint doit conserver.

Limiter le nombre de versions est utile pour les versions plus anciennes/sur place de SharePoint. Cela a été rendu nécessaire par le fait que SharePoint avait l’habitude de stocker des copies en double du document pour chaque version créée, ce qui a imposé un énorme fardeau à l’infrastructure sous-jacente sur place, selon le nombre et la taille des documents et des bibliothèques. SharePoint Online (et les versions onpremises plus récentes) enregistrent toutefois le document original dans son intégralité et ne stockent ensuite les modifications qu’à partir de ce moment-là. C’est beaucoup plus efficace et, par conséquent, limiter les versions de documents maintenant n’est pas aussi nécessaire.

Une fois la version activée, SharePoint maintient une piste d’audit de toutes les modifications apportées à votre élément ou document de liste. Vous pouvez utiliser les ellipses à côté d’un élément de liste ou d’un document pour afficher toutes les modifications qui ont déjà été apportées à cet élément par date et heure. Si check out était nécessaire pour la bibliothèque, cet écran vous montrera également tous les commentaires check-in que vos collègues pourraient avoir entré pour décrire les modifications apportées au document dans le cadre de cet enregistrement.

Comme indiqué dans la capture d’écran suivante, vous pouvez également cliquer sur une date et une heure particulières d’entrée pour afficher, restaurer ou supprimer une version historique de l’élément à ce moment-là :

  • Projet de sécurité d’élément : ce paramètre vous permet de spécifier qui peut voir les brouillons de documents dans votre bibliothèque. Ce paramètre n’est disponible que si des versions mineures (brouillons) sont activées dans votre bibliothèque ou si vous avez besoin d’approbations de contenu pour des éléments de votre liste ou de votre bibliothèque. Vous conserveriez généralement cette option définie sur la valeur par défaut, ce qui permet uniquement à l’auteur du document, aux approbateurs et aux propriétaires de bibliothèque de voir les versions provisoires (mineures) des documents.
  • Besoin de vérifier: Vous pouvez utiliser ce paramètre pour spécifier si les utilisateurs ont besoin de vérifier les documents avant qu’ils puissent apporter des modifications à eux. Nous avons vu ce paramètre en détail dans la recette précédente.

Il y a plus…

Dans cette section, nous discuterons de l’effet de l’obligation de vérifier et d’activer la version sur la co-auteur et l’ouverture des documents dans le client.

Processus de caisse pour les documents qui s’ouvrent dans le client

La recette précédente décrit les étapes à vérifier et ouvrir les documents dans un navigateur. Cette expérience est un peu différente lorsque vous ouvrez vos documents directement dans le client de bureau ou l’application. Vous verrez un message vers le haut de l’application client si votre bibliothèque exige que les documents soient vérifiés, et vous ouvrez un document à partir d’une telle bibliothèque dans l’application client correspondante :

Vous pouvez ensuite cliquer sur Check Out et apporter des modifications à votre document comme d’habitude. Depuis que le document a été ouvert à partir d’une bibliothèque de documents en ligne SharePoint, vos modifications seront automatiquement enregistrées à la bibliothèque. Vous devrez toutefois vérifier que vos modifications sont visibles par d’autres personnes. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes :

1.Click le menu de fichier et puis info.

2.Click Check In pour lancer le processus d’enregistrement.

commentaires 3.Enter the Check in décrivant les modifications que vous avez apportées.

4.Click OK pour vérifier vos modifications au document, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

Cela permettra ensuite d’enregistrer le document et de rendre vos modifications visibles pour les autres membres de l’organisation.

Co-auteur et version des paramètres

Lorsque la caisse n’est pas nécessaire dans une bibliothèque et que deux utilisateurs ou plus travaillent avec le même document de cette bibliothèque, SharePoint continue de synchroniser et d’enregistrer les modifications apportées simultanément par les utilisateurs. Cette opération d’enregistrement se produit fréquemment (en quelques secondes) et SharePoint enregistrera le nom de la dernière personne à effectuer les modifications lorsque cette opération d’enregistrement se produit.

Voir aussi

  • Les documents d’affichage et d’édition dans la recette du navigateur dans ce chapitre
  • Les documents d’affichage et d’édition de la recette client dans ce chapitre
  • La recette de paramètres de visualisation et de modification de la liste dans le chapitre 4, Travailler avec les listes et les bibliothèques dans SharePoint Online
  • La recette d’autorisations d’affichage et de modification de la liste dans le chapitre 4, Travailler avec des listes et des bibliothèques dans SharePoint Online

Types de magasins à terme et de contenu dans SharePoint Online

Les métadonnées sont des données sur les données, en ce sens qu’elles donnent plus d’informations sur d’autres données. Des exemples de métadonnées pour un document peuvent être l’auteur du document, la date de création, la taille ou sa classification de sécurité. SharePoint permet les types de métadonnées suivants :

  • Métadonnées générées automatiquement : lorsque vous téléchargez un document ou créez un élément de liste dans SharePoint, il suit automatiquement qui a créé le document ou l’élément de liste et quand, qui l’a modifié et quand, et ajoute en conséquence les informations au document ou à l’élément de liste. Métadonnées que les utilisateurs peuvent créer librement en place : En plus des métadonnées autogénérées, les utilisateurs peuvent également ajouter des informations à chaque élément ou document de liste en fonction des colonnes créées pour la liste ou la bibliothèque avec laquelle ils travaillent. Ils peuvent saisir ces informations en place en utilisant différents types de champs, tels que le type de champ de date, la ligne unique de type champ de texte, et ainsi de suite.
  • Métadonnées qui sont maintenues de manière centrale pour l’ensemble de l’organisation : Le troisième type de métadonnées est défini et géré de manière centrale, mais il est disponible pour l’ensemble de l’organisation de sélectionner et d’étiqueter des éléments ou des documents avec. Des exemples de telles métadonnées pourraient être les bureaux, les ministères, les produits, et ainsi de suite. Vous devrez toujours créer des colonnes dans différentes listes et bibliothèques afin de les marquer avec ces métadonnées, mais vous ne géreriez les métadonnées qu’à partir d’un emplacement central appelé le Term Store dans SharePoint.

Les utilisateurs ayant un accès approprié peuvent utiliser l’outil de gestion du magasin à terme pour gérer les termes du Term Store. Les propriétaires de sites, de bibliothèques et de bibliothèques peuvent ensuite créer des colonnes de métadonnées gérées qui permettent aux utilisateurs d’identifier en conséquence les informations et les documents avec ces métadonnées gérées de manière centralisé. Cela aide avec les avantages suivants:

  • Définition cohérente des métadonnées dans l’ensemble de l’organisation : Au lieu que le site, la liste ou le propriétaire de la bibliothèque crée sa propre classification, les utilisateurs de toute l’organisation utilisent les termes d’entreprise standard. Cela permet d’assurer l’uniformité et la précision. Par exemple, rh, H.R., H. R., et ressources humaines signifient tous le même département. Permettre aux utilisateurs d’entrer le nom du département par le biais d’un champ de texte de flux libre, même s’il est défini au niveau du site, pourrait entraîner des incohérences. D’autre part, s’il y avait un seul département sélectionnable défini au niveau de l’entreprise, tous les documents et éléments de liste pouvaient alors être étiquetés avec le même nom de département.
  • Amélioration de l’organisation et de la découverte du contenu : Le fait de pouvoir marquer des documents en utilisant les mêmes termes cohérents permet d’améliorer la découverte de contenu. À titre d’exemple, vous pourriez facilement rechercher et découvrir tous les documents étiquetés avec rapport comme type de document et finances comme ministère. La recherche continuerait à retourner les résultats réduits d’autorisation de sorte que vous ne voyez que ce que vous avez accès à, mais vous n’aurez pas besoin d’aller à chaque site, liste, ou bibliothèque pour découvrir ce contenu. En outre, les colonnes de métadonnées gérées vous aident à mieux filtrer et trier les informations dans les listes et bibliothèques correspondantes.
  • Gestion centrale des métadonnées : Le Term Store vous permet de gérer de manière centrale les métadonnées. Vous pouvez ajouter de nouveaux termes ou mettre à jour les anciens au besoin et les modifications seront reflétées dans tous les sites, listes et bibliothèques de l’entreprise. Vous pouvez également définir les synonymes et les termes multilingues de manière centralisée dans le Term Store. Ainsi, par exemple, vous pouvez configurer des départements dans le Term Store de sorte que les ressources humaines et humaines pointent toutes deux vers le même terme.
  • Navigation : La navigation des métadonnées pour les sites permet au propriétaire du site de créer une navigation en fonction des termes des métadonnées. Cet article décrit plus en détail les options de navigation pour SharePoint Online, y compris la navigation gérée : https://m365book.page.link/Modernizing-MMS.
  • En outre, nous avons discuté des vues de liste dans la création d’une liste personnalisée voir la recette dans le chapitre 4, Travailler avec des listes, bibliothèques en SharePoint en ligne. Il y a une saveur de navigation de métadonnées pour les listes et les bibliothèques qui permet la création de vues dynamiques basées sur les métadonnées. Cet article de soutien explique les étapes à prendre : https://m365book.page.link/list-metadata-navigation.

Les recettes de ce chapitre vous montreront comment créer et gérer les termes dans le Term Store, puis les utiliser pour enrichir le contenu de votre site. Nous examinerons également le concept d’un type de contenu, qui est essentiellement une collection réutilisable de colonnes de site prédéfinie qui vous permettent de normaliser les informations qui sont capturées dans les listes et les bibliothèques de votre site.

Au moment d’écrire ces lignes, Microsoft déployait des mises à jour sur le service de métadonnées gérées, le term store et les types de contenu. Vous pouvez en savoir plus sur ces mises à jour ici: https://m365book.page.link/Modernizing-MMS.

Même si ces mises à jour modernisent la façon dont ces fonctionnalités vous sont présentées, les concepts sous-jacents dont nous discuterons dans ce chapitre continuent de se poursuivre vers la nouvelle interface utilisateur.

Dans ce chapitre, nous couvrirons les éléments suivants :

  • Création d’un nouveau groupe pour les ensembles de durées
  • Création d’ensembles de termes et de modalités
  • Création d’une colonne de site de métadonnées gérées
  • Création d’un type de contenu et ajout de colonnes
  • Ajout d’un type de contenu à une liste ou à une bibliothèque
  • Marquage d’un document

Création d’un nouveau groupe pour les ensembles de durées

Les termes de SharePoint sont organisés en groupes et ensembles de termes. Un groupe Term Store est un conteneur pour les ensembles de durée, qui à son tour contiennent différents termes. Tous les ensembles de termes d’un groupe suivent une configuration de sécurité commune. Votre organisation aurait pu définir plusieurs groupes au sein du Term Store, chaque groupe ciblant généralement un ensemble différent de propriétaires et de contributeurs.

Dans cette recette, nous verrons comment utiliser l’outil de gestion term store pour créer un nouveau groupe dans le Term Store.

Prépare

Vous aurez besoin du niveau d’autorisation de conception ou supérieur sur votre site pour être en mesure de naviguer vers l’outil de gestion de magasin terme. Vous pouvez alternativement naviguer à partir du centre d’administration Microsoft 365 si vous avez admin SharePoint ou des autorisations plus élevées au sein de votre locataire.

Vous devriez en outre avoir obtenu les droits d’administrateur term store dans le Term Store pour être en mesure de créer un nouveau groupe une fois que vous naviguez vers elle.

Comment le faire…

Pour créer un nouveau groupe à l’aide de l’outil de gestion term store, faites ce qui suit :

1.Browse à la page Paramètres du site pour le site où vous souhaitez créer le nouveau groupe.

Visitez l’affichage et la modification des paramètres du site, dans le chapitre 3, Travailler avec des sites modernes dans SharePoint Online, si vous n’êtes pas familier avec la façon de naviguer vers la page Paramètres du site.

2.Click on Term store management under the Site Administration heading, comme le montre la capture d’écran suivante :

3.Click la flèche vers le bas à côté du nœud principal dans l’arbre de taxonomie sur la gauche de la page, puis cliquez sur Nouveau groupe, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

4.Enter un nom pour votre groupe, puis appuyez sur Entrez ou cliquez n’importe où en dehors de la boîte, comme indiqué dans la capture d’écran suivante. Nous saisirons les termes Contoso Enterprise pour notre exemple :

5.This créera le groupe et vous montrera un écran qui vous permet de modifier diverses propriétés pour le groupe. Vous pouvez en option entrer une description pour le groupe via cet écran. Vous pouvez également saisir ou sélectionner les gestionnaires ainsi que les contributeurs du groupe. Ceci est montré dans la capture d’écran suivante:

Les contributeurs de groupe peuvent créer et modifier des ensembles de termes et des termes au sein du groupe. Les gestionnaires de groupe ont des autorisations de contributeur et peuvent en outre gérer les utilisateurs dans le rôle contributeurs. Les autorisations que vous accordez à un groupe sont appliquées à tous les ensembles de termes et conditions sous-jacents pour ce groupe. Vous ne pouvez pas définir ou modifier les autorisations sur des ensembles de durées ou des termes individuels au sein du groupe.

6. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les propriétés mises à jour pour votre nouveau groupe.

félicitations! Vous venez de créer un nouveau groupe dans le SharePoint Term Store. Notez que même si le groupe a été créé en naviguant vers le Term Store à partir de votre site, il a été créé au niveau de l’entreprise. Cela signifie que toute personne ayant un accès approprié au Term Store au sein de toute votre organisation sera en mesure de visualiser/modifier ce groupe dans le Term Store. En règle générale, cela ne devrait être que quelques utilisateurs. En outre, d’autres utilisateurs de toute votre organisation seront en mesure d’étiqueter des éléments sur leurs sites en utilisant les termes de ce groupe.

Comment ça marche…

Le Term Store, à la base, est un moyen d’organiser et de regrouper une hiérarchie des termes. L’outil de gestion term store vous permet de gérer de manière centrale cette taxonomie pour votre organisation.

À condition d’avoir les autorisations appropriées, vous pouvez accéder à cet outil directement à partir de la page Paramètres du site à partir du site sur qui vous travaillez. S’il vous plaît se référer à la visualisation et la modification des paramètres du site recette dans le chapitre 3, Travailler avec des sites modernes dans SharePoint En ligne pour plus de détails sur la façon de le faire. Vous pouvez également accéder au Term Store via le centre d’administration SharePoint si vous avez obtenu l’un des rôles d’administrateur SharePoint ou d’administrateur Global.

Le nœud le plus élevé de la hiérarchie term store est celui de l’instance de service elle-même. Comme le montre la capture d’écran suivante, cliquer sur ce nœud vous permet de visualiser ou de gérer les propriétés de l’instance de service Term Store pour votre locataire :

Quelques choses clés que vous pouvez faire à travers cet écran sont les suivantes:

  • Consultez le fichier d’importation d’échantillons : Le Term Store vous permet de créer des ensembles de terme entiers et leurs termes sous-jacents en les important à partir de fichiers CSV. En cliquant sur afficher un lien de fichier d’importation d’échantillon télécharge un fichier CSV échantillon que vous pouvez mettre à jour, puis utiliser pour importer vos ensembles de terme. Nous verrons comment utiliser ce fichier d’importation dans le sujet des propriétés term set de la création des ensembles de termes et la recette des termes plus tard dans ce chapitre.
  • Attribuez les administrateurs de magasin à terme : ce paramètre vous permet de spécifier les utilisateurs qui peuvent créer et gérer des groupes de term set et les ensembles de terme sous-jacents.
  • Modifier la langue par défaut : le term store permet de définir les termes en plusieurs langues. Il vous permet également de choisir la langue par défaut pour tous les termes du Term Store. Vous pouvez choisir parmi une liste de langues activées pour votre environnement. Comme mentionné dans la description de la propriété, chaque terme devra avoir une étiquette définie dans la langue par défaut.
  • Modifier les langues de travail : ce paramètre vous permet de sélectionner les langues autorisées pour le Term Store. Pour chaque terme, vous pouvez ensuite définir une étiquette dans l’une des langues autorisées. Comme le montre la capture d’écran suivante, puisque l’allemand était l’une des langues activées par notre locataire, nous avons défini un label alternatif pour l’ingénierie en allemand:

Notez que vous devez faire partie du groupe Des administrateurs de magasin à terme ou faire partie des rôles d’administrateur Sharepoint ou d’administrateur Global à l’échelle du locataire pour être en mesure de gérer les propriétés de ce nœud.

Un groupe Term Store vient ensuite dans la hiérarchie, ci-dessous/après l’instance de service Term Store. Les propriétés du groupe sont explicites et ont également été décrites comme faisant partie de la recette précédente.

Voir aussi

  • La recette affichage et modification des paramètres du site dans le chapitre 3, Travailler avec des sites modernes dans SharePoint Online

Création d’ensembles de termes et de modalités

Un ensemble de termes est un conteneur de regroupement pour toutes les conditions connexes. Voici quelques exemples possibles d’ensembles de mandats : une liste de tous les produits et/ou services offerts par votre organisation, une liste de tous les bureaux de votre organisation, une liste de tous les ministères, et ainsi de suite. Il existe deux façons de créer un ensemble de termes et des termes sous-jacents :

  • Vous pouvez utiliser l’outil de gestion de magasin à terme pour créer manuellement chaque ensemble de termes, puis créer des termes individuels en dessous.
  • Vous pouvez utiliser la fonctionnalité d’importation CSV pour importer un ensemble de termes ainsi que les termes sous-jacents.

Cette recette vous montre comment créer des ensembles de terme en utilisant ces deux approches.

Prépare

Vous aurez besoin d’un accès contribute au groupe terme pour être en mesure d’ajouter et de mettre à jour les ensembles de termes et les termes de ce groupe.

Comment le faire…

Pour créer un nouvel ensemble de termes et des termes à partir de zéro, faites ce qui suit :

1.Browse à l’outil de gestion de magasin à terme à partir de la page Paramètres du site sur votre site.

Visitez la création d’un nouveau groupe pour les ensembles de terme recette plus tôt dans ce chapitre si vous n’êtes pas familier avec la façon de naviguer à l’outil de gestion de magasin terme.

2.Click la flèche vers le bas contre le groupe sous lequel vous souhaitez créer le nouvel ensemble de terme, puis cliquez sur Nouvel ensemble de terme, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

3.Enter un nom pour votre ensemble de terme, puis appuyez sur Entrez ou cliquez n’importe où en dehors de la boîte, comme indiqué dans la capture d’écran suivante; nous allons entrer dans les départements Contoso pour notre exemple:

4.This créera l’ensemble de terme et vous montrera un écran qui vous permet de modifier diverses propriétés. Vous pouvez modifier en option diverses propriétés pour cet ensemble de terme sur cet écran.

5.Click la flèche vers le bas à côté de l’ensemble de terme, puis cliquez sur Créer terme, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

6.Enter un nom pour votre terme, puis appuyez sur Entrez ou cliquez n’importe où en dehors de la boîte. Nous allons entrer dans les ressources humaines pour notre exemple.

7.This créera le terme et vous montrera un écran qui vous permet de modifier diverses propriétés pour le terme.

8.Next, nous ajouterons un terme d’enfant au terme que nous venons de créer. Pour ce faire, cliquez sur la flèche vers le bas à côté du terme, puis cliquez sur Créer terme.

9.Entrez un nom pour votre ensemble de terme, puis appuyez sur Entrez ou cliquez n’importe où en dehors de la boîte. Nous saisirons la rémunération et les avantages sociaux pour notre exemple.

10.Like avant, cela va créer le nouveau terme, puis vous montrer l’écran des propriétés pour elle. L’ensemble de la structure est affiché dans la capture d’écran suivante:

Pour importer un nouvel ensemble de terme et des termes sous-jacents à partir d’un fichier CSV, faites ce qui suit :

1.Browse au magasin de terme et cliquez sur le nœud le plus haut dans l’arbre de taxonomie.

2.Cliquez sur afficher un lien de fichier d’importation d’échantillon dans la section Importation de l’échantillon.

3.Ouvrez le fichier téléchargé. Ce fichier contient des colonnes dans le format requis par le Term Store pour être en mesure de créer un nouvel ensemble de termes à travers la fonction d’importation. Il contient également des exemples de données qui aident à illustrer la structure du fichier. Nous allons remplir ce fichier d’exemple avec les détails de l’ensemble de terme que nous allons créer.

4.Remplacer les données de l’échantillon par l’ensemble de terme et les termes hiérarchiques, comme le montre la capture d’écran suivante:

5.Enregistrer le fichier. Assurez-vous d’enregistrer le fichier en préservant le format .csv’origine.

6.Back dans le Term Store, cliquez sur la flèche vers le bas à côté du groupe terme dans lequel vous souhaitez importer le term set, puis cliquez sur Import Term Set, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

7.Cliquez sur le bouton Choisir le fichier dans la boîte contexturée d’importation Term Set, puis sélectionnez le fichier CSV que vous avez enregistré dans le cadre des étapes précédentes.

8.Clicking OK importera le contenu de votre fichier et vous montrera l’ensemble de terme nouvellement créé sous le groupe sélectionné. Ceci est montré dans la capture d’écran suivante:

félicitations! Vous venez d’apprendre à créer un nouvel ensemble de termes, puis d’y ajouter des termes hiérarchiques.

Comment ça marche…

Les ensembles de terme aident à prévenir la répétition de définitions de métadonnées sur plusieurs sites, assurant ainsi la cohérence. En maintenant et en gérant ces informations dans un lieu central, nous assurons également une gouvernance supplémentaire pour ces métadonnées. Une fois créés de manière centralisé par l’intermédiaire du Term Store, des ensembles de durées et des termes correspondants seront disponibles pour une utilisation sur tous les sites de votre organisation.

Propriétés term set

Les pages de propriété Term Set permettent la gestion de divers aspects de l’ensemble de terme. Ce qui suit est une description de certaines des propriétés notables:

  • L’onglet Général:
    • Propriétaire, contact et parties prenantes : Bien que SharePoint vous permet de spécifier un propriétaire, un contact et des parties prenantes pour un ensemble de terme, ces valeurs n’accordent aucune autorisation supplémentaire à l’ensemble de terme et ne sont qu’un moyen de suivre les propriétaires d’entreprise ou les parties prenantes pour un ensemble de terme. Les autorisations pour tous les ensembles de durées au sein d’un groupe sont contrôlées par les propriétés du groupe. Vous pouvez en savoir plus sur les autorisations de Term Store ici: https://m365book.page.link/TermStore-Permissions
    • Stratégie de soumission : cette propriété spécifie si les utilisateurs utilisant un ensemble de termes peuvent ajouter librement des termes à l’ensemble de termes. Lorsqu’il est défini sur Fermé, seuls les utilisateurs qui ont accès à la term set via les autorisations du Term Store peuvent y ajouter des termes. Lorsqu’ils sont définis sur Open, les utilisateurs peuvent ajouter des termes en ligne pendant qu’ils étiquetent le contenu, et si le terme qu’ils recherchent n’est pas présent dans l’ensemble de termes. La propriété autoriser le remplissage au niveau de la colonne devra également être définie avec cette valeur pour permettre aux utilisateurs finaux d’ajouter de nouvelles balises en ligne. Nous examinerons la propriété Allow Fill-in dans le cadre de la prochaine recette, Créer une colonne de site de métadonnées gérées. D’une manière générale, c’est une bonne idée de garder l’ensemble de terme fermé. Cela permet de maintenir la cohérence et le contrôle de vos données. Il peut y avoir des scénarios où vous souhaitez que votre ensemble de terme soit ouvert, surtout lorsque la classification est plus informelle. Cet article traite plus en détail de la classification formelle et informelle : https://m365book.page.link/Folksonomy-Taxonomy.
    • L’onglet Utilisation prévue :
      • Disponible pour le marquage : Décochez cette option pour désactiver les termes de cet ensemble de termes qui seront mis à disposition pour le marquage.
      • Utilisez cet ensemble de termes pour la navigation sur le site : les versions Onprem de SharePoint vous permettent d’utiliser des ensembles de termes et leurs termes sous-jacents pour conduire la navigation globale (en haut). En fait, au moment d’écrire ces lignes, c’est la méthode préférée pour les installations on-prem de SharePoint. Cette méthode de gestion de la navigation mondiale est désormais dépréciée dans la version moderne de SharePoint Online. Vous pouvez vous référer aux liens suivants pour comprendre la navigation gérée et comment l’activer pour les versions onprem de SharePoint : https://m365book.page.link/Managed-Navigation et https://m365book.page.link/Managed-Navigation-SPO. Le lien suivant explique comment planifier la navigation pour l’expérience en ligne SharePoint moderne: https:// m365book .page .link /Plan -Modern Navigation.
      • Utilisez ce terme défini pour la navigation à facettes : Le terme navigation à facettes est utilisé pour décrire les filtres ou les raffineurs qui peuvent être ajoutés à certaines pages pour faciliter l’accès au contenu. Tout comme la navigation gérée, cette fonctionnalité est maintenant dépréciée dans SharePoint Online et n’est disponible que pour les versions on-prem de SharePoint. Vous pouvez en savoir plus sur la configuration de la navigation à facettes et les raffineurs ici: https://m365book.page.link/Faceted-Navigation.
    • L’onglet Tri personnalisé : Par défaut, les termes d’un ensemble de terme sont triés par ordre alphabétique. Toutefois, si le besoin s’en fait sentir, vous pouvez spécifier un ordre de tri personnalisé pour vos conditions. Cela peut être utile dans certains scénarios où vous souhaitez avoir une sorte non standard, par exemple, une liste des produits triés par le produit le plus récent d’abord.

Propriétés à terme

Voici quelques-unes des propriétés notables d’un terme :

  • L’onglet Général:
    • Disponible pour le marquage : S’il n’est pas coché, le terme sera visible mais ne pourra pas être utilisé par les utilisateurs finaux. Un exemple d’utilisation de cette propriété est si vous avez des termes hiérarchiques et que vous voulez que les utilisateurs choisissent uniquement les termes enfant et non les termes parent. Pour ce faire, vous décocheriez cette valeur pour la durée du parent et la laisseriez vérifiée pour les enfants.
    • Autres étiquettes : SharePoint vous permet de définir des synonymes pour votre terme, comme le montre la capture d’écran suivante :

Les utilisateurs de votre site seront alors en mesure de sélectionner ces termes soit en utilisant l’étiquette par défaut ou l’un des synonymes, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

  • L’onglet Propriétés personnalisées : Vous pouvez ajouter des propriétés supplémentaires à votre terme et ainsi le définir à travers cet écran. Vous pouvez ensuite utiliser et afficher ces propriétés via une solution codée sur mesure. Vous pouvez également configurer la recherche SharePoint pour afficher l’une de ces propriétés dans le cadre des résultats de recherche.

Il y a plus…

Si vous cliquez sur la flèche vers le bas à côté d’un ensemble de terme ou d’un terme, vous remarquerez quelques actions contextuelles que vous pouvez effectuer sur eux. Nous discuterons de ces actions dans la section suivante.

Organisation du magasin à terme : Copiez, réutilisez et épinglez les ensembles et les modalités des termes

La flèche vers le bas à côté de l’ensemble de terme montre les actions suivantes en plus de l’action Créer terme que nous avons vu dans le cadre de cette recette:

  • Ensemble de terme de copie : Cliquer sur cette option crée une copie de l’ensemble de terme et de ses termes sous-jacents. Les termes sous-jacents sont réutilisés. Nous verrons un peu ce que signifie la réutilisation d’un terme.
  • Réutilisation des termes : Vous permet de sélectionner un terme à réutiliser à partir d’un ensemble de terme différent. La réutilisation entraîne la création d’une copie liée du terme sélectionné en tant qu’enfant de l’ensemble de terme sélectionné. En outre, si vous modifiez le terme source (comme le changement de nom du terme), les modifications sont également reflétées dans la durée de destination et vice versa.
  • Pin terme avec les enfants: Vous permet de sélectionner un terme à épingler à partir d’un ensemble de terme différent. Tout comme la réutilisation d’un terme, l’épinglant un terme se traduit par une copie liée du terme original. La différence est que toutes les modifications apportées à la source sont également reflétées dans la destination, mais le terme destination est maintenant lu uniquement (vous ne pouvez pas y apporter de modifications).
  • Définir les termes de déplacement : Cliquez sur cette action pour déplacer l’ensemble de terme sélectionné et ses termes sous-jacents vers un autre groupe.
  • Supprimer l’ensemble de terme : Supprimez complètement l’ensemble de terme sélectionné et ses termes sous-jacents. Notez que contrairement à la plupart des autres types d’informations SharePoint, les ensembles de terme supprimés ou les termes ne sont pas stockés dans le bac de recyclage et ne peuvent donc pas être récupérés.

La flèche vers le bas à côté d’un terme montre les actions suivantes en plus de l’action Créer terme que nous avons vu dans le cadre de cette recette:

  • Terme de copie : Cliquer sur cette option crée une copie du terme. Le terme copié peut être géré indépendamment à partir de ce moment.
  • Termes de réutilisation : Cette option fonctionne exactement comme l’option termes de réutilisation d’un ensemble de termes, sauf que le terme réutilisé est repris en tant qu’enfant du terme actuellement sélectionné.
  • Pin terme avec les enfants: Cette option fonctionne exactement comme l’option correspondante d’un ensemble de terme, sauf que le terme épinglé est apporté comme un enfant du terme actuellement sélectionné.
  • Termes de fusion : Déplace le terme source sélectionné en tant qu’étiquette sous la durée de destination sélectionnée.
  • Terme deprecate : Cela rend le terme choisi indisponible pour le marquage à l’avenir. Les éléments existants qui utilisent le terme continuent d’être étiquetés avec le terme. Vous devriez presque toujours déprécier les termes au lieu de les supprimer. Cela permettra d’éviter les étiquettes orphelines si le terme est utilisé quelque part.
  • Terme de déménagement : Cliquez sur cette action pour déplacer le terme sélectionné et ses termes sous-jacents vers un autre ensemble de termes ou un autre terme.
  • Supprimer le terme: Supprimer complètement le terme sélectionné.

Les liens suivants fournissent plus de détails sur ces actions :

  • https://m365book.page.link/TermSet-Actions
  • https://m365book.page.link/Term-Actions

Exportation et importation à l’aide de PnP

En plus de créer une taxonomie à partir de zéro, vous pouvez également importer l’arbre taxonomie entier, juste quelques groupes de terme au sein de la taxonomie, ou des ensembles de terme individuel au sein de ces groupes. Vous pouvez y parvenir en créant un fichier de valeurs séparées par virgule (CSV) de vos groupes, ensembles de termes et termes, puis utiliser les commandes PnP pour les importer dans le Term Store.

PnP a court pour (Patterns and Practices). Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans la sous-section SharePoint PnP de la section Cadres de développement des bureaux à l’Annexe.

Une fois que vous avez les modifications taxonomie définies dans le fichier .csv, vous pouvez les importer dans le Term Store de votre organisation en utilisant la commande Import-PnPtermSet, comme décrit ici: https://m365book.page.link/Import-PnPTermSet.

De même, vous pouvez utiliser la commande Export-PnPTaxonomy pour exporter l’arbre taxonomie vers un fichier CSV de votre choix, tel que documenté ici : https://m365book.page.link/Export-PnPTaxonomy

Voir aussi

  • La création d’un nouveau groupe pour les ensembles de terme recette dans ce chapitre
  • Le sujet SharePoint PnP dans la section Cadres de développement des bureaux de l’Annexe

Création d’une colonne de site de métadonnées gérées

Dans la recette précédente, nous avons vu comment créer des ensembles de termes et des termes dans le Term Store. Dans cette recette, nous verrons comment créer une colonne qui utilise ces termes et les met à la disposition des utilisateurs finaux pour le marquage. Nous allons créer une colonne de site de métadonnées gérée appelée Département Contoso pour cette recette. Le but de cette colonne sera de permettre aux utilisateurs d’étiqueter les documents avec le département qui l’a écrit et en est responsable.

Prépare

Vous aurez besoin d’autorisations de conception ou de contrôle complet pour le site dans lequel vous souhaitez créer la nouvelle colonne.

Comment le faire…

Pour créer une nouvelle colonne de site qui utilise la taxonomie du Term Store, faites ce qui suit :

1.Browse à la page Paramètres du site pour le site, tel que décrit dans la recette affichage et modification des paramètres du site dans le chapitre 3, Travailler avec des sites modernes dans SharePoint En ligne.

2.Then cliquez sur colonnes du site sous le titre Web Designer Galleries.

3.Click Créer à prendre à l’écran Créer colonne. Vous pouvez saisir divers détails pour votre colonne sur cet écran.

4.We commencera par entrer le nom de colonne et sélectionner les métadonnées gérées comme type de colonne. Nous utiliserons le département Contoso comme nom de colonne pour notre exemple.

5.We entrera ou sélectionnera alors les propriétés additionneuses suivantes :

  • Groupe : C’est juste une façon de regrouper vos colonnes personnalisées. Sélectionnez un groupe existant si vous en avez déjà créé un ou en créez un nouveau en entrant son nom. Pour notre exemple, nous allons créer un nouveau groupe appelé Contoso Enterprise Columns.
  • Description: Entrez une description significative qui explique le but de votre colonne.
  • Exigez que cette colonne contienne des informations : réglez-les en oui ou en non selon que cette colonne sera obligatoire ou non.
  • Champ de valeur multiple : S’il est sélectionné, cela permettra aux utilisateurs d’entrer ou de sélectionner plusieurs termes pour cette colonne. Nous laisserons cela sans contrôle pour notre exemple.

Vous voudrez vous assurer que le nom de la colonne reflète si la colonne permet plusieurs valeurs ou non. Par exemple, nous avons appelé la colonne Contoso Department parce que nous prévoyons que les utilisateurs ne sélectionneront qu’un seul service lors de l’étiquetage des documents et de la liste des éléments avec elle. Nous l’aurions appelé département Contoso si le besoin commercial était de permettre aux documents et aux éléments de liste d’être étiquetés avec plusieurs ministères. Quoi qu’il en soit, vous devez discuter des exigences en matière d’architecture d’entreprise, de gouvernance et d’information avant de sélectionner diverses propriétés pour la colonne, y compris la propriété de champ de valeur multiple pour les colonnes de métadonnées gérées.

  • Format d’affichage : Cette propriété spécifie s’il y a ou non l’affichage de l’ensemble de la hiérarchie pour le terme sélectionné. Il est généralement préférable de laisser cette valeur au paramètre par défaut, qui affiche uniquement le nom du terme, au lieu de toute la hiérarchie, ce qui peut devenir long et déroutant pour la plupart des scénarios.
  • Paramètres de l’ensemble de terme : c’est là que nous sélectionnerons l’ensemble de terme à associer à la colonne. Les utilisateurs seront alors en mesure d’étiqueter les éléments et les documents avec les termes de l’ensemble de termes sélectionné. Pour sélectionner l’ensemble de terme désiré, élargissez Taxonomy_ nœud pour trouver le groupe approprié. Ensuite, élargissez le groupe pour afficher tous les ensembles de termes de ce groupe et sélectionnez l’ensemble de termes :
  • Autoriser le remplissage : Si votre ensemble de termes est un ensemble de terme ouvert, ce qui signifie qu’il permet aux utilisateurs d’entrer de nouvelles valeurs au lieu de simplement sélectionner les valeurs existantes, vous pouvez choisir de désactiver ou d’activer cette fonctionnalité spécifiquement pour votre colonne.
  • Valeur par défaut : vous pouvez saisir ou sélectionner un terme par défaut pour cette colonne. La sélection de ces défauts est une bonne idée dans certains scénarios. Par exemple, si cette colonne est ajoutée pour un site RH, il peut être bon de sélectionner les ressources humaines comme valeur par défaut pour cette colonne. De cette façon, tous les éléments ajoutés à une liste ou à une bibliothèque contenant cette colonne seront automatiquement marqués par le terme Ressources humaines. Les contributeurs de votre liste pourront toujours modifier les valeurs par défaut s’il y a des exceptions à cette règle.

6. Cliquez sur OK pour créer votre nouvelle colonne avec les propriétés précédentes. Après la création de votre colonne, SharePoint vous emmènera à la page Colonnes du site et affichera la nouvelle colonne sous le groupe approprié, comme le montre la capture d’écran suivante :

félicitations! Vous venez d’apprendre à créer une nouvelle colonne de métadonnées gérées et d’y associer un ensemble de durées.

Comment ça marche…

Nous avons discuté des colonnes de site dans la section Il ya plus de l’ajout d’une recette de colonne dans le chapitre 4, travailler avec des listes et des bibliothèques dans SharePoint En ligne. Le type de colonne métadonnées gérées est comme n’importe quelle autre colonne de site, sauf qu’il vous permet de connecter le Term Store pour associer un ensemble de terme. Notez que les colonnes de métadonnées gérées seront presque toujours créées sous forme de colonnes de site par rapport aux listes ou aux colonnes de bibliothèque. C’est parce qu’ils se connectent au Term Store, qui contient des métadonnées d’entreprise, par rapport à quelque chose qui serait utilisé une seule fois.

Voir aussi

  • L’ajout d’une recette de colonne, Chapitre 4, Travailler avec des listes, Bibliothèques dans SharePoint En ligne
  • La création des ensembles de termes et de la recette termes dans ce chapitre

Création d’un type de contenu et ajout de colonnes

Dans les termes les plus simples, un type de contenu SharePoint est une collection de colonnes pour des éléments ou des fichiers dans une liste ou une bibliothèque. Plus précisément, un type de contenu est un modèle pour les propriétés qui sont associées à un type d’élément de liste ou de fichier dans la liste ou la bibliothèque correspondante, rendant ainsi l’information plus significative. Un type de contenu lie un élément ou un fichier à ses propriétés. De plus, les types de contenu sont réutilisables et offrent donc la possibilité de normaliser le type d’informations collectées sur plusieurs listes et/ou bibliothèques de votre site.

Dans cette recette, nous verrons comment créer un nouveau type de contenu pour votre site et y ajouter des colonnes.

Prépare

Vous aurez besoin d’autorisations de conception ou de contrôle complet pour le site où vous souhaitez créer le nouveau type de contenu.

Comment le faire…

Pour créer un nouveau type de contenu, faites ce qui suit :

1.Browse à la page Paramètres du site pour le site, tel que décrit dans la recette affichage et modification des paramètres du site dans le chapitre 3, Travailler avec des sites modernes dans SharePoint En ligne.

2.Then cliquez sur les types de contenu du site sous le Concepteur Web

Galeries se dirigeant. Cela vous emmènera à l’écran de types de contenu du site.

3.Click Créer, comme indiqué dans la capture d’écran suivante, à prendre à l’écran de type nouveau site de type:

4.Here, nous entretrons les propriétés suivantes pour le type de contenu étant créé :

Nom : Nom descriptif pour le type de contenu. Ce nom s’affiche sur le nouveau menu de votre liste ou de votre bibliothèque. Nous utiliserons Contoso Document comme nom du type de contenu pour notre exemple.

  • Description: Entrez une description pour ce type de contenu. C’est juste pour vos fins internes / suivi et n’est pas montré n’importe où.
  • Groupe : Il est recommandé de placer les types de contenu personnalisés dans un groupe distinct. Vous pouvez sélectionner un groupe existant ou en créer un nouveau. Nous allons créer un nouveau groupe appelé Contoso types de contenu à titre d’exemple.

5.Click le bouton OK pour créer le nouveau type de contenu.

6.You sera maintenant pris à un écran qui affiche des informations pour le type de contenu nouvellement créé, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

7.Remarquez la section Colonnes pour ce type de contenu. Depuis ce type de contenu a été créé en fonction du type de contenu du site Document, il est venu avec des champs qui vous permettent de modifier le titre des documents téléchargés. Nous allons maintenant ajouter plus de colonnes à ce type de contenu.

8.Click Ajouter à partir des colonnes de site existantes à prendre à l’écran Ajouter des colonnes.

Depuis que nous avons créé notre colonne de site dans la création d’une recette de colonne de site de métadonnées gérées plus tôt dans ce chapitre, nous cliquerons sur l’ajouter à partir du lien colonnes de site existant pour notre exemple. Vous cliquerez sur Ajouter à partir de la colonne du nouveau site à la place pour créer une nouvelle colonne de site.

9.Sélectionnez un nom de groupe dans les colonnes Select de la liste pour filtrer la sélection de colonnes en fonction du nom du groupe ou sélectionnez directement les colonnes de la liste des colonnes disponibles. À titre d’exemple, nous ajouterons les colonnes personnalisées suivantes que nous avons créées sur notre site d’exemple :

  • Département Contoso : Il s’agit d’une colonne de métadonnées gérées contenant une liste de tous les départements de l’organisation. Nous avons créé cette colonne dans le cadre d’une recette antérieure dans ce chapitre.
  • Type de document : Cette colonne métadonnées gérées contient une liste des différents types de documents à travers l’organisation. Quelques exemples sont étude de cas, aperçu de produit, campagne, et ainsi de suite.
  • Produit : Cette colonne Métadonnées gérées contient une liste de tous les produits de l’organisation.
  • Gamme de produits : Cette colonne Métadonnées gérées contient une liste de toutes les gammes de produits à l’échelle de l’organisation. Par exemple, l’audio, les caméras, les jeux, et ainsi de suite.
  • But du document : Une seule ligne de colonne de texte pour décrire le but du document.
  • Contact du document : Une colonne personne ou groupe permettant à l’auteur du document de sélectionner un point de contact pour ce document.

10.Click Ajouter > pour les déplacer vers les colonnes pour ajouter la liste.

11.You recevra l’avertissement suivant si même l’une des colonnes que vous ajoutez au type de contenu est une colonne de métadonnées gérées :

Ce message s’adresse aux versions Office 2007 ou plus anciennes de Microsoft Office et s’affiche parce que ces versions des applications client Office n’ont pas la possibilité de modifier les colonnes de métadonnées gérées. Depuis Office 2007 et les versions antérieures ont été hors de support pendant une longue période, il est très probable que vous utilisez l’une des versions les plus récentes. Même si vous utilisez une ancienne version, vous pouvez toujours modifier ces propriétés directement dans SharePoint. Quoi qu’il en soit, vous pouvez cliquer sur OK pour reconnaître ce message. Pour rappel, nous avons discuté de l’édition des propriétés des documents dans les applications clientes dans le cadre de l’affichage et de l’édition des documents dans la recette du navigateur dans le chapitre 5, Gestion des documents dans SharePoint Online.

12.Select Oui pour la liste de mise à jour et les types de contenu du site. Si vous modifiez un type de contenu déjà utilisé dans les listes et/ou les bibliothèques de votre site, la sélection de cette option vous assurera que la nouvelle colonne est propagée à ces listes et/ou bibliothèques.

La seule fois où vous devrez définir cette valeur à Non est si ce type de contenu a été utilisé dans les listes ou bibliothèques existantes et que quelqu’un a apporté des modifications directes au type de liste ou de contenu de la bibliothèque. Ce n’est pas une bonne pratique de toute façon et bat tout le but de maintenir la cohérence de l’information en utilisant des types de contenu. Changer ce paramètre en non signifierait que la nouvelle colonne ne sera pas propagée aux listes ou bibliothèques existantes et ne s’affichera que dans les nouvelles listes et bibliothèques utilisant ce type de contenu.

13.Click OK pour enregistrer vos modifications et ajouter les colonnes au type de contenu. Comme indiqué dans la capture d’écran suivante, vous verrez maintenant les colonnes que vous avez ajoutées dans la liste des colonnes par rapport au type de contenu :

félicitations! Vous venez d’apprendre à créer un nouveau type de contenu pour votre site et d’y ajouter des colonnes.

Comment ça marche…

Comme vous l’avez vu dans cette recette, un type de contenu crée un schéma ou une spécification pour le type de contenu qui finira par s’y associer. Il le fait en vous permettant de définir un ensemble de colonnes ou de métadonnées qui vont de pair avec elle. les types de contenu existent au niveau du site et sont réutilisés à travers les différentes listes et bibliothèques du site et de ses sous-sites. En outre, nous ne pouvons ajouter des colonnes de site à un type de contenu. Pour ces raisons, les types de contenu aident à assurer la cohérence des données chaque fois qu’elles sont utilisées dans les différentes listes et bibliothèques de vos sites. Toute modification des colonnes d’un type de contenu ou de ses propriétés est reflétée dans tous les endroits où le type de contenu est utilisé (sauf indication contraire).

Propriétés de type contenu

Nous avons vu quelques propriétés de base des types de contenu dans la recette précédente. Nous examinerons quelques propriétés supplémentaires dans cette section :

  • Paramètres avancés :
    • Modèle de document : Ceci est similaire aux modèles de documents que nous avons vus dans la recette associant un modèle de document au chapitre 5, Gestion des documents dans SharePoint Online. Une fois que vous associez un modèle de document à un type de contenu de document, tous les nouveaux documents qui sont créés dans une bibliothèque qui utilise ce type de contenu suivront la structure par défaut et le style défini par ce modèle. Veuillez noter que les utilisateurs peuvent toujours télécharger directement d’autres documents à la bibliothèque au lieu d’utiliser le nouveau menu pour les créer. Il n’est donc pas nécessaire que ces documents utilisent ce modèle. Selon le but du type de contenu du document, il peut être une bonne idée d’associer un modèle de document avec lui.
    • Lire uniquement: Définir cette valeur de propriété à Oui garantit que les listes ou les bibliothèques utilisant le type de contenu ne peuvent pas librement modifier les colonnes ou les différentes propriétés lors de l’utilisation du type de contenu. Notez que la liste ou les propriétaires de bibliothèque peuvent toujours définir ce drapeau à No juste pour cette liste et / ou bibliothèque. Cela leur donne alors la possibilité de modifier le type de contenu pour leur liste ou bibliothèque seulement. En règle générale, vous souhaitez définir cette valeur à Oui pour aider à maintenir la cohérence entre toutes les listes et bibliothèques qui utilisent ce type de contenu.
    • Mise à jour des sites et des listes : Ce paramètre vous aide à contrôler si les modifications que vous avez apportées sur cet écran doivent être propagées aux listes et aux bibliothèques qui utilisent déjà ce type de contenu. Vous verrez également ce paramètre sur certains des autres écrans de paramètres pour le type de contenu lors des modifications apportées à celui-ci. Par exemple, vous remarquerez ce paramètre dans les écrans de colonne ajouter/modifier. Vous voudrez généralement que ce drapeau soit défini sur Oui (qui est la valeur par défaut). Un exemple de scénario, cependant, où vous pouvez définir ce drapeau à Non est si vous avez fait une modification de rupture qui pourrait affecter les listes existantes et les bibliothèques qui utilisent déjà ce type de contenu.
  • Paramètres du panneau d’information documentaire :
    • Modèle de panneau d’information documentaire : Lorsque vous ouvrez un document SharePoint Online à l’aide d’une application client, vous pouvez modifier directement ses propriétés en son sein à l’aide du panneau d’information documentaire dans les versions Office 2013 ou antérieures et en utilisant le panneau propriétés documentaires dans Office 2016 et au-dessus. Les anciennes versions vous permettent également de personnaliser ce panneau. Ceci est, cependant, maintenant déprécié dans de nouvelles versions et nous n’en discuterons donc pas en détail ici.
    • Afficher toujours : La sélection de cette propriété garantit que le panneau Propriétés documentaires s’affiche toujours lorsque vous ouvrez un document qui utilise ce type de contenu. Cela forcera également le panneau à s’afficher si vous enregistrez un nouveau document dans la bibliothèque pour la première fois et lors de l’utilisation de l’application client :

Il est recommandé de sélectionner cette option afin que les utilisateurs de votre application puissent voir et définir ces propriétés comme vous le souhaitez.

  • Ordre de colonne : cet écran vous permet de spécifier l’ordre des colonnes lorsqu’elles s’affichent dans le volet détails de la liste ou de l’élément de la bibliothèque. Cet ordre sera également utilisé lors de l’affichage des colonnes dans les formulaires de nouvelle/modification pour la liste ou l’élément de bibliothèque. La capture d’écran suivante affiche l’ordre de colonne pour le type de contenu de l’exemple et les colonnes correspondantes telles qu’elles s’affichent dans le formulaire Modifier les propriétés pour un document :

Il y a plus…

Dans cette section, nous verrons comment modifier une colonne qui fait partie d’un type de contenu ou comment la supprimer complètement. Nous examinerons ensuite brièvement certains concepts avancés liés à l’héritage et à la publication de type contenu.

Modification ou suppression d’une colonne d’un type de contenu

Pour votre type de contenu, vous pouvez sélectionner si une colonne particulière est nécessaire ou facultative. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le nom de la colonne pour aller à l’écran de colonne de type de contenu De modification, puis changer le paramètre correspondant. Lorsque vous faites cela, vous pouvez également sélectionner l’option appropriée pour spécifier si vous souhaitez que la modification de paramètre soit propagée aux listes ou bibliothèques existantes en utilisant ce type de contenu :

Cet écran vous permet également de dissocier la colonne de ce type de contenu. Vous pouvez cliquer sur le bouton Supprimer vers le bas de l’écran pour le faire. Notez que puisque les colonnes d’un site existent indépendamment des types de contenu, la suppression de la colonne de ce type de contenu ne la supprimera pas du site.

Type de contenu héritage

Tout comme dans la vie réelle, où les enfants héritent de certains comportements et traits de leurs parents, dans le monde du logiciel, le terme « héritage » est utilisé comme un moyen de définir les relations parent-enfant des objets logiciels. L’objet enfant acquiert puis ajoute aux traits et propriétés qu’il hérite de son parent. Dans le monde de SharePoint, ce concept s’applique aux types de contenu.

À titre d’exemple, disons que nous créons un type de contenu appelé Contrat pour le service juridique. Supposons également que ce type de contenu contient les colonnes personnalisées suivantes : gamme de produits, produit, contact d’entreprise, statut contractuel et date d’exécution (facultatif). Nous pourrions potentiellement avoir les types de contenu suivants qui en héritent :

  • Contrat de vente : Ce type de contenu contiendrait potentiellement les colonnes suivantes en plus de celles du type de contenu du contrat parent : personne commerciale, nom du client, unités, montant de vente, et ainsi de suite.
  • Contrat fournisseur : Ce type de contenu contiendrait plutôt les colonnes supplémentaires suivantes : nom du fournisseur, id de pièce, nom de pièce, quantité, et ainsi de suite.

Les types de contenu du contrat de vente et du contrat fournisseur hériteraient automatiquement des colonnes que nous avons définies précédemment pour le type de contenu du contrat. Cela nous permet de définir les colonnes communes et de définir différentes propriétés de colonne en un seul endroit (pour le type de contenu contrat), puis simplement de les réutiliser pour un ou plusieurs types de contenu enfant. S’il est nécessaire d’ajouter, de modifier ou de supprimer une colonne commune, nous ne la changeons qu’en un seul endroit et la modification se propage aux enfants. Cela permet un meilleur contrôle, une meilleure gouvernance, et l’évolutivité des types de contenu et l’architecture d’information connexe pour vos sites.

Notez que dans SharePoint, vous sélectionnez toujours l’un des types de contenu existants en tant que parent et ne créez jamais un type de contenu à partir de zéro. Le type de contenu personnalisé contract que nous avons utilisé pour notre exemple aurait hérité du type de contenu document intégré. Le type de contenu document, à son tour, hérite du type de contenu élément intégré, comme le montre la capture d’écran suivante :

Le type de contenu item est le type de contenu de base à toutes fins pratiques (bien qu’il hérite d’un type de contenu système caché). Ces liens discutent plus en détail de la hiérarchie des types de contenu et, plus particulièrement, de l’héritage de type contenu :

  • Hiérarchie de type de contenu : https://m365book.page.link/Content-Type-Hierarchy
  • Création de types de contenu : https://m365book.page.link/Creating-Content-Types

Veuillez noter que même si ces articles ont été écrits pour SharePoint 2010, ces concepts continuent de s’appliquer à toutes les versions modernes de SharePoint.

Concentrateur de type de contenu et publication de type contenu

Comme nous l’avons vu précédemment, les types de contenu existent au niveau du site et sont accessibles aux listes sous-jacentes, aux bibliothèques et aux sous-sites de ce site. En outre, comme mentionné dans la section Il ya plus de la création d’une recette moderne site d’équipe dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint En ligne, tous les sites de SharePoint font partie d’un site de conteneurs parent appelé une collection de site. Cela signifie que le niveau le plus élevé où un type de contenu peut exister se trouve au niveau du site racine ou de la collection du site.

Dans un véritable scénario d’entreprise, cependant, vous souhaitez être en mesure d’utiliser des types de contenu à travers plusieurs collections de sites au sein de l’entreprise. Cette fonctionnalité est réalisée dans SharePoint en utilisant la publication de type de contenu et le concentrateur de type de contenu. Un concentrateur de syndication de type contenu est une fonctionnalité qui peut être activée pour n’importe quelle collection de site. SharePoint Online, cependant, a déjà un site spécifique désigné comme le hub de syndication. Vous pouvez accéder à ce site en naviguant vers https://<yourtenant>.sharepoint.com/sites/contenttypehub.

Lorsque vous créez un type de contenu dans le concentrateur désigné, vous voyez un lien supplémentaire sur la page de propriétés de type contenu, comme le montre la capture d’écran suivante :

En cliquant sur ce lien vous emmène à la page de publication de type contenu, qui vous permet de gérer la publication pour ce type de contenu. Comme indiqué dans la capture d’écran suivante, vous devrez sélectionner le bouton Publier lorsque vous créez pour la première fois le type de contenu :

Une fois que vous faites cela, votre type de contenu publié est maintenant prêt pour la consommation dans toutes les autres collections de site dans le locataire de votre organisation. Pour rendre tous les types de contenu publiés disponibles pour votre collection de site, vous devrez faire ce qui suit :

1.Browse à la page Paramètres du site pour cette collection de site.

2.Click Content Type publishing under the Site Collection Administration heading to be taken to the Content Type Publishing Hubs page.

3.Select l’option Actualiser tous les types de contenu publié et cliquez sur OK sur cette page.

4.After un certain temps, vous commencerez à voir, sur la page types de contenu de site de la collection de site abonné, les types de contenu édités avec les colonnes de site qu’ils ont contenues.

Les types de contenu sont poussés du concentrateur vers les sites abonnés grâce à des tâches de la cisurateur qui s’exécutent toutes les quelques heures. Vous pouvez donc voir un délai avant que les types de contenu commencent à apparaître dans vos collections de sites d’abonnés.

Vous pouvez en savoir plus sur la publication de type de contenu à ces liens :

  • Publication de type contenu : https://m365book.page.link/Content-type-publishing.
  • Publier un type de contenu à partir d’un concentrateur de publication de contenu : https://m365book.page.link/publish-content-type.

La publication de type contenu, couplée à des colonnes de site, offre un excellent moyen d’assurer la cohérence et la gouvernance du contenu dans l’environnement SharePoint de votre organisation. Il est donc fortement recommandé de tenir compte de cette fonctionnalité lors de la planification de l’architecture d’information de votre organisation et de la stratégie de mise en œuvre sharepoint.

Voir aussi

  • La création d’une nouvelle recette de document, dans le chapitre 5, Gestion des documents dans SharePoint Online
  • La création d’une recette de colonne de site de métadonnées gérées plus tôt dans ce chapitre
  • Les documents d’affichage et d’édition de la recette client, au chapitre 5, Gestion des documents dans SharePoint Online
  • La création d’une recette moderne site d’équipe, dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint en ligne

Ajout d’un type de contenu à une liste ou à une bibliothèque

les types de contenu couplés à des colonnes de site conduisent à la cohérence entre les listes et les bibliothèques de votre site. Dans la recette précédente, nous avons vu comment créer un type de contenu et y avons ajouté des colonnes de site.

Cette recette vous montrera comment associer le type de contenu que nous avons créé précédemment à une bibliothèque afin que le contenu de la bibliothèque respecte les exigences de métadonnées définies par le type de contenu. Notez que même si cette recette utilise une bibliothèque comme exemple, les concepts et les étapes décrites fonctionnent tout aussi bien avec les listes.

Prépare

Vous aurez besoin d’un accès Modifier, Concevoir ou Full Control à la bibliothèque pour laquelle vous souhaitez ajouter le type de contenu.

Comment le faire…

Pour ajouter votre type de contenu à une bibliothèque, faites ce qui suit :

1.Parcourir la page Paramètres de la bibliothèque, tel que décrit dans la recette affichage et modification des paramètres de la bibliothèque de documents au chapitre 5, Gestion des documents dans SharePoint Online.

paramètres avancés 2.Click sous le titre Paramètres généraux.

3.Modifier la gestion autoriser des types de contenu? réglage de Oui et cliquez sur le bouton OK vers le bas de l’écran. Cela vous ramènera à la page paramètres de la bibliothèque.

4.Faites défiler vers le bas à la section Types de contenu sur cette page et cliquez sur l’ajouter à partir du lien de types de contenu du site existant, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

Comme le montre la capture d’écran précédente, la bibliothèque a déjà un type de contenu appelé Document qui lui est associé. Il s’agit du type de contenu par défaut pour les bibliothèques de documents. Chaque bibliothèque créée utilise le type de contenu document par défaut. Une fois que nous associons notre nouveau type de contenu à la bibliothèque, nous en dissocierons ce type de contenu par défaut.

5.Select le type de contenu que vous souhaitez ajouter à partir de la liste des types de contenu du site disponible et cliquez sur le bouton Ajouter > pour l’ajouter aux types de contenu pour ajouter la liste, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

Étant donné que nous travaillons avec une bibliothèque, les seuls types de contenu que vous verrez dans les types de contenu du site Select de la liste sont les types de contenu de la bibliothèque. Vous ne verrez pas les types de contenu qui dérivent du type de contenu de base de l’élément. Inversement, si vous travaillais avec une liste SharePoint (au lieu d’une bibliothèque), vous ne verraient que les types de contenu qui sont basés sur le type de contenu d’élément. Nous avons discuté de l’héritage de type contenu plus en détail dans les colonnes ajout à une recette de type de contenu, plus tôt dans ce chapitre.

6.Cliquez sur le bouton OK vers le bas de l’écran pour enregistrer vos modifications et être ramené à l’écran des paramètres de la bibliothèque. Vous verrez maintenant le nouveau type de contenu dans la liste des types de contenu pour cette bibliothèque. Notez que les colonnes de notre nouveau type de contenu s’affichent également dans la liste des colonnes de cette bibliothèque. Ceci est montré dans la capture d’écran suivante:

7.Now que nous avons ajouté notre type de contenu, nous allons maintenant supprimer le type de contenu document par défaut de cette bibliothèque. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le type de contenu document, puis cliquez sur Supprimer ce type de contenu à partir de l’écran suivant, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

8.You devrait maintenant voir le nouveau type de contenu que nous venons d’ajouter comme le seul associé à votre bibliothèque.

félicitations! Vous venez de configurer votre bibliothèque pour utiliser un nouveau type de contenu.

Comment ça marche…

Comme vous l’avez vu dans cette recette, un type de contenu regroupe un élément de liste, ou dans ce cas, un document avec ses métadonnées. Chaque liste ou bibliothèque de SharePoint a au moins un type de contenu qui lui est associé par défaut. Ce type de contenu par défaut varie souvent selon le type de liste ou de bibliothèque. Par exemple, comme nous l’avons vu dans cette recette, le type de contenu document est le type de contenu par défaut d’une bibliothèque de documents SharePoint. D’autre part, la liste d’annonces dans SharePoint a le type de contenu d’annonce comme défaut. Cela signifie que chaque fois que vous créez un élément dans une liste ou un document dans une bibliothèque, vous associez réellement cet élément aux colonnes définies par ce type de contenu par défaut.

Vous pouvez associer plus d’un type de contenu à une liste ou à une bibliothèque. Nous en discuterons ensuite.

Types de contenu multiples

SharePoint vous permet d’associer plusieurs types de contenu à votre liste ou bibliothèque. Pour ces bibliothèques, les utilisateurs devront choisir consciemment le type de contenu qu’ils souhaitent associer à l’élément en cours de création. Un exemple classique d’un tel scénario est la bibliothèque pages du site. Vous remarquerez les types de contenu suivants si vous naviguez vers la page paramètres d’une bibliothèque pages de site :

Maintenant, si vous revenez à une vue dans la bibliothèque, et si vous avez la permission d’ajouter des éléments à cette bibliothèque, vous remarquerez que cliquer sur l’option Nouveau menu vous permet de créer des éléments à partir de l’un de ces types de contenu:

En outre, vous remarquerez dans la capture d’écran précédente que Wiki Page est sélectionné comme type de contenu par défaut pour la bibliothèque. Ce paramètre n’est pas aussi pertinent pour la bibliothèque page site puisqu’il ne vous permet pas de télécharger des fichiers, mais pour toute autre bibliothèque de documents, le téléchargement d’un document à elle associe automatiquement le document avec le type de contenu par défaut sélectionné, et vous invitera à entrer les métadonnées nécessaires pour ce type de contenu. Vous pouvez ensuite modifier le type de contenu à travers le volet détails de cette bibliothèque. Notez que la modification du type de contenu associé à l’élément signifie également que vous devrez maintenant saisir des informations pour le type de contenu nouvellement sélectionné.

Plusieurs types de contenu rendent parfois difficile de travailler avec les listes et les bibliothèques, en particulier pour l’utilisateur final pas si averti. Il n’est donc pas recommandé d’utiliser cette option trop fréquemment. Si vous avez besoin de deux types de contenu différents, vous êtes presque toujours mieux de créer des listes séparées ou des bibliothèques qui contiennent des éléments pour les types de contenu distincts.

Il y a plus…

SharePoint vous permet d’interagir avec une variété de systèmes externes et de lire ou d’écrire à ces systèmes à l’aide de l’interface de liste familière.

Type de contenu externe et liste externe

La première étape pour y parvenir est de créer un type de contenu externe pour se connecter à la source de données externe. Vous créeriez alors une liste externe et associeriez le type de contenu externe à celui-ci pour être en mesure d’interagir avec ces données externes.

Une discussion plus détaillée de ce sujet est au-delà de la portée de ce livre, mais voici quelques liens qui peuvent vous aider à comprendre la capacité plus en détail:

  • Types de contenu externes dans SharePoint : https://m365book.page.link/External-Content-Type
  • Faites une liste externe : https://m365book.page.link/External-List

Veuillez noter, cependant, que les méthodes de création de types de contenu externes décrites dans ces liens sont maintenant quelque peu dépréciées. Il est recommandé d’utiliser certains des outils les plus nouveaux (tels que PowerApps, Power Automate et Power BI) de l’écosystème Microsoft 365 pour traiter de tels scénarios qui nécessitent une interaction avec des données externes. Nous discutons en détail de ces outils et applications dans les chapitres suivants de ce livre.

Voir aussi

  • La recette affichage et modification des paramètres de liste dans le chapitre 4, Travailler avec des listes, Bibliothèques dans SharePoint En ligne
  • La recette de paramètres de bibliothèque de documents d’affichage et de modification du chapitre 5, Gestion des documents dans SharePoint Online
  • Chapitre 13, Power Automate (Microsoft Flow)
  • Chapitre 14, PowerApps
  • Chapitre 15, Power BI

Marquage d’un document

Jusqu’à présent, nous avons vu deux façons différentes d’ajouter des colonnes à une bibliothèque :

  • L’ajout d’une recette de colonne dans le chapitre 4, Travailler avec des listes, bibliothèques dans SharePoint Online, vous a montré comment ajouter directement des colonnes aux listes et aux bibliothèques.
  • En ajoutant un type de contenu à une liste ou une recette de bibliothèque, plus tôt dans ce chapitre vous a montré comment associer les types de contenu avec une bibliothèque, associant ainsi également les colonnes correspondantes de ces types de contenu.

Ajouter une colonne de métadonnées gérées à une liste ou une bibliothèque, c’est comme ajouter n’importe quel autre type de colonne dans SharePoint. Une fois que vous avez ajouté des colonnes de métadonnées gérées à une bibliothèque, vous pouvez marquer des documents avec les termes de ces colonnes. Les étapes pour ce faire ne sont pas différentes de la réalisation d’étapes similaires pour d’autres types de colonnes dans SharePoint.

Cette recette vous montrera spécifiquement comment étiqueter vos documents avec les termes des colonnes de métadonnées gérées. Notez que les étapes de mise à jour des éléments dans les listes contenant les colonnes de métadonnées gérées seront également les mêmes. Pour illustrer cette recette, nous utiliserons la colonne du Département Contoso que nous avons créée précédemment.

Prépare

Vous aurez besoin d’un accès Contribute ou supérieur à la liste ou à la bibliothèque correspondante.

Comment le faire…

Suivez ces étapes pour marquer un document avec les termes des colonnes de métadonnées gérées dans votre bibliothèque :

1.Select la ligne contenant le document en cliquant n’importe où sur elle.

2.Click l’icône d’information dans le coin droit du menu de la bibliothèque pour ouvrir le volet détails, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

3.You peut maintenant modifier les propriétés directement dans ce volet ou cliquer sur Modifier tous dans la section Propriétés pour modifier les propriétés dans une vue élargie.

4.Click dans l’un des champs de métadonnées gérées et commencer à taper une valeur pour ce champ. SharePoint l’autocomplete pour vous avec le nom terme s’il trouve une correspondance. Ceci est montré dans la capture d’écran suivante:

5.Next, nous cliquerons à l’intérieur d’un autre champ de métadonnées gérées (type document). Cette fois,, cependant, nous allons cliquer sur l’image tag à côté du champ:

6.This ouvre un dialogue pour que vous choisissiez votre terme.

7.Here, vous pouvez sélectionner le terme approprié en cliquant d’abord sur le terme, puis le Select > > bouton, puis OK, comme indiqué dans les étapes 1 à 3 dans la capture d’écran suivante:

8.You peut alors entrer ou sélectionner de la même manière le reste des propriétés pour le document, puis cliquez sur le bouton Enregistrer :

9.This mettra à jour le document avec les propriétés sélectionnées ou saisies, y compris toutes les balises de métadonnées que vous avez pu appliquer. Selon la façon dont la vue de la bibliothèque est configurée, vous verrez maintenant ces propriétés dans les colonnes de vue du document, comme le montre la capture d’écran suivante :

Félicitations – vous venez d’apprendre à étiqueter vos documents avec des métadonnées gérées en utilisant des termes qui ont été créés comme une norme à travers l’entreprise.

Comment ça marche…

La saisie d’informations dans les colonnes de métadonnées gérées est assez similaire à la saisie ou à la sélection d’informations dans certains des autres types de colonnes. La seule grande différence pour les colonnes de métadonnées gérées est qu’au lieu d’entrer ou de sélectionner des informations qui ne sont utilisées qu’une seule fois, vous entrez ou sélectionnez généralement les termes qui sont maintenus au niveau de l’entreprise. Le fait de le faire ouvre divers scénarios supplémentaires. L’un des plus grands avantages de ce faire est la possibilité d’utiliser la recherche SharePoint pour extraire des informations dans le monde entier à partir de plusieurs sites. Pour illustrer le point, nous allons nous référer au document que nous venons de tagué dans cette recette. Nous allons voir comment le marquage avec un produit particulier aide les utilisateurs à le rechercher facilement. Supposons qu’un utilisateur est à la recherche de campagnes de marketing liées au produit « Action Camera 1000s ».

Ce qui suit est l’ensemble de résultats que SharePoint ramène si je cherche simplement le mot campagnes:

Toutefois, puisque nous avons marqué notre document de campagne avec le produit approprié, les utilisateurs seront en mesure de réduire considérablement la recherche pour arriver à ce qu’ils recherchaient juste en tapant le nom du produit par rapport au terme de recherche. Ce qui suit est l’ensemble de résultats que SharePoint retourne s’ils recherchent le terme suivant (qui inclut le nom du produit dans la recherche) – campagnes Caméra d’action 1000s :

Comme vous pouvez le voir, juste le fait que nous avons marqué le document avec le nom du produit nous a aidés à réduire considérablement les résultats de recherche de potentiellement des centaines de documents à exactement ce que nous recherchions.

La planification de l’architecture de l’information et de la structure du contenu ainsi que les politiques de gouvernance correctes font beaucoup pour s’assurer que les utilisateurs peuvent rapidement se rendre à ce qu’ils recherchent. Dans l’exemple précédent, nous avons non seulement créé les ensembles de termes requis et les colonnes de métadonnées gérées correspondantes, mais nous avons également appliqué la sélection des balises appropriées en marquant ces colonnes au besoin dans notre type de contenu.

En plus de l’amélioration de la recherche, l’utilisation de colonnes de métadonnées gérées pour le contenu de votre bibliothèque vous permet également d’y configurer des informations mieux organisées. L’utilisation de colonnes de métadonnées gérées vous permet de les utiliser pour mieux filtrer, trier et regrouper les informations de vos listes ou bibliothèques. La capture d’écran suivante montre comment la vue de la bibliothèque a été modifiée pour afficher les documents regroupés par le champ Métadonnées gérées par type de document qui a été créé précédemment pour notre exemple :

Voir aussi

  • L’ajout d’une recette de colonne dans le chapitre 4, Travailler avec des listes, Bibliothèques dans SharePoint En ligne
  • Chapitre 8, Recherche dans Microsoft 365

OneDrive pour les entreprises

OneDrive for Business est une solution de stockage basée sur le cloud pour vos fichiers personnels. D’une manière similaire à l’utilisation d’une bibliothèque de documents SharePoint pour stocker et partager des fichiers sur qui votre équipe co-travaille, OneDrive for Business vous permet de stocker et de travailler sur des fichiers qui vous sont privés. C’est votre espace personnel pour les fichiers qui vous appartiennent et/ou qui ne sont pas encore prêts à être partagés avec une équipe plus large. En ce sens, votre zone OneDrive est comme n’importe quelle autre bibliothèque sur SharePoint Online. Cependant, il y a quelques différences clés entre les deux, que nous couvrirons dans les sections ultérieures de ce chapitre, mais pour la plupart, votre zone OneDrive est une bibliothèque de documents simplifiée dont vous êtes propriétaire et auquel vous avez pleinement accès. Vous pouvez ajouter, mettre à jour et supprimer des fichiers ou des dossiers dans votre zone OneDrive comme vous le feriez dans n’importe quelle autre bibliothèque de documents. Vous pouvez ensuite partager ces fichiers avec d’autres membres de votre organisation ainsi qu’avec ceux qui sont externes à votre organisation, et ce faisant, leur accorder des droits de visualisation ou d’édition de ces fichiers.

Vous utilisez généralement OneDrive pour les fichiers sur qui vous travaillez par vous-même. Il peut s’agir de fichiers que vous n’avez pas l’intention de partager avec d’autres ou qui ont besoin d’un peu de travail avant de pouvoir les partager avec un groupe plus large. Il peut également s’agir de fichiers qui ne sont destinés qu’à être partagés avec un collègue à une occasion unique. Si vous travaillez sur des fichiers destinés à un public plus large, vous les stockez généralement sur un site SharePoint ou en équipe. Si vous avez commencé avec un fichier dans OneDrive qui est maintenant prêt à être partagé avec un public plus large, vous pouvez facilement le déplacer vers une bibliothèque sur un site SharePoint ou vers des équipes utilisant la fonctionnalité Move to feature.

Comme pour tout autre fichier d’une bibliothèque SharePoint Online, vous pouvez

Fichiers OneDrive à partir d’une multitude d’appareils mobiles et de bureau. OneDrive for Business est également livré avec une application client que vous pouvez installer sur vos appareils. Cette application (également appelée client Sync) vous aide ensuite à conserver des copies à la demande de vos fichiers pour la visualisation et l’édition hors ligne. Il garantit également que toutes les mises à jour que vous faites à ces fichiers à partir d’un appareil sont répliquées à votre zone de stockage OneDrive en ligne et à tous les autres appareils qui exécutent l’application. L’application vous permet également de partager des fichiers avec vos collègues à partir de n’importe quel appareil sans avoir à visiter OneDrive for Business en ligne sur Microsoft 365.

OneDrive se présente sous deux formes différentes :

  • OneDrive: Il s’agit de votre espace de stockage en ligne personnel (non-travail), auquel vous pouvez accéder lorsque vous configurez une maison Microsoft gratuite ou payante ou un compte personnel. Vous pouvez utiliser votre espace OneDrive personnel pour stocker des documents, des photos, des vidéos et d’autres fichiers dans le cloud et les partager avec vos amis et votre famille. Vous pouvez commencer avec un compte gratuit, ce qui vous donne une quantité limitée d’espace libre. Il vous permet, ainsi qu’à votre famille ou à vos amis, de visualiser et de modifier différents types de fichiers sur le cloud, ce qui inclut des fonctionnalités de co-auteur de documents Microsoft Office. Vous pouvez également installer l’application de synchronisation OneDrive pour synchroniser vos fichiers et travailler avec eux sur vos appareils préférés.
  • OneDrive for Business : Il s’agit d’une zone de stockage en ligne offerte par l’intermédiaire de votre compte de travail ou d’école. Vous obtenez 1 To de stockage (ou plus) pour un usage individuel. Votre compte et certaines stratégies de compte, telles que le partage externe, sont gérés par votre organisation. En outre, vous pouvez installer l’application OneDrive for Business pour synchroniser vos fichiers sur vos appareils préférés et travailler avec eux, si votre organisation le permet.

Vous pouvez potentiellement avoir accès aux deux versions de OneDrive, par le biais de votre travail ou de votre école et via votre compte Microsoft personnel. Vous pouvez installer les deux versions du client de synchronisation en parallèle sur le même appareil et également travailler simultanément avec les fichiers dans l’un ou l’autre type d’application client.

Les recettes de ce chapitre vous montreront comment travailler avec les fichiers de OneDrive for Business via votre école ou votre compte de travail, bien que la plupart des recettes s’appliquent également à votre compte OneDrive personnel. Nous apprendrons également à utiliser l’application OneDrive for Business pour synchroniser localement vos fichiers et comment les partager avec d’autres personnes au sein et à l’extérieur de votre organisation.

Dans ce chapitre, nous couvrirons les recettes suivantes :

  • Téléchargement d’un fichier sur OneDrive for Business
  • Synchronisation des fichiers et des dossiers
  • Partage d’un fichier

Téléchargement d’un fichier sur OneDrive for Business

Enregistrer des fichiers dans OneDrive et, en termes plus larges, les enregistrer dans le cloud, vous permet d’y accéder de n’importe où sur différents appareils. Comme nous l’avons vu dans les chapitres précédents, l’enregistrement de fichiers dans le cloud facilite également le partage car il nous permet de partager seulement les liens vers les fichiers, plutôt que d’avoir à envoyer des copies de fichiers à chaque fois. Cela vous permet de maintenir une seule version d’un fichier. Vous pouvez continuer à apporter des modifications à votre copie de ce fichier, et d’autres personnes qui y ont accès peuvent facilement voir ces modifications au fur et à mesure qu’elles se produisent.

Dans cette recette, vous apprendrez à parcourir votre compte OneDrive for Business et à y télécharger un fichier.

Prépare

Il n’y a pas d’exigences particulières pour accéder à OneDrive for Business. Tant que vous aurez accès à SharePoint Online, vous aurez également accès à OneDrive for Business.

Comment le faire…

Pour télécharger un fichier sur OneDrive for Business, prenez les mesures suivantes :

1.Parcourir n’importe quelle page du locataire Microsoft 365 de votre organisation. Il se peut qu’on vous demande de vous connecter à vos titres de compétences de travail si vous n’êtes pas déjà connecté.

2.Click le lanceur d’application dans le coin supérieur gauche de la page, puis cliquez sur OneDrive. La capture d’écran suivante vous montre à quoi cela ressemble à partir de la page d’accueil sharepoint en ligne:

Vous serez ensuite pris à votre page d’accueil OneDrive, qui vous montre tous vos fichiers.

La page d’accueil OneDrive n’est qu’une vue au-dessus d’une bibliothèque SharePoint sous-jacente dont vous seul êtes le propriétaire. Tout le contenu de ce site, ainsi que dans cette bibliothèque, est sécurisé de sorte que vous seul y avez accès, sauf si vous avez choisi de le partager avec d’autres.

3.Click Télécharger, puis fichiers à partir du menu de navigation en haut de la page:

Il s’agit du même menu de navigation que vous avez déjà vu dans le téléchargement d’un document existant à la recette de la bibliothèque dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint Online.

Tout comme dans une bibliothèque de documents régulière dans SharePoint, vous pouvez simultanément sélectionner et télécharger plusieurs fichiers dans votre zone OneDrive avec cette option. Comme pour toute autre bibliothèque de SharePoint, vous pouvez également faire glisser et déposer un ou plusieurs fichiers pour les télécharger dans votre zone OneDrive. Vous pouvez également choisir l’option Dossier sous le menu Télécharger pour télécharger un dossier entier et son contenu.

4.As la capture d’écran suivante montre, le document sera téléchargé sur votre zone OneDrive. Vous recevrez également une notification confirmant cela. Le message de notification vous donnera également la possibilité de partager le document avec d’autres. Nous examinerons plus en détail le partage de documents dans la recette Partager un fichier dans ce chapitre :

Voilà! Vous venez d’apprendre à parcourir votre compte OneDrive for Business et à y télécharger un fichier.

Comment ça marche…

Enregistrer vos fichiers dans le cloud vous permet d’y accéder de n’importe où et à travers vos appareils préférés. Cela vous permet également de partager facilement ces fichiers avec vos collègues en leur envoyant simplement un lien vers le fichier au lieu d’envoyer des copies du fichier lui-même. En outre, vous pouvez travailler sur ces fichiers hors ligne en utilisant l’application OneDrive for Business, que nous verrons comment faire dans la recette de synchronisation des fichiers et des dossiers dans ce chapitre.

Opérations de fichiers et de dossiers

Étant donné que votre zone OneDrive est une bibliothèque de documents simplifiée, la plupart des actions que vous pouvez effectuer dans une bibliothèque de documents peuvent également être effectuées ici aussi. Nous avons discuté de la plupart de ces actions dans les chapitres suivants :

  • Chapitre 2, Introduction à SharePoint Online
  • Chapitre 5, Gestion des documents dans SharePoint Online

En plus de ces actions qui ont été décrites dans les recettes des chapitres précédents, vous pouvez effectuer les actions suivantes dans votre zone OneDrive :

  • Créer de nouveaux fichiers ou dossiers
  • Télécharger des fichiers ou des dossiers existants
  • Enregistrez les documents Microsoft Office et d’autres types de documents pris en charge directement sur Microsoft 365 en utilisant Save As :
  • Visualisez et modifiez les fichiers existants dans votre OneDrive
  • Supprimer des fichiers ou des dossiers
  • Déplacer ou copier des fichiers et des dossiers entre OneDrive et SharePoint
  • Partager des fichiers ou des dossiers avec d’autres

En plus d’utiliser l’interface basée sur le navigateur en ligne, vous pouvez également effectuer ces actions à l’aide de l’application OneDrive for Business. Nous allons décrire cela plus en détail dans les fichiers de synchronisation et les dossiers et le partage d’une recette de fichier plus tard dans ce chapitre.

Vous pouvez télécharger n’importe quel type de fichier sur OneDrive for Business, mais la taille maximale du fichier ne doit pas dépasser 100 Go. Vous pouvez également prévisualiser des centaines de types de fichiers dans le navigateur. Les documents d’affichage et d’édition de la recette du navigateur dans le chapitre 5, Gestion des documents dans SharePoint Online, ont discuté des types de fichiers qui sont pris en charge pour la visualisation et l’édition dans Microsoft 365.

Si vous utilisez un appareil mobile, vous pouvez utiliser l’application OneDrive pour numériser un document, un tableau blanc ou une carte de visite directement sur votre compte OneDrive for Business, ainsi que pour télécharger des photos, des vidéos ou des fichiers existants à partir de celui-ci. Allez https://m365book.page.link/OneDrive-Mobile pour savoir comment le faire.

Il y a plus…

Alors que la fonction principale de OneDrive for Business est de vous aider avec vos fichiers privés, il est vraiment plus qu’une simple bibliothèque. Votre compte OneDrive for Business est en fait une seule zone de collecte de site SharePoint dont vous êtes propriétaire. Reportez-vous à la création d’une recette de site d’équipe moderne dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint Online, si vous souhaitez en savoir plus sur ce que sont les collections du site. Votre page d’accueil OneDrive, qui vous permet d’interagir avec tous vos fichiers OneDrive, n’est qu’une des pages de votre site OneDrive.

Autres pages sur OneDrive for Business en ligne

La capture d’écran suivante montre quelques-unes des fonctionnalités supplémentaires que votre compte OneDrive a à offrir :

Discutons davantage de ces caractéristiques :

  • Mes fichiers: La page Mes fichiers est la page d’accueil de votre compte OneDrive for Business. Nous avons vu cette page dans le Comment le faire … section de cette recette. Cette page vous permet d’interagir et de travailler avec vos fichiers privés.
  • Récent : Cette page vous montre les fichiers récents sur qui vous avez travaillé sur tous les sites connectés.
  • Partagé : Ici, vous pouvez consulter les fichiers OneDrive que d’autres ont partagés avec vous ou que vous avez partagés avec d’autres.
  • Découvrez : Cette section utilise l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique pour comprendre vos habitudes de travail, puis vous montre un contenu qui vous est pertinent. Reportez-vous au chapitre 9, Office Delve, pour comprendre comment cette fonctionnalité fonctionne.
  • Bac de recyclage : Cliquez sur cet onglet pour afficher vos fichiers OneDrive récemment supprimés. À partir de là, vous pouvez sélectionner un fichier et le supprimer définitivement ou le restaurer dans votre zone OneDrive. Les fichiers restent dans le bac de recyclage pendant 90 jours, après quoi ils sont déplacés vers un bac de recyclage de deuxième étape, où ils restent encore 90 jours avant d’être définitivement supprimés. Habituellement (sur les sites SharePoint), le bac de recyclage de deuxième étape n’est disponible que pour certains administrateurs. Toutefois, puisque vous êtes propriétaire de votre collection de sites OneDrive, vous avez également accès au bac de recyclage de deuxième étape. Cela vous donne donc un total de 180 jours pour récupérer tous les fichiers ou dossiers que vous avez peut-être accidentellement supprimés. Reportez-vous à la section Bac de recyclage du site de la recette du contenu du site d’affichage dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint Online.
  • Bibliothèques partagées : Ici, vous verrez une liste des huit bibliothèques de documents SharePoint les plus importantes à qui vous avez accès et que vous utilisez le plus. En cliquant sur Plus de bibliothèques vers le bas de la liste vous emmènera à une page où vous pouvez voir une liste élargie de vos bibliothèques les plus fréquentées.
  • Sur cette page, vous verrez également une liste des sites que vous suivez.
  • Reportez-vous à la recette de la page d’accueil SharePoint dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint Online, pour apprendre à suivre un site. En cliquant sur le nom d’un site sur cette page vous montrera les bibliothèques de documents pour ce site.
  • Créez une bibliothèque partagée : en cliquant sur ce lien, vous créerez un nouveau site d’équipe connecté aux groupes Microsoft 365. La bibliothèque de documents par défaut qui vient avec le site de l’équipe sera ensuite affichée dans la section Bibliothèques partagées mentionnée dans le point précédent.
  • Paramètres OneDrive : cette page vous permet de visualiser et de modifier vos paramètres de notification, ainsi que d’autres paramètres pour votre compte OneDrive. Les notifications que vous pouvez gérer à partir d’ici sont explicites, nous ne les couvrirons donc pas plus en détail. De même, les paramètres sont soit des paramètres hérités ou beaucoup trop avancé pour la portée de ce livre. Il ya, cependant, un paramètre qui vaut la peine d’être mentionné ici:
    • Exécuter le rapport de partage : Cliquer sur ce lien génère un rapport qui répertorie tous les fichiers ou dossiers que vous avez partagés, ainsi que avec qui vous les avez partagés et quelles autorisations ils ont sur chaque fichier ou dossier. Il place ensuite une copie de ce rapport dans un dossier de votre choix dans votre zone OneDrive. La capture d’écran suivante montre un exemple des informations générées dans ce rapport :
  • Restaurent votre OneDrive : l’application OneDrive synchronise les fichiers de vos appareils vers OneDrive en ligne (et vice versa). Si les fichiers de votre appareil sont corrompus , par exemple, par des logiciels malveillants ou un virus – vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour restaurer vos fichiers OneDrive. Vous pouvez en savoir plus sur cette fonctionnalité à https://m365book.page.link/OneDrive-Restore.

Voir aussi

  • La création d’une recette de site d’équipe moderne dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint En ligne
  • Le téléchargement d’un document existant à la recette de la bibliothèque dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint En ligne
  • Le site recycle la section bac de la recette du contenu du site d’affichage dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint En ligne
  • Les documents d’affichage et d’édition dans la recette du navigateur dans le chapitre 5, Gestion des documents dans SharePoint Online
  • La recette moving and copying documents dans le chapitre 5, Document
  • Gestion de SharePoint Online
  • Chapitre 9, Bureau Delve
  • Le partage d’une recette de fichier dans ce chapitre

Synchronisation des fichiers et des dossiers

OneDrive for Business est livré avec l’application de synchronisation OneDrive, qui peut être installé sur une multitude d’appareils. L’application OneDrive vous permet de travailler avec vos fichiers localement, comme vous le feriez avec n’importe quel autre fichier sur votre ordinateur ou mobile.

Dans cette recette, nous allons examiner comment synchroniser vos fichiers en ligne OneDrive à votre ordinateur local.

Prépare

Vous devez faire installer le client de synchronisation OneDrive sur votre machine ou avoir les autorisations appropriées pour pouvoir l’installer. Les étapes suivantes supposent que vous utilisez Windows comme système d’exploitation. Bien que les concepts sous-jacents soient les mêmes, les étapes d’installation de OneDrive sont différentes pour macOS. Reportez-vous https:// m365book. page.link/OneDrive-Ma c pour les étapes d’installation et de configuration pour macOS.

Comment le faire…

Vous pouvez utiliser l’application de synchronisation OneDrive pour synchroniser vos fichiers OneDrive for Business et/ou vos fichiers SharePoint localement sur votre ordinateur.

Pour synchroniser les fichiers à partir de votre compte OneDrive for Business, suivez les étapes suivantes :

1.Browse à votre compte OneDrive dans le portail Microsoft 365.

2.Click l’option Sync dans le menu en-tête, comme indiqué ici:

3.At ce point, vous serez invité à lancer OneDrive sur votre ordinateur. Vous recevrez également le message suivant indiquant que OneDrive se lance sur votre ordinateur. Le message fournit également un lien pour télécharger OneDrive si vous ne l’avez pas déjà fait :

4.If c’est votre première fois se connectant, suivez ces étapes :

1.You sera invité à vous connecter à l’application client :

2.You sera également invité à sélectionner un emplacement pour OneDrive pour stocker des fichiers synchronisés. Vous pouvez conserver l’emplacement par défaut suggéré par OneDrive ou le modifier si nécessaire.

3.Next, l’assistant de configuration vous emmènera à travers quelques écrans d’information et vous invitera également à obtenir l’application mobile. Il est fortement recommandé de télécharger l’application mobile afin que vous puissiez accéder à vos fichiers OneDrive en aller sur vos appareils mobiles.

4.Upon complétant l’assistant, vous serez incité à ouvrir l’application OneDrive nouvellement installée.

5.OneDrive va maintenant créer un dossier de synchronisation local et va commencer à synchroniser vos fichiers.

5.Once l’application est installée, en cliquant sur l’option Sync de OneDrive dans votre navigateur va démarrer l’application OneDrive, si elle n’est pas déjà en cours d’exécution, et vous donnera également la possibilité d’ouvrir le dossier de synchronisation OneDrive local.

Sauf si vous le désactivez, l’application OneDrive démarre automatiquement lorsque votre ordinateur démarre. Cela garantit que vos fichiers locaux restent toujours synchronisés avec les fichiers en ligne.

l’icône OneDrive 6.The s’affiche désormais dans la barre des tâches Windows. Vous pouvez cliquer à droite sur cette icône pour voir l’état de l’opération de synchronisation actuelle, comme le montre la capture d’écran suivante :

7.From ici, vous pouvez également cliquer sur le dossier Open pour ouvrir votre dossier OneDrive dans Windows File Explorer. Comme le montre la capture d’écran suivante, ce dossier affiche tous les fichiers de votre bibliothèque OneDrive en ligne :

Pour synchroniser les fichiers et les dossiers à partir d’une bibliothèque SharePoint, suivez les étapes suivantes :

1.Parcourir à votre bibliothèque SharePoint.

2.Cliquez sur l’option Synchronisation à partir de la barre de menu de la bibliothèque, comme indiqué ici:

3.Suivez les étapes similaires à celles décrites pour la synchronisation des fichiers de OneDrive pour configurer la synchronisation (étapes 3, 4 et 5 décrites précédemment).

4.You verra la notification suivante dans votre centre de notification une fois que la synchronisation est mise en place avec succès :

5.OneDrive va maintenant créer un dossier avec le nom de votre organisation sous le dossier C:\Users\<YourLoginName>\ , comme indiqué ici:

6.As la capture d’écran suivante montre, il va ensuite créer un dossier pour chaque bibliothèque que vous synchronisez:

7.Opening ou l’expansion des bibliothèques dans Windows Explorer vous montrera alors une représentation locale des fichiers en ligne et des dossiers de cette bibliothèque :

félicitations! Vous venez d’apprendre à configurer et configurer la synchronisation OneDrive localement. À partir de ce moment, vous pouvez travailler avec les fichiers localement sur votre ordinateur.

Comment ça marche…

Une fois la synchronisation OneDrive mise en place, vous pouvez travailler sur des fichiers dans votre

Dossier OneDrive, tout comme vous le feriez avec des fichiers dans n’importe quel autre dossier sur votre ordinateur. Toutes les mises à jour que vous faites aux fichiers de votre dossier OneDrive local seront également automatiquement synchronisées avec votre OneDrive en ligne, et vice versa. Vous pouvez ajouter, afficher, modifier et supprimer des fichiers ou des dossiers localement comme vous le feriez normalement. Si vous êtes connecté à Internet, vos modifications seront immédiatement copiées sur votre OneDrive en ligne et sur d’autres appareils où vous avez installé OneDrive. Si vous n’êtes pas connecté à Internet lors de ces modifications, OneDrive mettra en cache vos modifications et les synchronisera dès que vous serez le prochain en ligne. En attendant, OneDrive vous permettra toujours de travailler sur le fichier, tant qu’une copie locale du fichier a été précédemment synchronisée avec l’appareil sur qui vous travaillez.

Une fois que vous avez configurer le client de synchronisation, vous pouvez facilement déplacer les fichiers existants de votre ordinateur vers OneDrive. Pour ce faire, il suffit de rightclick sur le fichier (s) puis cliquez sur Déplacer vers OneDrive. Cela déplacera les fichiers vers votre dossier OneDrive local, puis les synchronisera automatiquement sur OneDrive en ligne.

L’application OneDrive dispose de différents paramètres qui vous permettent de contrôler et de gérer vos options de synchronisation.

Paramètres de l’application OneDrive

Nous allons passer en revue certains paramètres clés onedrive dans cette section.

  • En cliquant sur l’icône OneDrive, puis en cliquant sur Plus montre les options suivantes:
    • Ouvrez votre dossier OneDrive – [Nom de l’organisation] : cliquer sur cette option ouvre votre dossier de synchronisation OneDrive local dans l’explorateur de fichiers.
    • Ouvrez votre dossier [Nom de l’organisation] : En cliquant sur cette option, vous ouvrez votre dossier de profil local, qui contient toutes les bibliothèques SharePoint que vous synchronisez avec SharePoint Online.
    • Paramètres : Cette option ouvre les paramètres avancés de l’application OneDrive. Nous examinerons ces paramètres sous peu.
    • Voir en ligne: En cliquant sur cette option ouvre votre zone en ligne OneDrive.
    • Synchronisation de pause : cela vous permet de mettre en pause la synchronisation pendant 2, 8 ou 24 heures. Vous pouvez toujours reprendre la synchronisation quand vous en avez besoin.
    • Fermer OneDrive : Cela ferme le client de synchronisation OneDrive. Cette option n’est généralement pas recommandée, car cela peut rendre vos fichiers OneDrive et SharePoint locaux désynchronisés avec les fichiers en ligne.
  • En cliquant sur l’option Paramètres à partir des options de menu précédentes ouvre le dialogue paramètres avancés, qui a les onglets suivants:
    • Paramètres : La plupart des paramètres de cette page sont explicites et vous devez les laisser à leur sélection par défaut. Le paramètre le plus important que vous devez connaître est le paramètre Files On-Demand. Si vous décochez ce paramètre, OneDrive redémarrera puis téléchargera tous les fichiers de OneDrive en ligne, ainsi que toutes les bibliothèques SharePoint Online que vous pourriez synchroniser. Selon les fichiers stockés sur votre OneDrive en ligne et les bibliothèques SharePoint Online que vous synchronisez, cela peut entraîner l’enregistrement d’un stockage local important sur votre appareil. Il n’est généralement pas recommandé de désélectionner ce paramètre. Notez également que le toujours garder sur cet appareil et libérer des options d’espace que nous avions discuté plus tôt ne s’affichera que lorsque les fichiers à la demande est activé.
    • Compte : Si vous travaillez pour plusieurs organisations, vous pouvez gérer vos comptes à partir de cet onglet. C’est également là que, pour chaque bibliothèque que vous synchronisez, vous pouvez gérer les dossiers à synchroniser pour quelle bibliothèque. Vous pouvez également cesser de synchroniser les bibliothèques individuelles à partir de cette page :
    • Sauvegarde : cet onglet vous permet d’activer une sauvegarde continue des fichiers des dossiers Desktop, Documents et Pictures sur votre ordinateur. Il est recommandé d’activer cette option afin que vos fichiers locaux soient toujours sauvegardés et mis à votre disposition via le cloud. Une chose importante à noter ici est que si vous désactivez la sauvegarde après l’avoir activante, OneDrive finira par supprimer tout le contenu de vos dossiers bureau, documents et photos locaux. Ce contenu est toutefois toujours disponible sur votre OneDrive. Vous ne devez donc activer l’option Sauvegarde que si vous n’avez pas l’intention de l’annuler.
    • Réseau : Vous pouvez étrangler la bande passante que votre application OneDrive utilise pour synchroniser les fichiers avec OneDrive et SharePoint Online. Vous laisseriez généralement ces paramètres aux valeurs par défaut. Vous pouvez en savoir plus à leur sujet à https://m365book.page.link/OneDrive-Network.
    • Office : Vous pouvez utiliser cet onglet pour gérer la synchronisation de vos fichiers Office en ligne. Vous pouvez en savoir plus sur les paramètres de cet onglet à https://m365book.page.link/OneDrive-OfficeApps-Sync.

Il y a plus…

Au lieu de télécharger tous les fichiers et dossiers de votre zone OneDrive ou d’une bibliothèque Sharepoint à la fois, l’application OneDrive vous permet de télécharger ces fichiers en demande au besoin. Nous examinerons cette fonctionnalité plus en détail dans la section suivante. Ensuite, nous allons examiner pourquoi l’application de synchronisation peut parfois ne pas synchroniser les fichiers, comment identifier et résoudre ces problèmes de synchronisation.

Fichiers à la demande

Vous pouvez activer ou désactiver la fonctionnalité de fichiers à la demande via l’onglet Paramètres dans les paramètres clients de synchronisation OneDrive.

Il se peut que vous n’avez pas la dernière application OneDrive ou les dernières mises à jour de Windows 10 si vous n’êtes pas en mesure de voir les fichiers à la demande.

S’il vous plaît examiner les instructions https://m365book.page.link/OneDrive-OnDemand pour vous assurer que vous avez les dernières mises à jour.

Lorsque vous configurez pour la première fois la synchronisation OneDrive à partir d’une bibliothèque, OneDrive ne reproduise que les dossiers de cette bibliothèque ou ceux de votre zone en ligne OneDrive. Il ne téléchargera pas les fichiers réels et ne créera que des espaces réservés pour eux. En ne téléchargeant pas tous les fichiers de votre bibliothèque en ligne, il permet d’économiser de l’espace sur votre ordinateur, tout en vous permettant de travailler sur ces fichiers localement, tout comme s’il s’agissait d’un autre fichier local sur votre appareil. Ces fichiers et dossiers sont indiqués par une icône cloud, comme le montre toutes les captures d’écran suivantes :

Ces fichiers ne sont disponibles que lorsque vous êtes connecté à Internet et ne prennent donc pas de place sur votre ordinateur. Si vous travaillez hors ligne (c’est-à-dire que vous n’êtes pas connecté à Internet), essayer d’ouvrir ces fichiers entraînera l’erreur suivante :

En cliquant sur Télécharger plus tard téléchargera le fichier sur votre ordinateur une fois que vous êtes en ligne (et connecté à Internet) à nouveau.

Une fois que vous ouvrez un fichier en ligne uniquement à partir de votre appareil, l’application OneDrive le télécharge automatiquement avant de l’ouvrir localement. Ces fichiers sont indiqués par un cercle blanc avec un point de contrôle en elle:

Vous pouvez ouvrir ces fichiers à tout moment, même si vous n’êtes pas connecté à Internet. OneDrive synchronisera ensuite vos modifications à votre zone OneDrive en ligne ou à la bibliothèque SharePoint correspondante lorsque vous vous connecterez ensuite à Internet. Une fois que vous avez terminé vos modifications et que vous n’avez pas besoin d’accéder au fichier localement ou si vous souhaitez supprimer complètement les fichiers de votre stockage local, vous pouvez cliquer à droite sur le fichier ou le dossier OneDrive local en question, puis cliquer sur Libérer de l’espace. Comme le montre la capture d’écran suivante, cela supprimera ces fichiers locaux et modifiera leur statut en ligne seulement, indiqué par l’icône cloud. Comparez les icônes de cette capture d’écran aux icônes de statut pour ces fichiers affichés précédemment :

Enfin, vous pouvez vous assurer qu’un fichier (ou tous les fichiers dans un dossier) est toujours disponible sur votre ordinateur, même lorsque vous êtes hors ligne. Pour ce faire, cliquez à droite sur le fichier ou le dossier, puis cliquez sur Toujours garder sur cet appareil. Cela va changer l’icône de statut à un cercle vert avec un checkmark en elle, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

Comme mentionné précédemment, vous pouvez toujours cliquer sur Libérer de l’espace pour supprimer les copies locales de ces fichiers ou dossiers.

Notez que les icônes d’état et le menu contextatif OneDrive affichés dans la capture d’écran précédente n’apparaîtront que dans les dossiers OneDrive de votre appareil local. En outre, ils ne s’affichent que lorsque le client de synchronisation OneDrive est en cours d’exécution.

Problèmes de synchronisation

L’application de synchronisation OneDrive est très robuste et a parcouru un long chemin depuis sa première introduction. L’un des gotchas clés du client sync concerne les noms de fichiers et les caractères non valides. En outre, vous pouvez rencontrer des problèmes de verrouillage de fichiers et des conflits de synchronisation en raison de la nature de ce que le client de synchronisation fait. Vous trouverez peut-être les articles suivants utiles si vous vous retrouvez dans des questions comme celle-ci ou si vous souhaitez en savoir plus sur les conventions et restrictions de dénomination des fichiers :

  • Noms de fichiers et types de fichiers non valides dans OneDrive et SharePoint : https://m365book.page.link/OneDrive-InvalidFiles
  • Résoudre les problèmes de synchronisation OneDrive : https://m365book.page.link/OneDrive-SyncIssues

Partage d’un fichier

Nous avons vu comment partager des documents dans la recette Partager un document dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint Online. Le partage de fichiers ou de dossiers de OneDrive fonctionne de la même manière. La seule exception mineure est que votre organisation peut mettre en place différentes restrictions de partage sur les fichiers stockés dans OneDrive for Business par rapport à ceux stockés dans SharePoint Online. Par exemple, votre organisation peut avoir désactivé le partage anonyme de liens (la signature n’est pas nécessaire pour afficher un document partagé) pour vos sites SharePoint, mais peut l’avoir activé pour OneDrive.

Dans cette recette, nous utiliserons le client OneDrive pour partager un document à partir d’un dossier OneDrive local sur notre ordinateur.

Prépare

Il n’y a pas d’exigences particulières pour le partage d’un fichier via OneDrive for Business en ligne. Tant que vous avez accès à SharePoint Online, vous aurez également accès à OneDrive for Business et vous pouvez partager n’importe quel dossier à partir de là.

Vous devez faire installer le client de synchronisation OneDrive sur votre machine ou les autorisations appropriées pour l’installer afin de partager des fichiers directement à partir de votre ordinateur.

Comment le faire…

Pour partager un fichier ou un dossier à partir de votre ordinateur, prenez les mesures suivantes :

1.Assurez-vous que le client de synchronisation OneDrive est en cours d’exécution, puis allez à votre dossier OneDrive local.

2.Right-cliquez sur le fichier ou le dossier que vous souhaitez partager, puis cliquez sur Partager, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

3.This ouvrira la boîte de dialogue de partage OneDrive avec l’option de partage par défaut sélectionnée. Comme le montre la capture d’écran suivante, les personnes que vous spécifiez peuvent modifier l’option a été montré pour moi, par défaut:

Notez que l’option de partage par défaut qui vous est présentée est contrôlée par votre organisation. Dans la recette Partager un document dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint Online, nous avons vu les différentes autres options de partage et comment passer à l’une des autres options.

4.As que nous avons vu dans le partage d’une recette de document dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint En ligne, nous pouvons sélectionner les personnes avec qui nous voulons partager le document. Il y a également une option pour entrer un message. Après cela, cliquez sur Envoyer pour partager le document avec eux. La personne recevra un e-mail contenant un lien vers le document.

Voilà! Vous venez d’apprendre à partager directement un lien vers un document stocké sur votre zone OneDrive for Business à partir du dossier synchronisé OneDrive sur votre machine locale.

Comment ça marche…

Les options de partage que vous verrez lors du partage à partir du client OneDrive seront les mêmes que celles que vous verrez à partir de OneDrive en ligne. La seule fonctionnalité ajoutée que vous remarquerez, cependant, lorsque vous partagez en utilisant l’application OneDrive sur votre appareil est le widget Plus d’applications vers le bas de l’écran Partager:

En cliquant sur Plus d’applications vous permettra de partager un lien via d’autres applications installées sur votre appareil. Par exemple, sur un appareil mobile, il vous permettra d’envoyer un lien vers le document ou de l’envoyer via un message équipes, comme le montre la capture d’écran suivante :

Vous pouvez également partager un document qui se trouve dans votre zone OneDrive directement à partir de l’application d’édition de documents sur qui vous travaillez :

Notez l’option Envoyer une copie vers le bas de cet écran de partage. En cliquant sur cette option, vous ouvrirez un nouvel e-mail et y attacherez un Mot ou une copie PDF du document.

Il y a plus…

Nous avons vu comment vérifier les autorisations de document dans SharePoint Online dans la section Afficher les autorisations existantes dans le partage d’une recette de document du chapitre 2, Introduction à SharePoint Online. Lorsque vous faites cela, le volet d’information sur le document vous montrera également tous les liens que vous pouvez utiliser pour accorder l’accès au document à d’autres personnes et à qui elles donnent accès. Vous pouvez utiliser ces étapes pour afficher les autorisations existantes sur un fichier stocké sur votre compte OneDrive for Business.

Si vous travaillez sur un document OneDrive ou SharePoint Online à partir de votre dossier synchronisé OneDrive local, vous pouvez toujours afficher les liens pour fournir un accès directement à partir de l’écran Partager dont nous avons discuté dans la section précédente.

Liens donnant accès

Pour afficher les liens existants qui accordent l’accès à d’autres personnes, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit de l’écran Partager, puis cliquez sur Gérer l’accès :

Cela vous montrera tous les liens pour donner aux autres l’accès au document et à qui ils donneront accès. Si un lien a une date d’expiration définie sur elle, vous pouvez également voir que ici, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

Veuillez noter que cet écran ne vous montrera aucun utilisateur ayant accès au document par le biais d’autorisations héritées (si le document hérite des autorisations de la bibliothèque mère). Vous devrez consulter les autorisations de ce document en naviguant vers la bibliothèque correspondante de SharePoint Online. Vous pouvez ensuite afficher les autorisations que les utilisateurs peuvent avoir sur un document en accédant à la bibliothèque mère. S’il vous plaît se référer au sujet d’héritage permission dans la détermination et la révocation des autorisations dans une recette de site du chapitre 3, Travailler avec des sites modernes dans SharePoint En ligne.

Voir aussi

  • La recette de synchronisation des fichiers et des dossiers dans ce chapitre
  • Le partage d’une recette de document dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint En ligne
  • La détermination et la révocation des autorisations dans une recette de site dans le chapitre 3, Travailler avec des sites modernes dans SharePoint En ligne
  • La liste changeante autorise la recette dans le chapitre 4, Travailler avec les listes et les bibliothèques dans SharePoint Online

Recherche dans Microsoft 365

Microsoft Search vous permet de trouver et de découvrir sans effort le contenu dont vous avez besoin pour accomplir vos tâches quotidiennes. Il vous présente ensuite ce contenu grâce à une expérience utilisateur moderne et facile à naviguer. Le contenu que Microsoft Search renvoie est hautement personnalisé à vos modèles de travail et à ce qui est tendance autour de vous — des choses sur quoi vous avez travaillé (en fonction de votre activité dans Microsoft 365), avec qui vous travaillez, l’activité dans le contenu partagé avec vous et avec eux, et ainsi de suite. Cette expérience de personnalisation, couplée à des algorithmes avancés d’analyse et d’apprentissage automatique, vous ramène le contenu pertinent même sans que vous n’avoir à le rechercher spécifiquement. Si vous avez travaillé avec un ensemble particulier de fichiers, interagi avec certaines personnes ou travaillé dans le contexte de certains sites, Microsoft Search vous montrera automatiquement ce contenu même sans que vous n’avoir à le rechercher. Ce contenu vous est présenté par différents moyens :

  • Vous verrez les résultats en cliquant simplement n’importe où à l’intérieur de la boîte de recherche, avant même de commencer à taper du texte, comme le montre la capture d’écran suivante:
  • À travers les sections Recommandé et Découvrez sur la page d’accueil de Microsoft 365, comme le montre la capture d’écran suivante :
  • À travers différentes pages et sections de Delve, comme le montre la capture d’écran suivante. Notez que la liste des personnes affichées dans la capture d’écran suivante est à nouveau basée sur vos modèles comportementaux et environnements dans Microsoft 365:
  • Diverses parties web sur SharePoint, telles que le contenu mis en surbrillance, nouvelles, et les parties web d’activité du site.

Microsoft Search est disponible partout via la boîte de recherche dans la zone d’en-tête de toutes les applications Microsoft 365, comme le montre l’image suivante:

Il est donc très facile d’obtenir le contenu que vous cherchez. Supposons que vous travaillez sur une présentation PowerPoint et que vous devez rechercher du contenu à partir du document Word correspondant. Vous pouvez simplement rechercher le document Word directement à partir de la zone de recherche dans PowerPoint.

En outre, Microsoft Search est conscient du contexte de l’application que vous recherchez à partir. Ainsi, si vous recherchez à partir d’une liste sharepoint ou d’une bibliothèque, il s’applicationra à la recherche vers cette liste ou bibliothèque. La recherche à partir d’un site SharePoint vous permettra d’abord de retourner les résultats de ce site, mais vous permettra également de passer facilement le contexte au hub correspondant ou à l’ensemble de l’organisation.

Votre administrateur de site a la possibilité de modifier la portée de la recherche de site afin que vous voyiez les résultats de l’ensemble de l’organisation ou du hub correspondant par défaut au lieu de simplement les résultats de ce site particulier (il s’agit d’un travail en cours au moment de la rédaction).

D’autres exemples de recherches contextuelles sont lorsque vous effectuez une recherche à partir des charges de travail suivantes (au moment de la rédaction) :

  • Perspectives : La recherche à partir d’Outlook permettra de renvoyer les résultats à partir d’Outlook.
  • Yammer : La recherche à partir de Yammer retournera les fichiers et les conversations de l’intérieur de Yammer.
  • Équipes : Bien que les fichiers partagés par l’intermédiaire des équipes soient stockés dans SharePoint et/ou OneDrive, les conversations ne le sont pas. Vous ne pouvez donc rechercher que les conversations des équipes au sein des équipes Microsoft.

En outre, SharePoint en ligne offre deux saveurs de recherche:

  • L’expérience de recherche plus moderne, personnalisée et intelligente : la recherche SharePoint moderne utilise Microsoft Search pour une expérience de recherche plus moderne. Comme décrit précédemment, cette expérience est cohérente dans la plupart des charges de travail de Microsoft 365.
  • L’expérience de recherche classique: L’expérience de recherche classique est ce que vous verrez dans les sites SharePoint classiques. Cette expérience est lentement dépréciée.

Ces deux expériences utilisent le même index de recherche sous-jacent, ce qui signifie que la source sous-jacente de la vérité pour les deux expériences de recherche est la même, cependant, la recherche moderne applique l’apprentissage automatique couplé avec l’analyse d’utilisation à cet index pour ramener ce qui est plus pertinent pour vous. Il utilise ensuite une expérience utilisateur plus moderne pour afficher ces résultats vers vous. Nous verrons l’expérience de recherche moderne dans ce livre. S’il vous https://m365book.page.link/Search-Classic-Modern si vous souhaitez comprendre les différences entre les expériences de recherche classiques et modernes dans SharePoint.

Enfin, nous avons appris à effectuer une recherche de base dans le cadre de la recette contenu de recherche dans le chapitre 2, Introduction à SharePoint En ligne. Dans ce chapitre, nous examinerons les capacités plus avancées et certains cas d’utilisation spécifiques de Microsoft Search.

Dans ce chapitre, nous couvrirons les recettes suivantes :

  • Effectuer une recherche avancée
  • Trouver des experts et des personnes
  • Recherche avec Bing Search

Effectuer une recherche avancée

Comme tout autre moteur de recherche, Microsoft Search prend en charge les requêtes de recherche avancées. Vous pouvez créer ces requêtes avancées en ajoutant différents opérateurs et filtres de propriété aux mots clés de recherche. Cette recette vous montrera comment le faire.

Pour notre scénario, disons que, en tant qu’ingénieur en conception de produits, je travaille sur une proposition de conception pour un nouveau produit. Je me souviens qu’une proposition similaire a été présentée par l’un de mes collègues, Irvin Sayers, dans un passé pas si récent. J’ai aimé la proposition et j’aimerais l’utiliser comme modèle pour mon exposé. Dans cette recette, nous verrons comment je peux utiliser une recherche avancée pour affiner les résultats pour trouver rapidement cette proposition.

Prépare

Vous pouvez accéder à Microsoft Search à partir de n’importe quelle charge de travail de votre locataire Microsoft 365. Vous pouvez également rechercher à partir des applications qui sont installées localement sur votre ordinateur, à la fois qu’elles sont connectées au locataire de Microsoft 365. La recherche ne retournera que les résultats du contenu auquel vous avez au moins lu l’accès.

Comment le faire…

Pour effectuer une recherche avancée, nous allons commencer par une recherche de routine, puis commencer à réduire les résultats grâce à des paramètres avancés pour trouver exactement ce que nous recherchons. Pour ce faire, passez par les étapes suivantes :

1.Browse à la page d’accueil Microsoft 365 pour votre locataire.

Puisque vous savez que vous êtes à la recherche d’un fichier dans SharePoint, vous pouvez également effectuer cette recherche à partir de la page d’accueil SharePoint. En général, cependant, c’est une bonne idée de commencer votre recherche à partir de la page d’accueil Microsoft 365 car il a une portée plus large par rapport à l’utilisation de SharePoint.

2.Based sur ce que je recherche, je vais commencer ma recherche en tapant la conception dans la boîte de recherche en haut de la page.

3.As montré dans la capture d’écran suivante, cela renvoie beaucoup de résultats. Avec les personnes que ces résultats reviennent, certains de ces résultats sont liés à l’image de marque et la conception visuelle:

4.To supprimer ces résultats indésirables, je vais aller de l’avant et ajouter les filtres avancés suivants à mon texte de recherche:

  • Je vais ajouter le texte-visuel à elle puisque je ne suis pas à la recherche d’une conception visuelle.
  • Aussi, puisque je suis spécifiquement à la recherche de présentations, je vais ajouter le texte FileExtension:pptx.

5.Entering les filtres précédents comme texte dans la boîte de recherche réduit encore les résultats de recherche à seulement des présentations entourant la conception du produit et des aperçus, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

6.Finally, puisque je sais que la proposition de conception a été présentée par mon collègue, Irvin, je vais ajouter un filtre qui ne montre que les documents écrits par lui. Pour ce faire, je vais ajouter Author:irvin à mon texte de recherche:

7.This réduit les résultats de recherche à exactement ce que je cherchais. Ceci est montré dans la capture d’écran suivante:

félicitations! Nous venons d’apprendre à utiliser la recherche avancée dans SharePoint Online pour affiner les résultats de recherche et trouver exactement ce que nous recherchions.

Comment ça marche…

Microsoft Search, comme toute autre recherche, a les composants suivants à elle:

  • Crawler: C’est la partie du moteur de recherche qui parcourt le contenu de votre locataire, puis utilise un moteur de traitement de contenu pour le transformer en un format approprié pour l’indexeur à utiliser.
  • Indexeur : Cette partie du moteur de recherche organise et indexe le contenu dans un format facilement consultable.
  • Composant requête : Cette partie du moteur de recherche est responsable du traitement des requêtes de recherche de l’utilisateur, du filtrage des résultats, du classement et du renvoi à l’utilisateur.
  • Interface utilisateur : L’interface utilisateur est la partie du moteur de recherche qui permet aux utilisateurs de soumettre des requêtes, de les envoyer au composant de requête et, éventuellement, de rendre les résultats.

Microsoft Search analyse et indexe non seulement le contenu, mais aussi les propriétés sous-jacentes et les noms de colonnes. Pour chaque colonne SharePoint que le crawler rencontre, il crée une propriété correspondante dans sa base de données d’exploration.

Cela vous permet en outre d’interroger et de filtrer le contenu en spécifier facilement les noms de propriété ou de colonne. Nous l’avons vu plus tôt dans cette recette lorsque nous avons spécifiquement filtré les résultats par la colonne Auteur.

Dans la terminologie de recherche, ces propriétés qui sont créées dans la base de données de recherche sont appelées propriétés analysées; toutefois, le contenu ou les métadonnées analysés ne sont pas tous utiles à avoir dans l’index de recherche. Ainsi, le schéma de recherche maintient une liste distincte de colonnes de métadonnées utiles, appelées propriétés gérées. L’index de recherche inclut uniquement le contenu et les métadonnées des propriétés gérées. La propriété Author est un exemple d’une telle propriété gérée.

Veuillez également noter que Microsoft Search créera des propriétés gérées uniquement pour les colonnes de site correspondantes. Toutes les colonnes qui sont directement ajoutées aux listes ou aux bibliothèques n’obtiennent pas une propriété analysée correspondante. Cela signifie que vous serez toujours en mesure de rechercher du contenu dans ces colonnes, mais n’aurez pas la possibilité de filtrer spécifiquement les résultats de recherche en spécifier ces noms de colonne, comme nous l’avons fait dans cette recette.

Cette fonctionnalité, couplée à une architecture d’information appropriée qui utilise des noms de colonne cohérents, contribue beaucoup à aider les utilisateurs à trouver rapidement le bon contenu. Nous avons discuté du concept de types de contenu et du concentrateur de type de contenu dans la création d’un type de contenu et l’ajout de colonnes à la recette du chapitre 6, de la boutique à terme et des types de contenu dans SharePoint Online. Imaginez le scénario suivant, en gardant les concepts de cette recette à l’esprit:

  • Vous avez défini un type de contenu de base et l’avez publié via le concentrateur de type de contenu, pour une utilisation dans toutes les bibliothèques de votre organisation.
  • Ce type de contenu contient une colonne de site de métadonnées gérée appelée Département.
  • Le type de contenu et la colonne de site correspondante sont ensuite répliqués sur chaque site du département.
  • Vous mettez ensuite en ligne la colonne de site pour chaque site de ce département et définissez sa valeur par défaut pour représenter le nom de département particulier.
  • Désormais, tous les documents téléchargés dans les bibliothèques utilisant ce type de contenu seront automatiquement marqués par le nom du département correspondant (ou les utilisateurs devront sélectionner manuellement le nom du département si les valeurs par défaut ne sont pas spécifiées).
  • Étant donné que ces colonnes ont été créées sous forme de colonnes de site, la chenille de recherche créera des propriétés analysées et gérées pour cette colonne.
  • Les utilisateurs de l’ensemble de l’organisation seront désormais facilement en mesure de filtrer les résultats de recherche par le nom du département et de les réduire rapidement au contenu exact que l’utilisateur recherche.

Un tel arrangement implique une planification plus initiale et la mise en place du temps, mais contribue à atteindre une meilleure satisfaction des utilisateurs et une productivité accrue.

Pour les utilisateurs et administrateurs avancés, les informations de https://m365book.page.link/Search-Schema plus d’informations sur le schéma de recherche SharePoint Online.

Certaines colonnes, telles que la colonne de métadonnées gérées, nécessitent une manipulation supplémentaire avant de pouvoir être utilisées dans les filtres. Les articles suivants décrivent ces étapes plus en détail. Notez que même si elles sont écrites pour SharePoint Server, les étapes sont également valables pour SharePoint Online :

  • De la colonne du site à la propriété gérée – Qu’est-ce qui se passe avec cela: https://m365book.page.link/Managed-Properties
  • Cartographie des propriétés analysées en propriétés gérées prédéfinies : https://m365book.page.link/Map-SearchProperties

Affiner la recherche et le langage de requête par mot clé

Microsoft Search présente une interface utilisateur très simple avec un moteur de recherche sous-jacent très puissant. Ce moteur retournera les résultats pour la plupart de vos requêtes, mais si vous n’obtenez pas les résultats escomptés, alors vous pouvez implémenter les mesures suivantes :

  • Assurez-vous que suffisamment de temps s’est écoulé depuis la création du contenu. Se référant aux composants de recherche décrits précédemment, le composant crawler doit d’abord analyser le contenu, le traiter et le soumettre à l’index avant qu’il puisse être recherché. Cela se produit généralement à intervalles réguliers, ce qui signifie qu’il y a un léger décalage entre le moment où le contenu est créé et le moment où il apparaît dans les résultats de recherche. Habituellement, ce processus est presque instantané, mais parfois il peut prendre jusqu’à 4 heures ou plus avant que vous ou d’autres utilisateurs du site obtenir le contenu nouvellement créé de retour dans le cadre des résultats de recherche.
  • Contrairement à certains moteurs de recherche publics, Microsoft Search est actuellement sensible aux fautes d’orthographe et ne fournit pas une fonctionnalité « Voulez-vous dire …? » pour les orthographes incorrectes. Cela signifie que si le texte est mal orthographié dans le contenu de votre requête, alors Microsoft Search ne sera (actuellement) pas en mesure de le trouver.
  • Comme mentionné précédemment, Microsoft Search peut retourner des résultats différents pour la même recherche en fonction de qui est à la recherche de contenu. Le classement des résultats dans une recherche moderne est basé sur des algorithmes d’apprentissage automatique compliqués qui prennent en compte votre activité, vos modèles et votre environnement. Ainsi, il se peut que d’autres puissent voir un résultat plus haut dans la liste des résultats pendant que vous le voyez un peu plus bas. Vous pouvez toujours affiner vos requêtes pour obtenir des résultats plus ciblés si nécessaire.
  • Everything in Search est basé sur la permission. Cela signifie que vous ne verrez que les résultats que vous avez au moins lu l’accès à. Si vous avez essayé d’affiner les requêtes et ne voyez toujours pas les résultats que d’autres voient, alors il est possible que vous n’avez pas accès à ce contenu.
  • SharePoint comprend une syntaxe de requête avancée appelée langue de requête par mot clé (KQL). KQL vous aide à créer des requêtes hautement ciblées et complexes. L’information https://m365book.page.link/Search-KQL explique plus en détail les différents éléments d’un KQL.

L’article https://m365book.page.link/Search-Tuning discute plus de détails sur la façon de peaufiner votre recherche si vous obtenez trop peu ou trop de résultats.

Il y a plus…

Microsoft Search est livré avec un bon nombre de paramètres admin qui peuvent être utilisés pour modifier considérablement l’expérience de recherche. La section suivante fournit un aperçu de ces paramètres d’administration.

Contrôles du propriétaire et de l’administrateur

Vous pouvez appliquer les paramètres d’administration à différents niveaux pour contrôler ce qui apparaît dans les résultats de recherche et comment :

  • En tant que propriétaire d’une liste ou d’une bibliothèque, vous pouvez choisir d’exclure votre liste, votre bibliothèque ou votre contenu des résultats de recherche. Ce paramètre est disponible à partir de la page Paramètres avancés pour votre liste ou bibliothèque.
  • En tant que propriétaire du site, vous pouvez également spécifier différents paramètres pour le site. La plupart de ces paramètres sont orientés vers l’expérience de recherche classique; cependant, certains paramètres s’appliquent à la fois aux expériences classiques et modernes. La possibilité d’exclure le site et son contenu de s’afficher dans les résultats de recherche est l’un de ces paramètres. Cela peut être consulté à partir de la page de recherche et de disponibilité hors ligne sous paramètres du site. Cette page permet également au propriétaire d’un site de visualiser et d’apporter des modifications limitées au schéma de recherche.

Enfin, en tant qu’administrateur global ou administrateur de recherche de locataires, je peux contrôler divers aspects de l’expérience de recherche à l’échelle de l’organisation. En plus de gérer le schéma de recherche, voici quelques paramètres liés à l’expérience moderne que vous pouvez gérer via le centre d’administration Microsoft Search :

  • Consultez les rapports d’utilisation de recherche à l’échelle de l’organisation, tels que décrits https://m365book.page.link/Search-Usage.
  • Aidez à créer des résultats de recherche prédéfinis, tels que des acronymes, des signets, des Q et A, des emplacements et des plans d’étage. Ces résultats prédéfinis sont basés sur les scénarios les plus couramment utilisés pour votre expérience utilisateur et s’affichent avant les autres résultats. Notez que ces types de résultats ne s’affichent que lorsque la recherche est effectuée dans l’ensemble de l’organisation, et non lorsque la recherche est étendue de façon étroite (par exemple lors de la recherche dans une liste, une bibliothèque ou un site). Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans la section Fournir des réponses (dans la navigation vers la gauche de la page) à https://m365book.page.link/Provide-Answers.
  • Créez et configurez des connecteurs pour rechercher et rapporter les résultats à partir de sources de données externes. Vous pouvez en savoir plus à ce sujet https://m365book.page.link/Search-Connectors.
  • Apporter des modifications de configuration supplémentaires à la recherche. Vous pouvez en savoir plus sur ces modifications de configuration dans la section Personnaliser et configurer (dans la navigation vers la gauche de la page) à https://m365book.page.link/Search-Customize.

Voici quelques exemples de ces modifications de configuration :

    • Création de verticales de recherche
    • Modification des dispositions des résultats de recherche
    • Gérer l’expérience de recherche classique par rapport à l’expérience de recherche moderne dans SharePoint
    • Allumer ou éteindre bing search (voir la recherche avec Bing Search, recette plus tard dans ce chapitre)

Veuillez noter que certaines de ces fonctionnalités étaient en avant-première au moment de la rédaction de ce livre et peuvent ou non être disponibles dans le locataire microsoft 365 de votre organisation.

Voir aussi

  • La recette de contenu de recherche dans, Chapitre 2, Introduction à SharePoint En ligne
  • La création d’un type de contenu et l’ajout de colonnes à la recette dans, Chapitre 6,
  • Types de magasins à terme et de contenu dans SharePoint Online
  • La recette de visualisation et de modification des paramètres de liste dans, Chapitre 4, Travailler avec les listes et les bibliothèques dans SharePoint Online
  • La recette affichage et modification des paramètres du site dans, Chapitre 3, Travailler avec des sites modernes dans SharePoint En ligne

Trouver des experts et des personnes

Microsoft Search in SharePoint vous aide non seulement à trouver des documents, mais vous aide également à trouver des personnes. Vous pouvez rechercher des personnes en fonction de qui elles sont, où elles travaillent ou du rôle qu’elles remplissent au sein de l’organisation.

Poursuivant l’exemple de la recette précédente, disons que je suis à la recherche d’aide pour créer la proposition de conception du produit. Cette recette vous montrera comment vous pouvez utiliser Microsoft Search pour rechercher un expert dans votre organisation. Il vous montrera ensuite comment vous pouvez également les atteindre à travers vos outils de communication préférés à partir de cette interface.

Prépare

À moins que votre organisation ne la désactive, la recherche de personnes est activée par défaut et est accessible à toute personne de l’organisation qui a accès à Microsoft 365.

Comment le faire…

Pour rechercher quelqu’un avec des compétences en conception, passez par les étapes suivantes:

1.Browse à la page d’accueil Microsoft 365 pour votre locataire.

2.Tapez le concepteur de texte dans la boîte de recherche en haut.

3.You devrait voir des résultats de personne après les premiers résultats de document. Vous pouvez également cliquer sur l’onglet Personnes pour simplement afficher les résultats uniquement sur les personnes, comme le montre la capture d’écran suivante :

4.In cet exemple, je peux voir que le premier résultat qui a été retourné a été Grady

Archie, qui a le mot Designer dans son titre de travail. Je peux ensuite cliquer sur le nom de Grady pour voir plus de détails sur lui. Cela ouvre sa carte profil (également connu sous le nom de carte de contact), comme le montre la capture d’écran suivante:

5.In l’onglet Aperçu de sa carte de profil, je peux voir différents aspects de son profil, tels que ses coordonnées, son manager et ses collègues, les fichiers qu’il a partagés, mes récentes conversations par courriel avec lui, et son profil LinkedIn.

6.Clicking un onglet différent de la carte de profil montre plus de détails entourant ces zones dans cet onglet. En cliquant sur l’onglet Contact, par exemple, montre des détails supplémentaires sur Grady, tels que ses compétences, l’éducation, et les projets sur qui il a travaillé, comme le montre la capture d’écran suivante:

Les propriétés indiquées dans les sections Coordonnées et About me doivent d’abord être remplies avant d’être consultables ou même d’être affichées dans la carte de profil. Votre organisation peut maintenir puis synchroniser certaines de ces propriétés avec Microsoft 365 afin qu’elles soient maintenues dans un lieu central, généralement par le biais de systèmes de gestion des RESSOURCES HUMAINES ou informatiques. Ils peuvent également rendre ces propriétés modifiables pour vous afin que vous puissiez les maintenir par vous-même à travers votre page de profil dans Delve, que nous verrons dans le prochain chapitre.

7.Going par son résumé de profil, je peux voir que ceci correspond exactement avec qui je recherche. Par conséquent, je peux cliquer sur Démarrer le chat pour ouvrir le profil de Grady dans les équipes (ou Skype pour les entreprises), comme le montre la capture d’écran suivante:

8.From ici, je peux l’appeler ou commencer une conversation avec lui en utilisant l’interface des équipes familières.

félicitations! Vous venez d’apprendre à effectuer une recherche de personnes dans Microsoft 365, puis appris à les contacter directement à l’aide d’un outil familier de votre choix.

Comment ça marche…

Une recherche de personnes améliorée vous permet d’identifier les bonnes personnes dans votre organisation en utilisant des attributs, tels que le concepteur, et vous aide à obtenir des réponses ou à aider rapidement. Dans l’exemple précédent, avec un attribut, Microsoft Search a identifié Grady comme un expert en matière de conception.

À partir de ce moment, les informations contextuelles profondes retournées par Microsoft Search via la carte de profil utilisateur ont créé des gains d’efficacité pour nous, améliorant la productivité en réduisant le frottement de la commutation entre les applications et les onglets de navigateur. Nous pouvons rapidement envoyer un e-mail ou discuter avec l’expert identifié sans avoir à quitter le navigateur. Nous pouvons également voir d’autres détails à leur sujet, tels que leur emplacement, au cas où nous aimerions entrer en contact avec eux.

En plus d’effectuer une recherche générique, comme nous l’avons fait dans cette recette, vous pouvez également utiliser des propriétés gérées préconfigurées (voir la recette précédente pour comprendre les propriétés gérées plus en détail) pour effectuer une recherche très ciblée. Voici quelques exemples :

  • droit de travail : *design*: Ceci retournera tous les profils où le titre d’emploi correspond partiellement ou entièrement à la conception de mot. Suivant l’exemple de la recette, cela va ramener le profil de Grady, puisque son titre de poste est Designer.
  • écoles: Michigan: Cette recherche va ramener tous les profils où le nom de l’école de la personne contient le Michigan.
  • compétences: *design*: Cette recherche ramènera tous les profils où la compétence de la personne correspond partiellement à la conception du mot. Un exemple de cette recherche est montré dans la capture d’écran suivante:

Veuillez noter que la recherche ciblée mentionnée précédemment, ainsi que les informations retournées par le biais de cartes de recherche et de profil Microsoft, sont subordonnées au maintien de ces informations. Le service des RH de votre organisation est généralement celui qui solliciterait la création et la maintenance de ces renseignements sur le profil des employés. Le service informatique aide ensuite à configurer la synchronisation de ces informations avec Microsoft 365. Par la suite, ces ministères devront travailler main dans la main pour que ces renseignements sur le profil sont régulièrement conservés. Il est fortement recommandé de passer un peu de temps à l’avance pour planifier et configurer les processus backend (manuels ou automatisés) afin que ces informations restent à jour. Le plus souvent, les informations périmées présentées par l’expérience de recherche ou par le biais d’autres charges de travail dans Microsoft 365 peuvent décourager les utilisateurs d’utiliser efficacement la plate-forme.

Voir aussi

  • L’exécution d’une recette de recherche avancée, plus tôt dans ce chapitre

Recherche avec Bing Search

Bing est un moteur de recherche web qui est détenu et exploité par Microsoft. Si vous avez un compte de travail Microsoft 365 et que vous effectuez une recherche à partir de Bing, vous pouvez également obtenir des résultats de votre organisation en plus des résultats web habituels qui sont retournés par le moteur de recherche. Bien sûr, tout cela est disponible pour vous dans une multitude de navigateurs à travers une variété de types d’appareils.

Cette recette vous montrera comment utiliser Bing comme votre moteur de recherche unique pour non seulement ramener les résultats publics du Web, mais aussi les résultats de l’environnement Microsoft 365 de votre organisation. À des fins d’illustration, nous utiliserons le même scénario que dans la recette Advanced Search in SharePoint Online, plus tôt dans ce chapitre. En tant qu’ingénieur en conception de produits, je travaille sur une proposition de conception d’un nouveau produit. Dans un passé récent, je me souviens qu’une proposition similaire a été présentée par un de mes collègues, Irvin Sayers. J’ai aimé la proposition et j’aimerais l’utiliser comme modèle pour ma proposition. Dans cette recette, nous verrons comment je peux utiliser Bing Search pour trouver rapidement cette proposition.

Prépare

Votre organisation aurait dû permettre à Microsoft Search for Bing. En outre, pour afficher les résultats de votre travail aux côtés des résultats de recherche Web, vous devrez vous connecter à Bing en utilisant vos informations d’identification de travail; cette recette vous montrera également comment le faire. En outre, les exigences pour afficher les résultats de votre travail dans Bing sont les mêmes que celles de la recherche Microsoft 365 régulière, en ce qu’il ne retournera que les résultats pour lesquels vous avez au moins lu l’accès.

Comment le faire…

Pour afficher les résultats Microsoft 365 de votre entreprise dans Bing Search, effectuez les étapes suivantes :

1.Ouvrez votre navigateur préféré et naviguez vers https:// www.bing.com/.

2.Cliquez sur le lien Connectez-vous dans le coin supérieur droit de la page de recherche Bing, comme le montre la capture d’écran suivante :

3.Faire ainsi vous emmènera à une expérience familière de connexion Microsoft, où vous pouvez entrer vos informations d’identification Microsoft 365 pour vous connecter.

4.Une fois connecté, vous serez ramené à la page d’accueil bing, avec le bouton de connexion et l’image correspondante remplacée par vos coordonnées de l’environnement Microsoft 365 de votre organisation.

Il est recommandé de vous connecter à Bing uniquement sur des ordinateurs personnels/privés. La signature d’un appareil public ou d’un appareil qui ne vous appartient pas laissera les informations de votre organisation susceptibles d’être volées et utilisées à mauvais escient. Si vous avez un besoin critique ou urgent de vous connecter à un appareil public, n’oubliez pas de vous dé connecter et de fermer complètement la session du navigateur une fois que vous avez terminé.

5.Since je suis à la recherche d’une proposition de conception qui a été présenté par Irvin Sayers, je vais rechercher Bing pour tous les fichiers qui ont été rédigés ou modifiés par lui. Pour ce faire, je vais entrer le texte Irvin Sayers fichiers dans la boîte de recherche et appuyez sur la clé Entrer.

6.This rapporte les résultats de recherche de fichiers de mon organisation qui est centrée autour d’Irvin. Comme le montre la capture d’écran suivante, la proposition de conception que je cherchais montre comme le premier résultat. C’est probablement parce qu’il ya une tendance d’activité actuelle autour de ce fichier et / ou l’algorithme d’apprentissage automatique identifié ce fichier pour être d’une plus grande pertinence pour moi par rapport aux autres résultats de fichier:

7.Clicking le bouton Masquer dans le coin en haut à droite, comme indiqué dans la capture d’écran précédente, va cacher les résultats de l’organisation et il suffit de vous montrer les résultats web.

Voilà! Vous venez d’apprendre à utiliser Bing comme moteur de recherche unique pour ramener non seulement les résultats internet, mais aussi les résultats de votre organisation.

Comment ça marche…

Nous avons discuté des différents composants de la recherche dans le cadre de l’exécution d’une recette de recherche avancée plus tôt dans ce chapitre. La recherche de Bing fonctionne en puisant en toute sécurité dans l’index de recherche de votre organisation et en utilisant ses propres composants de requête et d’interface utilisateur. Cela permet à la recherche Bing de servir certaines requêtes avancées, en plus des requêtes plus courantes et simplistes pour qui elle peut également renvoyer les résultats de recherche. Voici quelques exemples de ces requêtes avancées :

  • La recherche de mes fichiers ou de mes documents renvoie les documents les plus récents sur qui vous avez travaillé :
  • Recherche de <employee name> org, <employee name> rapports directs, ou <employee name> manager retourne l’organigramme pour l’employé:
  • Recherche de conversations sur <topic> retourne les conversations des équipes et Yammer:

Vous pouvez également effectuer certains des autres types réguliers de recherche à travers la recherche d’organisation Bing, tels que la recherche de personnes:

Cela renvoie non seulement les coordonnées de la personne, mais aussi ses fichiers et ses conversations. En outre, vous pouvez également cliquer sur le lien de profil Afficher pour afficher la carte de profil des personnes familières.

N’oubliez pas que, quel que soit l’endroit où vous effectuez la recherche à partir ou quelle recherche vous effectuez, vous ne verrez toujours le contenu que vous avez accès à travers la sécurité et les autorisations. Dans la capture d’écran précédente, je ne vois ces fichiers et conversations que parce qu’ils ont été partagés individuellement avec moi, l’un des groupes dont je suis membre, ou avec l’ensemble de l’organisation.

Voir aussi

  • L’exécution d’une recette de recherche avancée, plus tôt dans ce chapitre
  • La recette trouver des experts et des personnes, plus tôt dans ce chapitre

Bureau Delve

Delve est la charge de travail de Microsoft 365, qui permet aux utilisateurs de visualiser facilement tout leur contenu pertinent en un seul endroit. Delve vous montrera non seulement votre contenu, mais aussi le contenu sur qui vos collègues ont travaillé et partagé avec vous. Ce contenu comprend des documents OneDrive for Business, des documents SharePoint Online et des documents qui ont été partagés avec vous par le biais de pièces jointes par courriel. Delve refait automatiquement surface sur tout ce contenu sans même avoir besoin que les utilisateurs le recherchent.

  • Delve est alimenté par Microsoft Graph, le même outil basé sur l’IA qui alimente Microsoft Search.
  • Vous pouvez en savoir plus sur Microsoft Graph dans la section sur les cadres de développement Office à l’Annexe

Office Graph joue trois rôles critiques dans Delve en particulier et Microsoft 365 en général :

  • Tout d’abord, il surveille votre interaction avec le contenu et les personnes à travers plusieurs charges de travail Microsoft 365, telles que (mais pas limité à) SharePoint, Équipes, OneDrive pour les entreprises, et Outlook.
  • Sur la base de ces interactions, il utilise l’apprentissage automatique pour comprendre les connexions entre vous, ces personnes et le contenu analysé.
  • Il utilise ensuite la compréhension développée pour faire surface automatiquement le contenu dans l’ordre de pertinence pour vous.

Des choses comme ce que vous avez travaillé sur, avec qui vous avez travaillé, ce qu’ils ont travaillé avec, qui est votre gestionnaire, qui d’autre a le même gestionnaire que vous – tous ces impacts de la pertinence du contenu que vous voyez dans Delve. Cela vous aide à trouver et à découvrir le contenu le plus pertinent et frais d’abord, au lieu d’avoir à passer par une liste de résultats de recherche, ou d’ailleurs, même d’avoir à effectuer une recherche en premier lieu!

Dans ce chapitre, nous couvrirons les sujets suivants :

  • Navigation vers votre page de profil Delve
  • Modification de votre photo de profil
  • Mise à jour des informations de votre profil
  • Regrouper les documents par l’entremise des conseils d’administration

Navigation vers votre page de profil Delve

Delve a essentiellement deux pages de destination:

  • Votre page de destination de profil Delve
  • La page d’accueil de Delve

Dans cette recette, vous verrez comment vous pouvez vous rendre à votre page de profil à Delve. Nous discuterons ensuite, dans les sections suivantes, de la différence entre ces deux pages et aussi de la façon dont vous pouvez vous rendre à la page d’accueil de Delve.

Prépare

La seule condition pour que vous soyez en mesure d’accéder à Delve est que votre administrateur aurait dû l’avoir activé pour votre organisation.

Comment le faire…

Pour vous rendre à votre page de profil Delve, suivez les étapes suivantes :

1.Parcourir la page d’accueil de Microsoft 365 ou la page d’accueil de n’importe quelle application de votre locataire Microsoft 365.

2.Click votre image de profil dans le coin supérieur droit.

profil 3.Click on My Office, comme le montre la capture d’écran suivante :

4.You sera maintenant pris à votre page de profil Delve. Ici, vous verrez les documents et les profils des personnes qui sont les plus pertinents pour vous.

félicitations! Vous venez d’apprendre à naviguer sur votre page de profil Delve. Dans les sections suivantes, nous en apprendrons plus en détail sur les différentes sections de cette page.

Comment ça marche…

La page de profil Delve est un excellent moyen de revenir rapidement à ce sur quoi vous travailliez et aussi de découvrir le contenu pertinent autour de vous :

Comme le montre la capture d’écran précédente, le contenu de la page est subdivisé en ces trois sections :

  • Recherche et navigation à gauche : Vous pouvez effectuer les actions suivantes à partir de cette section :
    • Recherche : Vous pouvez effectuer une recherche à l’échelle de l’organisation à partir de la zone de recherche de cette section. Notez que cette recherche est légèrement différente de la recherche microsoft 365 habituelle :
      • Lorsque vous ramenez les résultats de recherche, il donne plus de poids à ce qui est pertinent pour vous et montre ce contenu en premier.
      • Il ne vous montrera que les résultats des gens, des documents et des conseils Delve (nous en apprendrons davantage sur les conseils dans une recette ultérieure dans ce chapitre) dans les résultats de recherche.
      • Vous ne pouvez pas utiliser les filtres de recherche avancés lors de la recherche à partir de Delve.
    • Accueil: Cliquez sur ce lien pour aller à la page d’accueil Delve.
    • Moi: Cliquez ici pour voir votre page de profil.
    • MyAnalytics: Il s’agit d’une application Microsoft 365 qui fournit un aperçu de vos modèles de travail au sein de Microsoft 365. Vous pouvez en savoir plus à ce sujet à: https://m365book.page.link/MyAnalytics.
    • Favoris: Vous pouvez marquer les documents comme favoris, puis afficher tous vos favoris en un seul endroit à partir d’ici.
    • Personnes : Cette section montre une liste de personnes avec qui vous avez travaillé le plus ou dont les profils sont les plus pertinents pour vous. Vous pouvez cliquer sur le nom ou la photo d’une personne pour voir sa page de profil.
    • Conseils : Cette section vous montre vos planches préférées. Nous en apprendrons davantage sur les conseils d’administration dans les documents de regroupement par le biais de la recette des conseils, plus tard dans ce chapitre.
  • Votre section d’information sur le profil : Cette section vous permet de faire ce qui suit :
    • Ajouter ou modifier votre photo de profil : c’est là que vous modifiez votre photo de profil. Nous avons abordé cette question plus en détail dans la recette changer votre photo de profil, plus tard dans ce chapitre. Consultez un instantané du calendrier d’aujourd’hui : il s’agit d’un instantané rapide de votre calendrier Outlook pour la journée. Si vous consultez le profil de quelqu’un d’autre, vous verrez son calendrier Outlook ici.
    • Afficher ou mettre à jour les informations de profil : vous pouvez afficher un instantané de vos informations de profil dans la section About me. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Profil de mise à jour pour y apporter des modifications. Ceci est couvert plus en détail dans la mise à jour de votre recette d’informations de profil, plus tard dans ce chapitre. Si vous consultez le profil de quelqu’un d’autre, vous verrez un bouton Afficher le profil ci-dessous la section About me. En cliquant sur ce bouton vous montrera les coordonnées détaillées et les informations de profil pour cette personne.
    • Voir la hiérarchie de l’organisation : Cette section affiche une vue graphique limitée de la hiérarchie organisationnelle pour la personne dont vous consultez le profil Delve.
  • Contenu et profils pertinents (pilotés par Office Graph) :
    • Consultez les documents récents et les pièces jointes : cette sous-section vous montre les documents récents sur qui vous avez travaillé. Cela inclut les documents dans tous les e-mails que vous avez échangés avec d’autres. Les documents de Delve sont présentés sous forme de cartes de documents. Les cartes de documents sont uniques à Delve, et nous verrons un peu toutes les choses que vous pouvez faire avec une carte de document. Vous pouvez également cliquer sur Voir tous pour obtenir une vue élargie montrant plus de documents que vous avez récemment travaillé sur. Cette vue fournit également quelques capacités de filtrage supplémentaires.
    • Consultez la page de profil Delve des personnes avec qui vous travaillez le plus : cette sous-section vous montre une liste de personnes qui vous sont les plus pertinentes en fonction de vos interactions dans Microsoft 365. En cliquant sur l’image d’une personne vous emmènera à leur page de profil, qui est similaire dans la structure à la vôtre, mais affiche le contenu qui est centré autour d’eux, et que vous avez accès à via les autorisations.
    • Découvrez les documents pertinents des personnes autour de vous : Cette section vous montre les documents pertinents des personnes qui vous en sont autour. Rappelez-vous que la pertinence est basée sur une multitude de facteurs, y compris, mais sans s’y limiter, les choses sur qui vous avez travaillé, à qui vous faites rapport, avec qui vous travaillez et ce qui est le plus populaire parmi eux. N’oubliez pas non plus que ces documents sont affichés à l’aide des cartes de documents décrites précédemment.

Page d’accueil Delve

Similaire à la page de profil, la page d’accueil Delve fait également la surface du contenu pertinent pour vous et vous aide à rester en contact avec les documents qui sont populaires et pertinents pour vous. Vous pouvez parcourir la page d’accueil de Delve en cliquant sur l’application Delve dans le lanceur d’applications Microsoft 365, comme le montre la capture d’écran suivante :

Vous pouvez également cliquer sur le lien hypertexte Home de n’importe où dans Delve pour être pris à la page d’accueil Delve.

Il y a plus…

Les cartes de documents offrent un bon moyen de visualiser les informations relatives à un document. Nous examinerons les cartes de documents dans la section suivante. Nous discuterons ensuite de la façon dont Delve ne vous montre que le contenu à laquelle vous avez accès. Nous allons enfin examiner comment désactiver complètement Delve si vous avez besoin de le faire pour une raison quelconque.

Cartes de document

La capture d’écran suivante montre un aperçu des cartes de documents dans Delve:

Pour une pièce jointe Outlook, cliquer n’importe où dans la carte de document ouvre un aperçu du document dans Outlook. Pour les documents SharePoint et OneDrive, vous pouvez effectuer les actions supplémentaires suivantes via une carte de document :

  • Cliquez sur le nom du document pour l’ouvrir dans une nouvelle fenêtre de navigateur.
  • Consultez le document dans la bibliothèque d’origine : vous pouvez voir un nom hyperlien du site SharePoint parent ou du dossier OneDrive for Business vers le bas à gauche de la carte. En cliquant sur ce lien vous emmène sur le site et en particulier la bibliothèque correspondante contenant le document dans ce site.
  • Cliquez sur l’icône signet/favoris vers le bas à gauche pour ajouter ou supprimer le document de votre liste de favoris. Comme mentionné précédemment, tous vos documents préférés peuvent être consultés en un seul endroit via l’option Favoris dans le menu de navigation à gauche de la page. Cliquez sur l’icône Gérer les conseils d’administration pour gérer les conseils d’administration de ce document.
  • Cliquez sur les trois points vers le coin inférieur droit de la carte pour faire l’un des éléments suivants:
  • Copiez et/ou envoyez directement un lien vers le document à l’aide du lien Copé ou envoyez un lien.
  • Consultez les autorisations (qui y a accès) pour le document en cliquant sur Qui peut voir cela?. Nous allons couvrir cela plus en détail dans la section suivante, Delve et la sécurité.
  • Consultez le nombre de fois où le document a été consulté.

Delve et la sécurité

Delve ne ramène toujours le contenu pertinent qu’en fonction de ce à quoi vous avez accès, et ne modifie jamais aucune autorisation à ce sujet. Cela signifie ce qui suit :

Vous seul pouvez voir du contenu qui vous est privé, et d’autres ne voient aucun document que vous n’avez pas partagé avec eux.

D’autres ne verront que leur contenu privé ou leur contenu à qui ils ont eu accès par le biais d’autorisations.

De même, vous ne verrez que le contenu d’autres personnes à qui vous avez eu accès.

Qui voit un document est finalement déterminé par les autorisations de document respectives dans la bibliothèque correspondante dans SharePoint ou OneDrive for Business. Vous pouvez voir qui a accès à un document particulier en cliquant sur les trois points vers le bas de la carte de document respective, puis en cliquant sur Qui peut voir ceci?:

En cliquant sur ce lien, vous ouvrirez la bibliothèque correspondante dans un nouvel onglet ou fenêtre du navigateur et vous montrez les autorisations actuelles sur ce document :

Éteindre Delve

Delve peut vous aider à obtenir rapidement le contenu et les personnes concernés. Si votre organisation a activé Delve, vous ne pouvez pas l’éteindre complètement. Vous pouvez, cependant, l’éteindre juste pour vous-même de sorte que lorsque d’autres voient votre profil, ils ne verront pas vos documents. Une fois que vous faites cela, vous aussi ne serez pas en mesure de voir des documents sur leur page de profil. Ils pourront toujours visiter votre page de profil et consulter les détails de votre profil et votre organigramme. Pour désactiver Delve pour votre profil, cliquez sur l’icône paramètres de vitesse dans le coin supérieur droit de votre page de profil, cliquez sur Paramètres de fonctionnalité, puis tournez le basculement sous le titre Documents de On to Off et cliquez sur le bouton OK, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

À partir de ce moment, vous commencerez à voir un message sur la page de profil Delve indiquant le fait que vous avez désactivé des documents dans Delve. Ceci est montré dans la capture d’écran suivante:

En plus d’éteindre complètement Delve sur votre profil, vous pouvez également empêcher les documents individuels de s’afficher du tout à Delve. Cette page décrit en détail les étapes à prendre : https:// m365book.page.link/Hide-From-Delve.

Vous devrez être un administrateur sur le site qui contient le document (s) que vous souhaitez cacher à Delve.

Voir aussi

  • La détermination et la révocation des autorisations dans une recette de site dans le chapitre 3, Travailler avec des sites modernes dans SharePoint En ligne
  • La recette modification des autorisations de liste dans le chapitre 4, Travailler avec des listes, Bibliothèques dans SharePoint En ligne

Modification de votre photo de profil

Votre photo de profil s’affiche sur les différentes charges de travail de Microsoft 365. Il apparaît dans la barre de navigation dans le coin supérieur droit pour la plupart des charges de travail. Dans Teams, il s’affiche par rapport aux conversations à qui vous participez. Dans SharePoint, il s’affiche par rapport aux documents que vous avez modifiés et à divers autres endroits.

Vous pouvez modifier cette photo de profil à partir de votre page de profil Delve. Au moment d’écrire ce livre, Teams est la seule autre charge de travail de Microsoft 365 qui vous permet également de modifier votre photo de profil.

Cette recette vous montre comment modifier votre photo de profil à partir de la page d’accueil delve ainsi que l’utilisation des équipes.

Prépare

Delve aurait dû être activé par votre organisation pour que vous soyez en mesure de changer votre photo de profil à partir de là. Votre organisation aurait également dû permettre des modifications à la photo de profil dans Delve.

De même, pour que vous soyez en mesure de modifier la photo de profil des équipes, votre organisation aurait dû vous attribuer une licence d’équipe et ils auraient dû permettre d’apporter des modifications à la photo de profil.

Comment le faire…

Pour modifier votre photo de profil dans Microsoft 365 à l’aide de Delve, suivez les étapes suivantes :

1.Browse à votre page de profil dans Delve, tel que décrit dans la recette précédente dans ce chapitre, Navigating à votre page de profil Delve.

2.Click sur l’appareil photo à côté de votre image de profil, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

3.Click Télécharger une nouvelle photo sur l’écran suivant pour sélectionner une photo de votre ordinateur.

4.Once vous sélectionnez la photo, vous pouvez panoramique ou zoomer en utilisant les contrôles sur cet écran, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

5.Click Appliquer pour enregistrer vos modifications.

6.Your nouvelle photo devrait immédiatement s’afficher sur la page d’accueil delve. Il peut prendre quelques heures cependant pour la photo d’être reflété dans d’autres charges de travail Microsoft 365.

Voilà! Vous venez de voir comment modifier votre photo de profil dans Microsoft 365 à partir de la page de profil Delve.

Pour modifier votre photo de profil en équipes, suivez les étapes suivantes :

1.Open Équipes dans l’application de bureau ou le navigateur.

2.Click votre photo de profil dans le coin supérieur droit.

3.Click le lien d’image de modification sous votre nom de profil.

4.Click Télécharger l’image, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

5. Sélectionnez la nouvelle photo.

6.Click Enregistrer.

Voilà! Cela mettra à jour votre photo de profil dans les équipes. Tout comme Delve, les modifications apportées à la photo de profil de l’intérieur des équipes se synchronisent également sur les autres charges de travail Microsoft 365.

Comment ça marche…

Delve et les équipes vous permettent de modifier la photo de profil en un seul endroit, puis de la synchroniser sur toutes les charges de travail. Notez qu’une fois que vous modifiez votre photo de profil à partir de ces charges de travail, il peut prendre jusqu’à 24 heures pour qu’elle réfléchit à d’autres charges de travail. Jusqu’à ce que la nouvelle image soit synchronisée, vous continuerez à voir l’ancienne photo dans ces charges de travail.

Voir aussi

  • Chapitre 11, Microsoft Teams

Mise à jour des informations de votre profil

Vos propriétés de profil vous aident à présenter vos titres de compétences, vos compétences et vos intérêts aux autres membres de votre organisation. En outre, ils aident les autres à vous trouver facilement grâce à la recherche. Dans cette recette, nous verrons comment vous pouvez tenir vos informations de profil à jour. À titre d’exemple, nous ajouterons la compétence seo marketing à notre profil existant.

Prépare

Delve aurait dû être activé par votre organisation pour que vous soyez en mesure d’apporter ces changements. En outre, certaines organisations aiment contrôler les propriétés de profil qui sont autorisées à être directement mises à jour par les utilisateurs. Pour que vous soyez en mesure d’effectuer des mises à jour de vos propriétés de profil, votre organisation n’aurait pas dû verroumer ces propriétés d’être modifiées.

Comment le faire…

Pour mettre à jour vos compétences à Delve, suivez les étapes suivantes :

1.Browse à votre page de profil dans Delve, comme décrit dans une recette antérieure dans ce chapitre, Navigating à votre page de profil Delve.

2.Cliquez sur le bouton profil mise à jour situé sous l’image de profil.

Lorsque vous consultez la page de profil Delve pour quelqu’un d’autre dans votre organisation, vous verrez un bouton de profil Afficher au lieu du bouton de profil Mise à jour que vous voyez sur votre page de profil Delve.

3.Click le lien compétences et expertise, comme le montre la capture d’écran suivante:

4.Tapez vos compétences et cliquez sur Ajouter des compétences:

5.C’est tout! La compétence nouvellement ajoutée va maintenant se présenter avec les compétences existantes. Tant que le paramètre de confidentialité de cette section est public, toute personne qui consulte votre profil verra également cette compétence nouvellement ajoutée immédiatement :

6.A Microsoft 365 recherche pour SEO Marketing va maintenant également ramener votre profil dans les résultats de recherche. Ceci est représenté dans la capture d’écran suivante. Veuillez noter, cependant, qu’il peut prendre un peu de temps avant que le crawler de recherche ré-analyse votre profil et met à jour l’index de recherche. S’il vous plaît se référer à la façon dont il fonctionne … section de la recherche avancée dans sharepoint recette en ligne dans le chapitre 8, Recherche dans Microsoft 365, pour plus de détails sur la façon dont le crawler de recherche fonctionne:

félicitations! Vous venez d’apprendre à mettre à jour votre profil. Entre autres avantages, la mise à jour de votre profil aide les autres membres de votre organisation à vous trouver facilement.

Comment ça marche…

La page de profil Delve contient les sections suivantes qui vous permettent de visualiser et/ou de modifier divers aspects de vos coordonnées et informations de profil :

  • Coordonnées : Cette section contient des informations telles que votre nom, votre titre, votre département, votre emplacement, votre courriel et votre numéro de téléphone. La plupart de ces informations sont généralement maintenues par les services informatiques/RH de votre organisation par le biais de systèmes externes et ne sont pas modifiables à partir d’ici. Comme indiqué dans la capture d’écran suivante, vous verrez une petite icône crayon à côté des propriétés que vous êtes autorisé à modifier. Pour chaque propriété, Delve vous montrera également si cette propriété n’est visible que par vous ou si elle est également visible par d’autres personnes qui affichent votre profil depuis votre organisation. Il ya certaines propriétés, comme votre anniversaire, pour lequel vous pouvez changer la vie privée. Comme indiqué également dans la capture d’écran suivante, pour les propriétés où vous pouvez modifier la confidentialité, vous serez en mesure de spécifier si cette propriété est privée ou si elle est visible par d’autres:
  • À propos de moi: C’est un bref texte de texte sur vous.
  • ont travaillé sur dans le passé. Vous pouvez choisir si vos projets ne doivent être visibles que par vous ou visibles par les autres membres de votre organisation.
  • Compétences et expertise : C’est là que vous pouvez mentionner vos compétences professionnelles et les choses pour qui les autres peuvent vous joindre.
  • Écoles et éducation : Vous pouvez mentionner les écoles que vous avez fréquentées ici.
  • Intérêts et passe-temps: Ici, vous pouvez mentionner les choses que vous aimez faire dans votre temps libre. Encore une fois, vous pouvez définir la confidentialité de cette section.

N’oubliez pas non plus que les propriétés de votre profil ne sont consultables que si leur vie privée est définie au public. Si vous définissez une propriété pour être visible uniquement pour vous, elle ne sera pas indexée et ne sera donc pas ramenée dans le cadre des résultats de recherche.

En outre, pour chaque propriété de profil, votre organisation peut contrôler les éléments suivants :

  • Qu’il soit affiché ou non sur la page de profil Delve
  • Qu’il soit changeable ou non par vous
  • Le paramètre de confidentialité par défaut pour elle
  • Si oui ou non vous pouvez modifier ce paramètre de confidentialité

Voir aussi

  • La recherche avancée dans sharepoint recette en ligne dans le chapitre 8, Recherche dans Microsoft 365
  • La recette trouver des experts et des personnes dans le chapitre 8, Recherche dans Microsoft 365

Regrouper les documents par l’entremise des conseils d’administration

Comme mentionné précédemment dans ce chapitre, Delve utilise Office Graph pour faire surface contenu pour vous de partout Microsoft 365. Les conseils d’administration de Delve vous aident à mieux organiser le contenu connexe et à le partager avec d’autres membres de votre organisation.

Cette recette vous montrera comment créer un conseil d’administration à Delve et ainsi partager le contenu connexe de ce conseil avec d’autres. Pour notre scénario, nous créerons un nouveau conseil d’administration pour organiser les campagnes de marketing au sein de notre organisation.

Prépare

La seule condition pour que vous soyez en mesure de créer des conseils d’administration est que votre organisation aurait dû permettre Delve pour vous.

Comment le faire…

Pour créer un tableau à Delve, suivez les étapes suivantes :

1.Parcourir votre page de profil Delve ou la page d’accueil Delve pour afficher une liste de documents pertinents.

2.Click sur l’icône des conseils de gestion pour le document que vous souhaitez ajouter à la carte, comme le montre la capture d’écran suivante:

3.This ouvre l’écran des planches Manage avec une boîte de texte vers le bas pour entrer le nom de votre carte :

4.As dans la capture d’écran suivante, vous verrez une liste de conseils existants que vous commencez à taper le nom dans cette boîte de texte:

5.You peut alors sélectionner un conseil existant pour y ajouter le document ou en créer un nouveau si vous n’avez pas trouvé de correspondance. Comme nous n’avons pas trouvé de correspondance pour les campagnes de marketing, nous continuerons à taper le nom du conseil d’administration, puis appuyez sur la clé Enter une fois terminé. Cela crée le nouveau tableau et y ajoute le document.

6.This l’ajoutera également à votre liste de favoris de Delve ainsi le nouveau conseil apparaît dans la section de conseils vers le bas du menu gauche, comme montré dans la capture d’écran suivante :

7.From in Delve, nous pouvons également rechercher d’autres documents pertinents et les ajouter au tableau que nous venons de créer, comme le montre la capture d’écran suivante:

Notez que Delve retournera également, dans le cadre des résultats de recherche, tous les conseils dont les noms correspondent au terme de recherche. Dans la capture d’écran précédente, puisque nous avons cherché le terme campagnes, les résultats retourneront également notre conseil d’administration des campagnes marketing nouvellement créé.

Alors qu’au moment de la rédaction, les conseils sont spécifiques à Delve, Microsoft travaille à l’intégration des conseils avec d’autres charges de travail dans Microsoft 365 avec le soutien de types de contenu supplémentaires.

8.If vous cliquez maintenant sur le conseil dans la section Conseils dans le menu gauche, vous verrez tout le contenu connexe en un seul endroit dans le cadre de la nouvelle carte que vous venez de créer. La capture d’écran suivante montre le conseil des campagnes marketing que nous venons de créer:

9.Boards sont visualisables par tout le monde dans votre organisation. Cela signifie que n’importe qui dans votre organisation peut rechercher des conseils d’administration et afficher le contenu connexe qui fait partie du conseil d’administration. Vous pouvez également partager directement des conseils avec d’autres en cliquant sur l’option Envoyer un lien à partir du haut de votre carte. Cela ouvrira un e-mail avec un lien vers le conseil. Vous pouvez également copier un lien vers le tableau à partir de la barre d’adresse du navigateur, puis le partager avec d’autres membres de votre organisation.

félicitations! Vous venez d’apprendre à créer un conseil d’administration à Delve afin que vous puissiez organiser tout le contenu connexe en un seul endroit et le partager avec d’autres membres de votre organisation.

Comment ça marche…

Les conseils d’administration sont un excellent moyen de regrouper le contenu lié, puis de le partager avec d’autres. N’oubliez pas que les conseils d’administration sont publics, en ce que dès que vous les créez, n’importe qui dans l’organisation peut les consulter par les moyens suivants :

  • Grâce aux résultats de recherche à Delve
  • En cliquant sur Gérer les tableaux sur une carte de document pour un document qui fait déjà partie d’un tableau
  • Grâce aux résultats auto-complets sur l’écran des planches Manage, lorsque vous essayez d’ajouter un document à un tableau
  • Par le biais d’un lien direct vers le conseil qui aurait pu leur être envoyé par courriel

Une fois qu’ils trouvent une planche, ils peuvent l’ajouter de façon permanente à leurs favoris. Cela commencera à montrer le tableau sous les planches se dirigeant dans le menu de navigation à gauche dans leur Delve.

Il est important de noter que même si les conseils sont publics, les documents au sein de ces conseils sont régis par des autorisations définies pour eux. Cela signifie qu’une fois que vous cliquez sur un tableau pour afficher les documents qui s’y trouvent, si oui ou non vous verrez un document spécifique de l’intérieur de ce tableau dépendra de vos autorisations pour ce document lui-même. Même si vos collègues ont ajouté divers documents à ce conseil, vous ne verrez que les documents à qui vous avez accès par l’intermédiaire d’autorisations individuelles pour chacun d’eux. Pour cette raison, différents téléspectateurs d’un conseil peuvent y voir différents documents, selon les documents de ce conseil auquel ils ont accès.

Groupes Microsoft 365

L’objectif principal de Microsoft 365 est de permettre la collaboration entre les équipes et les membres de l’équipe. Ce thème commun peut être vu à travers tous les outils Microsoft 365. Chaque service Microsoft 365 offre une capacité unique.

La beauté d’un groupe Microsoft 365 est qu’il prend les meilleurs éléments de chaque service et fournit un espace collaboratif pour un groupe de personnes ou une équipe. Ainsi, lorsque vous créez un groupe Microsoft 365, vous obtenez ce qui suit :

  • Un espace de conversation partagé où les conversations d’équipe sont stockées
  • Un calendrier partagé où les membres de l’équipe peuvent réserver leurs réunions
  • Stockage de fichiers pour enregistrer et partager tous les documents d’équipe, feuilles de calcul, et ainsi de suite
  • Un carnet pour capturer et partager les ordres du jour et les notes des réunions
  • Un nouvel espace de travail pour partager les rapports de groupe

Cela signifie également que vous n’avez pas à créer des instances distinctes de ces services pour votre équipe, et que vous n’avez pas à passer par la douleur d’accorder à chaque membre l’accès à ces instances de service distinctes.

La création d’un groupe Microsoft 365 crée automatiquement ces instances de service et une fois que vous ajoutez des membres au groupe, elles sont automatiquement ajoutées à chacun de ces services.

Les groupes Microsoft 365 peuvent être créés de plusieurs façons. Vous pouvez créer un groupe directement via Outlook, tel que décrit dans Créer une recette de groupe dans ce chapitre.

Les groupes Microsoft 365 sont créés indirectement lorsque vous faites ce qui suit :

1.Create un planificateur dans Microsoft 365— pour plus d’informations, allez à https://m365book.page.link/groups-planner.

2.Create un groupe dans Yammer- pour plus d’informations, allez à https://m365book.page.link/groups-yammer.

3.Create un groupe dans Power BI— pour plus d’informations, allez à https://m365book.page.link/groups-powerbi.

4.Create un groupe dans Microsoft Dynamics 365— pour plus d’informations, allez à https://m365book.page.link/groups-dynamics.

5.Create une équipe dans les équipes Microsoft- pour plus d’informations, allez à https://m365book.page.link/groups-teams.

6.Create un site d’équipe moderne dans SharePoint Online- pour plus d’informations, allez à https://m365book.page.link/groups-sharepoint.

Techniquement parlant, nous pouvons donc dire que Microsoft 365 Group est un service d’adhésion interapplication dans Microsoft 365 qui a d’autres charges de travail intégrées qui lui sont associées, telles qu’un site d’équipe SharePoint, un groupe Yammer, une boîte aux lettres Exchange partagée, Planner, Power BI et OneNote.

Tout abonnement Microsoft 365 qui a Exchange Online et SharePoint Online prendra en charge les groupes. Pour en savoir plus sur les plans Microsoft 365, rendez-vous sur https://m365book.page.link/m365-plans.

Dans ce chapitre, vous en apprendrez davantage sur les éléments suivants :

  • Création d’un groupe
  • Suppression d’un groupe
  • Rejoindre un groupe
  • Quitter un groupe
  • Ajout de membres à un groupe
  • Retrait des membres d’un groupe
  • Avoir des conversations
  • Réunions de réservation
  • Partage de fichiers
  • Collaborer sur un carnet

Création d’un groupe

Un groupe de Microsoft 365 fait référence à une entité d’Azure Active Directory qui accorde des ressources partagées à un ensemble de personnes (connues sous le nom de membres). Les membres ont accès à des ressources communes, telles qu’une boîte aux lettres de groupe, un calendrier de groupe, un stockage partagé de fichiers, des autorisations, et ainsi de suite, dès qu’ils sont ajoutés au groupe. Les groupes facilitent la collaboration.

Dans le passé, vous deviez demander au service informatique de créer une liste de distribution (qui vous permet d’envoyer un e-mail à plusieurs personnes en utilisant une seule adresse destinataire) ou un groupe de sécurité (pour gérer les autorisations de ressources). Un groupe Microsoft 365 vous offre les avantages des listes de distribution et d’un groupe de sécurité. En fait, il vous fournit plus de fonctionnalités que les listes de distribution et les groupes de sécurité combinés. De plus, les utilisateurs finaux peuvent créer et gérer eux-mêmes les groupes Microsoft 365 sans avoir besoin du soutien du service informatique.

Dans cette recette, vous apprendrez à créer un groupe.

Prépare

La possibilité de créer des groupes Microsoft 365 dépend du modèle adopté par l’organisation, comme le montre ici :

Modèle Avantages
Ouvert (par défaut) Les utilisateurs peuvent créer leurs propres groupes.
Dirigé par l’IT Les utilisateurs demandent à l’administrateur Microsoft 365 (qui fait habituellement partie du département informatique) d’en créer un pour eux.
Contrôlé La création de groupe s’adresse à des personnes, des équipes ou des services spécifiques.

Un groupe Microsoft 365 peut être créé directement via le client Outlook, Outlook Web Access ou l’application mobile Outlook. Nous démontrerons les étapes que vous devez suivre à l’aide d’Outlook Web Access. Il existe également des moyens indirects de fournir microsoft 365 groupes, que nous allons en apprendre davantage sur dans les prochains chapitres.

Comment le faire…

Les groupes Microsoft 365 apparaissent dans le coin inférieur gauche de votre profil Outlook. Ici, il énumérera tous les groupes Microsoft 365 dont vous êtes membre. Pour créer un nouveau groupe, effectuez les étapes suivantes :

1.In section Groupes à gauche et cliquez sur Nouveau groupe comme indiqué :

2.Provide un nom de groupe et description :

3.Microsoft 365 crée une adresse e-mail de groupe basée sur le nom du groupe. Vous pouvez modifier l’adresse e-mail si vous le souhaitez.

4.Next, spécifiez l’option Confidentialité.

Les groupes « publics » laisseront toute personne de l’organisation se joindre à votre groupe. Les utilisateurs peuvent voir les membres du groupe et contribuer également aux fichiers de groupe. Les groupes « privés » auront besoin de l’approbation du propriétaire du groupe pour que quelqu’un se joigne au groupe. Le créateur du groupe devient le propriétaire du groupe par défaut.

5.Once vous avez rempli toutes les sections, cliquez sur Créer.

6.Your groupe est maintenant prêt à être partagé avec les membres. Vous pouvez ajouter d’autres collègues ou même d’autres groupes. Vous devriez être en mesure d’inviter des personnes de l’extérieur de votre organisation (si votre organisation le permet). Vous pouvez ajouter jusqu’à 1 000 membres dans un même groupe. La capture d’écran suivante vous montre comment le faire:

Maintenant, votre groupe est prêt. Le nouveau groupe devrait commencer à apparaître sous la section Groupes. À ce stade, les membres recevront un e-mail de bienvenue avec des liens vers des tâches de groupe communes.

Comment ça marche…

Lorsqu’un nouveau groupe est créé, le groupe reçoit une adresse e-mail qui lui est attribuée. Vous pouvez envoyer un seul e-mail à l’adresse e-mail du groupe et tous les membres du groupe la recevront.

Comme mentionné précédemment, lorsqu’un membre est ajouté au groupe, il reçoit un courriel de bienvenue. L’e-mail de bienvenue ressemble à la capture d’écran suivante:

L’e-mail contient essentiellement quatre liens, chacun vous emmenant à une fonctionnalité de groupe spécifique. Voyons quelles sont ces quatre fonctionnalités.

Courriels de groupe

Le groupe Microsoft 365 réserve une zone de conversation pour le groupe où toutes les conversations de groupe sont enregistrées. Tous les e-mails envoyés à l’adresse e-mail du groupe apparaîtront dans la boîte aux lettres du Groupe. Ces conversations restent dans le groupe, même si les participants quittent le groupe à un moment donné. Il est utile d’avoir des conversations au même endroit parce que les nouveaux membres du groupe ont accès à toutes les conversations passées.

Site de l’équipe de groupe

Le groupe Microsoft 365 fournit un site SharePoint pour le groupe, où tous les fichiers de groupe peuvent être enregistrés. Les membres du groupe ont accès au site. SharePoint offre des fonctionnalités supplémentaires, telles que des articles de nouvelles, des pages de contenu, et ainsi de suite. La capture d’écran suivante montre la page de destination du site SharePoint qui est provisionnée pour le groupe :

Partage de fichiers

Le site SharePoint qui est provisionné avec chaque groupe Microsoft 365, est livré avec une bibliothèque de documents par défaut appelée Documents. Les fichiers de groupe peuvent être stockés dans cette bibliothèque ou dans des bibliothèques supplémentaires. Les listes peuvent être provisionnées par les membres du groupe. Le personnel à l’extérieur du groupe n’aura pas accès à ces dossiers.

Un membre du groupe peut inviter quelqu’un en dehors du groupe ou même en dehors de l’organisation (si l’ajout d’utilisateurs en dehors de l’organisation est activé).

Connecter vos applications

Le groupe Microsoft 365 vous permet de vous connecter à une foule d’autres applications du magasin Microsoft 365, comme indiqué :

Ces applications peuvent être utilisées pour faciliter les tâches au sein du groupe. Par exemple, vous pouvez ajouter le connecteur Twitter pour recevoir des tweets à partir d’un compte ou suivre certains hashtags.

Voir aussi

  • La création d’un groupe à l’aide de la recette Équipes dans le chapitre 11, Microsoft Teams
  • La création d’une recette de groupe Yammer dans le chapitre 12, Yammer – L’Entreprise
  • Réseau social
  • La création d’un groupe à l’aide de la recette Planner dans le chapitre 17, Planificateur

Suppression d’un groupe

Les groupes sont créés avec un objectif spécifique à l’esprit. Une fois l’objectif atteint, le groupe peut être supprimé pour libérer des ressources système. Il est recommandé de déplacer tous les documents dont vous pourriez avoir besoin à l’avenir vers un autre endroit avant de supprimer le groupe.

Dans cette recette, nous allons apprendre à supprimer un groupe.

Prépare

Les utilisateurs de Microsoft 365 ne peuvent supprimer que les groupes créés par eux. Vous pouvez le faire via le client Outlook, Outlook Web Access ou l’application mobile Outlook.

Comment le faire…

Sur Outlook Web Access, vous pouvez voir tous les groupes Microsoft 365 dont vous faites partie dans la section de navigation côté gauche inférieure. Suivez ces étapes pour supprimer un groupe Microsoft 365 :

1.Sélectionnez le groupe que vous souhaitez supprimer et cliquez sur le symbole Paramètres à côté des membres du groupe :

2.This devrait faire monter le volet Paramètres de groupe. Cliquez sur Modifier le groupe, comme indiqué:

3.Click sur le lien de groupe Supprimer au bas de la vitre.

Après avoir terminé cette étape, vous avez supprimé un groupe.

Comment ça marche…

La suppression d’un groupe est une action permanente. Il supprime toutes les conversations, fichiers, ordinateurs portables et tâches. Il n’y a aucun concept d’un bac de recyclage de groupe, où vous pouvez aller pour restaurer le groupe. Toutefois, l’administrateur a la possibilité de restaurer le groupe supprimé dans les 30 jours.

Si vous souhaitez restaurer un groupe Microsoft 365 qui a été supprimé, suivez les instructions fournies dans cet article :

https://m365book.page.link/m365-restore

Voir aussi

La sortie d’une recette de groupe dans ce chapitre

Rejoindre un groupe

Avant de créer un nouveau groupe, il convient de vérifier si un autre groupe a déjà été créé dans le même but. Si un groupe existe déjà et est public, vous pouvez le rejoindre immédiatement ou demander au propriétaire de vous ajouter si le groupe est privé. Cette recette vous montrera comment rejoindre un groupe.

Prépare

Vous pouvez rejoindre des groupes qui ne sont pas créés par vous. Sur Outlook Web Access, si vous cliquez à droite sur Groupes et cliquez sur Découvrir, il répertorie tous les groupes de l’organisation. Certains de ces groupes pourraient être privés, tandis que d’autres seront publics.

Comment le faire…

Pour rejoindre un groupe, faites ce qui suit :

1.Right-cliquez sur Groupes et cliquez sur Découvrir. Cela fera monter le volet Découvrir avec une boîte de recherche. Commencez à taper le nom de groupe que vous souhaitez rejoindre, comme indiqué ici:

Les groupes publics vous laisseront vous joindre immédiatement. Les groupes privés auront besoin de l’approbation du propriétaire du groupe.

2.Click sur demande d’adhésion ou d’adhésion. Si vous vous joignez à un groupe privé, vous devrez fournir la raison de faire la demande, comme indiqué ici :

En cliquant sur Envoyer, votre demande d’adhésion au groupe sera enregistrée et le propriétaire du groupe prendra les mesures appropriées.

Comment ça marche…

Si vous souhaitez rejoindre un groupe public, il vous suffit de cliquer sur Inscrivez-vous et devenez membre du groupe. Vous pouvez ensuite participer à des conversations de groupe et avoir accès à des fichiers de groupe.

Dans le cas d’un groupe privé, le propriétaire du groupe reçoit un courriel l’informant de votre intérêt. Ils peuvent alors choisir de vous accorder l’accès ou d’ignorer votre demande. L’e-mail ressemblera à ceci:

Si le propriétaire approuve votre demande, vous recevrez un e-mail de bienvenue de groupe.

Voir aussi

  • La création d’une recette de groupe dans ce chapitre

Quitter un groupe

Si vous pensez que vous n’avez plus besoin de contribuer au groupe, ou si vous constatez que le groupe n’est pas pertinent pour votre travail, vous pouvez le laisser en suivant les instructions de cette recette.

Prépare

Vous pouvez quitter un groupe à tout moment. Vous n’avez pas besoin d’une autorisation spéciale pour quitter le groupe.

Comment le faire…

Sur Outlook Web Access, vous pouvez voir tous les groupes Microsoft 365 dont vous faites partie dans la section de navigation côté gauche inférieure. Pour quitter un groupe, faites ce qui suit :

1.Sélectionnez le groupe que vous souhaitez quitter et cliquez sur le symbole Paramètres à côté des membres du groupe

groupe 2.Click on Leave.

Comment ça marche…

Lorsque vous cliquez sur l’option Groupe Leave, toutes vos autorisations aux ressources du groupe sont révoquées. Si vous souhaitez conserver l’accès au groupe mais que vous ne souhaitez tout simplement pas recevoir de notifications sur les activités du groupe, vous pouvez mettre à jour vos préférences d’e-mail dans la page paramètres du groupe, comme le montre la capture d’écran suivante :

Voir aussi

  • La suppression d’une recette de groupe dans ce chapitre

Ajout de membres à un groupe

Vous pouvez ajouter des membres lors de la création d’un groupe ou après la création du groupe. Les membres auront accès à toutes les ressources du groupe dès qu’elles seront ajoutées. Parfois, vous devrez peut-être inviter des membres de l’extérieur de votre organisation. Dites que vous organisez la fête de Noël du personnel et que vous devez obtenir l’avis d’un vendeur d’aliments; vous pouvez les inviter au groupe « Fête de Noël » afin qu’ils puissent participer aux conversations dans le groupe. Pour ajouter de nouveaux membres au groupe, suivez les instructions de cette recette.

Prépare

Si vous êtes propriétaire d’un groupe, vous pouvez ajouter des membres supplémentaires au groupe. Vous pouvez également inviter des personnes de l’extérieur de votre organisation (si votre organisation le permet).

Comment le faire…

Vous pouvez ajouter de nouveaux membres au groupe pendant que vous créez un nouveau groupe. Si le groupe a déjà été créé, prenez les mesures suivantes :

1.Sélectionnez le groupe et cliquez sur le nombre de membres, comme indiqué ici:

2.The nouvel écran vous permet d’ajouter de nouveaux membres en les recherchant dans l’annuaire de l’entreprise, comme dans la capture d’écran suivante:

3.Clicking on Add membres apporte une boîte de texte qui vous permet de taper l’adresse e-mail du membre de l’équipe.

4.When vous commencez à taper l’adresse e-mail, la boîte de texte affiche les suggestions de l’annuaire actif de l’entreprise. Pour inviter des utilisateurs externes, tapez leurs adresses e-mail :

5.When vous sélectionnez un membre de la liste, ils sont ajoutés au groupe.

Comment ça marche…

L’ajout de membres leur donne accès à toutes les ressources du groupe. Microsoft 365 gère automatiquement les autorisations pour vous.

Si vous ajoutez des utilisateurs externes, ils reçoivent un e-mail à l’adresse e-mail que vous avez fournie. Pour se connecter à Microsoft 365, l’utilisateur a besoin d’un compte Microsoft. Si l’adresse e-mail fournie est un compte Microsoft, l’utilisateur peut simplement se connecter à Microsoft 365. Si ce n’est pas le cas, l’utilisateur est invité à créer un compte Microsft à l’aide de l’e-mail.

Voir aussi

  • Création d’une recette de groupe dans ce chapitre
  • Retrait des membres d’une recette de groupe dans ce chapitre

Retrait des membres d’un groupe

En tant que propriétaire de groupe, si vous pensez que vous n’avez besoin d’aucune contribution de l’un des membres de votre groupe, vous pouvez les supprimer du groupe. Pour supprimer un ou plusieurs membres d’un groupe, effectuez les étapes suivantes.

Prépare

Si vous êtes propriétaire d’un groupe, vous pouvez ajouter ou supprimer des membres du groupe. Cela révoquera leur accès à partir des ressources du groupe.

Comment le faire…

Sur Outlook Web Access, vous pouvez voir tous les groupes Microsoft 365 dont vous faites partie dans la section de navigation côté gauche inférieure. Vous pouvez supprimer les membres du groupe en suivant les étapes suivantes :

1.Sélectionnez le groupe et cliquez sur le nombre de membres :

2.Remove l’utilisateur du groupe en cliquant sur l’icône X, comme indiqué ici:

Comment ça marche…

La suppression d’un membre (qui inclut des utilisateurs externes) révoque son accès à partir de toutes les ressources du groupe. Microsoft 365 gère automatiquement les autorisations.

Voir aussi

  • L’ajout de membres à une recette de groupe dans ce chapitre

Avoir des conversations

La fonction de conversation est alimentée par Exchange. Tous vos e-mails de groupe arrivent dans la boîte aux lettres du groupe, accessible à tous les membres du groupe. La zone de conversation affiche tous les e-mails de groupe en un seul endroit et vous permet de répondre à partir de l’interface de groupe.

Prépare

Vous aurez accès à l’espace de conversation si vous êtes membre du groupe. Les utilisateurs qui ne sont pas membres du groupe peuvent toutefois envoyer un e-mail à l’adresse e-mail du groupe.

Comment le faire…

Sur Outlook Web Access, vous pouvez voir tous les groupes Microsoft 365 dont vous faites partie dans la section de navigation côté gauche inférieure. Pour entamer une conversation, faites ce qui suit :

2. Tapez votre message et appuyez sur l’icône Envoyer.

Comment ça marche…

L’espace de conversation est comme une boîte aux lettres de groupe, où tout le monde dans le groupe peut voir toutes les conversations. Toutes les conversations récentes apparaissent en haut.

Les conversations dans un groupe public peuvent être lues et répondues par n’importe qui dans l’organisation. Dans le cas des groupes privés, seuls les membres du groupe peuvent participer aux conversations.

Les conversations peuvent inclure des pièces jointes, des emojis et du contenu texte riche. Ils soutiennent également les @mentions d’informer des personnes spécifiques d’un message.

Par défaut, les conversations apparaissent dans la zone de conversation du groupe, mais vous pouvez choisir de recevoir des conversations dans votre boîte de réception personnelle en suivant le groupe en cliquant sur l’icône Suivre dans le site de l’équipe de groupe, comme vous pouvez le voir dans la capture d’écran suivante :

Voir aussi

La recette des réunions de réservation dans ce chapitre

La recette Partager des fichiers dans ce chapitre

La collaboration sur une recette de carnet dans ce chapitre

Réunions de réservation

Parfois, une situation exige que tous les membres du groupe se réunissent pour discuter de leurs idées. Les réunions vous fournissent cette plate-forme. Les réunions que vous définissez apparaissent dans votre calendrier en tant que réunion de groupe, parallèlement à vos réunions personnelles. Voici les instructions pour réserver une réunion de groupe.

Prépare

Vous aurez accès au calendrier de groupe si vous êtes membre du groupe. Vous pouvez réserver des réunions ou des événements de groupe spécifiques au groupe à l’aide du calendrier de groupe.

Comment le faire…

Sur Outlook Web Access, vous pouvez voir tous les groupes Microsoft 365 dont vous faites partie dans la section de navigation côté gauche inférieure. Pour réserver une réunion, suivez les étapes suivantes :

1.Sélectionnez le groupe et cliquez sur l’icône Calendrier :

2.The l’écran regardera comme montré dans la capture d’écran suivante :

3.To réserver une nouvelle réunion, cliquez sur Nouvel événement. Spécifiez les informations sur l’événement, y compris les éléments suivants :

  • Un titre pour l’événement
  • Le lieu de l’événement
  • Participants
  • L’heure de début
  • L’heure de fin
  • récurrence
  • L’ordre du jour de la réunion

Vous pouvez voir ces champs dans la capture d’écran suivante:

4.Once les champs ont été remplis, cliquez sur Envoyer pour envoyer l’invitation.

Comment ça marche…

La réunion créée dans le calendrier du groupe s’affiche lorsque vous sélectionnez le groupe à partir du volet navigation :

Les réunions de tous les groupes sélectionnés sont superposées les unes aux autres mais codées en différentes couleurs :

Vous pouvez modifier la vue pour examiner de plus près ou de plus près votre horaire :

Voir aussi

  • La recette Avoir des conversations dans ce chapitre
  • La recette Partager des fichiers dans ce chapitre
  • La collaboration sur une recette de carnet dans ce chapitre

Partage de fichiers

Chaque groupe doit collaborer en partageant des actifs numériques. Il peut s’agir d’images, de documents, de feuilles de calcul ou de présentations. Télécharger des fichiers dans votre groupe est toujours mieux que d’ajouter des pièces jointes dans un e-mail. Dans un groupe, vous pouvez partager des fichiers et maintenir des versions des fichiers lorsqu’ils sont modifiés. Vous pouvez également restaurer les fichiers s’ils sont supprimés par un membre.

Prépare

Chaque groupe Microsoft 365 dispose d’un site SharePoint qui lui est associé. Tous les fichiers de groupe sont enregistrés dans la base de données SharePoint dans une ou plusieurs bibliothèques de documents. Chaque membre du groupe a « contribué » à l’accès aux fichiers.

Comment le faire…

Sur Outlook Web Access, vous pouvez voir tous les groupes Microsoft 365 dont vous faites partie dans la section de navigation côté gauche inférieure. Pour partager des fichiers, faites ce qui suit :

1.Sélectionnez le groupe et cliquez sur l’icône Fichiers. Cela affiche tous les fichiers stockés dans la bibliothèque de documents par défaut de SharePoint :

2.To ajouter un nouveau document Office (Word, Excel ou PowerPoint), cliquez sur Nouveau :

3.Le nouveau fichier sera créé dans la bibliothèque.

4.You peut également télécharger un document existant en cliquant sur l’option Télécharger.

5.To télécharger le fichier, cliquez dessus, puis cliquez sur l’option Télécharger à partir du ruban ou du menu contexte :

Notez que vous ne pouvez pas supprimer des fichiers à l’aide de l’onglet Fichiers d’un groupe Microsoft 365. Ces fichiers peuvent être supprimés de SharePoint. Le processus est expliqué dans la section suivante.

Comment ça marche…

La gestion des fichiers dans les groupes est limitée lorsqu’elle est accessible à partir du groupe Microsoft 365. Mais les mêmes fichiers peuvent également être consultés en accédant au site SharePoint associé au groupe. Vous pouvez naviguer vers le site SharePoint en cliquant sur l’option menu site :

En naviguant vers SharePoint, vous aurez non seulement accès à la bibliothèque de documents par défaut, mais vous pouvez également créer des bibliothèques supplémentaires, sans parler des autres avantages qu’elle apporte, y compris les éléments suivants :

  • Versioning (version)
  • métadonnées
  • Le bac de recyclage, et ainsi de suite

Ce qui suit est une capture d’écran d’une page de destination SharePoint provisionnée pour le groupe :

Voir aussi

  • Les documents d’affichage et d’édition dans la recette du navigateur dans le chapitre 5, Gestion des documents dans SharePoint Online
  • La recette Avoir des conversations dans ce chapitre
  • La recette des réunions de réservation dans ce chapitre La collaboration sur une recette de carnet dans ce chapitre
  • Collaborer sur un carnet

Microsoft 365 fournit une application de prise de notes pour capturer des notes pendant les réunions. OneNote vous permet de capturer des idées sous n’importe quelle forme, y compris du texte dactylographié, un lien, une image, une vidéo intégrée, ou même du texte manuscrit. Pour collaborer à une écriture, suivez les instructions dans la section suivante.

Prépare

Microsoft OneNote est avant tout une application de prise de notes. Sa simple interface utilisateur lui permet d’être utilisé comme toile ou ordinateur portable. Il prend en charge à la fois l’écriture et le texte dactylographyé. Dans OneNote, les utilisateurs peuvent créer des notes qui incluent du texte, des tables, des images et des dessins. Vous pouvez ajouter des liens vers vos notes avec une page Web, un lien vers des documents Office, et plus encore. Votre travail est automatiquement enregistré au fur et à mesure.

OneNote offre une très bonne plate-forme pour canaliser votre créativité. En tant que membre du groupe Microsoft 365, vous avez accès à un ordinateur portable d’équipe, qui vous permet de créer et de partager des notes d’équipe et de capturer les minutes de réunion de l’équipe.

Comment le faire…

Les notes de OneNote peuvent être organisées en pages et sections. Vous pouvez considérer les sections comme des chapitres d’un livre. Chaque section peut contenir plusieurs pages. Vous obtenez un carnet vierge, pour commencer:

1.To créer une section, cliquez sur + Section et donnez-lui un nom.

2.To créer une page, cliquez sur + Page et donnez-lui un nom.

3.To dessiner une image, allez à l’onglet Dessiner et sélectionnez Pen. Utilisez votre souris ou un stylo (pour les appareils à écran tactile) pour dessiner.

4.Passez au mode texte en sélectionnant le texte et capturez vos notes.

5.Utilisez des options de formatage, telles que des points de balle ou des contrôles à faire, en conséquence :

Comment ça marche…

OneNote vous permet de partager votre ordinateur portable avec d’autres. Toute personne ayant accès à l’ordinateur portable peut voir toutes les sections et pages. Le groupe Microsoft 365 crée un ordinateur portable accessible à toute l’équipe. Vous pouvez l’utiliser pour capturer, compiler et partager des minutes, des pensées et des idées avec vos coéquipiers. Vous pouvez basculer entre vos ordinateurs portables en cliquant sur les trois lignes comme le montre la capture d’écran suivante :

Voir aussi

  • La recette Avoir des conversations dans ce chapitre
  • La recette des réunions de réservation dans ce chapitre
  • La recette Partager des fichiers dans ce chapitre

Équipes Microsoft

Microsoft Teams est votre hub de collaboration dans Microsoft 365. Bien qu’il offre un espace de travail basé sur le chat qui vous permet d’avoir instantanément des communications filetées, des conversations vidéo et des réunions avec vos pairs, il fournit également un espace de collaboration pour travailler ensemble et partager des informations. L’intégration profonde des équipes avec les groupes SharePoint et Microsoft 365 peut changer la façon dont les membres de votre équipe communiquent, collaborent et interagissent avec les autres. L’expérience de collaboration est encore enrichie par les capacités d’intégration que les équipes fournissent avec d’autres applications.

Ceux d’entre vous qui connaissent Skype for Business (l’application de communication instantanée de Microsoft) peuvent se demander quelle est la différence entre Skype pour

Affaires et équipes. L’un des aspects clés des équipes est que, contrairement à Skype for Business, les conversations au sein des équipes sont filetées autour d’un sujet spécifique. Ainsi, les conversations ont toujours un contexte. Outre les conversations, Teams réunit également d’autres services de collaboration Microsoft 365, tels que des groupes, Planner, OneDrive et SharePoint. Les équipes prend également en charge les connecteurs à de nombreuses applications tierces, telles que Trello, GitHub, Evernote, SurveyMonkey, et ainsi de suite.

Dans ce chapitre, vous en apprendrez davantage sur les éléments suivants :

  • Installation d’équipes
  • Création d’une nouvelle équipe
  • Ajout d’un membre
  • Se joindre à une équipe
  • Quitter une équipe
  • Suppression d’une équipe
  • Création de canaux et d’onglets
  • Initier des conversations via des messages
  • Planification d’une réunion
  • Partage de fichiers
  • Recherche au sein des équipes
  • Ajout d’un connecteur

Installation d’équipes

Les équipes peuvent être consultées à la fois à partir du navigateur Web (qui ne nécessite aucune installation) et de l’application Windows (qui nécessite une installation). Il ya certains avantages à l’installation du client Windows que certaines des fonctionnalités ne sont pas pris en charge sur le web (bien que le client web rattrape rapidement avec son homologue app). Une différence clé entre les deux versions est que la version Web exige que vous soyez connecté à votre compte Office afin de recevoir des notifications. Le client Équipes, d’autre part, s’exécute en arrière-plan, même lorsque vous travaillez sur une application différente. Ainsi, l’utilisateur reçoit des notifications sur les activités de l’équipe et les messages individuels. Une fois installées, de nouvelles mises à jour sont appliquées automatiquement au client Équipes. Il vérifie les mises à jour chaque fois que le client est lancé.

Dans cette section, nous apprendrons à installer l’application Équipes.

Prépare

Pour accéder à l’application Teams, vous avez besoin du plan de licence Microsoft 365 approprié tel que décrit dans le chapitre 1, Aperçu de Microsoft 365

Microsoft fournit également une offre d’essai cloud commercial pour les utilisateurs existants de Microsoft 365 dans votre organisation. Ils peuvent essayer le produit pendant 1 an sans être autorisés pour les équipes.

Comment le faire…

Pour installer des équipes, suivez les instructions suivantes :

1.Go à www.office.com.

2.Connectez-vous avec votre compte de travail tel que décrit dans le chapitre 1.

3.Click on Teams (montré dans la capture d’écran suivante):

4.You sera invité à télécharger la version de bureau par un écran pop-up, comme dans la capture d’écran suivante:

5.Click le bouton Obtenez l’application Windows pour obtenir la version client des équipes.

Cela permettra de télécharger l’installateur d’applications client pour vous. L’exécution de l’installateur vous guidera à travers le processus d’installation et installera des équipes pour vous. Vous pouvez ensuite vous connecter à l’application de bureau Teams en utilisant les informations d’identification de votre organisation.

Si vous choisissez de rester sur l’application Web, vous pouvez télécharger l’application plus tard en cliquant sur l’icône Get App dans le volet inférieur gauche de votre interface d’application Web Teams.

Comment ça marche…

Bien que Teams dispose d’une version web et client, l’expérience utilisateur sur le Web et les applications de bureau est étonnamment similaire. La possibilité de rejoindre des appels vidéo et de partager votre écran est prise en charge à la fois sur l’application de bureau et la version Web (seuls Edge et Chrome sont pris en charge pour le moment). Toutefois, certaines fonctionnalités, telles que la possibilité d’accueillir des « événements en direct », ne sont disponibles que sur la version bureau :

Panel d’équipe s’élisant

Le panneau Supérieur de l’interface Équipes offre les options suivantes :

1.Allows vous permet de naviguer dans les deux sens entre les vues de l’équipe.

2.Allows vous permet de composer un nouveau message de chat (expliqué dans la section Chat qui suit).

3.Allows vous permet d’effectuer une recherche et d’invoquer des commandes (expliquées dans la recette Recherche au sein des équipes dans ce chapitre).

4.Permet de changer d’organisation : vous verrez d’autres organisations dans cette section si vous êtes invité à collaborer avec des équipes externes en dehors de votre organisation.

5.Clicking l’image de profil fournit des paramètres supplémentaires, tels que :

  • Disponibilité de réglage (disponible, occupé, ainsi de suite)
  • Définir un message d’état (par exemple, je travaille de la maison aujourd’hui)
  • Accéder aux messages enregistrés (discuté dans les conversations initiatrices via la recette des messages dans ce chapitre
  • Mise à jour des paramètres généraux tels que :
    • Choisir une couleur de peau Teams
    • Configuration d’appareils audio par défaut pour les appels d’équipe
    • Gestion des notifications (discuté dans la recette Création de canaux et onglets dans ce chapitre
    • Réglage des raccourcis clavier pour les tâches communes des équipes

Panel de gauche des équipes

Le panneau sur la gauche vous permet de naviguer à travers les différentes fonctionnalités au sein des équipes. S’il vous plaît noter que certaines icônes de fonctionnalités peuvent être cachés sous … icône. Examinons certaines de ces fonctionnalités plus en détail.

activité

En cliquant sur l’onglet Activité vous emmène au flux d’activité. Ce flux enroue les notifications liées à tous les canaux de votre équipe et les conversations d’équipe et les conversations ou appels en tête-à-tête. Une notification apparaît dans votre flux d’activité lorsque quelqu’un fait ce qui suit :

  • Vous mentionne
  • Mentionne une équipe dont vous faites partie
  • Mentionne le canal de l’équipe dont vous faites partie
  • Réponses à votre message
  • Aime votre message
  • Vous ajoute à une équipe
  • Fait de vous un propriétaire d’équipe
  • Vous laisse un message de chat
  • Vous appelle (et vous avez manqué l’appel)

Si vous avez des notifications non lus et que vous n’êtes pas dans votre flux d’activité, un cercle rouge avec un numéro apparaît à côté de l’icône Activité :

Sous l’activité | Nourrir | Mon activité, vous verrez tous les messages que vous avez postés sur l’un de vos canaux d’équipe

En cliquant sur l’icône de filtre à côté de l’icône Flux affiche une boîte de texte qui vous permet de taper du texte gratuit, filtrant ainsi les résultats de recherche :

Vous pouvez également cliquer sur le … icône pour filtrer les résultats de recherche par un certain type :

En cliquant sur l’icône de vitesse à côté de l’icône filtre vous emmène à la page paramètres de l’équipe, tel que décrit

bavarder

L’onglet Chat vous permet d’initier un chat avec un individu ou un groupe. Vous pouvez avoir des conversations enfilées avec une ou plusieurs personnes. Vous pouvez également partager des fichiers en téléchargeant les fichiers dans la fenêtre de chat ou tout simplement en les faisant glisser vers la fenêtre de texte de la conversation. Les fichiers sont automatiquement téléchargés sur OneDrive et les participants reçoivent un lien pour y accéder :

Équipes

L’onglet Équipes affiche toutes les équipes dont vous faites partie. Il vous permet également de rejoindre ou de créer une équipe :

Chaque équipe que vous créez dispose d’un canal général par défaut pour commencer. Les canaux vous permettent de créer des zones d’intérêt, telles qu’un sujet, un département ou un projet spécifique. Nous en apprendrons bientôt davantage sur les chaînes.

Si vous êtes propriétaire d’une équipe, vous pouvez ajouter plus de canaux :

Chaque canal obtient sa propre zone pour les publications et un lieu de stockage pour les fichiers spécifiques au canal dans SharePoint :

Nous allons en apprendre davantage sur les canaux dans la création de canaux et onglets recette dans ce chapitre.

calendrier

L’option Calendrier vous permet de planifier des réunions d’équipe ou des appels audio/vidéo avec une personne ou une équipe. En savoir plus sur le calendrier dans la planification d’une recette de réunion

Appels

L’option Appel vous permet de passer des appels audio/vidéo avec une personne ou une équipe. En cliquant sur cet onglet, vous emmène à la page de cadran Speed où vous pouvez voir les personnes avec qui vous interagissez fréquemment. Vous pouvez ajouter des personnes à votre cadran de vitesse pour un accès plus rapide :

Vous pouvez également créer un groupe pour logiquement les club en fonction de vos interactions avec eux comme indiqué dans la capture d’écran suivante. Pour ajouter des personnes dans un groupe, vous devez d’abord créer le groupe (1) puis ajouter des personnes (3) dans le groupe (2) :

Vous pouvez accéder à votre liste de contacts en sélectionnant Contacts. Vous pouvez ajouter des contacts internes ou externes à partir de cet écran :

Vous pouvez vérifier l’historique des appels que vous avez placés ou reçus à l’aide du lien Historique.

Les équipes soutiennent également les messages vocaux. Les gens peuvent vous laisser une boîte vocale si vous n’êtes pas en mesure d’assister à l’appel. La bonne chose au sujet des messages vocaux est qu’il génère même une transcription du message. Ainsi, vous pouvez choisir de lire le message au lieu de l’écouter. Ceci est particulièrement pratique lorsque quelqu’un vous laisse une boîte vocale pendant que vous êtes dans une réunion. Au lieu d’assister à l’appel, vous pouvez jeter un coup d’œil à la transcription de la messagerie vocale.

En savoir plus sur les appels dans la planification d’une recette de réunion.

Fichiers

Enfin, l’option Fichiers affiche tous les fichiers que vous avez accès ou les fichiers qui ont été partagés avec vous dans Teams, OneDrive for Business ou SharePoint. La colonne Localisation affiche l’endroit où réside réellement le fichier (y compris d’autres emplacements cloud comme dropbox, google drive, etc.)

Vous pouvez accéder à vos fichiers OneDrive en cliquant sur le lien OneDrive sur la gauche. Vous pouvez déplacer ou copier vos fichiers de OneDrive aux équipes en utilisant le menu contexte.

Il y a plus…

Microsoft Teams est également livré avec une version gratuite qui peut être utilisé pour les chats, le partage de fichiers et les appels vidéo. Les fonctionnalités qu’il offre ont été répertoriées sur le site Web du Bureau. Vous pouvez y accéder à https://m365book.page.link/teams-free.

Microsoft Teams prend en charge les raccourcis clavier et peut être pratique pour ceux qui préfèrent le clavier. Vous pouvez trouver des raccourcis clavier Teams pour Windows et Mac répertoriés dans le lien suivant : https://m365book.page.link/teams-shortcuts.

Création d’une nouvelle équipe

Microsoft Teams est votre guichet unique pour accéder à toutes vos applications Microsoft 365. Les équipes permettent la collaboration; les membres de l’équipe réalisent plus ensemble lorsque tous leurs chats, réunions, fichiers et applications résident dans un espace de travail unique. Créer une équipe fait beaucoup en arrière-plan. Il fournit un site SharePoint pour vous, ainsi qu’un groupe Microsoft 365 pour l’équipe. Les équipes vous permettent de vous connecter à d’autres services au sein de Microsoft 365, ainsi qu’à des applications tierces (via des connecteurs).

Dans cette recette, nous allons apprendre à créer une nouvelle équipe.

Prépare

Vous devez être en mesure de créer une nouvelle équipe tant que votre organisation vous a attribué une licence d’équipe valide et a activé la création d’équipe.

Comment le faire…

Suivez ces étapes pour créer une nouvelle équipe :

1.Cliquez sur l’adhésion ou créez une option d’équipe :

2.Clicking Inscrivez-vous ou créez une équipe qui vous emmène réellement à la Jointure ou créez un écran d’équipe où vous pouvez rejoindre l’une des équipes existantes, rejoindre une équipe avec un code, rechercher une équipe existante à rejoindre ou créer une nouvelle équipe.

3.If vous créez une nouvelle équipe, vous pouvez choisir de créer une nouvelle équipe (qui crée un groupe Microsoft 365 en arrière-plan) ou de connecter l’équipe à un groupe Microsoft 365 existant. Ceux d’entre vous qui utilisent déjà les groupes Microsoft 365 peuvent utiliser cette dernière option pour connecter votre groupe existant aux équipes :

La création d’un groupe Microsoft 365 ne crée pas d’équipe; toutefois, la création d’une équipe crée un groupe. Le groupe Microsoft 365 créé à la suite d’une équipe n’apparaît pas dans Outlook par défaut. Les administrateurs devront exécuter un script si cette fonctionnalité est nécessaire.

4.You sera alors demandé si vous voulez créer une équipe privée, publique, ou organisation-échelle.

5.Give votre équipe un nom.

Maintenant, vous avez créé votre propre équipe.

Comment ça marche…

Nous venons d’apprendre à créer une nouvelle équipe à partir de zéro. L’autre option vous permet de convertir un groupe Microsoft 365 existant en une équipe. Il s’avère que les groupes Microsoft 365 ont été libérés avant Microsoft Teams. Ainsi, cette option vous permet de passer aux équipes, tous ces groupes qui ont été créés avant la sortie des équipes. Nous en discuterons plus dans la section suivante.

En fonction de sa vie privée, une équipe peut être des types suivants :

  • Une équipe privée : Il s’agit d’une zone réglementée qui n’est accessible qu’aux membres de l’équipe.
  • Une équipe publique : Cette équipe est disponible pour se joindre à tous les membres de l’organisation.
  • Une équipe à l’échelle de l’organisation : Cela ajoute tout le personnel de l’organisation à une équipe. Seuls les administrateurs mondiaux peuvent créer des équipes à l’échelle de l’organisation. Vous serez automatiquement ajouté à une équipe à l’échelle de l’organisation à moins que votre administrateur n’ait explicitement désactivé votre compte Équipes.

Il y a plus…

Les considérations clés suivantes doivent être gardées à l’esprit lors de la création d’équipes :

Lorsque vous spécifiez le nom de l’équipe lors de la création d’une équipe, Microsoft 365 ne valide pas si une équipe du même nom existe déjà. Il vous permettra plutôt de créer un autre avec le même nom, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

La nouvelle équipe du même nom apparaît alors dans l’interface Équipes.

Cela pose un défi car un site SharePoint est créé pour chaque équipe et vous ne pouvez pas avoir deux sites SharePoint avec la même URL. Afin d’attribuer un espace de stockage séparé, Microsoft 365 ajoute un nombre aléatoire à côté du nom de l’équipe lors de la fourniture du site SharePoint, ce qui peut alors entraîner beaucoup de confusion. À titre d’exemple, il a créé le site suivant pour la deuxième équipe à partir de l’illustration ci-dessus, https://m365x263078.sharepoint.com/sites/Ventes774/Shared%20Documents.

Il est donc recommandé de rechercher une équipe existante avant d’en créer une en utilisant l’option de recherche sur la page de création d’équipe, comme indiqué ici :

Les propriétaires d’équipe peuvent attribuer une adresse e-mail à chaque canal d’équipe. L’adresse e-mail ne peut pas être modifiée ou modifiée. L’adresse e-mail assignée est aléatoire et apparaît dans la liste d’adresses globale de votre organisation. Cette fonctionnalité a quelques avantages, que nous verrons plus tard.

Voir aussi

  • L’adhésion à une recette d’équipe dans ce chapitre
  • La recette Leaving a team dans ce chapitre
  • L’ajout d’une recette membre dans ce chapitre
  • La suppression d’une recette membre dans ce chapitre
  • Chapitre 10, Microsoft 365 Groupes

Ajout d’un membre

Vous pouvez ajouter de nouveaux membres à une équipe existante. Ils peuvent appartenir à la même organisation ou peuvent être ajoutés en tant qu’invité d’une autre organisation. Une équipe peut accueillir jusqu’à 5 000 personnes.

Un membre d’une équipe peut avoir l’un des rôles suivants :

  • Propriétaire : Le propriétaire de l’équipe gère les paramètres de l’équipe. Le propriétaire peut faire ce qui suit :
    • Ajouter et supprimer les membres.
    • Ajouter des invités.
    • Modifiez les paramètres de l’équipe.
    • Restaurer les fichiers supprimés ou les anciennes versions.

Une équipe peut avoir plusieurs propriétaires.

  • Membre : Les membres sont ajoutés à une équipe par le propriétaire. Les membres peuvent faire ce qui suit :
    • Postez des messages.
    • Visualisez, téléchargez et modifiez les fichiers.
    • Planifiez les réunions d’équipe.
  • Invité : Les invités sont des personnes extérieures à votre organisation. Ils ne peuvent être invités que par le propriétaire de l’équipe. Ils peuvent poster des messages et partager des fichiers avec l’équipe.

Suivez les instructions fournies dans la section suivante pour ajouter un membre à une équipe.

Prépare

Les membres peuvent être ajoutés à une équipe par le propriétaire de l’équipe. Seul un propriétaire peut promouvoir un autre membre au rôle de propriétaire.

Comment le faire…

Pour ajouter un nouveau membre :

1.Select Équipes du volet gauche.

2.Click sur le … lien à côté du nom de l’équipe.

3.This apporte un menu contextif avec une option Ajouter membre.

4.Tapez le nom de la personne que vous souhaitez ajouter.

5.Changez le rôle du membre en propriétaire (si vous avez des privilèges de propriétaire).

La section des membres de l’équipe sera la suivante :

Comment ça marche…

Le nouveau membre accède automatiquement à tous les services Microsoft 365 connexes, tels que SharePoint, Planner et Microsoft 365 groupes. Le nouveau membre reçoit un e-mail d’introduction après avoir été ajouté.

Vous et d’autres membres de votre équipe êtes informés via l’onglet Général de l’ajout de nouveaux membres à votre équipe :

Ce qu’un membre ou un invité peut ou ne peut pas faire est défini par le propriétaire de l’équipe à travers les paramètres équipes :

Vous pouvez demander à rejoindre une équipe même si vous n’y avez pas été spécifiquement ajouté par un propriétaire. Nous verrons comment rejoindre une équipe dans le prochain sujet.

Voir aussi

  • L’adhésion à une recette d’équipe dans ce chapitre
  • La recette Leaving a team dans ce chapitre
  • La suppression d’une recette membre dans ce chapitre

Se joindre à une équipe

Vous pouvez rejoindre une équipe existante soit en utilisant l’option Join (dans le cas des équipes publiques) soit en demandant au propriétaire de vous ajouter en tant que membre (dans le cas d’équipes privées). Cette recette vous montrera comment rejoindre une nouvelle équipe.

Prépare

Vous êtes ajouté à une équipe à l’échelle de l’organisation dès que vous êtes ajouté au locataire Microsoft 365 de votre organisation. Pour les équipes publiques et privées, vous devez prendre les mesures suivantes.

Comment le faire…

Pour vous joindre à une équipe, faites ce qui suit :

1.Select Équipes du volet gauche.

2.To une équipe publique, cliquez sur la jointure ou créez une option d’équipe.

3.You devrait voir toutes les équipes publiquement disponibles.

4.Cliquez sur l’option Join team pour rejoindre l’équipe.

5.To rejoindre des équipes privées, le propriétaire de l’équipe devra soit vous ajouter en tant que membre, soit vous envoyer un code d’équipe. Un code d’équipe peut être généré en allant à l’équipe | Paramètres | Code d’équipe.

6.Click les 3 points à côté du nom de l’équipe -> Gérer l’équipe | Paramètres | Élargir le code d’| générer

Les utilisateurs invités ne pourront pas rejoindre une équipe privée à l’aide d’un code. Ils doivent être ajoutés explicitement par le propriétaire.

Comment ça marche…

Après avoir rejoint une équipe, vous pouvez participer à des conversations d’équipe. Vous pouvez également consulter les conversations qui ont eu lieu dans le passé. Lorsque vous faites partie d’une équipe, vous pouvez accéder à tous les canaux de cette équipe. Une fois que vous l’avez rejoint, l’équipe commence à apparaître dans le volet de navigation côté gauche avec les autres équipes dont vous faites partie.

Voir aussi

  • La recette Leaving a team dans ce chapitre
  • L’ajout d’une recette membre dans ce chapitre
  • La suppression d’une recette membre dans ce chapitre

Quitter une équipe

Si vous pensez que vous n’avez plus besoin de contribuer à une équipe ou si vous trouvez qu’une équipe n’est plus pertinente pour vous, vous pouvez quitter l’équipe. Pour quitter une équipe, suivez les étapes fournies dans la section suivante.

Prépare

Vous n’avez pas besoin d’une autorisation spéciale pour quitter une équipe privée ou publique.

Vous ne pouvez pas quitter une équipe à l’échelle de l’organisation par vous-même. Vous devrez demander à l’administrateur de vous supprimer.

Comment le faire…

Pour quitter une équipe :

1.Select Équipes du volet gauche.

2.Click sur … à côté du nom de l’équipe que vous voulez quitter.

3.Sélectionnez l’option Laissez l’option d’équipe dans le menu contexte, comme indiqué ici :

Comment ça marche…

Lorsque vous cliquez sur Quitter l’équipe, toutes les autorisations associées à cette équipe et à ses canaux sont révoquées. Vous perdez également l’accès au site SharePoint sous-jacent et à tout le contenu qui s’y trouve.

Voir aussi

  • La suppression d’une recette d’équipe dans ce chapitre
  • L’adhésion à une recette d’équipe dans ce chapitre

Suppression d’une équipe

Vous devez être le propriétaire afin de supprimer une équipe. En plus de supprimer une équipe de l’application Teams, vous pouvez également la supprimer via le client Outlook, Outlook Web Access ou l’application mobile Outlook.

Prépare

Vous devez être le propriétaire afin de supprimer une équipe. Vous pouvez supprimer une équipe via le client Outlook, Outlook Web Access ou l’application mobile Outlook.

Comment le faire…

1.To supprimer une équipe, faire ce qui suit:

2.Click sur … à côté du nom de l’équipe que vous souhaitez supprimer.

3.Sélectionnez l’option Supprimer l’option d’équipe du menu contexte, comme indiqué :

Comment ça marche…

En supprimant une équipe, vous perdez tous ses composants associés, tels que la boîte aux lettres de l’équipe, le calendrier, le site SharePoint, l’ordinateur portable, les tâches de planificateur, et ainsi de suite.

Le propriétaire ou l’administrateur de l’équipe peut restaurer une équipe supprimée au sein

Voir aussi

La recette Leaving a team dans ce chapitre

L’adhésion à une recette d’équipe dans ce chapitre

Création de canaux et d’onglets

Les canaux sont des espaces dédiés qui maintiennent les conversations et les fichiers autour d’un sujet ensemble. Chaque équipe est livré avec un canal par défaut nommé Général, mais des canaux supplémentaires peuvent être ajoutés. Chaque équipe prend en charge jusqu’à 200 chaînes. Toutes les conversations d’équipe se produisent dans un canal spécifique. La section suivante explique comment vous pouvez créer de nouveaux canaux et onglets.

Prépare

Le propriétaire de l’équipe peut créer de nouveaux canaux. Le propriétaire décide si les membres peuvent créer des canaux et des onglets.

Comment le faire…

Pour ajouter un canal :

1.Select Équipes du volet gauche.

2.Click sur … à côté du nom de l’équipe à qui vous souhaitez ajouter un canal.

3.Sélectionnez l’option Ajouter le canal dans le menu context, tel qu’indiqué :

4.Provide un nom de canal et définissez l’option Confidentialité :

L’ajout d’un canal ajoute deux onglets au canal, l’un pour les conversations et l’autre pour les fichiers partagés.

Outre les applications standard, un canal vous permet d’améliorer l’expérience Équipes en connectant d’autres applications Microsoft 365 ou tierces. Vous pouvez utiliser des connecteurs pour des scénarios qui incluent les éléments suivants :

  • Gestion des éléments de carnet de commandes de l’équipe à Trello
  • Affichage de messages dans votre canal d’équipe à l’aide de Microsoft Flow
  • Améliorer les conversations d’équipe à l’aide de cartes actionnables

Pour ajouter des onglets supplémentaires, faites ce qui suit :

1.Click sur le symbole + à côté de l’onglet Fichiers.

2.Choisissez une application de la liste ou recherchez-la, comme indiqué ici :

3.Provide les détails requis pour l’application spécifique et cliquez sur Enregistrer.

Comment ça marche…

La création d’un canal vous fournit une zone de conversation dédiée et un endroit pour stocker tous vos fichiers. Les chaînes sont publiques ou privées. Toutes les chaînes publiques d’une équipe partagent une bibliothèque commune de documents SharePoint dans un site d’équipe.

Toutefois, la création d’un canal privé vous assigne une collection de site SharePoint distincte. Les propriétaires ou les membres de la chaîne privée sont les seuls à pouvoir accéder au canal.

Les chaînes privées apparaissent avec une icône de verrouillage ( ) en face du nom du canal.

Les onglets du canal vous permettent de vous connecter à Microsoft 365 et de vous connecter à d’autres applications tierces à votre équipe. Il existe deux types d’onglets :

Les onglets statiques offrent une expérience personnalisée à chaque individu (comme un onglet pour vos notes personnelles dans le canal).

Les onglets configurables ont besoin de vous pour fournir des informations de configuration supplémentaires tout en ajoutant l’application, telles que les éléments suivants :

  • Afin d’ajouter un tableau de bord Power BI, vous devez spécifier le nom de l’espace de travail.
  • Afin d’ajouter une application Excel, vous devez fournir le nom de la feuille de travail.

Les onglets offrent du contenu Web interactif à l’utilisateur sans qu’il ait à quitter l’interface de l’équipe.

Montrer ou cacher des équipes et des chaînes

Gardez votre liste d’équipes et de canaux bien rangés et pertinents en cachant les équipes ou les canaux que vous ne voulez pas voir. Il suffit de cliquer sur les trois points (…) à côté du nom de l’équipe/chaîne et de sélectionner Afficher ou masquer :

Cacher une équipe le supprimera de votre liste d’équipes, mais vous pouvez toujours y accéder ou le montrer à nouveau en élargissant la section Équipes cachées vers le bas de la liste des équipes. Si vous savez que vous êtes membre d’une équipe mais que vous ne pouvez pas la voir, vous pouvez faire défiler vers cette section, localiser votre équipe, cliquer sur les trois points à côté et ensuite cliquer sur Afficher pour la déplacer vers la section Vos équipes :

Gestion des notifications

Il existe, dans l’ensemble, trois types de notifications que vous recevez en équipe.

Une bannière : Cette alerte apparaît sur votre appareil (sur le bureau, votre navigateur Web ou mobile) même lorsque vous utilisez une autre application :

Dans le flux : Une notification de badge apparaît sur l’icône :

Un e-mail : Une notification arrive dans votre boîte de réception :

Il existe de nombreuses façons d’accéder et de gérer ces notifications dans les équipes.

Un bon point de départ est via les paramètres de notification : cliquez sur votre photo de profil en haut à droite de l’écran (ou les initiales si vous n’avez pas d’image de profil), puis rendez-vous sur Paramètres | Notifications. C’est là que vous pouvez activer et désactiver vos notifications (et leurs sons associés) et sélectionner la façon dont vous souhaitez qu’elles s’affichent. Il ya beaucoup de choses que vous pouvez activer et désactiver, de sorte que vous pouvez soit le configurer à votre goût ou tout simplement s’en tenir à la valeur par défaut:

Si vous recevez trop de notifications, vous pouvez également les réduire en cachant un canal. Les canaux cachés ne s’affichent dans votre liste que si un message est marqué important ou si quelqu’un @mentions vous ou le canal.

Voir aussi

  • L’initiation des conversations via la recette messages dans ce chapitre
  • La recette Partager des fichiers dans ce chapitre

Initier des conversations via des messages

Les messages ou les conversations peuvent être décrits comme des conversations de groupe où tout le monde dans l’équipe participe. Les conversations sont situées dans un canal d’équipe. Ils peuvent être consultés par tous les membres de l’équipe. Les équipes tentent de réduire leur dépendance à l’égard du mode de communication plus formel et conventionnel : le courrier électronique. La section suivante fournit des étapes pour lancer une conversation.

Les équipes sont excellentes pour les conversations avec vos coéquipiers :

  • Les conversations sont persistantes : votre historique de conversation reste entier et vous pourrez y revenir plus tard.
  • Vous pouvez partager des fichiers avec des participants hors ligne.
  • Vous pouvez ajouter des GIF et des mèmes.
  • Les conversations sont consultables : recherchez des fichiers, du contenu ou des personnes.

Prépare

Nous avons mentionné tout à l’heure que chaque équipe peut avoir un ou plusieurs canaux. L’onglet Messages dans le canal affiche les conversations d’équipe et d’autres activités du canal. Tous les membres de l’équipe peuvent consulter les conversations des canaux et y participer.

Comment le faire…

Pour entamer une conversation :

1.Select Équipes du volet gauche.

2.Click sur … à côté du nom de l’équipe que vous souhaitez poster.

3.Select un canal. Vous verrez toute l’activité du canal dans la zone de conversation.

4.To participer aux conversations, utilisez la boîte à texte fournie en bas, comme le montre la capture d’écran suivante :

Les conversations soutiennent @mentions, les emojis, les pièces jointes et les appels vidéo.

5.Press Entrez ou le symbole.

6.To modifier un message, cliquez sur le … symbole et choisissez l’option Modifier.

L’option vous permet d’enregistrer un message. Vous pouvez rechercher des messages enregistrés plus tard.

Vous pouvez upvote une conversation en cliquant sur le bouton j’aime, comme indiqué:

Comment ça marche…

Les options disponibles sous la boîte de texte sont configurables et peuvent être allumées ou éteintes par votre administrateur. Cela peut se faire par l’intermédiaire du centre d’administration de l’équipe.

L’@mentions est un moyen d’aviser une personne ou une équipe d’un message (indiqué dans la capture d’écran suivante). Lorsqu’il est mentionné, l’individu ou l’équipe recevra une notification dans son client Microsoft Teams. L’utilisation du bouton Réponse gardera les messages dans le même fil de conversation :

Un canal apparaît en gras s’il y a de nouvelles conversations non lus dans le canal :

Il y a plus…

Outre les conversations, les équipes prend également en charge les conversations individuelles et de groupe. Ces chats peuvent être initiés à partir de l’icône de chat dans le volet supérieur (voir 1 dans la capture d’écran suivante). Vous pouvez taper le nom de l’individu avec qui vous souhaitez discuter (voir 2 dans la capture d’écran suivante). Vos conversations ne sont vues que par les participants au chat. Tous les fichiers que vous partagez dans ces chats seront enregistrés dans OneDrive et partagés avec les participants :

Voir aussi

  • La recette Partager des fichiers dans ce chapitre
  • L’ajout d’une recette de connecteur dans ce chapitre

Planification d’une réunion

Microsoft Teams vous permet d’organiser des réunions d’équipe ou d’avoir des appels audio/vidéo non-offs avec vos collègues.

Il existe quatre types de réunion que vous pouvez utiliser avec les équipes en fonction du contexte :

  • Réunions prévues : Lorsque vous souhaitez planifier une réunion à une date ultérieure avec une personne ou des collègues.
  • Rencontrez-vous dans un canal : lorsque vous avez besoin d’organiser une réunion ouverte dans votre équipe, créez une réunion dans un canal.
  • Réunions instantanées : lorsque vous souhaitez convertir votre conversation en une session de partage de bureau
  • Équipes événements en direct: lorsque vous souhaitez diffuser des vidéos et rencontrer du contenu à un large public en ligne.

Pour planifier une réunion en équipe, suivez les étapes de la section suivante.

Se préparer

Vous n’avez pas besoin d’une autorisation spéciale pour planifier ou rejoindre une réunion d’équipe.

Comment le faire…

Vous pouvez configurer les différents types de réunion de la manière suivante :

Réunions prévues

1.Select Réunions du volet gauche.

2.Click sur + Nouvelle réunion:

3.Provide les détails requis (tels qu’un titre, les participants, et ainsi de suite), comme indiqué dans la capture d’écran suivante :

Vous avez maintenant prévu une réuni on.

Rencontrez-vous dans un canal

1.Select Réunions du volet gauche.

2.Click sur + Nouvelle réunion.

3.Fournir les détails requis.

4.Select un canal comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

5. Cliquez sur l’horaire.

Rencontrez-vous maintenant

1.Go à la chaîne de votre équipe (1)

2.Go au poste de canal de votre équipe (2)

3.Click on Reply (3) puis cliquez sur l’icône caméra vidéo (4) :

4.Spécifiez le titre de la réunion, activez ou éteignez la vidéo et cliquez sur Rencontrez maintenant :

Evénements en direct

1.Select Réunions du volet gauche.

2.Click sur l’événement en direct:

3.Ajouter des présentateurs, et leur assigner un rôle de producteur ou de présentateur:

4.Définir la portée de l’événement en direct, vous pouvez l’exécuter à travers l’entreprise ou au sein d’un groupe sélectionné:

Calendrier 5.Click.

Comment ça marche…

Tous les types de réunions (à l’exception des réunions en direct) offrent une expérience interactive aux participants. L’interface de réunion de l’équipe affiche un volet de contrôle lorsque vous déplacez votre souris dans l’interface de réunion :

Ce panneau contient des options pour faire ce qui suit:

  • Activez ou éteignez votre caméra vidéo.
  • Coupez le micro.
  • Partagez votre écran ou votre application.
  • Levez la main pour poser une question ou pour demander à ne pas être muté.
  • Envoyez un message.
  • Partagez un fichier.
  • Invitez d’autres participants.
  • Choisissez votre haut-parleur et votre microphone.
  • Faites monter le volet notes de réunion.
  • Révéler les informations de réunion (telles que les détails du pont de conférence).
  • Faites la fenêtre plein écran.
  • Ajouter des effets de fond (discutés plus tard).
  • Lancez le clavier.
  • Partagez des fichiers.
  • Enregistrez la réuni on.
  • Terminez la réuni on.

Si vous enregistrez une réunion, elles apparaissent automatiquement dans Microsoft Stream et peuvent être partagées avec d’autres personnes qui ont manqué la réunion. Une transcription consultable de l’enregistrement est également générée :

s équipes ont diverses capacités pour améliorer l’expérience d’appel dans les réunions.

Légendes en direct

La fonction légendes en direct ajoute des légendes en temps réel à une conversation pour tous ceux qui veulent les utiliser, ce qui contribue à rendre les réunions plus inclusives et plus efficaces. La fonction est utile pour les personnes ayant une déficience auditive ou des compétences linguistiques différentes :

Une fois qu’elle est activée, la fonction transcrit ce que tout le monde dit et l’affiche comme une légende en direct sur le côté inférieur gauche de l’écran de réunion.

Arrière-plans personnalisés

Cette fonctionnalité vous permet d’ajouter un arrière-plan personnalisé tout en gardant votre visage au point. C’est une caractéristique utile à utiliser lorsque vous êtes dans un lieu public ou que vous travaillez de la maison. Il existe de nombreuses images d’arrière-plan personnalisées fournies par défaut.

Celui mis en évidence dans la capture d’écran suivante vous permet de brouiller votre arrière-plan:

Vous pouvez aller encore plus loin en utilisant une photo de votre bureau avec votre marque d’entreprise ou tout simplement utiliser une image pour ajouter un peu d’humour:

Il y a plus…

Ceux d’entre vous qui préfèrent utiliser Outlook pour planifier des réunions peuvent utiliser l’addin Équipes :

Cette option vous permet de tirer parti de la fenêtre de planification familière d’Outlook. Un lien vers la réunion des équipes est inséré automatiquement dans l’invitation et le lieu de la réunion est défini à la réunion des équipes Microsoft :

Microsoft Teams est également livré avec un type de réunion spécial appelé événement live qui vous permet de diffuser une vidéo ou du contenu à un large public. Vous pouvez planifier et exécuter un événement en direct à l’aide du client Équipes.

Lorsque vous planifiez un événement en direct, on vous assigne le rôle de producteur. Vous pouvez ajouter d’autres présentateurs d’événements ou co-producteurs. Outre l’heure de la réunion, le lieu de la réunion et l’ordre du jour de la réunion, vous pouvez choisir d’autres options spéciales :

La fonction Q&A est très utile lorsque vous dirigez un webinaire et que vous ne voulez pas vous laisser distraire par les participants qui parlent en arrière-plan. Les participants sont tous en sourdine; ils peuvent poser des questions, qui apparaissent sur le tableau de bord du producteur.

Les questions qui sont posées ne sont pas visibles par les autres tant que le producteur n’a pas choisi de les publier. Le producteur peut publier ou supprimer une question :

Le producteur contrôle le contenu en streaming qui apparaît sur l’écran des participants en direct. Vous pouvez partager votre bureau, votre application ou un flux vidéo avec les participants. Vous pouvez même diffuser en direct une vidéo ou un clip YouTube en tournant l’option de partager l’audio du système :

Vous pouvez également exécuter un événement en direct à partir de Microsoft Stream. Vous pouvez activer les légendes de l’événement et partager une vidéo avec sous-titres plus tard :

Voir aussi

L’initiation des conversations via la recette messages dans ce chapitre

La recette Partager des fichiers dans ce chapitre

Partage de fichiers

Les équipes offrent une plate-forme de collaboration extrêmement simple pour échanger des fichiers avec des collègues et des équipes. Les fichiers dans les équipes publiques peuvent être consultés par tout le monde. Les équipes privées ne donnent accès qu’aux membres de l’équipe. Les équipes vous permettent de partager des fichiers dans chaque canal.

La section suivante explique les différentes façons dont les fichiers peuvent être téléchargés sur les équipes.

Prépare

Tous les membres d’une équipe peuvent télécharger des fichiers sur n’importe quel canal qu’ils souhaitent.

Comment le faire…

Il existe de multiples façons d’ajouter des fichiers à votre canal d’équipe, que nous explorerons en détail.

Partage de fichiers via le bouton Upload

Pour télécharger des fichiers au sein des équipes :

1.Select Équipes du volet gauche.

2.Click sur un canal.

Sélectionnez le fichier que vous souhaitez télécharger.

Partage de fichiers via des conversations

Pour partager des fichiers avec vos pairs lors d’une conversation :

1.Select Équipes du volet gauche.

2.Click sur un canal.

3.Drag et déposer un fichier dans la zone de conversation, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

Notez également que si les fichiers sont partagés dans la partie chat de l’interface plutôt que dans un message de canal, ils seront stockés et partagés à partir du compte OneDrive for Business de l’utilisateur.

Partage de fichiers via SharePoint

Pour partager des fichiers avec des pairs d’une bibliothèque SharePoint, faites ce qui suit :

1.Select Équipes du volet gauche.

2.Click sur un canal.

3.Click sur … à côté du nom du canal et cliquez sur Ouvrir dans SharePoint.

4.Click sur les documents dans le panneau de navigation côté gauche.

5.Click sur le dossier avec le nom du canal.

6.Drag et déposer le fichier dans le dossier:

7.Une fois que vous êtes dans SharePoint, vous pouvez ajouter des bibliothèques supplémentaires pour gérer les fichiers de l’équipe. Toutefois, seuls les fichiers de la bibliothèque documents sont visibles par équipes.

Notez que si vous créez votre propre structure de dossier au sein d’une bibliothèque de documents, il n’apparaît pas comme un canal au sein des équipes; pour l’instant, il ne s’écoule que des équipes vers SharePoint.

Comment ça marche…

Les fichiers sont stockés dans la bibliothèque documents à l’intérieur d’un dossier du même nom que le nom du canal.

Les fichiers qui sont partagés dans la zone de conversation sont téléchargés automatiquement dans la bibliothèque documents.

Les fichiers téléchargés peuvent être copiés, déplacés ou même partagés sur plusieurs canaux (au lieu de créer des copies des mêmes fichiers) en utilisant l’option Lien Get, puis coller le lien dans une autre équipe ou canal.

Il y a une option de fichier dans le panneau de navigation latéral gauche, comme le montre la capture d’écran suivante :

Il existe également une option de fichier dans chaque canal :

La différence est que l’option dans le panneau de navigation côté gauche affiche tous les fichiers que vous avez accès ou ceux qui ont été partagés avec vous par un collègue de SharePoint, OneDrive for Business, et les équipes, tandis que l’option sous la zone canal affiche uniquement les fichiers partagés dans ce canal.

Voir aussi

  • L’initiation des conversations via la recette messages dans ce chapitre
  • La recette Créer des canaux dans ce chapitre
  • La planification d’une recette de réunion dans ce chapitre

Recherche au sein des équipes

Lorsque vous êtes membre d’un grand nombre d’équipes, trouver des informations spécifiques dont vous avez besoin peut devenir un défi. C’est là que la fonctionnalité de recherche au sein des équipes vient à la rescousse. La fonction de recherche vous permet de rechercher des personnes, des conversations/messages et des documents, ainsi que le contenu des documents. La zone de recherche fournie dans l’interface des équipes sert à la fois de recherche et de boîte de commande.

Pour rechercher des messages, des personnes ou des fichiers, suivez les instructions fournies dans la section suivante.

Prépare

La fonction de recherche au sein des équipes est accessible à tous. Toutefois, vous ne pouvez rechercher que des choses à quoi vous avez accès.

Comment le faire…

Pour rechercher un message, une personne ou un fichier :

1.Tapez le mot ou la phrase que vous recherchez dans la boîte de recherche. Dans cet exemple, nous chercherons le mot tout le monde. Les résultats de recherche sont regroupés sous trois sujets : messages, personnes et fichiers :

2.Clicking sur un résultat de recherche révélera le contenu du résultat.

3.You peut employer l’option de filtre pour rétrécir vos résultats de recherche :

4.The boîte de recherche sert également de boîte de commande si vous tapez / dans la boîte de recherche. L’interface Microsoft Teams présente une liste de toutes les commandes disponibles et de ce que chaque commande fait :

Comment ça marche…

À l’aide d’équipes, vous pouvez rechercher des messages, des personnes et des fichiers.

Recherche de messages et de conversations au sein des équipes

Vous pouvez rechercher un mot clé sur tous les canaux et équipes à qui vous avez accès. Le mot clé que vous avez entré est mis en surbrillance dans les résultats de recherche, ainsi qu’un aperçu du message. En cliquant sur un aperçu révèle l’ensemble du thread dans la zone principale. Vous pouvez filtrer davantage les résultats de recherche en spécifier une date de début et de fin ou en spécifier une équipe ou un canal spécifique.

Recherche de personnes dans votre locataire Microsoft 365

Vous pouvez rechercher vos collègues à partir de l’interface Équipes :

Vous pouvez entamer une conversation avec votre collègue à l’aide de la boîte de commande des équipes. Il suffit de taper /chat suivi du nom de la personne:

Recherche de fichiers au sein des équipes et autres emplacements Microsoft 365

La fonctionnalité de recherche /fichiers recherche des fichiers sur Microsoft 365, y compris OneDrive et SharePoint. Il suffit de taper / fichiers révèle tous vos fichiers récents. La liste est filtrée lorsque vous tapez le nom de fichier :

Voir aussi

  • L’initiation des conversations via la recette messages dans ce chapitre
  • La planification d’une recette de réunion dans ce chapitre
  • La recette Partager des fichiers dans ce chapitre

Ajout d’un connecteur

Une des fonctionnalités très efficaces des équipes est la possibilité d’ajouter des connecteurs à d’autres applications à l’intérieur d’un canal. Les connecteurs permettent aux équipes de communiquer avec une application externe. Ainsi, vous pouvez faire des choses telles que gérer votre projet GitHub au sein des équipes ou suivre les progrès de votre équipe au sein de Trello.

Trello est une gestion de tâches populaire basée sur le Web de style Kanban

C’est différent de l’ajout d’un onglet à un canal Équipes. L’ajout d’un onglet rendrait simplement l’application dans l’interface Équipes, mais il ne serait pas réellement parler aux équipes spécifiquement. Toutefois, l’ajout d’un connecteur vous permet d’envoyer ou de pousser des informations d’une application à l’autre.

La section suivante fournit des étapes pour intégrer d’autres applications avec les équipes.

Prépare

Vous devez être propriétaire d’une équipe afin d’ajouter un connecteur.

Comment le faire…

Pour ajouter un connecteur externe :

1.Sélectionnez une équipe à l’aide de la barre de navigation sur la gauche.

2.Select le canal que vous souhaitez ajouter le connecteur à.

3.Click sur le … symbole, comme indiqué, sélectionnez Connecteurs :

L’écran suivant affichera toutes les applications disponibles qui peuvent être connectées aux équipes. Vous pouvez utiliser les filtres sur la gauche pour affiner la liste :

4.Click Ajouter et suivre les instructions spécifiques à l’application.

Comment ça marche…

Selon l’application que vous ajoutez, vous pouvez voir des écrans ultérieurs qui vous emmènent à travers un processus de configuration. Par exemple, si vous ajoutez un connecteur à GitHub, il vous demandera de vous connecter avec vos informations d’identification GitHub, puis il tirera vos informations GitHub à travers:

Donc, maintenant, nous n’avons pas besoin d’avoir accès à GitHub pour suivre les progrès. Nous pouvons suivre les progrès à partir d’une zone de conversation de canal des équipes :

Il y a plus…

Vous pouvez utiliser des connecteurs pour créer des cartes actionnables dans Teams, ce qui vous permet d’effectuer des actions dans l’application externe sans avoir à quitter l’interface Équipes. Vous pouvez lire sur les cartes actionnables ici https:// m365book.page.link/adaptive-cards.

Voir aussi

  • La recette Créer des canaux et des onglets dans ce chapitre

Yammer – Le réseau social d’entreprise

Yammer est une plateforme de réseautage social qui garde la communication d’entreprise à l’esprit. Yammer offre un espace commun où les employés peuvent interagir. Depuis son acquisition par Microsoft en 2012, Yammer a été utilisé par près de 80% des sociétés fortune 500.

Yammer apporte les réseaux sociaux sur le lieu de travail. C’est une bonne chose ? C’est certain. Il fournit une plate-forme où les gens peuvent obtenir de l’aide pour résoudre des problèmes par l’intermédiaire d’autres membres de l’organisation qu’ils n’ont peut-être même pas encore rencontrés. Yammer vous permet ainsi d’obtenir des réponses de personnes inattendues.

Les principales utilisations de Yammer sont de recueillir des idées, résoudre des problèmes, partager des connaissances, et recueillir des commentaires. En outre, Yammer fait du bureau un endroit amusant. Il permet aux gens de créer leurs propres groupes d’intérêt autour de sujets, d’intérêts ou de domaines de pratique partagés.

Dans ce chapitre, nous en apprendrons davantage sur les éléments suivants :

  • Rejoindre un réseau Yammer
  • Création d’un groupe Yammer
  • Rejoindre un groupe Yammer
  • Utilisation du flux d’activité
  • Suivre les gens et les sujets
  • Affichage de messages
  • Marquage des collègues
  • Inviter des membres externes à votre réseau

Rejoindre un réseau Yammer

Les options de connecteur Microsoft 365 pour Yammer vous permettent d’accéder à Yammer avec votre identité Microsoft 365. Cela signifie que lorsque vous visitez www.yammer.com ou lorsque vous choisissez Yammer parmi la gaufre Microsoft 365, vous serez connecté directement à Yammer (avec vos informations d’identification Microsoft 365). Pour rejoindre un réseau Yammer, utilisez les instructions suivantes.

Prépare

Chaque utilisateur de Microsoft 365 peut accéder au réseau Yammer de l’organisation et rejoindre des groupes de son choix. Les utilisateurs externes à l’entreprise ne peuvent adhérer que s’ils reçoivent une invitation. Toutefois, ils ne peuvent voir que le groupe externe à qui ils ont été ajoutés.

Comment le faire…

Pour rejoindre le réseau Yammer, suivez les étapes suivantes :

1. Allez à www.yammer.com:

2.To vous joindre à l’aide du compte de votre organisation, cliquez sur Connectez-vous et fournissez votre adresse e-mail :

3.If votre organisation a un locataire Microsoft 365, vous serez pris à la page de votre organisation de connect-in.

4.Enter vos informations d’identification Microsoft 365.

Tu es là !

Comment ça marche…

Lorsque vous vous connectez à Yammer, voici à quoi ressemble votre page d’accueil :

1.In centre, nous avons un flux de découverte et des conversations. C’est là que vous créez et consommez du contenu. Le contenu ici est recueilli auprès des différents groupes que vous avez rejoints ou des personnes que vous suivez.

2.Tous les groupes sur qui vous vous êtes abonné apparaîtront dans le volet gauche.

Tout le monde dans l’organisation est ajouté au groupe All Company par défaut. Ils peuvent se joindre à d’autres groupes publics en fonction de leurs intérêts.

3.You peut rechercher des groupes, des poteaux, et des personnes utilisant l’option de recherche de Yammer dans le volet gauche.

4.At le coin supérieur gauche, vous pouvez voir les icônes maison, boîte de réception et notifications.

Boîte de réception

La boîte de réception est pour les messages ciblés qui ont été affichés dans votre équipe ou un message que vous avez décidé de suivre, comme indiqué ici:

Les notifications affichent simplement l’activité autour de votre groupe ou de la poste (tels que les nouveaux membres, aime, et ainsi de suite):

Sous la zone de recherche, vous pouvez voir une liste des groupes dont vous faites partie. Vous pouvez trouver plus de groupes dans votre organisation en utilisant le lien Découvrez plus de groupes (numéro 5 dans la capture d’écran précédente de la page d’accueil yammer).

Si vous publiez un message, il est affiché par défaut dans le groupe All Company. Donc, si vous souhaitez poster un message à un groupe spécifique, sélectionnez d’abord le groupe, puis publiez votre message.

Il y a plus…

Avant d’être intégré à Microsoft 365, Yammer permettait aux utilisateurs de s’inscrire à l’aide de l’adresse e-mail de leur organisation et d’un mot de passe de leur choix (différent de leur mot de passe Microsoft 365). Cette référence a été appelé une « identité Yammer.

Si l’utilisateur fait appliquer l’identité Microsoft 365, il peut se connecter à Yammer à l’aide de ses informations d’identification Microsoft 365.

Si l’utilisateur n’a pas l’identité Microsoft 365 appliquée, mais utilise son adresse e-mail liée Microsoft 365 pour s’inscrire à Yammer, il est autorisé à se connecter avec ses informations d’identification Microsoft 365.

Si l’utilisateur n’a pas l’identité Microsoft 365 appliquée et que l’e-mail à utiliser pour s’inscrire à Yammer n’a pas de compte Microsoft 365 associé, il est autorisé à se connecter en utilisant son identité Yammer.

Voir aussi

  • La recette Join a Yammer group dans ce chapitre
  • Les membres externes invitants à votre recette réseau dans ce chapitre

Création d’un groupe Yammer

Les groupes de Yammer vous facilitent le partage d’idées avec d’autres personnes au sein ou à l’extérieur de votre organisation. Il est recommandé d’utiliser l’option Découvrir plus de groupes pour rechercher un groupe existant avant d’en créer un. Si un groupe existe déjà et est également « public », vous pouvez rejoindre le groupe. Si un groupe n’existe pas, procédez à la création d’un groupe vous-même. Lorsque vous créez un groupe, vous êtes automatiquement fait propriétaire du groupe.

Prépare

N’importe qui peut créer un groupe Yammer. Lorsque vous créez un groupe, vous devenez automatiquement propriétaire de ce groupe.

Comment le faire…

Pour créer un groupe Yammer, faites ce qui suit :

1.Go à www.Office.com et sélectionnez Yammer.

2.From le volet gauche, sélectionnez Créer un groupe.

3.Choisissez entre les deux types de groupe :

4.Fournir un nom de groupe, ajouter des membres et spécifier les paramètres de confidentialité, publics ou privés.

5.Click Créer groupe.

Comment ça marche…

Les groupes Yammer peuvent être créés soit pour collaborer, soit pour socialiser avec du personnel interne, des fournisseurs externes ou des partenaires. Dans certaines organisations, les administrateurs peuvent désactiver la possibilité de créer des groupes externes.

Lors de la création d’un groupe, vous pouvez spécifier sa confidentialité.

Accès public : Cette option permet à toute personne au sein de l’organisation de publier des messages, des photos, des vidéos et d’autres contenus au sein du groupe.

Accès privé : Cette option ne permet qu’aux membres du groupe de publier des messages et d’autres contenus au groupe. En outre, vous pouvez décocher la case qui indique liste dans l’annuaire de notre réseau et les résultats de recherche. Si vous décochez cette case, les utilisateurs de votre organisation ne peuvent pas trouver le groupe lorsqu’ils la recherchent par nom de groupe.

Voir aussi

  • La recette Joining a Yammer network dans ce chapitre
  • Les membres externes invitants à votre recette réseau dans ce chapitre

Rejoindre un groupe Yammer

L’idée derrière Yammer est que vous pouvez vous abonner à des sujets qui vous intéressent. Vous pouvez le faire en vous joignant à des groupes de votre choix. Bien que vous puissiez voir les messages affichés dans tous les groupes, vous n’êtes informé que des messages postés dans les groupes que vous avez rejoints. Les étapes suivantes vous expliqueront comment vous pouvez vous joindre à un groupe au sein de votre organisation.

Prépare

Par défaut, vous pouvez rejoindre n’importe quel groupe au sein de votre organisation. Toutefois, certains groupes peuvent être « privés », ce qui limite l’adhésion à un ensemble sélectionné de personnes.

Pour rejoindre ces groupes, vous devez envoyer une demande à l’administrateur.

Comment le faire…

Pour rejoindre un groupe Yammer, faites ce qui suit :

1.Connectez-vous à la page d’accueil de Yammer.

2.Utilisez la barre de recherche pour rechercher un groupe ou cliquez sur Découvrez plus de groupes :

3.Yammer proposera certains groupes qui pourraient vous intéresser en fonction de vos connexions et d’autres groupes que vous pourriez avoir rejoints. Vous pouvez également choisir de regarder tous les groupes de votre organisation :

4.To rejoindre un groupe spécifique, cliquez sur Inscrivez-vous.

Comment ça marche…

Lorsque vous rejoignez un groupe, vous commencez à voir les publications des membres de ce groupe sur votre page d’accueil Yammer.

Yammer est étroitement lié à Outlook, de sorte que vous continuerez à recevoir des notifications lorsqu’il y a une activité au sein de votre groupe. Parfois, votre boîte de réception Outlook peut être trop occupée si vous avez rejoint plusieurs groupes. Vous pouvez, dans ce cas, personnaliser vos préférences pour réduire l’encombrement des e-mails. Vous pouvez mettre à jour vos préférences en cliquant sur l’icône de l’engrenage dans le volet latéral gauche et choisir modifier les paramètres :

Cliquez sur l’onglet NOTIFICATIONS. Vous pouvez personnaliser vos paramètres en spécifiez ce que vous souhaitez recevoir des notifications pour :

Voir aussi

La recette Joining a Yammer network dans ce chapitre

Les membres externes invitants à votre recette réseau dans ce chapitre

Utilisation du flux d’activité

Le flux d’activité est la section où tous les messages qui sont pertinents pour vous apparaîtront. Cela inclut les messages de vos collègues, toutes les annonces et le contenu qui est à la mode. Votre flux d’activité est adapté à vous en fonction des groupes et des personnes que vous suivez, ainsi que des messages qui vous intéressent. La section suivante décrit comment vous pouvez utiliser le flux d’activité.

Prépare

Tous les utilisateurs de Microsoft 365 qui ont rejoint le réseau Yammer peuvent accéder à la page d’accueil yammer.

Comment le faire…

Pour accéder au flux d’activités, faites ce qui suit :

1.Go à www.office.com et cliquez sur Yammer:

2.Click sur l’icône gaufre et sélectionnez Yammer:

le flux d’activité 3.The apparaît au centre de la page. Comme le montre la capture d’écran suivante, il est composé de ce qui suit:

  • DÉCOUVERTE : Cet onglet affiche les conversations les plus récentes et non lus concernant les groupes avec qui vous êtes connecté, les personnes avec qui vous travaillez en étroite collaboration et le contenu tendance dans toute votre entreprise.
  • TOUS : Cet onglet affiche toutes les activités qui se déroulent dans les groupes, y compris celles à qui vous n’avez pas souscrit.
  • SUIVANT: Cet onglet affiche le contenu que vous avez exprimé un intérêt pour, les messages des personnes que vous suivez, et les messages que vous avez montré de l’intérêt en aimant ou en commentant:

Comment ça marche…

Le flux de découverte de Yammer utilise l’IA pour organiser le contenu uniquement pour vous. Il devient toujours plus intelligent avec le temps et apprend de vos choix. Par exemple, si vous suivez un utilisateur particulier, Alice, Yammer peut parfois vous montrer un message des collègues d’Alice ou de son gestionnaire. Il surveille ensuite votre réaction pour savoir si ces messages sont d’une quelconque valeur pour vous. Si vous aimez ces messages ou de commenter sur eux, il va commencer à vous montrer d’autres messages de ces utilisateurs à l’avenir. Non seulement cela, vous remarquerez également que le flux de découverte change au cours de la journée, même si vous n’avez pris aucune mesure. C’est parce que l’algorithme de Yammer arrange le flux par ordre d’importance et de pertinence à cette heure de la journée.

Voir aussi

  • Les personnes suivantes et la recette des sujets dans ce chapitre
  • La recette Poster des messages dans ce chapitre
  • La recette des collègues de marquage dans ce chapitre

Suivre les gens et les sujets

Yammer affiche généralement les publications des groupes sur qui vous vous êtes abonné. Toutefois, vous pouvez suivre des personnes ou des sujets spécifiques au lieu de rejoindre un groupe. Par exemple, vous pourriez être intéressé par ce que Kim, le directeur du marketing, a à dire; cependant, vous pourriez ne pas vouloir rejoindre le groupe de Kim « Marketing » parce qu’il y aura des messages que l’équipe de marketing publie qui ne sont d’aucun intérêt pour vous. Lorsque vous suivez quelqu’un sur Yammer, les messages qu’il publie s’affichent dans votre flux sur votre page d’accueil sous FOLLOWING.

Vous pouvez également suivre des sujets spécifiques. Des sujets sont créés à Yammer avec des hashtags, tels que #hrupdate. Dans la section suivante, nous vous expliquerons comment vous pouvez suivre les gens et les sujets.

Prépare

Vous pouvez suivre n’importe qui au sein de votre entreprise et vous pouvez suivre n’importe quel sujet qui a été marqué hash.

Comment le faire…

Pour suivre une personne, faites ce qui suit :

1.Hover votre curseur au-dessus du nom de la personne et cliquez + Suivez :

2.Si la personne n’apparaît pas dans votre flux d’activité, vous pouvez rechercher la personne (voir 1 dans la capture d’écran suivante) et répéter l’étape précédente :

3.To suivre un sujet, rechercher le sujet ou cliquer sur le hashtag à partir d’un message, puis cliquez + Suivez (voir 2 dans la capture d’écran précédente):

Comment ça marche…

En suivant une personne ou un sujet, vous demandez à être informé de toute activité à laquelle elle a été associée. C’est un bon moyen de vous abonner à un sujet ou à des personnes spécifiques au sein de l’entreprise qui vous intéressent sans rejoindre plusieurs groupes. Les entreprises peuvent utiliser des hashtags pour créer des sujets spécifiques, tels que #shareprice ou #employeeofthemonth, afin de tenir le personnel informé de ce qui se passe.

Voir aussi

  • L’utilisation de la recette d’alimentation d’activité dans ce chapitre
  • La recette Poster des messages dans ce chapitre
  • La recette des collègues de marquage dans ce chapitre

Affichage de messages

Yammer vous donne l’occasion de partager vos idées et opinions avec le reste de l’entreprise. Yammer vous permet de poster des messages, des images et des annonces et d’exécuter des sondages. Si vous le souhaitez, vous pouvez associer votre message à un sujet. Vous en apprendrez davantage sur l’affichage de messages dans la section suivante.

Prépare

N’importe qui dans l’entreprise peut poster un message. Ils peuvent envoyer des messages à All Company ou à n’importe quel groupe accessible au public.

Comment le faire…

Pour poster un message, faites ce qui suit :

1.Go à la page d’accueil yammer.

2.Choisissez le groupe sur qui vous souhaitez poster le message.

Si vous publiez un message sans sélectionner un groupe de la barre de navigation, il est affiché dans le groupe All Company par défaut.

3.Tapez votre message dans la boîte texte fournie sur la page d’accueil :

4.You peut également télécharger une image ou exécuter un sondage et la poster dans un groupe :

Comment ça marche…

Le message affiché apparaît sur la page d’accueil du groupe sur qui il a été posté. La section dans le panneau latéral gauche de la page d’accueil affiche le nombre total de messages non lus dans le groupe. C’est ainsi que les abonnés du groupe savent que de nouveaux messages sont disponibles à lire :

Une annonce est un type spécial de message que seuls les administrateurs du groupe peuvent publier. Il a les mêmes fonctionnalités que les messages, mais les annonces envoient également une notification par e-mail à tous les membres du groupe. Ils apparaissent également en haut de l’alimentation du groupe. Les annonces sont destinées à être utilisées pour transmettre un message important ou un développement clé.

Vous pouvez partager une publication existante avec d’autres groupes en utilisant l’option Partager. Cela vous permet de conserver les commentaires qui ont été postés sous la conversation originale (montré dans la capture d’écran suivante):

Les membres peuvent choisir de répondre aux messages du portail Yammer en répondant simplement à la notification Yammer dans leur boîte aux lettres.

Vous pouvez également poster un message dans Yammer en répondant simplement à l’e-mail de notification. Lorsque vous répondez à l’e-mail, il est affiché dans le même fil de conversation.

Voir aussi

  • L’utilisation de la recette d’alimentation d’activité dans ce chapitre
  • Les personnes suivantes et la recette des sujets dans ce chapitre
  • La recette des collègues de marquage dans ce chapitre

Marquage des collègues

Marquer vos collègues est un bon moyen d’attirer leur attention. Lorsque vous identifiez un collègue, il reçoit une notification par e-mail et une notification dans Yammer.

Dans la section suivante, j’expliquerai comment vous pouvez étiqueter vos collègues pour rester connectés.

Comment le faire…

Pour étiqueter quelqu’un, faites ce qui suit :

1.Go à la page d’accueil yammer.

2.Composez un message et mentionnez la personne que vous voulez marquer en tapant @ suivi de leur nom :

3.You peut également mentionner un individu ou un groupe entier dans la zone mise en évidence dans la capture d’écran suivante :

Comment ça marche…

Le marquage d’une personne informe cette personne par courriel. Si vous identifiez un groupe entier, tout le monde dans le groupe reçoit un e-mail. Vous pouvez inviter des personnes extérieures au groupe sur qui vous publiez le message. Cette fonctionnalité est vraiment utile si vous avez besoin d’amener un expert dans une conversation existante.

Voir aussi

  • L’utilisation de la recette d’alimentation d’activité dans ce chapitre
  • Les personnes suivantes et la recette des sujets dans ce chapitre
  • La recette Poster des messages dans ce chapitre

Inviter des membres externes à votre réseau

Yammer vous permet d’inviter des personnes extérieures à une conversation; ainsi, vous pouvez obtenir la rétroaction des experts en dehors de l’organisation aussi bien. Cette fonctionnalité est pratique pour inviter les clients, les fournisseurs et les fournisseurs à une conversation. Par mesure de sécurité, Yammer fait prendre conscience à tous les membres du groupe qu’un membre externe a été ajouté à la conversation. La section suivante explique comment vous pouvez inviter des personnes extérieures à votre organisation à votre réseau Yammer.

Prépare

Vous pouvez inviter n’importe qui (avec une adresse e-mail valide) à une conversation.

Comment le faire…

Pour inviter quelqu’un, faites ce qui suit :

1.Go à la page d’accueil yammer.

2.Composez un message et fournissez l’adresse e-mail de la personne de l’extérieur de votre organisation que vous souhaitez ajouter :

Comment ça marche…

Lorsqu’un membre externe est invité à une conversation, il peut participer et afficher tous les messages dans le thread. Si le thread est trop long, d’autres membres du groupe pourraient ne pas se rendre compte que quelqu’un en dehors de l’entreprise suit leur conversation. Afin de contourner le problème, Yammer ajoute un symbole globe, ainsi qu’une note sur toutes les réponses futures en faisant clairement comprendre que la réponse sera visible pour les personnes en dehors du réseau:

Le membre externe reçoit un courriel les informant qu’ils ont été mentionnés dans un message de Yammer :

S’ils ont un compte Yammer, ils recevront également une notification sur leur page d’accueil Yammer :

Ils peuvent répondre au message en répondant simplement à l’e-mail Yammer ou en répondant via le portail Yammer.

Voir aussi

  • La recette Joining a Yammer network dans ce chapitre
  • La recette Join a Yammer group dans ce chapitre

Power Automate (Flux Microsoft)

Power Automate (anciennement Microsoft Flow) a été lancé en tant que moteur de flux de travail léger de Microsoft pour les utilisateurs finaux, les développeurs et les professionnels de l’informatique. Il vous permet de créer des workflows automatisés personnels en utilisant une large gamme de services, sans avoir à apprendre de code. Il existe des centaines de modèles disponibles pour créer des flux qui parlent à Dropbox, Twitter, Yammer, Facebook, Dynamics, et d’autres services. Cela rend les flux de construction plus rapides et plus faciles. Plus de 300 services sont disponibles à ce jour. Certains sont montrés dans les éléments suivants :

Power Automate fournit une interface utilisateur riche qui vous permet de construire une carte de processus et de configurer vos actions.

Chaque flux commence par une gâchette. Un déclencheur est un événement qui lancera le flux (ou le flux de travail). Voici quelques exemples de déclencheurs :

  • Quand un e-mail arrive dans ma boîte aux lettres
  • Lorsqu’un fichier est créé dans mon OneDrive
  • Lorsqu’un nouvel élément est créé dans une liste SharePoint
  • Quand je tweete avec un hashtag

Une fois qu’un flux est déclenché, il peut passer par une série d’étapes qui sont disposées l’une après l’autre. Power Automate vous permet également de créer des branches parallèles et d’ajouter une logique conditionnelle, comme le montre la capture d’écran suivante :

Power Automate est disponible en deux plans :

  • Par utilisateur et par mois
  • Flux par mois

Vous pouvez vérifier le prix de ces plans à https://m365book.page.link/flow-pricing.

Dans ce chapitre, nous en apprendrons davantage sur les éléments suivants :

  • Création d’un flux à l’aide d’un modèle
  • Modification d’un flux
  • Importation d’un flux
  • Exportation d’un flux
  • Ajout de propriétaires
  • Tester votre flux
  • Création d’une solution
  • Création d’un flux dans une bibliothèque SharePoint

Création d’un flux à l’aide d’un modèle

Si vous avez une idée dans votre tête, quelqu’un l’avait probablement avant vous. Ainsi, avant de construire un nouveau flux à partir de zéro, vous pouvez rechercher un modèle existant. Cela vous fera gagner beaucoup de temps puisque le modèle viendra avec des actions et un flux de processus qui peuvent ensuite être modifiés ou étendus. Il servira également de guide de démarrage rapide et d’outil d’apprentissage. Tout comme vous pouvez utiliser les flux créés par d’autres, vous pouvez soumettre vos propres flux au magasin Flow. Votre flux apparaîtra sur la page de la galerie s’il passe avec succès par le processus d’approbation.

Prépare

Vous pouvez vous inscrire à un compte Power Automate gratuit à https://flow.microsoft.com. Il a un plan gratuit ainsi que des plans d’affaires. Power Automate est livré avec la plupart des plans de licence Microsoft 365. Consultez le guide des licences Microsoft pour plus de détails.

Vous pouvez le télécharger à partir de https://m365book.page.link/flow-licensing.

Le plan gratuit vous permet d’exécuter un nombre limité de flux jusqu’à son expiration.

Comment le faire…

1.Connectez-vous à https://office.com en utilisant votre compte Microsoft 365.

2.Click sur Power Automate à partir de la liste des applications

3.On le défilement de page de destination Power Automate à la fin de la page pour accéder aux modèles de démarrage. Si vous ne pouvez pas voir ce que vous cherchez, cliquez sur Voir plus de modèles et utilisez la barre de recherche pour trouver plus de modèles :

4.Select un modèle qui ressemble le plus à ce que vous cherchez. Nous choisirons le premier de la liste précédente.

5.The prochain travail est de fournir des informations d’identification pour tous ces connecteurs, comme indiqué dans la capture d’écran suivante :

6.You sera alors pris à l’écran de concepteur d’automate de puissance, comme montré dans la capture d’écran suivante :

7.You peut personnaliser le flux selon vos besoins à ce stade et cliquer sur Enregistrer dans le coin extrême droite une fois que vous avez terminé:

8.Click sur le champ de nom en haut à gauche pour changer le nom du flux :

Comment ça marche…

Afin de comprendre les bases d’un flux, vous devez comprendre les concepts suivants.

Composants d’un flux

Déclencheur : Chaque flux commence par une gâchette. Un déclencheur est une condition qui initie le flux. Dans l’exemple précédent, la création d’un élément de liste dans SharePoint a servi de déclencheur, ce qui signifie que le flux s’exécute chaque fois qu’un nouvel élément est créé.

Vous pouvez créer trois principaux types de déclencheurs :

  • Automatisé : Flux déclenché automatiquement par un événement, comme la création d’un nouvel élément dans SharePoint ou la réception d’un e-mail dans votre boîte de réception.
  • Instant: Un flux déclenché manuellement par un bouton.
  • Prévu : Un flux qui s’exécute une fois ou comme une action récurrente à un moment précis.

Les déclencheurs ont un paramètre appelé conditions de déclenchement, qui vous permet de spécifier une ou plusieurs expressions qui doivent être vraies pour que la gâchette s’déclenche , par exemple, si vous avez un déclencheur sur un événement de mise à jour d’élément, alors le flux s’exécute chaque fois que l’élément est mis à jour. Mais si vous souhaitez affiner l’état de déclenchement de sorte que le flux ne soit déclenché que lorsqu’une colonne particulière (disons statut) dans la liste a une valeur spécifique (par exemple, en cours), alors vous pouvez y parvenir en ajoutant une condition de déclenchement :

Action : Un déclencheur est suivi d’une ou plusieurs actions. Une action peut être une requête, créer, mettre à jour, insérer ou supprimer l’opération. Voici quelques exemples d’actions :

  • Création d’un nouvel élément de liste.
  • Déplacement d’un fichier de OneDrive.
  • Envoi d’une notification par e-mail.

Connexions : Les connexions vous permettent d’interagir avec les données d’autres systèmes. Pour établir une connexion, vous devez spécifier les informations d’identification pour vous connecter à l’application à qui vous vous connectez.

Page d’atterrissage de flux

Cette section explique comment le concepteur de flux est structuré. Sur votre gauche, vous avez les liens suivants:

  • Accueil : La page d’accueil affiche les modèles de flux présentés que vous pouvez utiliser groupés par catégorie. Vous pouvez même rechercher des flux par cas d’utilisation :

  • Éléments d’action : Toutes vos tâches d’approbation (dans tous les flux) vont apparaître sous la section Approbations. Vous pouvez les approuver ou les rejeter en fournissant des commentaires. Toutes vos actions d’approbation passées peuvent être vues sous le lien Histoire :

  • Mes flux : Les flux que vous construisez apparaissent sous le lien Mes flux. Si vous partagez ces flux avec un collègue, les flux se déplacent sous le lien flux des équipes. La bannière sur cette page vous permet également de créer un nouveau flux ou d’importer un flux existant :

  • Flux de processus d’affaires : Il y a des flux qui sont construits à l’aide du Service commun de données (CDS). Vous pouvez considérer le CDS comme une option de stockage pour vos données d’entreprise. CdS stocke les données au sein des entités, contrairement aux bases de données, qui stockent les données dans les tableaux. CDS gère les données ainsi que le schéma de l’entité, de sorte que vous pouvez vous concentrer uniquement sur le processus d’affaires (que vous pouvez construire à l’aide de Power Automate).
  • Flux d’interface utilisateur : ceux-ci vous permettent d’enregistrer et de lire les actions de l’interface utilisateur (clics, entrée clavier, et ainsi de suite) pour les applications qui n’ont pas d’API disponibles. Les flux d’interface utilisateur ont une fonction d’enregistrement qui vous permet d’effectuer vos actions manuelles et de les enregistrer dans le cadre du flux.
  • Modèles: Comme son nom l’indique, cette page affiche une liste de modèles de flux à choisir.
  • Connecteurs : Les connecteurs de Power Automate vous permettent d’accéder aux fonctionnalités d’autres services Microsoft 365 (SharePoint, OneDrive for Business) ou de services tiers (Dropbox, MailChimp, et ainsi de suite). Une liste des connecteurs disponibles peut être vue à https://m365book.page.link/flow-connectors.
  • Données : Le lien de données donne accès aux entités cds telles que décrites précédemment. Il vous permet également de tirer des données de votre environnement sur place à travers des passerelles.
  • Ai Builder: Le constructeur d’IA vous permet de tirer parti des fonctionnalités d’intelligence artificielle de Microsoft, telles que la reconnaissance de texte, la prédiction des résultats, et ainsi de suite, pour construire des modèles d’IA.
  • Solutions : L’hébergement des flux dans une solution facilite leur déplacement et tous leurs composants d’un environnement à l’autre. Vous pouvez ajouter plusieurs flux dans une seule solution.

Exécuter l’historique

Un historique d’exécution vous indique chaque instance que le flux est exécuté, ou vous pouvez également dire chaque fois que l’état de déclenchement est atteint :

Si vous cliquez sur une exécution spécifique, le flux augmente et affiche les actions qui ont été exécutées, ainsi que le temps qu’il a fallu pour exécuter chaque action :

Propriétés de débit

Vous pouvez mettre à jour les propriétés de débit du côté supérieur droit de l’écran d’atterrissage. Les propriétés de flux vous permettent de modifier les propriétés d’un flux, comme le montre la capture d’écran suivante :

  • Modifier: Vous permet d’ouvrir le flux en mode designer.
  • Le basculement à côté de … Plus vous permet d’activer ou de désactiver un flux.
  • … Plus: Ouvre un menu drop-down contenant les éléments suivants:
    • Partager: Ajouter d’autres propriétaires au flux.
    • Envoyer une copie: Vous permet de partager une copie de ce flux avec d’autres afin qu’ils puissent construire leur propre version du flux.
    • Enregistrer comme: Vous permet de créer une copie du flux.
    • Soumettez comme modèle : Vous permet de soumettre votre flux à la galerie.
    • Exportation: Vous permet d’enregistrer le flux comme un paquet. Il peut ensuite être importé à un autre locataire.
    • Analyse : Vous permet de voir les mesures liées au flux.
    • Supprimer : Supprime votre flux.

Il y a plus

Lorsque vous construisez un flux, vous êtes ajouté en tant que propriétaire automatiquement. Le flux s’exécute alors dans le contexte de votre compte utilisateur. Ce n’est pas une mauvaise pratique. Mais vous devez faire les considérations suivantes:

  • Si vous avez utilisé envoyer des actions de messagerie dans votre flux, les destinataires recevront des e-mails de l’utilisateur qui a publié le flux.
  • Si votre flux met à jour les éléments de liste SharePoint, le champ Modifié Par affichera le nom du propriétaire du flux.
  • Vos flux cesseront de s’exécuter si le compte de l’utilisateur est supprimé ou désactivé.
  • Le flux ne sera en mesure d’effectuer des tâches que l’utilisateur est autorisé pour.

Les comptes d’utilisateurs peuvent être utilisés pour des scénarios simples, mais doivent être évités pour des processus d’affaires complexes. Vous devez utiliser un compte de service dans de tels cas. Un compte de service n’est qu’un compte Microsoft 365 régulier qui n’est pas associé à un membre du personnel. Toutefois, vous devez garder à l’esprit les points suivants lors de l’utilisation d’un compte de service :

  • Vous devez attribuer une licence Flow au compte de service.
  • Le compte de service doit avoir l’accès le plus limité dont il a besoin pour effectuer son travail.
  • Ils ne devraient pas être ajoutés dans des groupes privilégiés ou d’autres groupes de sécurité.
  • Définissez le mot de passe pour ne jamais expirer. Si le mot de passe expire, votre processus d’affaires sera erroné.
  • Ne définissez pas l’authentification multifaction sur les comptes de service.

Voir aussi

  • L’édition d’une recette de flux dans ce chapitre
  • La recette Testez votre flux dans ce chapitre

Modification d’un flux

Vous pouvez mettre à jour les flux que vous avez créés. Ces flux apparaissent sous l’onglet Mes flux dans l’écran d’atterrissage du flux. D’autres flux qui ont été partagés avec vous peuvent être vus dans la zone flux d’équipe.

Prépare

Vous devez être propriétaire d’un flux afin de le modifier.

Comment le faire…

1.Connectez-vous https:// office.co m en utilisant votre compte Microsoft 365.

2.Click sur le flux. Cela vous emmène à la page de destination.

3.Choisissez le flux que vous souhaitez modifier ou cliquez sur Modifier :

4.Modifier le flux en cliquant sur le lien Modifier dans le coin supérieur droit.

5.Apporter des modifications au flux et cliquez sur Enregistrer.

Comment ça marche…

Une nouvelle version du flux est créée chaque fois que vous modifiez. Actuellement, il n’y a aucun moyen de revenir à une ancienne version. Si vous souhaitez enregistrer plusieurs versions du flux, alors vous pouvez le faire en exportant le flux avant d’apporter une modification et d’enregistrer le paquet dans un système de contrôle de version, comme VSTS ou GitHub.

Voir aussi

  • La création d’un flux à l’aide d’une recette de modèle dans ce chapitre
  • La recette Testez votre flux dans ce chapitre
  • La création d’un flux sur une recette de bibliothèque SharePoint dans ce chapitre

Exportation d’un flux

L’exportation et l’importation d’un flux permettent la réutilisation du paquet et son déploiement d’un environnement à un autre environnement. Un flux peut être enregistré comme un modèle, avec les dépendances utilisées par le flux et toutes les métadonnées associées, de sorte qu’il peut être reproduit dans un autre locataire de Microsoft 365. Cette fonctionnalité est utile en l’absence d’un mécanisme de contrôle de version dans un flux.

Les flux peuvent également être déplacés d’un environnement à l’autre, en utilisant des solutions, mais nous discuterons des solutions plus tard dans ce chapitre.

Si vous souhaitez migrer un seul flux, les options Import/Export sont des fonctionnalités utiles à utiliser.

Prépare

Vous devez être propriétaire d’un flux afin d’enregistrer un flux en tant que modèle.

Comment le faire…

1.Connectez-vous à https://office.com utiliser votre compte Microsoft 365.

2.Choose le flux que vous voulez exporter.

3.Go à l’exportation | Paquet (.zip) sous le lien Plus dans le coin supérieur droit, comme le montre la capture d’écran suivante:

4.Give le paquet un nom et cliquez sur paquet d’exportation :

Le flux sera téléchargé sous forme de fichier ZIP dans le dossier de téléchargement par défaut de votre navigateur.

Comment ça marche…

Le fichier de flux exporté peut être enregistré en deux formats : .zip et .json. Une version zippée est peut-être le moyen le plus utilisé et convivial d’exporter les flux. Un fichier JSON est la version codée de la logique de flux et est utile lors de la migration de la logique de flux dans une plate-forme distincte, telle que Logic Apps.

JSON (a court pour JavaScript Object Notation). C’est juste un autre format (tout comme XML) qui est universellement accepté pour représenter les données.

Voir aussi

  • L’importation d’une recette de flux dans ce chapitre
  • La création d’un flux sur une recette de bibliothèque SharePoint dans ce chapitre

Importation d’un flux

Un paquet de flux contient la logique du flux ainsi que des informations sur les connecteurs. Il peut donc être importé dans un nouvel environnement complètement séparé, préservant la logique de flux; toutefois, les informations de connexion doivent être mises à jour en fonction de l’environnement dans qui ils sont importés.

Prépare

Tout le monde au sein d’une organisation peut importer un flux et le publier.

Comment le faire…

Pour importer un flux, suivez les étapes suivantes :

1.Go à la page de destination Power Automate.

2.Click on Import, spécifiez l’emplacement du modèle enregistré et cliquez sur Importation.

3.Spécifiez si vous souhaitez mettre à jour un flux existant en sélectionnant Mise à jour ou créer un nouveau flux :

4.When le flux est importé dans un nouvel environnement, les connexions doivent être reconfigurées en cliquant sur le Select pendant le lien d’importation :

5.This soulève un panneau sur la droite qui vous permet de créer une connexion ou de choisir une connexion existante :

6.You peut enregistrer le flux après que les connexions ont été configurées.

Comment ça marche…

S’il vous plaît assurez-vous que vous n’avez pas un autre flux avec le même nom dans votre environnement lors du choix de mise à jour dans la configuration Importation. Cette opération va écraser votre flux existant, qui ne peut pas être récupéré une fois que cela est fait.

Une des limites du processus d’importation de flux est que vous ne pouvez pas importer une solution dans un environnement dans lequel la solution existe déjà. Vous pouvez utiliser l’enregistrer comme option si vous souhaitez cloner un flux.

Voir aussi

  • La création d’un flux à l’aide d’une recette de modèle dans ce chapitre
  • L’exportation d’une recette de flux dans ce chapitre
  • La création d’un flux sur une recette de bibliothèque SharePoint dans ce chapitre

Ajout de propriétaires

Les propriétaires peuvent modifier et enregistrer les flux existants. Par défaut, le créateur du flux est ajouté en tant que propriétaire.

Bien que vous pourriez créer des flux personnels pour automatiser certains de vos travaux personnels (tels que la surveillance de vos e-mails ou OneDrive), il est toujours conseillé d’avoir plus d’un propriétaire si vous concevez le flux pour atteindre un objectif commun ou un processus d’affaires. Un flux qui a plus d’un propriétaire est appelé un flux d’équipe.

En plus d’éditer le flux, un propriétaire peut également faire ce qui suit:

  • Voir l’historique d’un flux donné.
  • Modifier les propriétés d’un flux.
  • Modifier une action ou une condition.
  • Gérer les propriétaires.
  • Supprimer un flux.

Prépare

Les propriétaires doivent avoir un plan Power Automate pour créer un flux d’équipe (vous pouvez examiner les options à https://flow.microsoft.com/pricing/. Seul un propriétaire du flux peut ajouter d’autres propriétaires.

Comment le faire…

1.Go à la page de destination Power Automate.

2.Go à la section Propriétaires sur le coin inférieur droit de l’écran et cliquez sur Ajouter un propriétaire.

3.You devrait pouvoir ajouter n’importe quelle personne de l’organisation ou du groupe d’utilisateur.

l’écran pop-up 4.A apparaîtra, expliquant les autorisations que le propriétaire aura concernant les connexions à l’intérieur du flux. Cliquez sur OK.

Le nouveau propriétaire est ajouté!

Comment ça marche…

Lorsque vous ajoutez une nouvelle personne en tant que propriétaire du flux, elle reçoit une notification et le flux commence à apparaître sur sa page de destination sous les flux de l’équipe :

En tant que copropriétaire, vous pouvez également ajouter des listes SharePoint à un flux afin que tous ceux qui ont accès à la liste modifient automatiquement l’accès au flux :

Voir aussi

  • La création d’un flux à l’aide d’une recette de modèle dans ce chapitre
  • L’édition d’une recette de flux dans ce chapitre
  • La création d’un flux sur une recette de bibliothèque SharePoint dans ce chapitre

Tester votre flux

Chaque solution qui est construite doit être validée par rapport à un ensemble de cas de test pour s’assurer qu’elle fait ce qu’elle a été créée pour livrer. Power Automate offre une très bonne plate-forme pour tester la logique de flux. Le processus de test exécute en fait la logique d’entreprise, et donc vous ne devriez pas tester les flux sur votre système de production (en direct). L’interface utilisateur flux (comme démontré dans le Comment le faire … section) peut être utilisé pour observer les entrées et les sorties, ainsi que pour enquêter sur les erreurs.

Actuellement, la fonctionnalité ne vous permet de tester que les cinq derniers flux.

Prépare

Seul le propriétaire du flux peut tester les flux, ce qui signifie que vous devrez être ajouté en tant que copropriétaire si vous souhaitez tester le flux.

Comment le faire…

1.Go à la page de destination Power Automate.

2.Sélectionnez le flux que vous souhaitez tester et cliquez sur Modifier.

3.Click sur le coin supérieur droit pour tester le flux :

4.This révélera un panneau sur la droite avec quelques options :

5.Choisissez l’option appropriée de la liste. Cette liste peut sembler différente selon le type de déclencheur choisi. Afin de tester le flux, faire l’un des éléments suivants:

  • Satisfaire manuellement l’état de déclenchement.
  • Utilisez les données des courses précédentes pour effectuer le test.
  • Pour certains déclencheurs, vous pouvez fournir une logique conditionnelle qui répond aux critères , par exemple, pour un déclencheur SQL, vous pouvez passer une requête.

Comment ça marche…

Pour vous assurer que vos flux s’exécutent comme prévu, effectuez la gâchette, puis passez en revue les entrées et les sorties que chaque étape de votre flux génère.

Une fois que le flux s’est exécuté, vous pouvez étudier le flux en regardant la sortie de flux au centre de la page.

Les actions qui réussissent ont un chèque vert, tandis que ceux qui échouent ont une croix rouge:

En cliquant sur l’action (ou le déclencheur) révèle plus d’informations:

Cette vue vous permet d’étudier les valeurs d’entrée et de sortie. En cas d’erreur, les informations d’erreur s’affichent.

Voir aussi

  • La création d’un flux à l’aide d’une recette de modèle dans ce chapitre
  • L’édition d’une recette de flux dans ce chapitre

Création d’une solution

Les solutions fournissent la capacité de gestion du cycle de vie des applications (ALM) pour power apps et power automate. Les solutions vous permettent de regrouper les flux (et applications) liés au sein d’une seule unité déployable et de les migrer d’un environnement à l’autre.

Un environnement est un endroit où stocker, gérer et partager les données d’entreprise, les applications power et les flux de votre organisation. Ils agissent également comme des espaces sécurisés pour séparer les applications qui peuvent avoir des rôles différents, des exigences de sécurité ou des publics cibles.

Voici quelques scénarios où vous pourriez envisager différents environnements :

  • Création d’environnements distincts pour les versions de test et de production de vos applications
  • Isoler les applications et les flux vers des équipes ou des départements spécifiques de votre entreprise
  • Créer des environnements distincts pour différentes branches mondiales de votre entreprise

La création et la gestion d’environnements pour Power Platform dépassent le cadre de ce livre. Vous pouvez en savoir plus sur la création d’environnements pour Power Platform https://m365book.page.link/environments.

Comme vous l’avez peut-être remarqué, lorsque vous construisez des flux sous Mes flux, ils apparaissent tous l’un en dessous de l’autre, et il n’y a aucun moyen de regrouper les flux connexes. Les solutions vous permettent logiquement de regrouper les flux connexes dans un seul conteneur. Ainsi, si votre application a plusieurs flux, vous pouvez les regrouper tous dans un conteneur de solution, ce qui simplifie la navigation et la gestion de ces flux.

Prépare

Vous devez avoir les composants suivants pour créer des solutions :

Service de données commun dans votre environnement Microsoft 365 Un environnement avec version 9.1.0.267 ou plus tard

Comment le faire…

Pour créer une solution, passez par les étapes suivantes :

1.Go à votre page d’accueil Power Automate.

solutions 2.Select à partir du volet gauche. Vous verrez toutes les solutions disponibles dans votre environnement :

3.Click on + Nouvelle solution pour créer une solution.

4.Provide un nom d’affichage, un nom (seulement des lettres, des nombres et des soulignements), un éditeur et un numéro de version, comme indiqué dans la capture d’écran suivante. Cliquez sur Plus d’options pour saisir des informations supplémentaires :

5.Click sur Créer.

6.Now cliquez sur la solution que vous venez de créer. Vous serez pris à une page qui affiche les composants de la solution.

7.Click Nouveau pour ajouter un nouveau composant (qui pourrait être un flux, application de puissance, entité, et ainsi de suite):

Votre solution est prête à être exportée, avec ses composants

Comment ça marche…

Les solutions vous offrent un moyen pratique et efficace de regrouper plusieurs ressources (applications, flux, entités, rapports, et ainsi de suite). Cette méthode permet aux éditeurs de logiciels indépendants (ISV) de déployer leurs solutions sur Microsoft AppSource. La création de solutions vous permet de déployer vos composants dans un autre environnement sans avoir à passer par la douleur d’exporter chaque composant individuel, puis de l’importer.

Vous pouvez exporter une solution en naviguant vers la page Solutions et en sélectionnant l’option Export dans le menu contexte, comme le montre la capture d’écran suivante. Vos composants doivent être publiés avant que la solution puisse être exportée :

En cliquant sur Export lance un assistant qui vous emmène à travers le processus d’exportation. Vous devez spécifier le numéro de version et le type d’exportation pendant le processus :

Une solution gérée ne contient que des composants de solution personnalisables qui ont été personnalisés. Nous vous suggérons d’abord de créer une solution non gérée avant de créer une solution gérée.

Après avoir exporté la solution, vous pouvez la déplacer vers un environnement différent (ou même un locataire distinct) en l’important. L’option Importation est disponible sur la page Solutions :

Le processus d’importation vous emmène à travers une série d’étapes, comme le montre la capture d’écran suivante. Avant d’exécuter la solution, fixez les connexions de flux :

Voir aussi

L’importation d’une recette de flux dans ce chapitre

L’exportation d’une recette de flux dans ce chapitre

Création d’un flux dans une bibliothèque SharePoint

Power Automate est intégré à SharePoint. L’option Power Automate s’affiche par rapport à chaque liste et bibliothèque SharePoint. Cela vous permet de configurer des déclencheurs spécifiques à SharePoint directement à partir de la liste SharePoint ou de la bibliothèque. Vous pouvez utiliser Power Automate pour créer vos événements personnalisés, tels que l’ajout d’un document, les mises à jour des métadonnées, et ainsi de suite. Dans SharePoint, vous pouvez exécuter un flux avec les étendues suivantes :

Sur demande pour un fichier sélectionné

Sur demande pour un élément de liste sélectionné

Pour un dossier spécifique au sein d’une bibliothèque

Prépare

Vous devez avoir une licence SharePoint pour accéder à SharePoint Online. Vous avez également besoin de droits d’édition pour la liste afin d’y ajouter un flux.

Comment le faire…

1.Naviguer vers la liste SharePoint (ou bibliothèque).

2.Select Créez un flux à partir du menu supérieur sous Power Automate :

le panneau 3.A apparaîtra à droite avec tous les modèles SharePoint :

4.Select un modèle et construire un flux comme nous l’avons décrit précédemment.

Comment ça marche…

La sélection d’un modèle vous emmène à la page de concepteur de flux. Le modèle fournit un aperçu de base qui sert de bon point de départ. La logique de création de flux est la même que décrite précédemment.

Voir aussi

  • La création d’un flux à l’aide d’une recette de modèle dans ce chapitre
  • L’édition d’une recette de flux dans ce chapitre

Applications de puissance

Power Apps est un constructeur de formulaires que vous pouvez utiliser pour créer des formulaires en ligne riches et puissants pour votre entreprise. Avec l’aide de Power Apps, vous pouvez créer des applications métier personnalisées qui se connectent aux données de votre entreprise, qu’elles soient stockées sur place ou dans le stockage en nuage. Les applications construites à l’aide de Power Apps fournissent une interface utilisateur riche qui peut fonctionner de manière transparente dans le navigateur ou sur les appareils mobiles (téléphone ou tablette).

Vous pouvez créer des applications power à l’aide du concepteur Power Apps pour le Web. Lorsque vous créez une application Power, vous pouvez choisir entre une mise en page web ou mobile. Avec Power Apps sur mobile, vous pouvez même tirer parti des fonctionnalités de l’appareil mobile telles que le GPS et la caméra dans les applications.

Power Apps est une plate-forme de développement conçue principalement pour les utilisateurs finaux, mais les développeurs peuvent passer au niveau supérieur non seulement pour créer des applications pour les utilisateurs finaux, mais aussi pour la construction de « concepts de conception ».

Power Apps est disponible en deux plans :

  • Applications électriques par application par utilisateur et par mois
  • Power Apps Plan illimité par utilisateur et par mois

Les applications power se s’entrent dans deux catégories :

  • Les applications Canvas sont adaptées à des processus et des formulaires simples. Ils vous donnent l’indépendance de faire à peu près tout ce que vous voulez faire. Vous pouvez adapter l’application pour répondre aux exigences de votre entreprise.
  • Les applications modèles sont plus adaptées pour utiliser les cas où les données alimentent votre interface utilisateur, par exemple lorsque vous avez différents composants dans vos applications power qui sont visibles par différentes personnes en fonction des données à laquelle ils ont accès. Vous en avez besoin pour vous donner la permission de lire/écrire en fonction de votre rôle. Vous pouvez écrire une application de toile pour y parvenir; toutefois, Model Apps vous fournit un cadre pour y parvenir facilement. Les applications modèles vous fournissent une mise en page comme point de départ qui peut ensuite être étendue en selon vos besoins.

Créez une application Canvas si vous souhaitez créer une application en vous connectant à une source de données que vous avez déjà. Les applications Canvas vous permettent de créer des applications pixelperfect selon vos besoins.

Créez une application modèle si vous souhaitez créer rapidement une application en utilisant les modèles de données que Microsoft vous a fournis par défaut (mis à disposition via common data service). Vous pouvez effectuer des personnalisations limitées sur ces applications.

Dans ce chapitre, nous en apprendrons davantage sur les éléments suivants :

  • Création d’une application basée sur des modèles
  • Connexion aux sources de données
  • Ajout d’écrans
  • Création d’une application de toile à partir d’un modèle vierge
  • Création d’applications power à partir d’une liste/bibliothèque SharePoint
  • Partage d’applications power

Création d’une application basée sur des modèles

Power Apps est livré avec des modèles préconstruits qui vous permettent de créer des applications power fonctionnelles sans avoir à acquérir une connaissance approfondie des concepts Power Apps. Cela vous donne l’occasion d’obtenir un aperçu plus approfondi des applications préconstruites et de comprendre les concepts de liaison de données, mises à jour de données, validation, et ainsi de suite. De cette façon, vous pouvez inverser l’ingénierie de certaines des applications que Microsoft et d’autres fournisseurs ont développé et partagé avec la communauté. Passez par la section suivante pour en savoir plus sur la création d’applications à l’aide d’un modèle.

Prépare

Vous avez besoin du forfait Power Apps inclus dans votre abonnement Microsoft 365 afin de créer une application Power.

Comment le faire…

Pour créer une application, passez par les étapes suivantes :

1.Connectez-vous Office.com et cliquez sur Toutes les applications.

2.Choose Power Apps de la liste des applications.

3.You sera pris à la page de destination power apps. Cliquez sur Tous les modèles:

4.There sont beaucoup de modèles à choisir. Sélectionnez celui qui est le plus proche de vos besoins :

5.Give votre application un nom et choisissez la disposition appropriée (téléphone ou tablette). Cliquez sur Créer:

l’application 6.The est chargée dans le concepteur de Power Apps. Appuyez sur l’icône de jeu, comme indiqué dans la capture d’écran suivante, pour voir l’application en action:

7.Now, si vous êtes satisfait des fonctionnalités de l’application et que vous souhaitez la partager avec vos collègues ou si vous souhaitez étendre/modifier l’application, cliquez sur Faire ma propre application. À ce stade, Power Apps créera une copie de l’application que vous pouvez personnaliser.

Comment ça marche…

Afin de mieux comprendre power apps, nous devons plonger plus profondément dans ce que le concepteur power apps peut faire.

Concepteur d’applications de puissance

Commençons par les composants du concepteur Power Apps :

  • Ecrans : Les écrans sont les conteneurs des applications power différentes commandes. L’écran n’est rien d’autre que le frontend visuel d’une application conçue pour l’interaction utilisateur.
  • Contrôles : Pour concevoir des applications de puissance, différents éléments d’interface utilisateur sont nécessaires. Ces éléments d’interface utilisateur sont également connus sous le nom de contrôles.
  • Propriétés : L’apparence et le comportement du contrôle peuvent être modifiés en fixant ses propriétés , par exemple, la largeur, la hauteur, le texte, et ainsi de suite.
  • Connexions : Vous pouvez accéder aux données dans d’autres sources de données via une connexion , par exemple, vous pouvez lire les données de SharePoint, SQL Server ou Excel en créant des connexions distinctes.
  • Variables : Vous pouvez enregistrer l’état de contrôle ou sa valeur à l’aide de variables. Ces variables peuvent ensuite être mentionnées dans des règles ou d’autres logiques conditionnelles. Les variables peuvent être créées à l’aide de la fonction Définir , par exemple, Set(x,34) en stockera 34 en variable x.

Apprenons maintenant à utiliser le concepteur power apps :

  • (2) La section marquée en jaune dans le panneau central est utilisée pour construire la mise en page de l’application. Les commandes peuvent être placées et disposées dans la disposition. Le panneau central vous permet également de sélectionner un contrôle en cliquant dessus, accédant ainsi à toutes les propriétés du contrôle dans le panneau propriétés.
  • (3) La section marquée vert clair est le panneau de propriété qui vous permet de modifier les propriétés du contrôle sélectionné, telles que la hauteur, la couleur, et ainsi de suite.

Veuillez noter que les propriétés d’un contrôle peuvent varier en fonction du type de contrôle , par exemple, l’étiquette et les contrôles de texte ont une propriété Text alors qu’un contrôle graphique à secteurs a une propriété ItemColorSet.

  • (4) La section en rouge sur la gauche affiche toutes les commandes utilisées dans l’application. Vous pouvez sélectionner un contrôle à partir d’ici si les commandes du panneau central sont inaccessibles (par exemple, si un contrôle se trouve derrière un autre contrôle).
  • (5) Enfin, la section marquée en vert foncé est l’endroit où une propriété est définie avec une valeur donnée. Vous pouvez également spécifier des valeurs conditionnelles, comme indiqué dans le code suivant :

Si ( Texte (Valeur (ThisItem.Expense)) = « 0 », « $ »,

Texte (Valeur (ThisItem.Expense),”$#,## »))

  • (6) La section en bleu clair vous permet d’effectuer les tâches suivantes : les contrôles d’accès que vous placez dans le panneau central ajoutent des contrôles dans la mise en page centrale ajoutent des images et les médias se connectent à diverses sources de données pour tester et valider votre application

Vous pouvez en apprendre davantage sur ces propriétés à https://m365book.page.link/powerapps-props.

Enregistrement et publication

Lorsque vous créez une application Power, n’oubliez pas d’enregistrer l’application avant de fermer la fenêtre. Cela peut être fait en cliquant sur File | sauvegarder. Lorsque vous enregistrez l’application, il vous sera demandé de spécifier un nom, comme le montre la capture d’écran suivante :

Vous pouvez enregistrer votre application dans le cloud ou sur votre bureau en tant que fichier .msapp. Lors de l’enregistrement, vous pouvez également spécifier les paramètres de l’application, tels que l’orientation, l’icône, l’arrière-plan, et ainsi de suite :

Votre application ne sera disponible que pour vous et ceux qui ont des autorisations de modification. Si vous souhaitez que l’application soit accessible à d’autres membres de votre organisation, vous devez la publier, comme le montre la capture d’écran suivante. Vous pouvez continuer à apporter des modifications à l’application après la publication; toutefois, les utilisateurs doivent utiliser la dernière version publiée :

Power Apps dispose également d’une fonction d’autosave qui vous permet d’enregistrer l’application toutes les deux minutes. Vous pouvez activer ou désactiver le paramètre d’sauvegarde automatique à partir de l’onglet Compte dans le menu Fichier.

Versioning (version)

Power Apps crée une nouvelle version chaque fois que vous enregistrez l’application. Vous ne pouvez avoir qu’une seule version publiée de l’application à la fois. Si jamais vous souhaitez revenir à une ancienne version, cliquez sur Restaurer à partir du menu context de la version de l’application ou de la barre supérieure :

Voir aussi

La création d’une application de toile à partir d’une recette de modèle vierge dans ce chapitre

Les applications Creating Power à partir d’une liste SharePoint/recette de bibliothèque dans ce chapitre

Connexion aux sources de données

Power Apps vous permet de créer des applications métier qui utilisent les données d’applications métier. Grâce à Power Apps, vous pouvez créer des applications qui fonctionnent avec des sources de données locales et connectées.

Les sources de données connectées sont externes aux applications Power telles que les feuilles de calcul Excel, les listes SharePoint, OneDrive for Business, Dropbox et SQL Server.

Les sources de données locales enregistrent les données dans les tableaux de données dans Power Apps. Les collections sont l’une de ces sources de données qui est stockée dans l’application Power lorsque l’application Power est enregistrée et publiée.

Nous verrons comment vous pouvez vous connecter aux sources de données dans cette recette.

Prépare

Vous avez besoin du plan Power Apps inclus dans votre abonnement Microsoft 365 afin de créer une application power. Téléchargez le fichier Cars.xlsx à partir du dossier Chapitre 14 dans le

Référentiel GitHub de ce livre ici https:// m365book.page.link/github enregistrer le fichier dans votre OneDrive for Business.

Comment le faire …

Pour vous connecter à une source de données, faites les étapes suivantes :

1.Open le concepteur power apps et aller voir | Sources de données pour ouvrir le volet Sources de données.

2.Expand Connectors group et sélectionnez OneDrive for Business et établissez une connexion en fournissant vos informations d’identification.

3.Select le fichier téléchargé à partir de OneDrive for Business et cliquez sur Connect:

Certains connecteurs, tels que Microsoft 365 Outlook, ne nécessitent pas d’étapes supplémentaires, et vous pouvez afficher les données à partir d’eux immédiatement. D’autres connecteurs vous invitent à fournir des informations d’identification, à spécifier un ensemble particulier de données ou à effectuer d’autres étapes , par exemple, SharePoint et SQL Server ont besoin d’informations supplémentaires avant de pouvoir les utiliser. Avec common data service, vous pouvez modifier l’environnement avant de sélectionner une entité.

Comment ça marche…

Les connecteurs dans Power Apps vous permettent d’apporter des données provenant d’autres systèmes. Certains connecteurs fournissent des données sous forme de tableaux, d’autres ne fournissent que des actions, et d’autres fournissent les deux.

Vous pouvez stocker toutes vos connexions en allant à Power Apps | Données | Connexions:

Examinons les deux types de connexions différentes :

  • Connexions de données : Les connexions source de données que vous faites sont utilisées par certains des contrôles Power Apps, tels que les galeries, les dropdowns et les casettes. Les connecteurs de données ont une propriété Items qui peut être liée aux contrôles :

  • Connecteurs d’action : les connecteurs d’action effectuent une action au lieu d’aller chercher des données, comme l’action Office365.SendEmail() qui envoie un e-mail.

Il y a plus

C’est une bonne pratique de minimiser la quantité de données stockées sur l’appareil local. Vous devez toujours récupérer uniquement le sous-ensemble des données requises pour votre application et reconquérir la base de données uniquement lorsque l’utilisateur indique qu’il en veut plus. Cela réduit la puissance de traitement, la mémoire et la bande passante réseau dont votre application a besoin, réduisant ainsi les temps de réponse pour vos utilisateurs, même sur les téléphones connectés via un réseau cellulaire.

Power Apps supporte des fonctionnalités telles que le filtrage, le tri, et ainsi de suite. Ces fonctions améliorent l’expérience utilisateur. La façon dont Power Apps y parvient est de déléguer la tâche de traitement des données à la source de données, au lieu de récupérer les données dans l’application et de les traiter localement. Le défi est que toutes les sources de données ne soutiennent pas la délégation, et toutes les fonctions power app ne soutiennent pas la délégation. Si vous travaillez avec de petits ensembles de données (moins de 2 000 enregistrements), vous pouvez utiliser n’importe quelle source et formule de données, car l’application peut traiter les données localement si la formule ne peut pas être déléguée. La limite peut être modifiée à partir de la page paramètres Power Apps en allant à File | Paramètres | Paramètres avancés. La valeur par défaut est de 500 et la limite supérieure est de 2000 (au moment de la rédaction de ce livre).

Travailler avec de grands ensembles de données vous oblige à utiliser des sources de données et des formules qui peuvent être déléguées. Les sources de données tabulaires suivantes soutiennent la délégation :

Service commun de données

SharePoint (en)

Serveur SQL

Rendez-vous https://m365book.page.link/delegation pour en savoir plus sur les fonctions qui soutiennent la délégation.

Vous pouvez écrire votre propre connecteur personnalisé en suivant la documentation à https://docs.microsoft.com/en-us/connectors/.

Voir aussi

  • La création d’une recette d’application basée sur un modèle dans ce chapitre
  • La recette Ajout d’écrans dans ce chapitre
  • La création d’une application de toile à partir d’une recette de modèle vierge dans ce chapitre
  • Les applications Creating Power à partir d’une liste SharePoint/recette de bibliothèque dans ce chapitre

Ajout d’écrans

Un écran dans Power Apps est un élément qui contient un ensemble de contrôles. Power Apps vous permet d’ajouter autant d’écrans que vous le souhaitez. Il prend également en charge la navigation entre les écrans en fonction de l’action de l’utilisateur. Par exemple, vous pouvez avoir un écran affichant une liste d’enregistrements, mais lorsque l’utilisateur clique sur un élément de l’intérieur de la liste, il vous emmène à l’écran des détails. Il pourrait y avoir un autre écran qui vous permet de modifier l’élément de liste. La transition entre les écrans est contrôlée par la fonction Naviguer. Dans la section suivante, je vais parler de l’ajout d’écrans à votre toile.

Prépare

Vous avez besoin du forfait Power Apps inclus dans votre abonnement Microsoft 365 afin de créer une application Power.

Comment le faire…

Pour ajouter un écran, passez par les étapes suivantes :

1.Ouvrez l’application dans le concepteur power apps.

2.From le menu fichier, cliquez sur Insérer et ajouter un écran:

Comment ça marche…

Les écrans agissent comme l’interface entre l’application et l’utilisateur. Il existe différents types d’écrans. Voici quelques-unes des courantes :

  • Blanc : Comme son nom l’indique, l’écran ne contient aucun contrôle par défaut.
  • Liste : Ceci est livré avec un contrôle de galerie qui peut être utilisé pour afficher une liste d’éléments.
  • Tutoriel: Cet écran est livré avec quelques éléments de dessin qui peuvent être utilisés pour fournir une navigation guidée.
  • Succès : cet écran peut être utilisé pour afficher des messages de confirmation après une opération d’ajout, de mise à jour ou de suppression.
  • Courriel : Cet écran fournit un modèle pour composer un e-mail.
  • Calendrier: L’écran est livré avec un contrôle du calendrier.

Il y a plus

Chaque application qui effectue obtenir, créer, mettre à jour, ajouter et supprimer des opérations nécessite généralement trois écrans. Vous pouvez ajouter plus d’écrans si vous pensez que cela améliorera la facilité d’utilisation de votre application. Afin de passer d’un écran à l’autre, Power Apps fournit deux fonctions : Naviguer et revenir :

  • Naviguer vous permet de passer à un autre écran de votre choix. La syntaxe de l’utilisation de la fonction Naviguer est la suivante :
  • Naviguer (Écran, ScreenTransition, UpdateContext)

Le premier paramètre est l’écran vers qui vous souhaitez naviguer. Le deuxième paramètre est l’effet visuel produit lorsque vous passez d’un écran à l’autre. Le troisième paramètre est facultatif et est utilisé si vous souhaitez passer des paramètres supplémentaires à l’écran suivant , par exemple, {Shade:Color.Green} définira la variable de contexte d’ombre au vert.

  • La fonction Back vous ramène au dernier écran à partir de quel écran vous avez navigué. Il n’accepte qu’une seule variable : ScreenTransition :
  • Dos (ScreenTransition)

Le paramètre est facultatif.

Voir aussi

  • La création d’une recette d’application basée sur un modèle dans ce chapitre
  • La recette Connexion aux sources de données dans ce chapitre
  • La recette Sharing Power Apps dans ce chapitre
  • La création d’une application de toile à partir d’une recette de modèle vierge dans ce chapitre
  • Les applications Creating Power à partir d’une liste SharePoint/recette de bibliothèque dans ce chapitre

Création d’une application de toile à partir d’un modèle vierge

Power Apps a plusieurs modèles qui vous donnent une longueur d’avance dans la création d’une application; toutefois, si vous voulez partir de zéro, vous pouvez commencer par un modèle vierge. L’exemple suivant montre comment vous pouvez créer une application à partir de zéro. L’application interroge les données d’une feuille de calcul de votre OneDrive for Business. Cette démonstration se concentre uniquement sur les bases et ne va pas dans le détail sur la construction d’une solution entièrement fonctionnelle.

Il est recommandé de commencer par un modèle qui ressemble beaucoup à ce que vous essayez de construire. Cela vous fera économiser beaucoup de temps et d’efforts.

Dans la section suivante, nous allons créer une application qui obtient une liste de voitures à partir d’une feuille de calcul Excel qui est stockée dans OneDrive for Business:

Bien que nous puissions étendre cette application pour ajouter/mettre à jour et supprimer des enregistrements de la feuille de calcul, notre intention est simplement d’introduire les utilisateurs au concept d’un écran, d’un contrôle et d’une connexion de données.

Prépare

Vous avez besoin du forfait Power Apps inclus dans votre abonnement Microsoft 365 afin de créer une application Power.

Téléchargez le fichier Cars.xlsx du dossier Chapitre 14 dans le référentiel GitHub de ce livre ici https:// m365book.page.link/github et enregistrez le fichier dans votre OneDrive for Business. Si vous utilisez un fichier de votre choix, notez que Power Apps prend en charge les fichiers Excel dont les données sont stockées dans des tableaux :

Comment le faire…

Pour commencer à construire une application à partir de zéro, passez par les étapes suivantes :

1.Go à Office.com et connectez-vous avec les informations d’identification de votre organisation.

2.Go à Power Apps.

3.Create une application vierge et choisissez la mise en page que vous voulez : Téléphone ou Tablette :

4.You sera pris au concepteur d’application de puissance. Cliquez sur connectez-vous aux données :

Le panneau 5.A apparaîtra à gauche de votre fenêtre de concepteur Power Apps. Tapez onedrive et sélectionnez OneDrive for Business :

6.Un panneau apparaîtra maintenant à droite. Cliquez sur Connect:

7.Now choisissez le fichier Excel avec qui vous souhaitez créer l’application Power :

8.Now nous devons ajouter un nouvel écran pour afficher les données. Aller à la maison | Nouvel écran | liste. L’écran Liste est livré avec un contrôle de galerie:

9.Sélectionnez le contrôle de la galerie pour vous lier aux données. À partir du volet droit, sélectionnez les éléments de la chute propriétés et sélectionnez Voitures :

10.Click sur le lien Modifier à côté de Fields et ajouter les champs que vous souhaitez ajouter à la galerie.

11.Add un contrôle d’étiquette sur la galerie en allant à Insert | étiquette. Sélectionnez l’étiquette et réglez la propriété Texte à la formule, comme le montre la capture d’écran suivante :

l’écran 12.A pour afficher les données sera maintenant prêt. Vous pouvez ajouter des écrans supplémentaires pour ajouter/modifier/mettre à jour les opérations.

13.Enregistrer l’application en appuyant sur Ctrl + S ou à travers le menu Fichier.

14.You sera maintenant invité à nommer l’application, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

15.Publish l’application (vous ne verrez pas cette option si c’est la première fois que vous sauvez l’application).

16.Une fois que vous avez publié votre application, vous pouvez la partager avec vos collègues :

Comment ça marche…

Vous pouvez voir votre application en action en appuyant sur le bouton de lecture dans le coin supérieur droit, comme le montre la capture d’écran suivante:

Votre application sera ensuite lancée sur votre appareil.

Notez que le bouton lecture ne doit pas être confondu avec un mode « aperçu ». Il n’y a pas de mode d’aperçu dans Power Apps, à l’exception de la mise en page du concepteur lui-même. Si le formulaire est soumis, les données sont ajoutées, mises à jour ou supprimées dans la source de données sous-jacente.

Chaque fois que vous enregistrez des modifications à une application de toile, seuls vous et toute autre personne qui a des autorisations peuvent voir les modifications. Afin de le mettre à la disposition de tous, vous devez publier l’application. Chaque fois que vous enregistrez l’application, une nouvelle version est créée. Vous pouvez accéder aux versions précédentes sur l’écran Publier :

Ceux qui n’ont pas de droits de modification sur l’application ne peuvent accéder qu’à la dernière version publiée. La version publiée montre Live in the Published status column. Vous pouvez restaurer une ancienne version en cliquant sur Restaurer dans le menu contexte de drop-down :

Il y a plus…

L’application que nous avons construite était simple. La plupart des applications que vous allez créer nécessiteront une compréhension de certains concepts de base, que nous examinerons dans les sections suivantes.

Evénements Power Apps

Les événements se produisent lorsqu’une sorte d’interaction a lieu dans l’application. Il peut s’agir d’un clic d’un bouton, du chargement d’un écran, de la soumission d’un formulaire, et ainsi de suite. Voici quelques événements notables dans Power Apps :

  • OnStart: L’événement OnStart est déclenché lorsque l’application se charge. C’est le premier événement qui se déclenche, et il est donc utilisé pour préparer l’application. L’événement OnStart est souvent utilisé pour faire ce qui suit :
    • Définissez des variables d’application.
    • Accédez à un écran spécifique au sein de Power Apps.
    • Lisez les valeurs d’une chaîne de requêtes si les applications power sont accessibles à partir du Web.

La propriété OnStart de Power Apps peut être définie en sélectionnant l’objet App à partir du volet gauche :

  • OnVisible : l’événement OnVisible est déclenché lorsqu’un utilisateur navigue vers un écran. Cette fonction peut être utilisée pour définir des variables spécifiques à l’écran ou précaler certaines valeurs de champ.
  • OnSelect: L’événement OnSelect s’déclenche lorsqu’un contrôle est cliqué par l’utilisateur. L’événement est généralement utilisé pour gérer les événements de clic de bouton , par exemple, l’événement OnSelect d’un bouton Enregistrer peut être utilisé pour mettre à jour le magasin de données et rafraîchir l’écran :

Variables

Vous pouvez créer des variables dans Power Apps en utilisant la fonction Set :

syntaxe:

Ensemble (variable_name,valeur)

Contrairement aux langues où vous effectuez un calcul, puis le stocker dans une variable, dans Power Apps, la valeur d’une variable peut changer en fonction de l’état d’un autre contrôle ou variable, par exemple, lorsque nous voulons cacher le nom du conjoint si l’état matrimonial de l’employé n’est pas marié.

Nous pouvons y parvenir en fixant la variable SpouseVisible à True si l’utilisateur sélectionne Marié et Faux s’il sélectionne un autre statut :

syntaxe:

Set(SpouseVisible,if(MaritalStatus.Selected.Value =”Married », false,true))

Nous définissons ensuite la propriété visible du champ SpouseName à la variable SpouseVariable :

Power Apps évalue continuellement la variable en fonction de la valeur de la baisse de l’état matrimonial et modifie la visibilité du champ Nom du conjoint.

Il existe une variable spéciale dans Power Apps qui est connue sous le nom contextvariable.

Les variables contextatives peuvent contenir plusieurs types de données :

  • Une valeur unique
  • Un record
  • Une table
  • Une référence d’objet
  • Tout résultat d’une formule

Une variable contextative conserve sa valeur pendant que l’application est en cours d’exécution. La variable de contexte dans un écran est locale à cet écran et sa valeur est préservée même si l’utilisateur navigue vers un écran différent. Une fois l’application fermée, la valeur de la variable context contextative sera perdue et doit être définie lorsque l’application est chargée à nouveau.

Fonctions

Power Apps prendre en charge beaucoup de fonctions, certaines qui effectuent la manipulation des cordes ou des dates et d’autres qui effectuent des calculs mathématiques. Une des fonctions qui ont besoin d’une mention spéciale est UpdateContext.

La fonction UpdateContext est utilisée pour créer une variable context. Vous pouvez définir plusieurs variables de contexte dans une fonction UpdateContext à l’aide du code suivant :

syntaxe:

UpdateContext({ ContextVariable1: Value1 [, ContextVariable2: Value2

[, … ] ] } )

Voir aussi

  • La création d’une recette d’application basée sur un modèle dans ce chapitre
  • La recette Connexion aux sources de données dans ce chapitre
  • La recette Ajout d’écrans dans ce chapitre
  • La recette Sharing Power Apps dans ce chapitre
  • Les applications Creating Power à partir d’une liste SharePoint/recette de bibliothèque dans ce chapitre

Création d’applications power à partir d’une liste/bibliothèque SharePoint

Une liste SharePoint est livré avec des formulaires de liste intégrés qui permettent aux utilisateurs de créer ou de mettre à jour des enregistrements dans la liste. Power Apps vous donne la possibilité de modifier l’expérience d’édition de formulaires. Une fois que le formulaire est personnalisé à l’aide d’Applications Power, il prend en charge l’expérience d’itemediting SharePoint.

Voici quelques cas d’utilisation lorsque vous devriez envisager d’utiliser Power Apps :

  • Y compris un logo sur le formulaire
  • Cacher certains champs de liste à l’utilisateur final
  • Gestion de la visibilité conditionnelle des champs de liste
  • Ajout de formatage conditionnel dans l’expérience d’édition de formulaires

Les formulaires personnalisés pour les listes ne sont pris en charge que dans les listes génériques pour le moment. Les modèles de liste personnalisée et de bibliothèque ne sont actuellement pas pris en charge, y compris, mais sans s’y limiter, des listes telles que annonces, contacts et tâches.

Dans les bibliothèques de documents, Power Apps ne prend en charge que l’édition de métadonnées personnalisées. L’édition ou la gestion de fichiers n’est pas prise en charge.

Dans l’exemple suivant, nous utilisons une liste SharePoint qui maintient une liste de contacts clients et modifie l’expérience d’élément d’ajout/mise à jour à l’aide de Power Apps :

Veuillez noter que tous les types de données SharePoint ne sont pas pris en charge dans Power Apps. Consultez https://m365book.page.link/pa-issues plus de détails.

Dans cette section de ce chapitre, nous examinerons les étapes pour créer une application à partir d’une liste SharePoint.

Prépare

Les personnes ayant des autorisations SharePoint pour gérer, concevoir ou modifier la liste associée seront en mesure de créer des formulaires de liste Power Apps.

Comment le faire…

Il existe deux options disponibles pour créer des applications Power à partir d’une liste SharePoint, comme le montre la capture d’écran suivante :

1.Create une application : cette option vous permet de créer une application autonome qui peut se connecter à d’autres sources de données. Il peut être consulté en dehors de SharePoint, disponible sous forme d’application mobile, et peut être intégré à l’intérieur d’un site SharePoint.

formulaires 2.Customize : cette option vous permet de remplacer les formulaires SharePoint par défaut par les formulaires Power Apps ; toutefois, l’application est liée à la liste SharePoint et ne peut pas être consultée en dehors de la liste.

Jetons un coup d’oeil à chaque option dans la section suivante:

Personnaliser les formulaires

Pour personnaliser un formulaire de liste SharePoint existant, passez par les étapes suivantes :

1.Ouvrez le site SharePoint où réside la liste.

2.Click sur l’option De personnaliser les formulaires à partir du menu context dans le ruban:

3.The concepteur d’apps de puissance chargera et un formulaire de modification de SharePoint sera disponible pour la personnalisation

4.From the right pane, cliquez sur Modifier les champs pour inclure ou exclure les champs de liste du formulaire. Débarrassons-nous du champ Pièces jointes parce qu’il n’est pas pertinent pour notre cas d’utilisation. Nous déplacerons également le champ de la Société vers le haut :

5.To enregistrer et publier vos modifications, cliquez sur le lien Back to SharePoint à partir du coin supérieur gauche :

6.Save l’application en appuyant sur Ctrl + S ou aller au menu Fichier.

7.Publish l’application en cliquant sur Publier à SharePoint:

8.You recevra un message de confirmation. Cliquez à nouveau sur Publier pour SharePoint

9.Vos modifications seront désormais visibles lorsque quelqu’un essaie d’ajouter ou de mettre à jour un élément de liste :

Créer une application

Pour créer une application power autonome connectée à une liste SharePoint, passez par les étapes suivantes :

1.Ouvrez le site SharePoint où réside la liste.

2.Click sur l’option Créer une application à partir du menu context dans le ruban.

3.You sera invité à spécifier un nom pour votre application. Cliquez sur Créer une fois que vous en avez choisi un :

4.SharePoint construit une application Power pour vous en fonction de la structure de la liste.

L’application dispose de trois écrans:

  • Parcourir: Affiche une liste d’éléments
  • Affichage : Affiche un seul élément de liste en mode lecture seulement
  • Modifier : Affiche un seul élément de liste en mode modification

5.Open BrowseScreen1, sélectionnez la galerie et cartographiez les champs SharePoint aux commandes de la galerie. SharePoint aura quelques champs sélectionnés par défaut, mais vous pouvez les changer à partir d’ici:

DisplayScreen1 6.Open et sélectionnez DisplayForm1. Configurez les champs que vous souhaitez afficher sur le formulaire :

7.Repeat étape 6 pour EditForm1 dans EditScreen1.

8.Enregistrer l’application et la publier:

Comment ça marche…

Lorsque vous sélectionnez l’option Des formulaires personnalisés, Power Apps crée une source de données SharePoint dans les coulisses et fait toute la plomberie pour vous. Si vous modifiez les colonnes de liste SharePoint et que vous souhaitez que les modifications apparaissent dans le concepteur power apps, alors vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton Actualisation, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

Une fois que vous avez personnalisé un formulaire de liste SharePoint, Power Apps prendra en charge l’expérience d’édition. Si vous souhaitez revenir à l’expérience de liste SharePoint par défaut, vous pouvez le faire à tout moment à partir des paramètres de liste :

Paramètres de liste 1.Select à partir de l’icône de vitesse dans le coin supérieur droit.

2.Under Paramètres généraux, sélectionnez Paramètres de formulaire.

3.On la page Paramètres de formulaire, sélectionnez Utilisez le formulaire SharePoint par défaut, puis sélectionnez Supprimer le formulaire personnalisé :

Il y a plus…

Depuis sharepoint et Power Apps ont été construits comme deux produits distincts, il ya certaines limitations, dont certaines sont les suivantes:

  • Power Apps ne prend pas en charge tous les types de colonnes des listes SharePoint. La liste suivante montre les types de colonnes qu’elle fait et ne prend pas en charge :
    • Il prend en charge des valeurs unique pour la colonne Choix.
    • Il prend en charge des valeurs unique pour la colonne Lookup.
    • Il ne prend pas en charge les colonnes de données externes, d’évaluation et de résultats de tâches.
    • Il ne prend pas en charge les colonnes configurées pour accepter plusieurs valeurs.
  • Actuellement, Power Apps ne peut récupérer des données qu’à partir de listes personnalisées. Il ne peut pas utiliser les bibliothèques sur d’autres données stockées dans SharePoint.

Voir aussi

  • La création d’une recette d’application basée sur un modèle dans ce chapitre
  • La recette Connexion aux sources de données dans ce chapitre
  • La recette Ajout d’écrans dans ce chapitre
  • Le partage de votre recette d’application dans ce chapitre
  • La création d’une application de toile à partir d’une recette de modèle vierge dans ce chapitre

Partage d’applications power

Une fois que l’application est prête et publiée, vous pouvez la partager avec les utilisateurs afin qu’ils puissent l’exécuter. Vous pouvez partager l’application avec l’ensemble de l’organisation si vous le souhaitez. Si vous souhaitez que certains utilisateurs modifient votre application, vous pouvez les ajouter en tant que propriétaires. La section suivante parle de la façon dont vous pouvez partager votre application avec vos collègues.

Prépare

Vous devez être propriétaire de l’application afin de la partager avec d’autres.

Comment le faire…

1.Connectez-vous aux applications d’alimentation, puis sélectionnez Apps dans le menu côté gauche.

2.Sélectionnez l’application que vous souhaitez partager en cliquant dessus et sélectionnez Partager à partir de la bannière.

3.Alternativement, vous pouvez sélectionner l’option Partager à partir du menu context de l’application :

4.Ouvrez l’écran partager.

5.Commencez à taper le nom ou l’alias des utilisateurs ou des groupes de sécurité dans Azure Active Directory avec qui vous souhaitez partager l’application. Consultez l’invitation envoyer un e-mail aux nouveaux utilisateurs case à cocher pour aviser les utilisateurs:

Pour permettre à toute votre organisation d’exécuter l’application (mais pas de la modifier ou de la partager), tapez Tout le monde dans le panneau de partage. Vous ne pouvez pas partager l’application avec des personnes ou des groupes en dehors de votre organisation.

6.You peut assigner un copropriétaire en sélectionnant l’utilisateur et en vérifiant la case à cocher. Ces utilisateurs seront en mesure de modifier l’application Power :

7.If vous avez construit une application pilotée par le modèle, alors vous devez passer par quelques étapes supplémentaires, comme indiqué dans la capture d’écran suivante:

8.To de partager l’application avec un utilisateur ou un groupe, sélectionnez l’icône supprimer (X) à côté de l’utilisateur ou du groupe :

Comment ça marche…

Si vous avez vérifié la case à cocher de l’invitation par courriel, alors tous ceux avec qui vous avez partagé l’application peuvent l’exécuter en sélectionnant le lien dans l’invitation. Si un utilisateur sélectionne le lien sur un appareil mobile, l’application s’ouvre dans Power Apps Mobile. Si un utilisateur sélectionne le lien sur un ordinateur de bureau, l’application s’ouvre dans un navigateur. Les copropriétaires qui reçoivent une invitation obtiennent un autre lien qui ouvre l’application pour l’édition dans Power Apps Studio.

Power Apps n’autorise pas la co-auteur, et donc une seule personne sera en mesure de l’ouvrir en mode édition à la fois; cependant, plusieurs personnes devraient être en mesure de l’exécuter à la fois.

Voir aussi

  • La création d’une recette d’application basée sur un modèle dans ce chapitre
  • La recette Connexion aux sources de données dans ce chapitre
  • La recette Ajout d’écrans dans ce chapitre
  • La création d’une application de toile à partir d’une recette de modèle vierge dans ce chapitre
  • Les applications Creating Power à partir d’une liste SharePoint/recette de bibliothèque dans ce chapitre

Puissance BI

L’intelligence d’affaires (aussi appelée BI) est tout au sujet de relier la prise de décision d’affaires aux faits au sujet de l’entreprise et de son environnement. Bi vous permet de plonger profondément dans les données afin de prendre de meilleures décisions d’affaires.

Microsoft Power BI est l’outil BI de Microsoft qui vous aide à modéliser, visualiser et partager des informations. Power BI vous permet d’analyser l’information d’une manière plus significative et intuitive.

Power BI est un outil pour tout le monde. Les décideurs peuvent utiliser les tableaux de bord Power BI pour prendre des décisions d’affaires, tandis que les développeurs peuvent utiliser les interfaces de programmation d’applications Power BI (API) pour pousser les données dans les ensembles de données et construire des modèles de données.

Vous pouvez créer des rapports Power BI à l’aide de Power BI Desktop. Power BI Desktop (https://m365book.page.link/powerbi-desk) est une application gratuite que vous pouvez installer directement sur votre propre ordinateur.

Bien que Power BI Desktop soit un outil téléchargeable pour créer des rapports, le service Power BI est un service basé sur le cloud qui vous permet de partager des rapports sur le Web avec vos collègues. Le service Power BI offre des fonctionnalités d’édition limitées mais vous permet de collaborer avec vos collègues et vos équipes.

Si votre organisation utilise déjà Microsoft 365, alors vous pouvez déjà avoir un plan d’entreprise qui inclut Power BI Pro. Power BI Pro est une licence utilisateur individuelle qui permet l’accès à tous les contenus et fonctionnalités du service Power BI. Power BI Pro vous permet également de collaborer et d’utiliser des espaces de travail à partager avec d’autres personnes, créer des applications, vous inscrire à des abonnements, et ainsi de suite.

Si votre organisation compte plus de 500 utilisateurs utilisant Power BI, vous devrez passer à un plan plus élevé, qui est le plan Power BI Premium. Power BI Premium permet aux organisations de mieux administrer et gérer les ressources utilisées avec Power BI.

Ce chapitre vous fournit une compréhension de base de Power BI. Il y a plusieurs concepts et sujets avancés qui n’ont pas pu être abordés en un seul chapitre. Ce chapitre devrait servir de bon point de départ pour les utilisateurs finaux ou toute personne qui est nouvelle à Power BI.

Dans ce chapitre, nous en apprendrons davantage sur les sujets suivants :

  • Récupération de données
  • Transformer les données
  • Modélisation des données
  • Visualisation des données
  • Partage d’un rapport/tableau de bord/jeu de données

Exigences techniques

Power BI Desktop n’est pris en charge que sur la plate-forme Windows pour le moment, sur Windows 10, Windows 7, Windows 8, Windows 8.1, Windows Server 2008 R2, Windows Server 2012 et Windows. Il est disponible pour les plates-formes 32 bits (x86) et 64 bits (x64).

Vous pouvez soit télécharger l’installateur autonome à partir du site Web ou vous pouvez l’installer à partir du Windows Store comme une application Windows.

Les rapports Power BI peuvent également être consultés sur l’application mobile (couverte plus tard, dans le chapitre 19, Microsoft 365 sur Mobile), qui est disponible dans les magasins Windows, Android et Apple.

S’il vous plaît se référer au guide Power BI Desktop https://m365book.page.link/bi-desktop pour plus d’informations.

Les exemples utilisés dans ce chapitre ont été démontrés à l’aide de Power BI Desktop.

Récupération de données

La récupération est le processus d’extraction des données à partir d’un emplacement. Power BI dispose de connecteurs à diverses sources de données, allant des fichiers de valeurs séparées par le texte et la virgule (CSV) aux bases de données, ainsi qu’aux pages Web. Certains connecteurs Power BI communs sont affichés dans la capture d’écran suivante :

Dans cette section, je vais démontrer comment vous pouvez récupérer des données à partir d’un fichier CSV.

Prépare

Téléchargez le Products_bikes.csv de ce fichier à partir du dossier chapitre 15 dans le référentiel GitHub de ce livre ici https://m365book.page.link/github

Vous n’avez pas besoin d’une autorisation spéciale pour récupérer des données de fichiers tels que des fichiers texte, CSV ou Excel.

Si vous interrogez un magasin de données sécurisé, vous pourriez avoir besoin d’autorisations supplémentaires.

Comment le faire…

1.Open l’outil Power BI Desktop.

2.Click sur Obtenir des données et sélectionnez l’option Texte /CSV:

Connect 3.Press.

4.Browse à l’emplacement du fichier CSV et ouvrez le fichier Products_bikes.csv fichier.

charge 5.Click.

6.Power BI Desktop affichera un aperçu des données. Cliquez sur Charge, et les données sont chargées dans l’outil.

Comment ça marche…

Une fois les données importées, Power BI Desktop vous permet d’analyser les données de trois façons :

  • En utilisant l’une des visualisations sur les données importées :
  • En regardant les données brutes sous forme tabulaire :
  • En examinant la structure de la table et sa relation avec d’autres tableaux :

Si vous importez les données une fois, Power BI Desktop stocke les détails de la source de données en interne. Ainsi, si les données du fichier source changent, vous pouvez simplement utiliser l’option Actualisation pour importer les données modifiées :

Si vous avez utilisé des informations d’identification pour un magasin de données sécurisé, elles ne sont pas enregistrées dans le fichier PBIX lui-même (mais sont enregistrées dans le config Power BI Desktop). Ainsi, si vous publiez/partagez le fichier PBIX, le destinataire ne peut pas utiliser vos informations d’identification , ils ont besoin des leurs.

Voir aussi

  • La recette transformatrice de données
  • La recette de données de modélisation
  • La recette de visualisation des données
  • Le partage d’une recette de rapport/tableau de bord/jeu de données

Transformer les données

La transformation des données se réfère au processus de conversion des données d’un format à l’autre. Cela pourrait nécessiter une manipulation simple ou complexe des données, en fonction de la nature des données.

Dans la plupart des cas, les données que vous récupérez à partir d’une source de données ne sont pas dans un format où elles peuvent être utilisées telles quelles, et vous devrez peut-être prendre des mesures supplémentaires pour les nettoyer.

Voici quelques exemples de transformations de base :

  • Modification des types de données
  • Filtrage (lignes et/ou champs)
  • Création de colonnes conditionnelles
  • Fractionnement des colonnes
  • Renommer/reformater

Voici quelques exemples :

  • Se débarrasser des espaces de suivi à la fin d’un champ de texte
  • Concilier plusieurs formats enregistrés dans un champ de date (comme janv-19, janv. 2019, 01-19, et ainsi de suite)
  • Titre concatenating, prénom, nom de famille, et ainsi de suite pour obtenir le nom de la personne

Par conséquent, la première étape après la récupération des données d’un magasin de données est de nettoyer les données et de les convertir en un format réutilisable. Dans l’exemple suivant, nous effectuerons trois activités de transformation des données sur une feuille de calcul Excel, indiquées dans la capture d’écran suivante :

1.Get débarrasser de la . dans le champ Titre (le cas échéant).

2.Combinez les champs de nom (prénom, nom de famille) dans un champ.

3.Changez les dates pour vous conformer à un format de date cohérent.

Prépare

Pour cet exercice, téléchargez le fichier DOB.csv du dossier Chapitre 15 dans le référentiel GitHub de ce livre ici https://m365book.page.link/github

Vous n’avez pas besoin d’une autorisation spéciale pour effectuer la transformation des données sur les données qui ont déjà été importées.

Vous devez avoir accès aux données si vous interrogez un magasin de données sécurisé.

Comment le faire…

1.Connectez-vous à un magasin de données et chargez les données, comme démontré ici :

2.Une fois que l’ensemble de données est chargé, cliquez sur Les données Transform :

3.You sont maintenant en mesure d’appliquer des transformations aux données importées :

Comme vous devez l’avoir noté, l’outil Power BI Desktop a traité la première rangée dans le fichier DOB.csv comme une ligne d’en-tête et le type de données de la colonne Date de naissance a été automatiquement modifié à ce jour. En outre, vous remarquerez que tous les champs de date ont maintenant un format de date cohérent. Nous allons l’expliquer dans le How it Works… section.

4.Next, nous devons enlever le point (après Mme) pour rendre le titre compatible avec d’autres enregistrements :

l’opération de remplacement 5.The vous oblige à spécifier le texte qui doit être changé, avec la chaîne de remplacement. Remplacez le . avec une ficelle vide.

6.Instead d’avoir trois champs de nom, nous les fusionnerons tous en un seul. Pour ce faire, sélectionnez les trois colonnes et cliquez sur Colonnes de fusion :

espace 7.Use comme séparateur entre les trois colonnes lors de la fusion :

8.Une nouvelle colonne doit maintenant apparaître dans le tableau :

9.Finally, cliquez sur Fermer Appliquer pour fermer la fenêtre de transformation et appliquer les transformations à l’ensemble de données:

Comment ça marche…

Power BI Desktop est occupé dès que vous importez des données. Vous l’avez vu dans l’exemple précédent. Trois opérations ont été appliquées à votre ensemble de données lorsqu’il a été chargé. Ils étaient les suivants:

1.The première ligne a été promue à la tête de ligne.

2.Le type de données de la colonne date de naissance a été modifié à ce jour.

3.Le format de date de toutes les dates a été réglé à dd/mm/yyyy.

Si vous souhaitez utiliser un format de date différent, modifiez les préférences de File | Options et paramètres | Options | Paramètres régionaux.

La façon dont Power BI Desktop y est parvenu en appliquant une série d’étapes appelées transformations. Les étapes de transformation peuvent être vues sur la section inférieure droite de Power BI Desktop :

Comme vous l’avez vu dans cet exemple, les trois premières opérations de transformation ont été appliquées automatiquement pour vous. Vous pouvez modifier le type de données en cliquant sur le sélecteur de type de données dans l’en-tête et attribuer un type de données particulier :

La beauté de la transformation est qu’elle élimine la nécessité d’effectuer des opérations répétitives sur les données chaque fois que vous vous connectez à la boutique de données. Power BI Desktop enregistre toutes vos étapes de transformation, puis applique les étapes séquentiellement chaque fois que vous interrogez le magasin de données. En d’autres termes, vous passez du temps à construire les étapes de transformation une seule fois. À partir de là, Power BI Desktop gère les opérations de nettoyage de données pour vous.

Vous pouvez voir un aperçu des données à chaque étape, et vous pouvez insérer/supprimer/réorganiser des étapes. Lorsque vous cliquez sur Appliquer dans Power Query Editor, toutes les données passent par toutes les étapes, puis est chargé à Power BI:

Vous ne pouvez pas annuler les actions de transformation une fois appliquées; toutefois, la suppression de l’action vous ramène à l’État avant que la transformation ne soit appliquée.

Voir aussi

  • La recette des données de récupération
  • La recette de données de modélisation
  • La recette de visualisation des données
  • Le partage d’une recette de rapport/tableau de bord/base de données

Modélisation des données

La modélisation est un processus de combinaison de sources de données multiples et de mise en relation entre les ensembles de données.

Pour comprendre la modélisation, vous devez d’abord saisir certains termes clés de base de données.

Clé principale : La clé principale d’un tableau relationnel identifie de façon unique chaque enregistrement dans le tableau (se référer aux clients.csv). Une table ne peut avoir qu’une seule clé principale. Comme une clé primaire est unique, elle ne peut pas être répétée dans le même tableau. Prenons ceci, par exemple :

Informations clients

Dans l’exemple précédent, en spécifier l’identifiant du client, je peux identifier une personne de façon unique. Il peut y avoir deux clients avec le même nom, mais ils auront chacun une carte d’identité unique du client.

Clé étrangère : Une clé étrangère de base de données est un champ dans un tableau relationnel qui correspond à la colonne clé principale d’un autre tableau (se référer à Product_Sales.csv). Voir ceci, par exemple :

Informations sur les ventes

La colonne D’identification client (utilisée dans l’exemple précédent) devient une clé étrangère lorsqu’elle est utilisée dans la table de vente. La même personne peut acheter deux produits, et donc l’iD client peut apparaître plusieurs fois dans la table de vente. Chaque valeur clé étrangère doit toujours correspondre à une clé primaire dans un autre tableau.

Tableau des faits : Un tableau des faits stocke l’information quantitative et est utilisé pour l’analyse et la production de rapports. Dans notre cas, l’information sur les ventes est un tableau des faits.

Tableau de dimension : Une table de dimension est une collection d’informations de référence sur une entreprise. Dans l’exemple précédent, la table d’information client sera une table de dimension car elle fournit des informations supplémentaires sur le client. De même, nous pouvons avoir une table de dimension d’information produit (se référer à Produits.csv) avec plus d’informations sur le produit vendu:

Informations sur les produits

Un tableau des faits a généralement des informations sous forme de données numériques. En outre, ces données peuvent être modifiées assez facilement, et cela peut être fait en clubbing ensemble et en ajoutant n’importe quel nombre de lignes. Ces tables ont généralement plus de lignes et moins de colonnes parce qu’elles stockent les transactions.

Les tables dimension, d’autre part, ont tendance à être plus courtes (parce que vous ne pouvez avoir qu’un nombre donné de clients ou de produits), mais ont de nombreuses colonnes parce qu’ils stockent des métadonnées sur l’entité stockée, tels que le nom du client, l’âge, DOB, téléphone, adresse, e-mail, et ainsi de suite.

Disons que vous voulez créer un rapport de vente. Pour créer un rapport de vente significatif, vous devrez extraire des informations d’autres tables de soutien. Par exemple, un tableau « Informations sur les ventes » contiendra des informations transactionnelles telles que la date de vente et le nombre de produits vendus. Une table « Informations produits » stockera des informations telles que la catégorie de produit, le prix du produit, la couleur du produit, le rabais, et ainsi de suite. Une table « Informations clients » contiendra des informations telles que le nom du client, la ville, et ainsi de suite.

Power BI vous permet de combiner les informations des trois tableaux, vous permettant ainsi de visualiser le rapport en plusieurs dimensions telles que ventes par région, ventes par catégorie de produit, ventes par année, et ainsi de suite. Pour ce faire, vous devez définir les relations entre ces tableaux. Cela se fait en utilisant des relations clés étrangères, comme expliqué précédemment. La modélisation est le processus de mise en place de cette relation.

La modélisation Power BI vous permet de faire plus que d’établir des relations. Il vous permet également de faire ce qui suit:

  • Effectuez des calculs personnalisés sur les tables existantes.
  • Définissez de nouvelles mesures.
  • Effectuez des calculs personnalisés pour de nouvelles mesures.

Dans l’exemple suivant, nous créerons des relations entre les tableaux de données sur les ventes de produits

Prépare

Téléchargez les fichiers following .csv du dossier chapitre 15 dans le référentiel GitHub de ce livre ici https:// m365book.page.link/github

  • Les .csv.
  • Emplacements.csv.
  • Product_Sales.csv.
  • Produits.csv.

Vous n’avez pas besoin d’une autorisation spéciale pour effectuer la modélisation des données une fois que les données sont importées.

Comment le faire…

1.After les transformations sont appliquées, cliquez sur l’icône sur le côté gauche de l’écran. Vous verrez toutes les sources de données à qui vous vous êtes connecté :

2.In certains cas, Power BI Desktop déterminera automatiquement les relations en fonction des noms des colonnes. Si ce n’est pas le cas, connectez les colonnes manuellement en faisant glisser la colonne d’une table à l’autre :

3.Once les colonnes sont connectées, votre modèle est prêt :

Comment ça marche…

La question que vous pourriez vous poser est la suivante : pourquoi avons-nous besoin d’un modèle?

Un modèle signifie la relation entre les tables. Cela vous permet d’analyser les données par client, emplacement ou produit, ou une combinaison de ces données. Nous verrons cela en action dans notre prochaine recette.

Pour une vue plus détaillée de vos relations de données, vous pouvez essayer de sélectionner l’option Gérer les relations sur l’onglet Accueil.

Un écran contextuelle, qui répertorie toutes les relations en une seule vue, apparaît. De là, vous pouvez sélectionner Autodetect pour trouver des relations dans des données nouvelles ou mises à jour. Sélectionnez Modifier dans le dialogue Gérer les relations pour modifier manuellement vos relations.

Pour mieux comprendre le concept de relations, vous devez comprendre deux termes clés :

  • cardinalité
  • Filtrage croisé

La cardinalité se réfère à la relation entre deux tableaux en fonction du nombre de valeurs uniques dans la colonne. Il pourrait s’agir de l’une des relations suivantes :

  • Un pour plusieurs : Si la colonne est une clé principale dans une table et une clé étrangère dans un autre tableau, par exemple, les produits et les relations de vente
  • Un à un : Si la colonne a une cartographie en un à un des données dans les deux tableaux, par exemple, une relation de table de la personne et du permis de conduire où il y aura un dossier unique d’une personne par rapport à chaque numéro de permis de conduire
  • Beaucoup à beaucoup : Lorsqu’il y a une possibilité de valeurs multiples dans les deux colonnes, par exemple, une relation entre l’élève et la classe, où chaque élève peut suivre plusieurs cours, et chaque classe peut avoir plusieurs élèves inscrits

Le filtrage croisé est la possibilité de définir un contexte de filtre sur une table en fonction des valeurs d’une table connexe. La relation de filtre croisé peut être l’une des suivantes :

  • Les deux : Lorsque les données d’une table peuvent être filtrées en fonction des données d’une autre, par exemple, ventes et stock. Un produit peut être vendu dans plusieurs magasins; en même temps, un magasin pourrait avoir plusieurs produits.
  • Simple : Il s’agit d’une relation où la direction du filtre est unidirectionnelle , par exemple, une table de produit par rapport à une table de vente. Un article de vente ne correspondra qu’à un seul produit, mais un produit peut être vendu plusieurs fois.

Power BI Desktop résout la cardinalité et le filtrage croisé en fonction des valeurs de colonne dans les deux tableaux. Il vous permet de changer la cardinalité et le filtrage croisé si vous le souhaitez.

L’attribution de paramètres de relation incorrects (cardinalité et crossfiltering) entraînera des visualisations inexactes, de sorte qu’une bonne compréhension de ces concepts est nécessaire. Nous vous recommandons de regarder la présentation d’Alberto Ferrari sur les relations Power BI.

La vidéo peut être trouvée à https://m365book.page.link/relationships.

Pour créer/modifier une relation, rendez-vous à Home | Gérez les relations, comme le montre ici :

Il y a plus…

Avant de sauter dans les visualisations, nous devons apprendre quelques concepts supplémentaires, à savoir, des colonnes calculées et des mesures.

Colonnes calculées

Parfois, vous devez créer des colonnes ou des mesures supplémentaires dans votre modèle pour créer des données pour vos visualisations. Vous pouvez créer ces colonnes à l’aide de formules d’expressions d’analyse de données (DAX). Par exemple, si on vous a fourni les dimensions d’une voiture en pieds et pouces, vous pouvez créer une formule DAX pour les changer en leurs équivalents système métrique (se référer à car_sales.csv). Les formules DAX ressemblent aux formules utilisées dans Excel, comme celle présentée ici :

Vous devrez peut-être également créer une colonne calculée pour créer une relation entre les tables lorsqu’il n’existe pas de champs uniques.

Pour créer l’unicité des données, vous pouvez, par exemple, créer une colonne calculée nommée « Numéro de téléphone » en combinant les valeurs des colonnes « Code de zone » et « Numéro local » de votre ensemble de données.

Les valeurs de colonne calculées sont stockées en mémoire. Ils peuvent causer des problèmes de performances si le jeu de données est trop grand. Par conséquent, ils doivent être utilisés avec prudence.

dispositions

Les mesures sont généralement les champs numériques d’un ensemble de données qui peuvent être agrégés ou utilisés d’autres façons (comme la moyenne, le minimum et le maximum) pour tirer un sens de vos données , par exemple, les ventes totales par état; ventes moyennes par an. Les mesures sont calculées au moment de la requête et ne sont donc pas stockées dans la base de données. Toutefois, ils utilisent la puissance de traitement pour exécuter une requête au moment de la demande. Parce que les mesures ne sont pas stockées en mémoire, elles sont généralement plus rapides, mais nécessitent plus de puissance de traitement. Par conséquent, les colonnes et les mesures calculées doivent être utilisées judicieusement.

Vous pouvez créer une mesure dans Power BI Desktop, comme le montre la capture d’écran suivante. Je reçois des prévisions pour l’année prochaine, sur la base de la moyenne des voitures vendues cette année:

Contrairement aux colonnes calculées, elles n’apparaissent pas dans le modèle à côté d’autres colonnes, mais vous pouvez les faire glisser vers votre fenêtre de visualisation dans l’onglet Rapport, comme le montre la capture d’écran suivante :

Notez que les mesures sont context-conscientes. Ce que cela signifie, c’est que si vous faites glisser le champ Ventes (2020) seul, il montre les ventes moyennes sur tous les modèles, mais quand vous le placez avec le champ Modèle, il représente la rupture par chaque modèle:

Voir aussi

  • La recette des données de récupération
  • La recette transformatrice de données
  • Les données de requête utilisant la recette de langage normal
  • La recette de visualisation des données
  • Le partage d’une recette de rapport/tableau de bord/jeu de données

Visualisation des données

L’objectif final de tout exercice de calcul des données est de tirer des informations de vos données.

Les visualisations Power BI vous fournissent des centaines de visuels (certains au sein de Power BI Desktop; d’autres du marché). Un rapport Power BI peut se composer d’un seul visuel sur toute la page, ou il peut avoir des pages pleines de visuels.

Il existe de nombreux types visuels différents disponibles directement à partir de la vitre Power BI Visualisations:

Et, pour encore plus de choix, visitez le MARKETPLACE:

Il y a une limite supérieure au nombre de champs que vous pouvez ajouter à n’importe quel visuel. La limite est de 100 champs (y compris les mesures ou les colonnes). Si votre visuel ne se charge pas, essayez de réduire le nombre de champs dans votre visualisation.

Prépare

Un utilisateur peut interagir avec le visuel en tant que concepteur ou en tant que consommateur.

Un concepteur peut ajouter/modifier ou modifier des visuels à l’aide de Power BI Desktop. Un consommateur, par contre, ne peut regarder que les rapports ou les tableaux de bord partagés avec lui. Le consommateur peut interagir avec les visuels à l’aide de filtres et par le langage naturel; ils ne peuvent apporter aucun changement majeur à la visualisation.

Téléchargez le car_sales.csv à partir du dossier Chapitre 15 dans le référentiel GitHub de ce livre ici https://github.com/PacktPublishing/Microsoft-365-and-SharePoint-Online-Cookbook/tree/master/Chapter%2015.

Comment le faire…

1.After vous avez terminé la modélisation de l’ensemble de données, cliquez sur l’icône sur votre côté gauche de l’écran pour entrer la vue rapport.

2.From le volet droit visualisations, choisissez un visuel. Nous utiliserons un graphique de ligne pour la démo.

3.Pick les champs que vous souhaitez afficher sur le rapport.

4.Based sur le type de champ, Power BI Desktop les placera sous Axe ou Valeurs. Vous pouvez également faire glisser les champs au besoin :

5.As dès que les champs sont sélectionnés, le rapport apparaît sur la toile. Vous pouvez trier par graphique sur l’un des champs sélectionnés pour obtenir des idées :

6.You peut mettre un visuel au point en cliquant sur l’option de mode Focus. Cette option affiche le rapport dans une vue pleine page. Ceci est utile lorsque vous avez plusieurs rapports sur votre page :

7.To revenir à votre rapport, utilisez l’option Retour pour signaler :

8.Power BI Desktop génère un titre de rapport aléatoire basé sur les champs que vous avez sélectionnés. Vous pouvez modifier le titre en mettant à jour l’option texte titre :

9.You ont maintenant construit votre premier rapport en utilisant Power BI Desktop.

Comment ça marche…

Les visuels dans Power BI Desktop peuvent être modifiés en sélectionnant simplement le rapport et en choisissant un autre visuel de la galerie de visualisations. Il ya plusieurs visuels qui sont fournis dans le bureau Power BI. Vous pouvez en savoir plus sur chaque visuel individuel sur la page de documentation Power BI de Microsoft, à https://m365book.page.link/bi-visuals.

Une visualisation a trois onglets de propriété :

  • Champs : Cet onglet vous permet de choisir les champs pour votre visualisation.
  • Format : Cet onglet vous permet de choisir les couleurs et les étiquettes de données de votre ensemble de données.
  • Analyse : Cet onglet vous permet d’ajouter des lignes supplémentaires pour comparer vos points de données, comme une ligne constante ou moyenne sur votre rapport.

Les filtres vous permettent de réduire l’ensemble de données que vous souhaitez analyser. Dites que vous voulez vous concentrer sur une année spécifique ou une marque spécifique de voiture. Les filtres éliminent le bruit du visuel afin que vous puissiez vous concentrer sur le sujet d’intérêt. Les filtres sont de trois types :

  • Filtres de niveau visuel : ceux-ci n’affectent que le visuel sélectionné, mais ont plus d’options, telles que le filtrage et le filtrage Top N par valeur de mesure.
  • Filtre au niveau du rapport : cela applique le filtre sur un visuel spécifique sans affecter le reste de la page.
  • Filtre au niveau de la page : cela applique le filtre sur tous les visuels connexes de la page. La capture d’écran suivante montre un filtre au niveau de la page sur le champ Fabricant :

Il y a plus…

Power BI dispose d’une puissante fonction Q A qui peut être utilisée pour construire des graphiques simplement en utilisant un langage naturel.

Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité en faisant glisser le bouton Poser une question du ruban, comme le montre la capture d’écran suivante :

Dès que vous faites glisser cet élément de menu sur la toile, Power BI suggère quelques questions probables basées sur les données. Lorsque vous commencez à taper, il autosélections même un visuel basé sur les données:

Vous pouvez modifier les champs (mis en surbrillance avec un soulignement jaune) pour afficher les données d’autres façons (par exemple, par modèle), comme indiqué ici:

Vous obtenez la même expérience lorsque vous utilisez la fonction Q A sur l’expérience Web Power BI.

Voir aussi

  • La recette des données de récupération
  • La recette transformatrice de données
  • La recette de données de modélisation
  • Les données de requête utilisant la recette de langage normal
  • Le partage d’une recette de rapport/tableau de bord/jeu de données

Partage d’un rapport/tableau de bord/jeu de données

Microsoft 365 est une plateforme de collaboration. La capacité des utilisateurs à créer et à partager des rapports est un facteur clé. Le service Power BI vous permet de partager les graphiques et les tableaux de bord avec vos collègues de plusieurs façons.

La fonction Tableau de bord n’est disponible que dans le service Power BI. Il s’agit d’une collection non interactive de visuels épinglés à partir d’un ou plusieurs rapports existants. Si vous cliquez sur un rapport épinglé dans le tableau de bord, le service Power BI vous emmène au rapport individuel, qui offre une expérience plus riche et plus interactive.

Prépare

Pour partager un rapport, vous devez d’abord le publier à votre locataire Microsoft 365. Bien que Power BI Desktop soit gratuit, vous avez besoin d’une licence Power BI pour partager votre rapport avec vos collègues. Si vous avez une licence Power BI Pro, vous devriez être en mesure de publier votre rapport sur Microsoft 365 :

Vous pouvez publier le rapport sur votre espace de travail Microsoft 365 ou sur un espace de travail à qui vous avez accès. Après avoir publié le rapport, vous pouvez y accéder à https://’application. powerbi.co m et vous connecter avec vos informations d’identification Microsoft 365 :

Depuis l’espace de travail, vous pouvez partager le rapport avec vos collègues. Vous avez besoin d’un

La licence Power BI Pro pour partager votre contenu, et ceux avec qui vous le partagez nécessitent également une licence Pro, à moins que votre organisation n’ait un abonnement Premium. Pour en savoir plus sur les abonnements Premium: https:// m365book.page.link/bi-premium.

Comment le faire…

Vous pouvez partager un rapport de deux façons :

1.In liste de tableaux de bord ou de rapports, ou dans un tableau de bord ou un rapport ouvert, sélectionnez Partager :

2.You peut alors spécifier les collègues avec qui vous souhaitez partager le rapport. Vous pouvez fournir des adresses e-mail complètes pour les individus, les groupes de distribution ou les groupes de sécurité. Vérifiez les options le cas échéant :

Comment ça marche…

Il existe plusieurs façons de partager un rapport Power BI. Afin de choisir la bonne plate-forme, vous devez d’abord comprendre la terminologie suivante :

  • Partagez votre espace de travail : les espaces de travail offrent un espace commun à vos collègues. Vous pouvez spécifier des rôles pour décider qui peut gérer l’ensemble de l’espace de travail, modifier son contenu et distribuer son contenu. Power BI fournit une zone d’espace de travail par défaut pour chaque utilisateur, pour qu’il stocke ses propres tableaux de bord et rapports. Ainsi, alors que vous pouvez, en théorie, enregistrer les rapports dans votre zone My Workspace et le partager avec vos collègues, cet espace de travail n’est pas réellement destiné à la collaboration. C’est plus comme votre espace personnel.

Vous devez créer des espaces de travail distincts pour travailler avec vos collègues :

  • Partagez votre jeu de données : l’ensemble de données se réfère aux données qui animent votre visualisation. Nous avons vu plus tôt comment les données doivent passer par la transformation et la modélisation avant qu’elles puissent être utilisées dans le rapport. Vous ne voulez évidemment pas que tout le monde traverse la même épreuve s’il veut fonder ses rapports sur les mêmes données. Ainsi, alors que cette option vous permet de gagner du temps en partageant les données nettoyées, en plus de cela, il assure également que tout le monde est la construction de leur rapport basé sur une seule version de la vérité. Vous pouvez partager un jeu de données en cliquant sur Gérer les autorisations, comme le montre la capture d’écran suivante :

Ensuite, choisissez les personnes avec qui vous souhaitez partager. Vous n’avez pas besoin de partager des rapports avec des personnes qui ont déjà accès à l’espace de travail. Ils pourront consulter immédiatement les rapports dans l’espace de travail :

Partagez votre rapport ou tableau de bord : lorsque vous partagez un tableau de bord ou un rapport, les destinataires peuvent le visualiser et interagir avec lui, mais ne peuvent pas le modifier :

Voir aussi

  • La recette des données de récupération
  • La recette transformatrice de données
  • La recette de données de modélisation
  • Les données de requête utilisant la recette de langage normal
  • La recette de visualisation des données

Agents virtuels de puissance

Power Virtual Agents (PVAs) est une offre Software-as-a-Service (SaaS) qui vous permet de construire des bots intelligents qui peuvent répondre aux questions de vos clients 24 heures sur 24. Vous pouvez concevoir des bots en utilisant simplement une interface graphique guidée sans code. Cela signifie que les experts en la matière peuvent construire eux-mêmes des bots sans avoir à impliquer des équipes de développement. Ils peuvent tester et débobug les bots en temps réel à l’aide de la console de